Parmi les réunions classiques et indispensables au bon déroulement d'un projet, on retrouve le comité de pilotage (ou COPIL) ainsi que le comité projet (ou COPROJ).
Ces instances de pilotage permettent au chef de projet et aux différentes parties prenantes de suivre l'avancement du projet, et de prendre des décisions lorsque cela s'impose.
Une erreur courante est de confondre le COPIL avec le COPROJ, alors qu'il s'agit bien de deux réunions différentes, avec des objectifs et participants différents.
Pour ne plus faire la confusion, je vous explique dans cet article quelles sont les différences entre un comité de pilotage projet et un comité projet, et comment savoir quand utiliser l'un ou l'autre.
Comité de pilotage vs Comité projet : Quelles différences ?
Afin d'éviter toute confusion entre un comité de pilotage (COPIL) et un comité de suivi projet (COPROJ), vous trouverez dans le tableau ci-dessous les principales différences à connaître.
Critères | Comité de Pilotage (COPIL) | Comité Projet (COPROJ) |
|---|---|---|
Description | Réunion de suivi d'avancement du projet | Réunion de suivi opérationnel du projet |
Objectif | - S'assurer que le déroulement du projet est en accord avec les objectifs définis. - Suivre et contrôler les indicateurs-clés de performance et de succès. | - Suivre la réalisation des tâches opérationnelles du projet. - Identifier et lever les difficultés techniques. |
Synonymes | N/A | Comité technique, Comité de suivi, Comité opérationnel, COPRO |
Vision | Stratégique | Opérationnelle |
Participants | Chef de projet & Directeur de projet Sponsor projet Chef de projet client Chef de projet prestataire Décideur client Représentant des parties prenantes (facultatif) Représentants métiers (facultatif) | Chef de projet Chef de projet client Chef de projet prestataire Acteurs techniques projet (en fonction des besoins) Utilisateurs (en fonction des besoins) |
Animateur | Chef de projet ou Sponsor projet | Chef de projet |
Durée | 1 à 2 heures (à adapter en fonction de la taille et de la durée du projet) | 30 minutes (à adapter en fonction de la taille et de la durée du projet) |
Fréquence | Mensuelle | Hebdomadaire ou bi-hebdomadaire |
Activités | - Suivre l'avancement du projet - Suivre la consommation du budget - Faire le point sur le planning - Suivre et contrôler les risques projet - Arbitrer sur les sujets bloquants - Vérifier les indicateurs de performance et de succès | - Suivre l'avancement des tâches - Prendre des décisions techniques - Coordination des équipes opérationnelles - Suivi de l'analyse des risques - Remontée des imprévus et difficultés |
Support de présentation | Recommandé | Non |
Compte-rendu | Formel | Informel (mail, partage de la prise de note, RIDA, ...) |
Définitions
Qu'est-ce qu'un comité de pilotage (COPIL) ?
Un comité de pilotage, ou COPIL, est une réunion projet mensuelle qui permet de suivre l'avancement du projet, de contrôler les indicateurs de performance et de prendre des décisions stratégiques.
Le COPIL est animé par le chef de projet et dure généralement de 1 à 2 heures.
Cette réunion projet se concentre sur la vision stratégique, ou vision haute du projet. Sont passés en revue le planning, la consommation du budget, le respect des objectifs définis, les risques du projet ainsi que les décisions à prendre.
Le chef de projet peut convier de nombreuses personnes au comité de pilotage, en fonction de la taille et la complexité du projet. Je recommande toutefois de limiter autant que possible le nombre de participants.
Les participants sont le plus souvent :
- Le chef de projet et/ou le directeur de projet.
- Le chef de projet client.
- Le chef de projet prestataire.
- Le sponsor du projet.
- Les décideurs clients.
- Le représentant des utilisateurs. (facultatif)
- Le représentant des parties prenantes. (facultatif)
- Le représentant métier. (facultatif)
Qu'est-ce qu'un comité projet (COPROJ) ?
Un comité projet, ou COPROJ, est une réunion projet hebdomadaire qui permet de suivre l'avancement des tâches du projet et de prendre des décisions opérationnelles.
Le COPROJ est animé par le chef de projet et dure généralement 30 minutes.
Cette réunion projet se concentre sur la vision opérationnelle du projet. Elle consiste à suivre la réalisation des tâches techniques et opérationnelles, et à faire le point sur ce qui est fait et ce qui va venir avec les autres chefs de projet.
Le comité projet se nomme parfois comité de suivi, comité technique, ou encore comité opérationnel.
Le COPROJ s'effectue généralement en comité restreint, le plus souvent entre chefs de projet.
Selon les besoins, les personnes suivantes peuvent également être conviées à une session spécifique afin d'aborder un point précis :
- Membres de l'équipe projet. (selon les besoins)
- Utilisateurs. (selon les besoins)
- Référent métier. (selon les besoins)
- Consultant et expert technique. (selon les besoins)
Comment choisir entre un comité de pilotage et un comité projet ?
Le comité projet, ou COPROJ, se différencie du comité de pilotage (COPIL) de part sa nature opérationnelle.
En comité projet, on rentre dans le détail des tâches à réaliser, alors qu'en COPIL on garde une vision haute plus générale et stratégique du projet.
Le comité projet peut être vu comme un point de synchronisation rapide entre acteurs techniques et chefs de projet, alors que le comité de pilotage est une réunion beaucoup plus formelle et consommatrice en temps, permettant de faire la revue d'un projet.
De manière générale :
- Organisez un COPROJ, ou comité projet.
Si vous souhaitez discuter opérationnel et rentrer dans le détail des tâches techniques, faites, en cours de réalisation ou à venir.
Si vous souhaitez discuter des difficultés techniques et opérationnelles que vous rencontrez.
Si vous souhaitez planifier un point de synchronisation rapide et régulier entre chefs de projet tout au long du projet. - Organisez un COPIL, ou comité de pilotage.
Si vous souhaitez faire un point d'avancement sur votre projet, tenir informé les parties prenantes du projet, ou encore faire un point sur le planning (les délais), le suivi du budget (les coûts), ainsi que le périmètre du projet.
S'il est nécessaire de remonter de nouveaux risques projet ou de réviser ceux déjà existants.
S'il est nécessaire de procéder à un arbitrage stratégique, ne pouvant être réalisé en direct par les chefs de projet.
Comment préparer un COPIL ?
Un comité de pilotage projet ne s'improvise pas, et il vaut mieux venir préparé pour éviter de se mettre à dos certaines parties prenantes ou de créer des tensions alors que ce n'est pas vraiment nécessaire.
Je vous invite à utiliser un support pour votre comité de pilotage, et d'en faire un modèle afin de gagner du temps de préparation.
Idéalement, construisez votre support de présentation COPIL en partenariat avec le directeur de projet et le sponsor projet.
Le jour J, il vous suffit de dérouler la présentation et de rebondir en fonction des questions et commentaires qui sont émis.
Enfin, vous devez absolument consigner les échanges et prises de décision dans un compte-rendu formel, qui fera foi en cas de désaccord entre les différentes parties.
Comment préparer un COPROJ ?
Un comité projet se tient généralement de façon hebdomadaire. ça peut être un peu plus ou un peu moins fréquent en fonction de la taille, la cadence et la complexité de votre projet.
Je vous conseille de ne pas perdre de temps à préparer votre comité projet. Repartez du précédent compte-rendu, ou ouvrez votre liste de tâches détaillée afin de suivre la réalisation de celles-ci.
De la même manière, nul besoin de rédiger un compte-rendu formel. Je vous invite juste à prendre des notes ou à dresser un RIDA (Relevé Information Décision Action), et de les partager avec les autres participants du comité projet.
Existe t-il d'autres instances de réunion projet ?
Le comité de pilotage projet et le comité de suivi projet ne sont pas les seules réunions rythmant un projet, mais elles sont les plus connues. Il existe également la réunion de lancement, la réunion de clôture, le comité de crise, et les réunions jalons de remise des livrables.
Outre les réunions projet, l'organisation peut également mettre en place d'autres types de comités, plus ou moins opérationnels, tels que :
- Le comité stratégique (ou COSRAT)
- Le comité exécutif (ou COMEX)
- Le comité de direction (ou CODIR)
