Vous reconnaissez tous collectivement dans votre organisation le besoin de changer et d’évoluer.
Une transformation agile serait d’ailleurs bénéfique pour l’ensemble de la société. Mais par où commencer ?
Faut-il privilégier l’approche Top-Down ou Bottom-Up ?
Qu’est-ce que l’approche top-down ?
Une approche top-down est une approche hiérarchique et verticale, où la décision de changer est prise en haut de la pyramide hiérarchique, généralement par la direction. Cette décision redescend ensuite en cascade sur les middle managers puis sur les opérationnels.
Il s’agit d’une approche très centralisée du pouvoir où les « têtes pensantes » prennent des décisions et où les opérationnels les appliquent.
Cette approche est critiquée sur plusieurs aspects :
- Elle est jugée rigide.
Tout est cadré selon la pyramide hiérarchique de l’organisation. Cette structure n’est pas adaptée aux évolutions brusques et rapides d’un marché, par exemple. - La prise de décision s’en trouve ralentie.
Lorsqu’il est nécessaire de prendre une décision sur le terrain, l’information est transmise au manager de proximité, qui le transmet à son tour à son manager, et ainsi de suite jusqu’à ce que cette info arrive à la direction pour prendre une décision. - Elle est parfois déconnectée de la réalité du terrain.
Les décisions prises par la direction peuvent être inadaptées et inapplicables sur le terrain, voire même contreproductives. - Elle ne participe pas à l’autonomisation et la responsabilisation des équipes.
Avec l’approche top-down, on dit clairement aux équipes qu’ils ne sont pas là pour penser, mais pour appliquer ce qui a été décidé. C’est comme ça qu’on se retrouve avec des personnes qui « posent leur cerveau à l’entrée du bureau », et qui ne prendront aucune initiative. - Les informations remontant la chaîne hiérarchique peuvent être altérées.
C’est le même problème que le téléphone arabe : plus il y a d’intermédiaires entre l’expéditeur d’un message et son destinataire, plus le message peut être édulcoré et altéré. Les décisions prises le sont donc sur des informations erronées.
Cette approche est de plus en plus souvent remise en cause avec l’avènement du management transversal. Certains agilistes combattent même ardemment cette approche.
Qu’est-ce que l’approche bottom-up ?
Une approche bottom-up est une approche dite horizontale qui privilégie le participatif et le collaboratif. Les décisions sont prises par les équipes opérationnelles, qui sont les mieux placés pour savoir ce qui est bon ou pas sur le terrain, puis elles remontent les strates hiérarchiques de l’entreprise.
L’approche bottom-up se pose souvent en solution face aux critiques présentées sur l’approche top-down. La direction n’est plus le centre du pouvoir et de décision, mais devient plutôt le rouage qui permet à l’ensemble des équipes de fonctionner entre elles. La direction a ainsi en quelque sorte le rôle de facilitateur du changement.
Bien que cette approche soit de plus en plus utilisé (il n’y a qu’à voir le nombre de fois où on parle de transversalité en entreprise), on peut également émettre des critiques contre l’approche bottom-up :
- Bien plus complexe à mettre en place et à maintenir.
Cette approche implique un changement de culture et d’état d’esprit, et une vigilance de tous les instants. Les anciennes habitudes peuvent très vite revenir. - Tout le monde doit jouer le jeu.
Il suffit d’un rouage grippé pour que le système s’effondre et qu’on en perde tous les bénéfices. - Des équipes peuvent s’isoler du reste de l’organisation.
Certaines équipes sont tentées de se créer leur propre environnement et leur propre règle et de s’isoler du reste de l’organisation. On assiste donc à la création d’un silo dans un silo. - Les décisions prises ne sont pas forcément les bonnes.
Les décisions sont prises d’un point de vue opérationnel ce qui peut être bénéfique à court-terme mais pas à long-terme. On perd la vision stratégique.
Différences entre approche top-down et bottom-up
Pour mieux vous aider à visualiser ces approches, voici un tableau récapitulatif :
| Caractéristiques | Top-Down | Bottom-Up |
|---|---|---|
| Description | Décision prise par la direction, puis descente en cascade | Décision prise par les équipes opérationnelles, puis remontée dans la hiérarchie |
| Avantages | – Vision stratégique – Hiérarchie préservée – Homogénéisation des décisions | – Décisions opérationnelles – Rapidité dans prise de décision – Équipes autonomes et responsabilisées – Organisation souple |
| Inconvénients | – Déconnecté du terrain – Lenteur dans prise de décision – Organisation rigide – Équipes peu responsabilisées | – Peu de vision stratégique – Risque de créer des silos « autonomes » – Plus complexe à mettre en place et maintenir – Remise en cause de la direction et du management |
Quelle approche choisir pour une transformation agile ?
Vouloir faire une transformation agile, c’est souhaiter changer de paradigme, et refondre en profondeur l’entreprise. C’est un changement lourd, qui demande à la fois de changer de culture et d’état d’esprit, mais également d’organisation et de méthodes de travail.
Alors dans ce cas, quelle approche préférer ? Faut-il plutôt privilégier l’approche top-down ou l’approche bottom-up ?
Voyons cela ensemble.
Hypothèse n°1 : L’approche Top-Down
L’approche Top-Down est généralement la première approche choisie car c’est celle qui colle le mieux à l’organisation actuelle. La volonté de changer part donc d’en haut.
C’est parfait pour donner une vision et un objectif à atteindre pour l’ensemble de l’organisation. D’ailleurs, dans toutes les grandes transformations d’entreprise; l’impulsion est toujours venue de la direction. Il n’y a qu’à voir les entreprises qui ont évolué vers des entreprises libérées.
Mais le risque, c’est qu’on se retrouve avec des équipes qui pensent que « le patron a dit que, on va faire le nécessaire pour que les indicateurs soient au vert et qu’il soit content, quitte à les arranger un peu. »
Chacun va essayer de protéger ses fesses pour montrer que lui a fait sa part. Mais au final, qu’est-ce qui change vraiment ? Et bien, pas grand chose. La volonté est là, mais ça manque de quelque chose.
Le véritable changement est sur le mindset, sur la manière de penser, sur la culture.
Jean-Pierre Lambert, Scrum Life
Hypothèse n°2 : l’approche Bottom-Up
L’approche Bottom-Up est pertinente dans la mesure où un changement ne se fait jamais d’un coup : c’est un ensemble de petit pas. On va donc le plus souvent commencer une transformation agile par une équipe, afin de voir comment ça se passe. Souvent l’IT ou les R&D d’ailleurs.
Expérimenter à petite échelle, c’est top. ça permet de voir quels sont les freins et difficultés rencontrés, ça permet également de voir concrètement comment l’agilité se déploie et quelles sont les pratiques qui émergent.
Mais cette approche n’est pas suffisante pour transformer l’ensemble de l’entreprise. Car il manque quelque chose. Vous savez quoi ? Le support de la direction. Sans cela, c’est la porte ouverte aux :
Oui, c’est super, vous avez changé dans votre équipe, vous avez mis en place l’agilité. mais nous, ça ne nous concerne pas et on fonctionne très bien comme ça. »
Et si on faisait un mix des 2 ?
Les deux approches (top-down et bottom-up) sont complémentaires. C’est assez compliqué (voire impossible) de réussir une transformation agile avec seulement l’une de ces 2 approches.
L’approche Top-Down permet de donner une vision et un objectif commun à l’ensemble des collaborateurs de l’organisation.
L’approche Bottom-Up permet d’expérimenter à petite échelle puis de faire profiter de ce retour d’expérience aux autres équipes de l’entreprise.
Vous bénéficiez ainsi du support de la direction, qui est essentiel pour expliquer pourquoi il est nécessaire de changer et quels sont les bénéfices espérés, et également pour mettre au pas les équipes les plus récalcitrantes.
Grâce à l’approche bottom-up, vous pourrez vous servir de l’expérimentation réalisée pour réaliser des retours d’expérience en interne, afin de polliniser l’entreprise.
Vous pourrez également organiser des « vis ma vie » ou des « safaris agile », où les autres équipes vont pouvoir venir voir le quotidien d’une équipe agile, sa manière de s’organiser, de fonctionner dans son milieu naturel.
N’oubliez jamais que le changement prend du temps, demande un coaching et un accompagnement constant,e t que l’agilité n’est pas une fin en soi. C’est un outil qui permet d’atteindre un objectif, quel qu’il soit.
Pourquoi vouloir devenir une entreprise agile ?
Une entreprise agile, c’est une entreprise qui :
- Apporte de la valeur à ses clients.
- Fait de la satisfaction de ses clients sa priorité n°1.
- Est en constante évolution pour s’adapter aux besoins changeants du marché.
- N’est pas figé dans une organisation et des processus inefficaces.
- Cherche constamment à s’améliorer.
- Fait émerger l’intelligence collective.
- Qui crée les conditions d’épanouissement pour ses collaborateurs
On comprend donc aisément pourquoi tant d’entreprises souhaitent insuffler plus d’agilité dans leur organisation, vu les avantages.
Mais comme tout changement, comme toute transformation d’envergure, cela ne s’improvise pas : il ne suffit pas de décréter qu’il faut changer pour que le changement prenne.
Pour aller + loin : Je vous explique dans cet article quels sont les principes indispensables à respecter pour devenir une entreprise agile durable.
