Qu’est-ce qu’un planning prévisionnel, et comment le créer ?

En gestion de projet, nous sommes amenés à réaliser différents types de planning, en fonction de la phase projet dans laquelle on se trouve. 

Et on commence le plus souvent par le planning prévisionnel, qui va nous donner une première idée de comment va se dérouler notre projet.

Dans cet article, je vous explique en détails ce qu'est un planning prévisionnel, à quoi ça sert et comment créer le votre.

Planning prévisionnel : Définition

Le planning prévisionnel, parfois appelé calendrier prévisionnel, est un document permettant de visualiser la durée du projet ainsi que son cadencement dans le temps. Il permet à l'équipe projet de savoir comment s'organiser, et d'identifier les différentes étapes à suivre pour réaliser le projet.

Ce type de planning est réalisé assez tôt dans le projet, afin de s'assurer que le travail à effectuer (que l'on nomme périmètre) est réalisable dans les délais communiqués.

Il indique pour chaque phase de projet, chaque groupe de tâches et chaque tâche les deadlines à respecter pour tenir la date de fin de projet.

Ce document est communiqué à l'équipe projet ainsi qu'aux principales parties prenantes du projet, et est souvent présenté lors de la réunion de lancement du projet.

Pourquoi faire un calendrier prévisionnel ?

Réaliser un calendrier prévisionnel du projet apporte plusieurs avantages :

• Visualiser le cadencement du projet.
  Le planning ou calendrier prévisionnel permet de représenter graphiquement les dates de début et fin, durée et cadencement dans le temps de chaque phase, tâche ou jalon projet.
  
• Estimer la date de fin du projet.
  En mettant toutes les opérations à réaliser bout à bout, le chef de projet peut estimer la date de fin du projet et la communiquer aux principales parties prenantes.
  
• Déterminer la durée de chaque phase.
  En visualisant le cadencement des tâches, en fonction de leurs dépendances et de la disponibilité des acteurs projet, il est possible de déterminer la durée de chaque phase projet.
  
• Allouer le budget prévisionnel du projet.
  Le calendrier prévisionnel permet également d'estimer le budget nécessaire à la réalisation du projet. On parle alors de budget prévisionnel.
  
• S'assurer que les délais sont respectés.
  Ce type de planning permet également d'indiquer des dates de réalisation "au plus tôt" et "au plus tard". les équipes sont plus à même de respecter les délais fixés.
  
• Vérifier que rien n'a été oublié.
  Créer un planning prévisionnel au début de la phase de planification du projet, avant de se lancer dans un planning détaillé et un diagramme de Gantt, permet de s'assurer qu'aucune phase ou groupe de tâches n'est passé à la trappe.
  
• Obtenir une validation de principe du commanditaire ou du client.
  En présentant lors du kick-off meeting (réunion de lancement) ce planning, le chef de projet peut obtenir l'aval du client ou du commanditaire projet. Il peut ensuite se concentrer sur la création du planning détaillé.
  
• Mobiliser les ressources.
  Il permet également au chef de projet de négocier avec les managers opérationnels afin de constituer son équipe projet. Il lui permet également d'affecter les ressources et moyens nécessaires au projet.
  
• Communiquer sur la planification projet.
  Le calendrier prévisionnel peut être partagé avec l'ensemble des acteurs projet. Cela permet à tout le monde d'avoir le même niveau d'information, et de comprendre comment est cadencé le projet.
  
• Superviser l'avancement du planning.
  Enfin, le chef de projet peut suivre l'avancement des travaux grâce à son planning, et partager des rapports d'avancement lors des comités de pilotage projet.
  

Comment créer un planning prévisionnel ?

Voici les différentes étapes à suivre pour créer un planning prévisionnel pour votre projet :

1. Découpez votre projet en différentes phases.
   On parle aussi parfois de séquences. Par exemple, un projet de création de site web peut se définir en 3 phases : la conception, la recette, et la mise en production.
   
2. Listez et hiérarchisez les tâches à réaliser.
   Faites une liste exhaustive des tâches à réaliser sur votre projet, catégorisées par phases. Vous pouvez pour cela utiliser la technique WBS.
   
3. Estimez la durée de réalisation de chaque tâches.
   Vous pouvez pour cela utiliser la méthode à dire d'experts ou la méthode des 3 points.
   
4. Classez chronologiquement vos tâches selon les liens et dépendances.
   Une dépendance est un lien indiquant que la tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas terminée. Je vous dit tout ce qu'il y a à savoir sur les dépendances dans cet article.
   
5. Affectez chaque tâche à un expert.
   Attribuez alors chacune des tâches à une personne (et une seule) responsable de sa réalisation. Si vous n'avez pas encore recruté toute votre équipe projet, vous pouvez lister la compétence nécessaire pour la réaliser. Par exemple : ingénieur réseau.
   
6. Déterminez les dates de début et fin de chaque tâche en fonction de la disponibilité des intervenants.
   Vous devez tenir compte de la disponibilité des membres de l'équipe projet pour réaliser la planification prévisionnelle.
   
7. Ajoutez toutes les tâches au calendrier prévisionnel.
   Vous pouvez choisir un format calendrier, utiliser Excel pour faire un macro-planning, ou encore choisir d'utiliser un diagramme de Gantt.
   
8. Déterminez les jalons projet et intégrez-les dans le planning.
   Enfin, intégrez des jalons, ou étapes-clés, à votre projet afin de mettre en évidence les points d'étapes de votre projet. Il peut s'agir d'une réunion à la fin de chaque phase par exemple, comme la validation de la recette du site web.
   

Le planning prévisionnel est-il gravé dans le marbre ?

Comme tous les plannings projet, le planning prévisionnel n'est qu'une estimation de comment le projet pourrait se dérouler, dans un environnement idéal. Il peut évoluer dans le temps et par conséquent ne peut pas être pris comme un engagement ferme et définitif.

Le planning prévisionnel est établi sur la base des estimations de la durée des tâches et des phases de projet. Les estimations étant par nature imprécises, le planning prévisionnel ne peut pas être vu comme un engagement ferme et définitif.

Le planning prévisionnel est ainsi mis à jour et maintenu durant tout le cycle de vie du projet.

Quels livres pour maîtriser le planning prévisionnel ?

J'ai réuni dans cet article les meilleurs livres sur les techniques de planification de projets, afin que vous puissiez maîtriser l'ensemble des types de plannings et des outils et techniques de planification. 

Si vous souhaitez développer vos compétences et réaliser de meilleurs plannings prévisionnels, je vous recommande la lecture de ce livre.