En gestion de projet, nous sommes amenés à réaliser différents types de planning, en fonction de la phase projet dans laquelle on se trouve.
Et on commence le plus souvent par le planning prévisionnel, qui va nous donner une première idée de comment va se dérouler notre projet.
Dans cet article, je vous explique en détails ce qu'est un planning prévisionnel, à quoi ça sert et comment créer le votre.
Planning prévisionnel : Définition
Le planning prévisionnel, parfois appelé calendrier prévisionnel, est un document permettant de visualiser la durée du projet ainsi que son cadencement dans le temps.
Il permet à l'équipe projet de savoir comment s'organiser, et d'identifier les différentes étapes à suivre pour réaliser le projet.
Ce type de planning est réalisé assez tôt dans le projet, lors de la phase d'initialisation ou la phase de préparation, afin de s'assurer que le travail à effectuer (que l'on nomme périmètre) est réalisable dans les délais communiqués.
Il indique pour chaque phase de projet, chaque groupe de tâches et chaque tâche les échéances à respecter pour tenir la date de fin de projet.
Le planning prévisionnel peut prendre la forme d'un macro-planning, d'un rétroplanning ou encore d'un diagramme de Gantt.
Ce document est communiqué à l'équipe projet ainsi qu'aux principales parties prenantes du projet, et est souvent présenté lors de la réunion de lancement du projet.
Exemple de planning prévisionnel, comportant plusieurs lots.
Pourquoi faire un calendrier prévisionnel ?
Réaliser un calendrier prévisionnel du projet apporte plusieurs avantages :
- Visualiser le cadencement du projet.
Le planning ou calendrier prévisionnel permet de représenter graphiquement les dates de début et fin, durée et cadencement dans le temps de chaque phase, tâche ou jalon projet. - Améliorer la planification du projet.
En indiquant les étapes et tâches clés de votre projet, vous posez les bases d'une planification de projet réussi. Lorsqu'on sait où on va et comment on y va, on a plus de chances d'y arriver. - Estimer la date de fin du projet.
En mettant toutes les opérations à réaliser bout à bout, le chef de projet peut estimer la date de fin du projet et la communiquer aux principales parties prenantes. - Déterminer la durée de chaque phase.
En visualisant le cadencement des tâches, en fonction de leurs dépendances et de la disponibilité des acteurs projet, il est possible de déterminer la durée de chaque phase projet. - Allouer le budget prévisionnel du projet.
Le calendrier prévisionnel permet également d'estimer le budget nécessaire à la réalisation du projet. On parle alors de budget prévisionnel. - S'assurer que les délais sont respectés.
Ce type de planning permet également d'indiquer des dates de réalisation "au plus tôt" et "au plus tard". les équipes sont plus à même de respecter les délais fixés. - Éviter les goulots d'étranglement.
Faire un planning des tâches permet de visualiser les conflits potentiels, les dépendances entre tâches, et les contraintes de temps à respecter. Vous anticipez ainsi les difficultés avant qu'elles ne se produisent. - Obtenir une validation de principe du commanditaire ou du client.
En présentant lors du kick-off meeting (réunion de lancement) ce planning, le chef de projet peut obtenir l'aval du client ou du commanditaire projet. Il peut ensuite se concentrer sur la création du planning détaillé. - Mobiliser les ressources.
Il permet également au chef de projet de négocier avec les managers opérationnels afin de constituer son équipe projet. Il lui permet également d'affecter les ressources et moyens nécessaires au projet. - Communiquer sur la planification projet.
Le calendrier prévisionnel peut être partagé avec l'ensemble des acteurs projet. Cela permet à tout le monde d'avoir le même niveau d'information, et de comprendre comment est cadencé le projet. - Superviser l'avancement du planning.
Enfin, le chef de projet peut suivre l'avancement des travaux grâce à son planning, et partager des rapports d'avancement lors des comités de pilotage projet.
Comment créer un planning prévisionnel ?
Voici les différentes étapes à suivre pour créer un planning prévisionnel pour votre projet :
1 ) Clarifiez les limites du périmètre
Avant d'inscrire les tâches dans un planning, vous devez d'abord définir les limites de votre projet.
En gestion de projet, on parle beaucoup du périmètre du projet (ce que vous devez réaliser pour atteindre les objectifs), mais on ne parle pas assez du hors-projet (les limites).
Les limites permettent de savoir clairement :
- Ce qui doit être fait dans le cadre du projet.
Il s'agit des tâches à réaliser, et des livrables à produire. La liste exhaustive est accessible dans la charte de projet ou le cahier des charges. - Ce qui ne doit pas être fait.
Ces actions ne seront pas réalisées dans le cadre du projet. Elles pourront donner lieu à un nouveau projet ou être réalisée par les équipes de maintenance si elles sont toujours d'actualité.
En définissant les limites, vous partagerez ainsi une vision commune du travail à mener avec l'équipe projet et les principales parties prenantes.
2 ) Découpez votre projet en phases
Il est maintenant temps de découper votre projet en plusieurs activités, afin de faciliter le suivi.
On décompose le projet en phases (ou séquences, ou étapes, ou lots, c'est selon), elles-mêmes découpées en activités, elles-mêmes découpées en tâches.
Ces phases sont le plus souvent organisées selon un enchaînement logique.
Par exemple, un projet de création de site web peut se définir en 3 phases : la conception, la recette et la mise en production.
On est obligé de faire la première pour passer à la seconde, et ainsi de suite.
3 ) Ajoutez des jalons
Maintenant que vous connaissez les grandes étapes de votre projet, il est temps d'ajouter des jalons, c'est à dire des points-étapes qui vont permettre de contrôler que tout se passe bien.
Un jalon peut correspondre à :
- La fourniture d'un livrable spécifique au client.
- Un point d'avancement ou un comité de pilotage.
- Une réunion de prise de décision.
- Le passage d'une étape du projet à une autre.
- La validation d'une étape ou d'un livrable par le client.
Je vous conseille de vous rapprocher du commanditaire projet pour déterminer ensemble les principaux jalons du projet.
Sur un planning, les jalons sont représentés par des losanges (ou des "diamants"), comme ci-dessous en rouge :
Exemple de planning prévisionnel, au format PowerPoint
4 ) Listez et Hiérarchisez les tâches
Pour dresser la liste exhaustive des activités et tâches à réaliser sur votre projet, je vous invite à utiliser un Work Breakdown Structure (WBS).
Il s'agit d'un outil visuel simple, qui permet de découper un projet en livrables, puis en activités, puis en tâches. On est ainsi sûr de ne pas oublier de tâches ou de livrables, et on se facilite la vie pour la suite pour remplir le planning prévisionnel.
Le nombre de tâches peut énormément varier, en fonction de la taille et de la complexité d'un projet.
Pour vous y retrouver, je vous conseille de numéroter les tâches ainsi : 1.X.
- Le 1 correspond à la première phase du projet.
- Le X est le numéro de la tâche dans cette phase.
Ce sera plus lisible que d'avoir des milliers de tâches dans le planning prévisionnel.
5 ) Estimez la durée de réalisation de chaque tâche
Pour pouvoir caler des dates de début et de fin, il est essentiel d'avoir une estimation de la durée de réalisation pour chaque tâche.
Si vous débutez en gestion de projets, je vous conseille d'utiliser la méthode à dire d'experts, qui consiste simplement à demander à un expert combien de temps il pense devoir passer pour finir cette tâche.
Si vous avez déjà une première expérience en gestion de projets, je vous conseille plutôt la méthode des estimations à 3 points, plus précise. Elle permet de déterminer la durée d'une tâche selon trois estimations : une plausible, une optimiste (zéro problèmes rencontrés) et une pessimiste (tout ce qui doit mal se passer se passe mal).
6 ) Classez chronologiquement vos tâches en fonction des dépendances
Connaître la durée de chaque tâche n'est pas suffisant pour pouvoir créer un planning prévisionnel.
Il fauté également savoir quels sont les liens et dépendances qui existent entre les différentes tâches.
Il existe plusieurs types de dépendances, mais la plus rencontrée (à 99,9%) est : la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas terminée.
Identifier les dépendances entre tâches est primordial pour savoir comment vos tâches doivent s'enchaîner, et quel est l'ordre logique de réalisation.
Exemple de tâches "en cascade", qui s'enchaînent les unes à la suite des autres, du fait de dépendances.
7 ) Affectez chaque tâche
Chaque tâche peut maintenant être attribuée à une personne, qui sera en charge de sa réalisation.
Elle aura la responsabilité de la bonne réalisation de la tâche (ce qui correspond au rôle R de la matrice de responsabilité RACI).
Si vous n'avez pas encore recruté toute votre équipe projet, vous pouvez lister la compétence ou l'expertise nécessaire pour la réaliser. Par exemple : ingénieur réseau.
Assurez-vous que les personnes à qui vous affectez les tâches ont suffisamment de disponibilités pour les traiter.
Par exemple, si vous affectez une tâche à Marie, qui est déjà occupée sur plusieurs projets, et qu'il lui reste 1 journée de libre par semaine alors que vous en avez besoin de 3, il faudra revoir votre choix.
8 ) Vérifiez les dépendances entre projets
On a vérifié les dépendances entre les tâches du projet pour déterminer l'ordre logique de séquencement des tâches dans le planning.
On va cette fois vérifier s'il existe des dépendances entre votre projet et un autre projet, qui pourrait vous empêcher de démarrer.
Logiquement, si vous avez une dépendance entre deux projets et que le premier prend du retard, le second prendra automatiquement du retard également.
9 ) Déterminez les dates de début et de fin de chaque tâche
Vous avez maintenant tous les éléments à votre disposition pour déterminer les dates de début et de fin de chaque tâche.
Faites bien attention lors de cette étape à ne pas oublier de dépendances, et faites également attention aux disponibilités de votre équipe projet.
Gardez en tête qu'une tâche avec une durée de réalisation de 10 jours peut très bien s'étaler sur 15 jours. Par contre, l'inverse n'est pas vrai.
10 ) Renseignez votre planning
Dernière étape : y'a plus qu'à remplir votre planning prévisionnel.
Si vous avez identifié des tâches critiques, je vous conseille aussi d'ajouter une marge de sécurité à la fin de celles-ci.
Par exemple, pour une tâche de 10 jours, il y a de grandes chances de rencontrer des imprévus. Je vais donc la planifier sur 12 jours dans le planning prévisionnel.
Cela vous évite le biais d'optimisme, qui dit que l'on est tous trop optimiste sur nos plannings, et qu'on sous-estime les risques et les imprévus.
Mieux vaut annoncer une bonne nouvelle au client, plutôt que de lui annoncer un énième retard.
Exemple de planning prévisionnel
Comment améliorer votre planning prévisionnel ?
Pour affiner votre planning et avoir une meilleure précision sur les délais, voici quelques techniques qui peuvent vous intéresser :
- La méthode du chemin critique.
La méthode du chemin critique permet d'identifier la plus longue séquence de tâches critiques liées entre elles. Si l'une de ces tâches est retardée, la suivante également, tout comme l'échéance de fin de projet. - Le système de marges et de tampons.
Les marges et tampons consistent à ajouter des réserves de temps dans le planning entre des séquences de tâches, des phases projet, ou à la fin du projet. Cela permet, en cas d'imprévu, d'absorber le contretemps sans influence sur la date de fin du projet. - La fever chart, pour suivre l'avancement du projet.
La fever chart est un graphique permettant de suivre la progression du projet (le travail réalisé) en fonction du temps. Vous pourrez ainsi plus facilement faire de sprojections à fin de projet, et estimer si vous serez (ou pas) dans les temps.
Le planning prévisionnel est-il gravé dans le marbre ?
Comme tous les plannings projet, le planning prévisionnel n'est qu'une estimation de comment le projet pourrait se dérouler, dans un environnement idéal. Il peut évoluer dans le temps et par conséquent ne peut pas être pris comme un engagement ferme et définitif.
Le planning prévisionnel est établi sur la base des estimations de la durée des tâches et des phases de projet. Les estimations étant par nature imprécises, le planning prévisionnel ne peut pas être vu comme un engagement ferme et définitif.
Le planning prévisionnel est ainsi mis à jour et maintenu durant tout le cycle de vie du projet.
Quels livres pour maîtriser le planning prévisionnel ?
J'ai réuni dans cet article les meilleurs livres sur les techniques de planification de projets, afin que vous puissiez maîtriser l'ensemble des types de plannings et des outils et techniques de planification.
Si vous souhaitez développer vos compétences et réaliser de meilleurs plannings prévisionnels, je vous recommande la lecture de ce livre.
