15 avantages + 6 inconvénients du diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil indispensable à avoir dans sa toolbox de chef de projet, peu importe le projet, peu importe le secteur d'activité. 

Mais pourquoi cela ?

Dans cet article, nous allons passer en revue tous les avantages qu'un diagramme de Gantt peut vous apporter sur vos projets. Nous verrons également les limitations existantes pour cet outil de planification, et dans quelle situation l'utiliser.

15 avantages à l'utilisation d'un diagramme de Gantt

Utiliser un diagramme de Gantt pour planifier, piloter et superviser son projet apporte de nombreux bénéfices, dont voici les plus importants :

1. Une vue macro et détaillée du projet en même temps.
   
2. Clair et facilement compréhensible pour tous.
   
3. Communication facilitée avec les parties prenantes.
   
4. Référence visuelle détaillée pour le chef de projet.
   
5. Représentation graphique des dépendances entre tâches.
   
6. Visualisation de la charge de travail, des chevauchements et de la cadence du projet.
   
7. Identification des marges existantes.
   
8. Identification du chemin critique du projet.
   
9. Suivi de l'état d'avancement et de la progression des tâches et du projet.
   
10. Visualisation d'un coup d’œil des retards ou de l'avance.
    
11. Facilitation de la planification projet.
    
12. On sait qui est occupé et disponible pour un projet.
    
13. Partage le même niveau d'information avec l'ensemble des acteurs projet.
    
14. Facilite la collaboration au sein de l'équipe projet.
    
15. Aide au management des ressources.
    

1 ) Une vue détaillée et macro en même temps

Le diagramme de Gantt permet à la fois d'avoir une vision détaillée et opérationnelle du projet et des tâches à réaliser, et à la fois une vision macro avec l'enchaînement des différentes phases du projet.

Cet atout est très apprécié des parties prenantes du projet et notamment des décideurs.

2 ) Clair et facilement compréhensible de tous

Le Gantt est probablement l'outil de planification de projet le plus connu et le plus utilisé dans le monde. Instinctivement, tout le monde comprend ce dont il est question. Tout le monde sait le lire, contrairement à d'autres outils comme le diagramme de PERT.

Utiliser le diagramme de Gantt vous assure d'être sur la même longueur d'onde avec vos clients, et d'éviter ds incompréhensions en terme de planning.

3 ) Communication facilitée avec les parties prenantes

La difficulté lorsqu'on gère un projet, c'est de s'assurer que tout le monde parle le même langage, que tout le monde se comprend et que tout le monde est à la page.

Le diagramme de Gantt règle ce problème. L'ensemble des parties prenantes ont ainsi accès au planning macro ET détaillé du projet. L'outil est visuel, facilement compréhensible, et la communication ne s'en trouve que facilitée. 

Les points de synchronisation comme les comités projet et les comités de pilotage gagnent également en clarté.

4 ) Référence visuelle détaillée pour le chef de projet

Un chef de projet se doit de connaître son projet pour le piloter "aux petits oignons".

Le macro-planning est top pour revoir et analyser la cadence du projet et son avancement. Mais il n'est absolument pas fait pour suivre au quotidien l'opérationnel. Le planning détaillé, c'est tout l'inverse.

Le diagramme de Gantt, quant à lui, allie le meilleur des deux mondes. Vous disposez ainsi d'une référence détaillée du déroulement de votre projet, et vous pouvez suivre la progression et l'état d'avancement de chaque tâche, phase, et du projet.

5 ) Représentation graphique des dépendances

Sur des petits projets, un planning détaillé ou une liste de tâches peuvent suffire pour avancer. Mais dès que l'on ajoute de la complexité et des dépendances entre tâches, ces outils sont largués : ils ne font plus l'affaire.

C'est ce que j'aime avec le diagramme de Gantt. Il représente via des flèches les dépendances existantes entre deux tâches. Vous pouvez ainsi identifier les tâches prédécesseurs qui doivent être absolument terminées avant de démarrer les tâches suivantes.

C'est sa plus grande force !

6 ) Visualisation de la charge de travail et de la cadence projet

Cet outil de planification projet permet également de visualiser comment le projet s'agence dans le temps.

En observant les barres de votre Gantt, vous pouvez ainsi déterminer si celui-ci nécessite un travail à plein temps de l'équipe projet, ou si au contraire le travail doit être réalisée en parallèle d'autres projets.

Il vous permet également de visualiser la charge de travail planifiée sur une semaine ou un mois pour identifier si des ressources sont en surcharge.

Encore mieux, les outils modernes de gestion de projet font ce travail à votre place, en automatisant le plan de charge !

7 ) Identification des marges existantes

Parfois, même si des tâches sont liées entre elles, il existe un temps de battement entre les deux. Par exemple, la tâche n°7 se termine le Mardi alors que la tâche suivante n°8 ne commence que le Vendredi. Vous avez donc 2 jours de battement. 

C'est ce qu'on appelle une marge.

Vous pouvez ainsi vous permettre de prendre 2 jours de retard sur la tâche n°7 sans impacter le reste du planning.

D'un coup d’œil, votre Gantt vous permet de voir cette information précieuse, pour l'ensemble de votre projet.

8 ) Identification du chemin critique

Le chemin critique est la plus longue séquence ininterrompue de tâches liées entre elles sur votre projet. Il s'agit du temps minimum nécessaire pour réaliser votre projet.

Par exemple, voici un Gantt que j'ai créé avec 7 tâches et plusieurs dépendances entre elles.

On peut voir que le plus long chemin pour aller du point A (le début du projet) au point B (la fin du projet) comprend les tâches 1, 2, 5, et 7. 

Ce chemin critique est ici représenté en rouge dans cet outil de planification de projet.

Cela signifie que tout retard pris sur l'une des tâches du chemin critique décale forcément la date de fin du projet.

9 ) Suivi de la progression du projet

Les diagrammes de Gantt modernes intègrent tous une fonctionnalité de suivi de progression des tâches. 

Vous pouvez ainsi déterminer pour chaque tâche son pourcentage de progression, ce qui vous donne un état d'avancement pour chacune de vos tâches, chacune de vos phases, mais également un pourcentage d'avancement global pour votre projet.

Vous saurez ainsi à tout moment où vous en êtes et si vous êtes dans les temps.

10 ) Visualisation des retard ou de l'avance sur un projet

Le diagramme de Gantt permet également de voir les écarts de délais et de périmètre entre le plan de base et la réalité actuelle. 

La plupart des applications de gestion de projet permettent de sauvegarder le planning initial, réalisé lors de la phase de planification du projet, puis de faire vivre le Gantt en fonction de ce qu'il se passe au quotidien.

On peut ensuite comparer les deux, comme sur l'image ci-dessous :

• En pointillé, on peut voir le planning initial.
  Il s'agit du planning réalisé lors de la phase de planification du projet.
  
• En couleur, on peut voir le planning actuel actualisé.
  Ce planning a été mis à jour suite aux découvertes en cours de projet, aux difficultés et imprévus rencontrés.
  

On peut ainsi voir que la phase 1 du projet (en bleu) devait initialement se terminer le 30 Août 2022, et que selon le nouveau planning elle se terminera le 06 Septembre 2022. On a donc un écart de 6 jours calendaires.

11 ) Facilitation de la planification projet

Dans nombre de sociétés, notamment les entreprises de service et de consulting, faire un diagramme de Gantt n'est pas suffisant pour planifier les acteurs projet. Ces entreprises disposent souvent de leur propre outil de réservation des ressources.

Le diagramme de Gantt vous facilite la vie. Vous connaissez en effet le déroulement détaillé du projet, il suffit donc de lire le Gantt ligne par ligne pour réaliser des planifications précises de vos ressources.

12 ) Identifier quels acteurs projet sont occupés ou disponibles

Certains experts sont plus occupés que d'autres. D'autres le sont moins. Mais comment le déterminer exactement ? 

Grâce au diagramme de Gantt, en filtrant les tâches affectées par ressource.

Les outils de diagramme de Gantt actuels font ce calcul pour vous et vous sortent un rapport indiquant le taux de disponibilité de chaque membre de votre équipe projet.

Vous pouvez ainsi identifier des personnes sous-utilisées, que vous pourriez faire monter en compétences. Mais également identifier des personnes sur-sollicités, qu'il faudrait décharger de quelques tâches.

Enfin, vous pouvez également vous rendre compte avec ces informations qu'il est nécessaire de faire venir des compétences supplémentaires dans l'équipe projet, pour soulager les plus occupés.

13 ) Partager le même niveau d'information

Le Gantt est un formidable outil pour partager l'information et s'assurer que tout le monde autour de la table dispose du même niveau d'information.

Je vous conseille de positionner votre diagramme de Gantt sur un espace de travail partagé avec tous les membres de l'équipe projet, et toutes les parties prenantes du projet.

Il n'y a ainsi aucune excuse pour accéder à ces informations.

14 ) Faciliter la collaboration au sein de l'équipe projet

Cet outil permet également pour l'équipe projet de mieux travailler et collaborer au quotidien. 

• Chacun sait ce qu'il doit faire, et quand.
  En filtrant sur ses tâches, chaque expert voit facilement ce qu'on attend de lui, et quelle est la planification du projet le concernant.
  
• Chacun sait qui fait quoi autour de lui, et quand.
  Tout le monde connaît son rôle et celui des autres. On comprend mieux comment les tâches individuelles s'inscrivent dans un plus grand tout : la planification du projet dans son ensemble.
  
• Chacun sait avec qui il doit travailler.
  On connaît les dépendances entre tâches, et on identifie ainsi facilement les collaborations devant se créer au sein de l'équipe projet.
  
• Chacun connaît les impacts s'il prend du retard.
  Si l'on prend du retard sur une tâche, on sait à l'avance de la marge dont on dispose mais encore plus important on sait ce qu'on va impacter et qui on va impacter.
  

15 ) Aide au management des ressources

Enfin, le Gantt vous apporte une aide précieuse à la gestion de l'équipe projet au quotidien.

Cet outil vous facilite la vie lorsque vous devez discuter de l'état d'avancement du projet avec les différents membres de l'équipe, ou encore lorsque vous devez aborder le retard pris sur une tâche, ou la replanification de celles-ci (prérequis non respectés, difficultés techniques, imprévus, ...).

Les limites du diagramme de Gantt

Mais le diagramme de Gantt rencontre toutefois quelques limites, ce qui fait qu'on peut y réfléchir à deux fois avant de l'employer. 

Selon mon expérience, les avantages d'un diagramme de Gantt valent largement le coup et compensent face à ses défauts.

Lisez toutefois attentivement cette section, afin de choisir de créer un diagramme de Gantt en toute connaissance de cause :

• Un Gantt est complexe à maintenir.
  
• Difficile à lire, lorsqu'il comporte un grand nombre de tâches ou qu'il s'agit d'un projet complexe.
  
• Nécessite d'être constamment constamment actualisé.
  
• La granularité de l'échelle de temps est cruciale.
  
• Nécessite de planifier son projet de façon linéaire.
  
• Manque de flexibilité et d'agilité.
  

1 ) Complexe à maintenir

Maintenir et mettre à jour un diagramme de Gantt, c'est tout un programme. ça demande du temps et de l'énergie. Et malheureusement, une fois que vous avez créé votre Gantt, vous ne pouvez plus y couper.

A chaque fois que vous mettrez à jour votre diagramme de Gantt, vous devrez donc :

• Ajouter les nouvelles tâches identifiées.
  
• Mettre à jour les dates de début et fin pour chaque tâche.
  
• Mettre à jour les dépendances pour chaque tâche.
  
• Modifier l'indicateur d'avancement de chaque tâche. (Généralement un pourcentage de progression)
  
• Vérifier que le retard ou l'avance pris sur le planning se répercute bien sur tous les éléments.
  
• Vous assurer que le planning après mise à jour est toujours cohérent.
  
• Recalculer le chemin critique.
  
• Recalculer les marges dont vous disposez pour chaque tâche.
  
• Recalculer l'échéance de fin de projet.
  

Attendez-vous donc à passer plusieurs heures par semaine à mettre à jour ce document projet.

2 ) Difficile à lire dans le cas d'un projet complexe

Un projet complexe qui s'étale dans le temps peut rapidement comprendre plusieurs centaines de tâches, et tout autant de dépendances. Cela cause 2 problèmes qui complexifient la lisibilité de votre planification :

• Toutes les tâches ne peuvent pas s'afficher sur un écran.
  Chaque tâche étant représentée par une ligne horizontale, il faut donc constamment naviguer de haut en bas pour voir l'ensemble des tâches, puis de droite à gauche pour voir la planification de celles-ci.
  
• Les flèches qui représentent les dépendances partent dans tous les sens.
  Dans les projets informatiques, on rencontre régulièrement des tâches avec parfois plus d'une dizaine de dépendances. Couplez ça à des centaines de tâches et ça devient vite fastidieux d'identifier les tâches qui sont des prédécesseurs à d'autres.
  

On passe ainsi son temps à zoomer / dézoomer et scroller de droite à gauche dans son diagramme pour s'y retrouver.

Si en tant que chef de projet vous rencontrez déjà ces galères, imaginez ce que ça doit être pour votre client, vos partenaires et fournisseurs, ou encore les parties prenantes clés de votre projet, qui ne baignent pas dans votre planning au quotidien.

3 ) Nécessite d'être constamment actualisé

Tout comme les autres outils de planification projet, le diagramme de Gantt nécessite d'être constamment actualisé pour qu'il soit utile. 

En effet, si la planification affichée ne correspond plus à la réalité, ça devient vite compliqué de savoir où on en est dans son projet, et quelles sont les prochaines tâches à réaliser.

La mise à jour doit être effectuée à minima de manière hebdomadaire, voire même doit être effectuée quotidiennement. Bien sûr, cela dépend du cadencement dans le temps de votre projet.

Mais dans tous les cas, on arrive vite à la version 84 du diagramme de Gantt. C'est consommateur en temps, et vous devez en avoir conscience.

4 ) Le choix de l'échelle de temps est crucial

Si vous avez détaillé des tâches à l'heure près dans votre diagramme de Gantt, mais que vous affichez une échelle de temps à la semaine, vous aurez l'impression que toutes vos tâches se réalisent en même temps. Graphiquement, elles se trouvent toutes les unes au-dessous des autres.

A l'inverse, si vos tâches durent systématiquement plusieurs jours, mais que vous choisissez une échelle de temps à la demi-journée, les barres de votre diagramme de Gantt sont étalées, ce qui vous oblige à dézoomer ou naviguer de gauche à droite pour visualiser l'enchaînement de vos tâches.

Ce n'est pas des plus pratique. 

Voici un exemple de ce que vous pouvez obtenir avec une mauvaise échelle de temps ou une mauvaise granularité dans le choix de vos tâches.

5 ) Nécessite de planifier son projet de façon linéaire

Pour réaliser un diagramme de Gantt, il est nécessaire d'avoir une bonne idée du phasing de son projet, de la manière dont vont s'enchaîner les choses, et du résultat final que l'on souhaite atteindre. 

C'est la condition préalable pour déterminer la liste exhaustive des tâches à réaliser, estimer leur durée et déterminer les dépendances entre elles.

Tous les projets ne permettent pas de le faire, notamment les projets évolutifs ou qui à forte incertitude.

6 ) Manque de flexibilité et d'agilité

Enfin, créer un diagramme de Gantt implique de "graver dans le marbre" un plan d'action. L'équipe projet va alors coûte que coûte chercher à minimiser les changements et à appliquer ce plan d'action, même si celui-ci n'est plus le mieux adapté pour réussir le projet.

le diagramme de Gantt fait perdre en flexibilité et en agilité, au profit de la prédictibilité et de l'anticipation.

Ainsi, si l'on souhaite pouvoir plus facilement réagir aux changements sur un projet, il vaut mieux se tourner vers les méthodes agiles.

A quoi ressemble un diagramme de Gantt ?

Voici un diagramme de Gantt tout simple comprenant 1 phase projet et 10 tâches, que j'ai réalisé avec l'outil ClickUp.

Dans quelle situation utiliser un Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un outil utile à tous les niveaux, mais il n'est cependant obligatoire dans aucune méthodologie de gestion de projet.

Je vous recommande de l'utiliser si vous vous trouvez dans l'une des situations suivantes :

• Votre projet a une échéance fixe.
  Une échéance fixe, c'est une deadline qui ne peut pas se décaler dans le temps. C'est par exemple le cas avec l'organisation d'un événement public.
  
• Plusieurs personnes ou équipes sont impliquées dans le projet et ont besoin d'être coordonné.
  A 2 ou 3, ce n'est peut-être pas nécessaire. Mais il arrive que l'équipe projet soit éclatée sur plusieurs organisations ou entités distinctes. C'est particulièrement utile dans ce cas ou si votre équipe compte plus de 5 personnes, vous y compris.
  
• Le client ou les décideurs souhaitent visualiser le déroulement du projet.
  Le Gantt permet à la fois de visualiser le macro-planning, et à la fois de visualiser le planning détaillé.
  
• Votre projet contient des dépendances.
  Si votre projet est séquentiel, comme la construction d'une maison, ce n'est pas nécessaire. Mais un projet informatique contient par exemple de nombreuses dépendances entre tâches, ce qui en complexifie la planification et le pilotage.
  
• Les membres de votre équipe projet travaillent sur plusieurs projets en même temps et ont besoin de gérer leur charge de travail.
  Le Gantt est utile pour donner une charge de travail à la journée, à la semaine ou au mois, et sert régulièrement à la planification des équipes opérationnelles.
  
• Le chef de projet pilote plusieurs projets en parallèle.
  Cela vous permet lorsque vous switchez entre projets de vous rappeler quel est le planning détaillé, qui fait quoi quand, et où vous en êtes.

Si vous n'êtes dans aucune de ces situations, je vous conseille de regarder ces 15 alternatives au diagramme de Gantt, afin de trouver celle qui correspond le mieux à votre situation actuelle.