Pourquoi le timeboxing est important en Scrum ?

En Scrum, toutes les activités sont temporellement limitées, et ne doivent pas dépasser une certaine durée. C'est ce qu'on appelle le timeboxing.

Dans cet article, je vais vous expliquer ce qu'est le timeboxing, pourquoi c'est important de l'utiliser, comment les méthodes agiles et Scrum le revendique. Je vous expliquerai également quoi faire si jamais votre événement dépasse la timebox que vous aviez défini.

Qu'est-ce que le timeboxing ?

Le timeboxing est une technique de gestion du temps qui consiste à limiter une activité ou une réunion dans le temps. Ce cadre temporel permet d'être concentré sur la tâche à accomplir, et d'éviter que le travail s'étale dans le temps.

Il existe une loi de gestion du temps qui se nomme la loi de Parkinson, et qui explique pourquoi mettre des timebox quand on travaille est important. La loi de Parkinson nous dit en effet que "le travail se dilate jusqu'à remplir toute la durée disponible pour son accomplissement".

Autrement dit, si vous estimez qu'une tâche peut s'effectuer en 2 heures top chrono, mais que vous vous donnez la journée pour le faire, vous mettrez une journée à la réaliser. Par procrastination. Parce qu'il y a le temps.

En résumé, plus nous avons de temps pour faire quelque chose, plus nous allons prendre le temps de le faire. Pour le même résultat au final.

Multipliez ce comportement par le nombre de tâches en gestion de projet, et vous comprenez bien que même si on prend des marges de sécurité, on finit toujours par les manger et prendre du retard. ça, c'est à cause de la loi de Parkinson.

Le timeboxing permet de contrer cela, en posant une limite de temps à ne pas dépasser.

C'est d'ailleurs une technique très utilisée dans les méthodes agiles, et pus particulièrement dans le framework Scrum.

Comment Scrum utilise le timeboxing ?

Dans le guide Scrum officiel, Ken Schwaber et Jeff Sutherland ont déterminé des limites de temps à respecter pour chacun des 5 événements Scrum (ou rituels). 

Voici un tableau récapitulatif des durées maximales de chaque événement que l'équipe Scrum doit absolument respecter, en fonction de la durée des sprints.

Dans son livre The art of doing twice the work in half the time, Jeff Sutherland explique tout le processus de réflexion et de tests empiriques qui ont été menés par lui et ses équipes, et qui ont permis de créer la méthode Scrum.

Je vous recommande chaudement cette lecture. C'est instructif, ça se lit très bien, et ça permet de mieux comprendre les principes et les piliers de Scrum.

8 raisons de pratiquer le timeboxing

Travailler en timeboxing, et respecter les limites de temps définies apporte de nombreux avantages, qu'on soit seul ou en équipe :

1. Gagner en concentration et en focus.
   Le timeboxing permet d'être focus sur l'objectif à accomplir, et de mettre tout le reste de côté. On évite ainsi les interruptions et le multi-tâches.
   
2. Maintenir un haut niveau d'efficacité.
   Respecter des timebox permet de contrer la loi de Parkinson, qui nous dit que plus nous avons de temps pour faire quelque chose, plus nous allons prendre le temps de le faire. En limitant volontairement le temps nécessaire pour réaliser des activités, on peut ainsi en faire plus chaque jour sans travailler plus.
   
3. Avoir une clarté d'esprit et éviter de s'éparpiller.
   Savoir que l'on doit finir une tâche avant l'échéance que l'on s'est fixée nous oblige à rester concentré dessus, et à éviter de s'éparpiller et de faire 30 choses en même temps.
   
4. Éviter les réunions qui s'éternisent dans le temps.
   les réunions ont une fâcheuse tendance à s'étaler dans le temps. Dans le calendrier, c'est un point de synchronisation rapide de 30 minutes. Dans les faits, ça a durée 2 heures 30. La timebox permet d'être concis et précis, et que la réunion soit utile pour tous.
   
5. Accroître la motivation de l'équipe.
   L'équipe qui travaille en mode timeboxing peut rapidement voir les fruits de son travail, ce qui la motive d'autant plus à poursuivre l'objectif fixé.
   
6. Éviter le perfectionnisme inutile.
   On a tous tendance à procrastiner pour fignoler le moindre détail, "parce qu'on a encore du temps". Mais si cela n’apporte aucune valeur au client final, c'est du temps, de l'énergie et de l'argent de perdu. On évite ainsi le perfectionnisme inutile, source d'immense gâchis en entreprise.
   
7. Apporter plus de valeur au client.
   En agissant sur le focus, l'efficacité et la motivation, on peut ainsi appoter plus de valeur, sans travailler plus. Le résultat livré est de haute qualité et répond aux exigences du client ou des utilisateurs finaux.
   
8. Activer l'amélioration continue.
   Poser une limite de temps oblige à penser à de nouvelles manières de faire pour terminer la tâche dans les temps. On pratique ainsi l'amélioration continue, en cherchant continuellement à s'améliorer et s'approcher de l'excellence opérationnelle.
   

Le timeboxing est-il obligatoire en agile ?

La pratique du timeboxing est fortement recommandée dans les méthodes agiles, pour ne pas dire obligatoire. Le timeboxing permet à l'équipe agile de maintenir son focus, d'éliminer tout ce qui est inutile, et de garder l'essentiel afin de délivrer un max de valeur au client.

Dans la méthode Scrum, les sprints et les autres événements ont chacun une durée maximale définie, à ne pas dépasser.

Que faire si la timebox n'est pas respectée pour un événement ?

Si, manque de bol, votre activité, votre événement ou votre réunion n'est pas terminée à la fin de la timebox, alors plusieurs options s'offrent à vous :

• Programmez un minuteur + un rappel 5 minutes avant la fin.
  C'est l'une des meilleures manière de se rappeler qu'il est temps de conclure. Je vous conseille de l'utiliser notamment lorsque vous débutez avec la pratique du timeboxing.
  
• Couper court à l'événement.
  La timebox est terminé, l'événement s'arrête sur le champ. On fera plus concis la prochaine fois. C'est extrême, mais ça marche très bien, notamment avec ceux qui ont tendance à monopoliser la parole.
  
• Poursuivre avec une timebox supplémentaire.
  Dans certains cas, la discussion entamée est intéressante et peut générer de la valeur. Il est alors préférable de continuer, mais de se fixer une nouvelle limite. Par exemple 15 minutes supplémentaires. Attention : ce ne doit pas être l'option par défaut, mais un choix conscient mûrement réfléchi.
  
• Continuer entre personnes concernées / intéressées, et libérer les autres.
  Parfois, une discussion s'éternise en réunion entre 2 personnes, laissant les autres sur le carreau. Il est alors utile de libérer les seconds afin qu'ils s'attèlent à d'autres activités, et de laisser la discussion se poursuivre uniquement avec les personnes concernées.