Les 15 caractéristiques essentielles d’un projet

Vous l'avez sans doute remarqué, on a vite fait de parler de projets et de mode projet en entreprise. Tout le monde emploie se terme à toutes les sauces, parfois à tort et à travers. Pour être sur la même longueur d'ondes, il est bon de répondre à quelques questions :

• Qu'est-ce qui caractérise vraiment un projet ?
• Quels sont les différents types de projets que vous pouvez rencontrer ?
  

Quelles sont les caractéristiques d'un projet ?

Un projet est limité dans le temps et l'espace, est par nature complexe, innovant et collectif et donne lieu à l'arrivée à un changement unique. La gestion du projet est confiée à une équipe projet pluri-disciplinaire spécifique. Un projet est un ensemble de tâches à réaliser, organisées et réunies autour d'un objectif commun.

On a beau dire que "tout est projet" en entreprise, la réponse est non. Tout n'est pas projet.

Pour qu'un projet soit considéré comme tel, il doit posséder la totalité des caractéristiques ci-dessous.

• Un projet dispose d'un objectif précis.
  Les projets ont des buts et objectifs clairement définis et exposés pour produire des résultats clairement définis. Leur but est de résoudre un problème, ce qui implique une analyse préalable des besoins. Suggérant une ou plusieurs solutions, ils visent un changement social durable.
• Un projet doit être réaliste.
  Les objectifs des projets doivent être réalisables, ce qui implique la prise en compte non seulement des exigences, mais aussi des ressources financières et humaines disponibles.
  
• Un projet est limité dans le temps et dans l'espace.
  Les projets se cadencent obligatoirement dans le temps : ils possèdent une date de début et une date de fin, et se déroulent dans un lieu et un contexte spécifiques.
  
• Un projet est par nature complexe.
  Si apporter la solution à la problématique identifiée était simple, cela serait traité comme n'importe quelle autre tâche. De par le périmètre du projet, le contexte projet, l'incertitude qui plane autour, les multiples compétences nécessaires dans l'équipe projet et le nombre d'acteurs projet, un projet est forcément complexe.
  
• Un projet est collectif.
  Les projets sont le produit d'une entreprise collective. Ils sont conduits par une équipe, impliquent divers partenaires et répondent aux besoins d'un public cible. L'équipe projet est une équipe pluri-disciplinaire montée pour l'occasion et qui sera dissoute à la fin du projet. Cette équipe comprend généralement entre 3 et 9 personnes, bien qu'il existe des équipes plus grandes sur certains projets.
  
• Un projet dispose de contraintes fortes.
  Le commanditaire du projet, qui commande le projet ou le lance en interne, fixe ses exigences en terme de qualité, de coûts et de délais. Considérer le projet comme une réussite revient donc à dire que le travail demandé doit respecter les exigences de qualité, être livré dans les temps et pour le budget souhaité.
  
• Un projet est unique.
  Un projet ne peut pas être la reproduction identique de quelque chose qui existe déjà. Les projets naissent d'une idée nouvelle. Ils apportent une réponse spécifique à un besoin (problème) dans un contexte spécifique. Cependant, des projets peuvent se ressembler.
  
  Par exemple, le projet A peut être de développer l'entreprise à l'international aux USA alors que le projet B pourrait être de la développer en Chine. Le caractère d'unicité est bien respecté. Les projets qui visent à atteindre les mêmes objectifs stratégiques sont regroupés dans des programmes ou des portefeuilles de projets.
  
• Un projet est innovant.
  Si la solution au besoin identifié était simple et évidente, le projet n'aurait pas de raison d'être. Le caractère d'innovation s'exprime sur un projet par le fait qu'il est nécessaire de sortir des sentiers battus, des processus et de la hiérarchie classique de l'entreprise afin de trouver les solutions les plus adaptées au besoin exprimé.
  
• Un projet est incertain.
  Un projet comporte forcément une certaine dose d'incertitude (plus ou moins en fonction du contexte, du marché, de la concurrence, etc) et des risques. Le chef de projet met donc une méthodologie de gestion de projet en place afin de mitiger ces risques et de  maîtriser autant que possible l'incertitude. Gérer un projet, c'est en quelque sorte une aventure en soi !
  
• Un projet peut être évalué.
  Les projets sont planifiés et organisés selon des objectifs mesurables qui doivent pouvoir être évalués de manière objective. Les indicateurs produits doivent permettre de suivre l'état d'avancement global du projet mais également de valider la conformité des livrables à l'attendu.
  
• Un projet est constitué de plusieurs phases.
  Les projets se composent de quatre phases distinctes et identifiables : la phase de cadrage, la phase de conception, la phase de réalisation et enfin la phase de clôture du projet. J'ai décrit les 4 étapes de la gestion de projet dans cet article.
  
• Un projet est cadencé par des instances de réunion.
  Tout projet est rythmé par des instances de réunion régulières, afin de cadrer le projet, de faire travailler ensemble les différents acteurs projets, de suivre l'avancement du projet et de prendre les dispositions qui s'imposent.
  
• Un projet implique des changements.
  L'objectif d'un projet étant d'apporter une solution novatrice à une problématique identifiée, cela implique forcément de mettre en place des changements organisationnels, sociétaux, économiques, processus, ... Le chef de projet met en œuvre la conduite de changement afin d'anticiper et d'accompagner le changement.
  
• Un projet est piloté par un chef de projet.
  La réalisation d'un projet est confiée à une équipe projet, la responsabilité du projet est confiée à un chef de projet. Il est le garant de la réussite du projet et s'assure que tout est mis en œuvre au sein de l'équipe projet afin de maximiser les chances de succès.
  
• La réalisation d'un projet est confiée à une équipe projet pluri-disciplinaire.
  L'équipe projet ne peut pas être une équipe hiérarchique déjà existante au sein d'une structure. L'équipe est donc constituée en fonction des compétences nécessaires pour la bonne réalisation du projet. Les ressources peuvent aussi bien être internes qu'externes.
  
  C'est pour cela que l'on parle d'équipe pluri-disciplinaire. L'équipe projet fonctionne ainsi en transversalité fonctionnelle, ou en mode transversal.
  

Quels sont les différents types de projets ?

Un projet peut prendre de nombreuses formes mais il ne peut avoir que l'un des 3 types :

• Projets internes.
  Ces projets sont traités au sein de votre organisation. Par exemple : la migration d'un outil informatique, le développement commercial de l'entreprise, la refonte de la culture d'entreprise, la mise en place d'un nouvel outil comptable, etc.
  
• Projets externes.
  Ces projets sont traités au sein de votre organisation mais pour le compte d'un client. Par exemple : une migration de système informatique chez le client, la conception d'un nouveau logiciel développé spécifiquement pour ce client, l'organisation d'événements, etc.
  
• Projets de recherche et développement.
  Ces projets visent à développer de nouveaux produits et services. Par exemple : bureau d'études, recherche pharmacologique et médicale, développement durable, etc. L'organisation Time for the planet rentre typiquement dans ce cadre-là.
  

Bien sûr, on retrouve au sein de ces 3 types de projet plusieurs catégories de projets : projets d'ingénierie logicielle, projets informatique IT, projets d'ingénierie industrielle, projets de marketing et communication, projets RH, projet de R&D, projets de transformation d'entreprise, projets de fusion & acquisition, projets événementiels, projets professionnels, projets internationaux, etc...

Comment organiser son équipe projet ?

Une structure organisationnelle de gestion de projet définit la manière dont les membres de l'équipe projet vont collaborer ensemble durant tout le cycle de vie. Elle détermine également la hiérarchie mise en place dans la gouvernance de projet, ainsi que l'autorité et le pouvoir hiérarchique dont dispose (ou non) les individus. 

Il existe 3 types principaux de structures organisationnelles de projet, que voici :

1. La structure fonctionnelle.
   Il n'y a pas de chef de projet de nommé. Les départements et les acteurs se coordonnent donc en direct entre eux.
   
2. La structure matricielle.
   Le projet est sous la responsabilité d'un coordinateur de projet ou d'un chef de projet, et les moyens et ressources sont optimisés. Les acteurs projet peuvent avoir d'autres missions en parallèle.
   
3. La structure par projet.
   L'équipe projet intervient à temps plein sur le projet.