On entend beaucoup parler dans les médias ces derniers temps d’une technique « révolutionnaire » de management visuel, importée tout droit du Japon, et qui se nomme l’Obeya Room.
Dans cet article, je vous explique ce qu’est l’obeya room, quels en sont les principes forts, comment ça marche et comment le mettre en place dans votre entreprise, aussi bien en physique qu’en virtuel.
Qu’est-ce qu’une Obeya Room ? Définition
L’Obeya Room, ou simplement Obeya, est un espace de travail collaboratif conçu pour améliorer la gestion et le suivi des projets, en utilisant des techniques de management visuel.
Le terme « Obeya », qui signifie « grande salle » ou « salle de réunion » en japonais ( 大部屋 ), reflète l’idée d’un environnement (ou d’une pièce) où les équipes peuvent se réunir pour visualiser l’avancement du projet, résoudre des problèmes et prendre des décisions efficaces.
L’obeya facilite ainsi les échanges, le partage d’idées, le feedback, l’alignement et la coordination entre les parties prenantes du projet.
Cette salle est généralement équipée de tableaux, de graphiques et de métriques clés pour permettre un suivi en temps réel.
Les 6 caractéristiques d’une salle Obeya
6 caractéristiques d’une bonne salle Obeya
Une salle obeya est un endroit où toute l’équipe projet peut se réunir et afficher de façon visuelle les éléments permettant de piloter convenablement un projet, et de résoudre les problèmes rencontrés.
Chaque salle contient 6 tableaux différents au minimum (vous pouvez bien sûr customiser tout ça comme vous le souhaitez) :
- La vision.
Ce tableau, ou panel, permet de rappeler quel est l’objectif du projet, ce que l’on cherche à accomplir. L’idée est de synthétiser la charte de projet, afin qu’on puisse répondre à la question : « pourquoi ce projet ». - Le client.
Ici, vous affichez les informations relatives à votre client. Qui est-il ? Quels sont ses besoins ? Quelles sont ses priorités ? Quelle est la dernière fois que vous avez échangé avec lui ? - Le produit.
Sur ce troisième tableau, vous allez faire figurer les informations concernant le produit : quel produit cible devez-vous livrer à la fin du projet ? Quels sont les prototypes ? Les produits intermédiaires ? Si vous travaillez en agile, votre product backlog peut également apparaître ici. - Le plan.
Ce tableau permet de visualiser votre roadmap projet, ou votre macro-planning. L’idée n’est pas de rentrer dans un planning opérationnel hyper détaillée, mais plutôt de garder une vision d’ensemble de votre projet, des différentes phases et de ses principaux jalons. - La performance.
Vous afficherez ici vos indicateurs-clés de performance, ou KPI. Ces indicateurs vous permettent de suivre l’avancement de votre projet, et la bonne santé de celui-ci. Les KPI sont définis au lancement du projet, d’un commun accord entre l’équipe projet et les parties prenantes clés. - Les axes d’amélioration.
Ce dernier panel permet d’afficher les axes d’amélioration identifiés, ainsi que ceux en cours de traitement, selon le principe du PDCA : Plan Do Check Act.
En plus de ces informations, il est courant de retrouver un septième tableau, avec un focus spécifique sur la résolution de problèmes.
Gardez en tête que chaque obeya room est unique, et répond aux besoins d’un projet ou d’une équipe. Ces 6 caractéristiques sont donc un point de départ pour définir votre propre salle.
Exemple d’un Obeya Wall – Vu sur obeya-association.com
Les grands principes de l’Obeya
L’Obeya reposent sur 3 principes fondamentaux que sont la transparence, la communication et la collaboration.
- Comprendre ensemble.
On doit collectivement comprendre ce qu’on doit construire ensemble, ce qu’on attend de nous, et sur quels problématiques travailler. - Voir ensemble.
A tout moment, on doit pouvoir visualiser l’avancement du projet, les difficultés concrètes, le plan d’action et le planning. - Agir ensemble.
On se met d’accord au fil de l’eau et on prend des décisions basées sur les faits, afin de revenir le plus vite possible à une situation normale.
L’objectif est de créer un espace où toutes les informations pertinentes sont visibles et accessibles à tous, aussi bien aux membres de l’équipe, qu’au management ou aux parties prenantes clés du projet.
Cela favorise une compréhension commune, une prise de décision rapide et une résolution efficace des problèmes.
L’Obeya encourage également le leadership visuel et le management par la marche (ou gemba walk), permettant aux responsables de se faire une idée précise de l’état d’avancement des projets en un coup d’œil.
Avantages d’une Obeya Room
L’utilisation d’une Obeya Room offre de multiples avantages :
- Amélioration de la communication.
Les réunions dans l’Obeya facilitent les échanges d’informations et la compréhension mutuelle entre les équipes. Les éléments importants du projet étant affichés de façon visuelle, on élimine aussi une bonne partie des mails et des messages instantanés, qui amènent parfois incompréhension et confusion. - Visibilité accrue.
Les tableaux et les graphiques de management visuel permettent de suivre l’avancement en temps réel et d’identifier rapidement les difficultés rencontrés. - Transparence avec les parties prenantes.
L’obeya repose sur la transparence, au sein de l’équipe, mais aussi en externe. Les parties prenantes du projet peuvent ainsi voir en temps réel où se situe le projet, tout comme les managers intéressés par celui-ci. - Prise de décision rapide.
La concentration des informations clés dans un seul espace de travail accélère le processus de prise de décision. Ces décisions se basent en plus sur des faits et des analyses quantifiables. - Renforcement de l’esprit d’équipe .
L’Obeya permet de créer un environnement de travail collaboratif qui renforce la cohésion d’équipe. Grâce aux tableaux, on sait pourquoi on travaille, pour qui on travaille, ce qu’on cherche à accomplir, et là où nous en sommes aujourd’hui. Tous ces éléments renforcent la notion de sens et l’appartenance à l’équipe. - Résolution de problèmes.
Cette approche innovante permet de faire remonter les difficultés rencontrées sur le terrain, de les creuser afin d’identifier causes et symptômes, et d’intervenir rapidement afin de rétablir la situation. - Focus sur l’amélioration continue.
Enfin, l’obeya s’inscrit dans une quête d’excellence opérationnelle et permet de continuellement s’améliorer, en s’appuyant sur des principes forts, comme le PDCA – Plan Do Check Act.
Quand peut-on utiliser l’obeya ?
L’Obeya est particulièrement efficace dans les contextes où la coordination entre différentes équipes est cruciale, comme dans les projets complexes ou multi-départementaux.
Elle est également utile dans les situations nécessitant une adaptation rapide, comme lors de la gestion de crise ou dans les environnements à évolution rapide.
Enfin, cette approche est également très intéressante lorsque vous faites face à des difficultés concrètes, afin de comprendre la cause racine et de la corriger durablement.
Comment mettre en place une Obeya en entreprise ?
Démarrer une obeya peut sembler pesant au début. On ne sait pas trop par où s’y prendre.
En me basant sur mon expérience, voici un plan d’action en 9 étapes pour mettre en place une obeya room utile :
- Être en phase avec les 11 principes.
- Définir l’objectif de l’obeya.
- Définir une approche visuelle.
- Choisir l’espace adapté.
- Identifier l’équipe obeya et définir les rôles.
- Déteminer le rythme et la fréquence des réunions.
- S’assurer de la visibilité et de la mise à jour continue des informations.
- Inviter les parties prenantes à parcourir la salle.
- Toujours chercher à s’améliorer.
1 ) Être en phase avec les 11 principes Obeya
L’obeya Association a noté 11 principes qui sous-tendent l’obeya room :
- Les gens se rassemblent dans l’Obeya pour observer, apprendre et agir de manière respectueuse sur les informations vitales.
- Les personnes sont engagées à participer à l’amélioration continue, en résolvant les obstacles en cours de route.
- Dans l’Obeya, nous communiquons un fort sens du but.
- Le but est clairement lié à notre stratégie organisationnelle à travers des objectifs significatifs.
- L’Obeya relie la stratégie à l’exécution avec une orientation visible sur l’expérience client.
- Les réunions de l’Obeya ont un rythme synchronisé avec le pouls opérationnel de l’organisation.
- Les visuels de l’Obeya offrent un flux d’informations et de conversations logique et pratique.
- L’Obeya reflète une bonne compréhension du flux de travail du début à la livraison.
- L’Obeya est une zone attrayante et disponible, à proximité de l’espace de travail.
- Dans l’Obeya, nous utilisons des preuves basées sur l’analytique pour prendre des décisions business.
- Les propriétaires de données veillent à ce que l’information soit facile à consommer, rapidement disponible, à jour et visuellement attrayante.
Les 11 principes de l’Obeya Room
2 ) Définir l’objectif de l’Obeya
Que cherche t-on à accomplir en mettant en place une obeya room ?
Voilà la question à laquelle vous devez répondre.
S’agit-il d’avoir un QG visuel pour piloter votre projet ? S’agit-il de résoudre un problème particulier ?
Pour que ça fonctionne, vous devez respecter deux points :
- Le sens de l’urgence.
Pour adhérer à l’obeya, son usage doit être défini dans le temps, et on doit sentir un vrai besoin derrière. Chercher à résoudre une douleur est d’ailleurs très puissant pour fédérer l’équipe autour d’un objectif commun. - La définition du succès.
Cela permet de définir le travail à réaliser, et ce qu’on attend de l’équipe, pour éviter que l’obeya dérape et que vous subissiez une dérive des objectifs. Le mieux est de s’appuyer sur des indicateurs de mesure quantifiables.
Au final, ce n’est pas différent de cadrer un projet. 😉
3 ) Définir une approche visuelle
Il existe plusieurs manières d’organiser visuellement votre salle obeya.
J’ai déjà décrit plus haut l’approche des 6 tableaux ( Vision, Client, Produit, Plan, Performance, Amélioration), mais il en existe d’autres, telles que l’approche PDCA.
Dans ce cas, vous partez sur 4 tableaux ou murs, qui se concentre chacun sur l’un des aspects de la méthode PDCA – Plan Do Check Act de Deming.
- Plan – Définition du sujet et des actions à mener.
- Do – Mise en oeuvre des actions définies.
- Check – Vérification de l’efficacité des mesures
- Act – Pérennisation ou amélioration des actions mises en place.
Vous pouvez également customiser l’obeya selon vos besoins, votre contexte, votre organisation, votre projet.
Organisation d’une Obeya room selon l’approche PDCA
4 ) Choisir l’espace adapté
L’espace de travail doit être accessible de tous, et permettre un cadre de travail agréable.
Autrement dit, les obeya room dans des placards sans fenêtre avec des néons blafards, on oublie.
Une bonne obeya room doit avoir des tables et des chaises (la base), mais également suffisamment d’espace pour pouvoir circuler, échanger, et noter des informations, soit via des post-its ou des affiches sur les murs, soit via des tableaux blancs, interactifs ou non.
5 ) Identifier l’équipe obeya & distribuer les rôles
Une fois l’espace réservé, vous devez identifier qui sont les personnes devant rejoindre l’équipe obeya. Il peut s’agir de tout ou partie des membres de l’équipe projet, ou d’une équipe spécifiquement montée pour l’occasion.
Les membres de l’obeya peuvent aussi bien être interne à votre organisation qu’externes : prestataires, parties prenantes, etc…
On parle d’ailleurs parfois de tiger team.
Il vous faudra ensuite distribuer les rôles et responsabilités de chacun, afin d’éviter tout flottement.
Vous pouvez pour cela vous appuyer sur la matrice de responsabilité RACI.
6 ) Déterminer le rythme et la fréquence des réunions
Tout comme on doit définir la fréquence des comités de pilotage projet en management de projet, l’équipe obeya doit se réunir à intervalles réguliers afin de faire le point sur l’avancement du projet ou de la problématique à résoudre.
Par exemple, vous pouvez adopter l’une de ces fréquences :
- Un rythme stratégique trimestriel, car les objectifs stratégiques sont peu susceptibles de changer très fréquemment
- Un rythme mensuel de réunions de performance, car la plupart des données ne se mettent pas à jour plus fréquemment que mensuellement
- Un rythme tactique bi-hebdomadaire, assez court pour rester aligné sur la planification, l’exécution et les questions urgentes, correspondant par exemple à la plupart des durées de sprint Scrum
- Un rythme hebdomadaire ou même quotidien, pour suivre les activités quotidiennes opérationnelles.
7 ) Visibilité et mise à jour continue des informations
Vous devez ensuite vous assurer que les différentes données et informations mises en avant dans l’obeya room sont toutes à jour, au quotidien.
L’obeya se reposant sur la transparence, toutes les informations, bonnes comme mavuaises, doivent y figurer.
Le plus simple est de définir des responsables pour chacun des tableaux, chargés d’aller collecter les informations au plus près du terrain et de les remonter dans l’obeya.
8 ) Inviter les parties prenantes
Une fois l’équipe obeya en place et la salle construire, je vous conseille d’inviter les parties prenantes de votre projet à vous rencontrer dans cette salle, et même à participer aux réunions obeya régulières.
Cela leur donnera une toute nouvelle vision de l’avancement du projet, et un regard neuf sur les difficultés rencontrées par l’équipe projet.
Bien souvent, cela déclenche des discussions, et évite des dizaines voire des centaines d’échange de mails stériles.
9 ) Appliquer l’amélioration continue au quotidien
Enfin, faites vivre votre salle obeya.
Si une information n’est plus utile, supprimez-la. Au contraire, si vous vous rendez compte qu’il manque quelque chose, mettez à jour vos tableaux.
Cherchez toujours collectivement à vous améliorer, aussi bien sur les processus, que les méthodes de travail, la qualité des livrables, la manière de communiquer et de prendre des décisions.
Bonnes pratiques pour une Obeya virtuelle réussie
Avec la montée du travail à distance, l’Obeya virtuelle devient une alternative viable. Il existe d’ailleurs des outils d’Obeya en ligne, comme iObeya.
Voici quelques bonnes pratiques à respecter pour une Obeya virtuelle efficace :
- Utiliser des outils de collaboration en ligne.
Des plateformes comme Trello, Asana ou des tableaux blancs virtuels peuvent simuler l’environnement d’une Obeya physique, ou servir de base à une obeya virtuelle. - Maintenir l’engagement.
Organisez des réunions virtuelles régulières pour maintenir le niveau de communication et de collaboration au sein de l’équipe, et vous assurer que tout le monde reste focus sur l’objectif de l’obeya. - Un espace facilement accessible.
L’espace obeya en ligne doit être accessible de tous facilement, aussi bien les membres de l’équipe projet que les parties prenantes. Idéalement, les moyens d’accès sont définis au plus tôt dans le projet, et les accès et droits nécessaires sont créés. - Former les équipes.
Il est crucial d’initier les membres de l’équipe aux principes de l’Obeya et à son utilisation effective, aussi bien pour ceux qui mettent à jour les informations que pour ceux les consultant. - Mise à jour continue.
Les informations affichées doivent être régulièrement actualisées pour refléter l’état réel du projet. Face à une difficulté, les informations sont si possibles saisies en temps réel. - Implication de tous les membres.
Vous devez encourager la participation active de chaque membre de l’équipe dans les discussions et la prise de décision. - Respect du PDCA.
Le PDCA, ou roue de Deming, est une approché d’amélioration continue en 4 phases : Définition du sujet et des actions à mener (Plan), Mise en oeuvre des actions définies (Do), Vérification de l’efficacité des mesures (Check), et pérennisation ou amélioration des actions mises en place (Act).
Origines et histoire de l’Obeya
L’obeya est une pratique issue du lean management, inspiré du système Toyota TPS (Toyota Production System), qui repose sur deux principes forts : le juste-à-temps (JIT) et le jidoka.
L’approche obeya est apparu dans les années 1990 chez Toyota lors du développement de la première voiture hybride, la Prius.
Le chef de projet en charge de ce projet, Takeshi Uchiyamada, s’est appuyé sur cet outil de management visuel afin d’afficher les données techniques, les plans, les maquettes, les résultats des tests, les axes d’amélioration, …
Grâce à l’obeya, il a réussi à coordonner les différentes équipes et à optimiser le temps de développement de cette nouvelle voiture, pour la sortir 15 ans avant la concurrence.
L’obeya room s’est depuis déployée chez Toyota et dans de nombreux bureaux d’études et entreprises de conseils.
