Il existe différentes manières de s'organiser pour gérer un projet, communiquer, collaborer, animer et piloter son équipe projet.
Dans cet article, nous allons voir les 3 types de structures organisationnelles les plus courantes, leurs avantages et inconvénients ainsi que des exemples concrets.
Qu'est-ce que l'organisation de projet ?
L'organisation de projet définit le style de management, de communication, de coordination, de gestion et de pilotage de projet que l'on choisit pour mener à bien un projet. Il existe 3 types de structures organisationnelles principales : la structure fonctionnelle, la structure matricielle, et la structure par projet.
Une entreprise choisit son style d'organisation de projet en fonction de son organisation interne, du type de projets dont il est question (projet local, projet transverse ou projet sortie), de la taille et la complexité du projet, ainsi que de sa maturité dans le mode projet.
Les 3 types de structures organisationnelles de projet
Une structure organisationnelle de gestion de projet définit la manière dont les membres de l'équipe projet vont collaborer ensemble durant tout le cycle de vie. Elle détermine également la hiérarchie mise en place dans la gouvernance de projet, ainsi que l'autorité et le pouvoir hiérarchique dont dispose (ou non) les individus.
Il existe 3 types principaux de structures organisationnelles de projet, que voici :
- La structure fonctionnelle.
Il n'y a pas de chef de projet de nommé. Les départements et les acteurs se coordonnent donc en direct entre eux. - La structure matricielle.
Le projet est sous la responsabilité d'un coordinateur de projet ou d'un chef de projet, et les moyens et ressources sont optimisés. Les acteurs projet peuvent avoir d'autres missions en parallèle. - La structure par projet.
L'équipe projet intervient à temps plein sur le projet.
Ci-dessous un tableau récapitulatif des principaux avantages et inconvénients entre ces 3 types de structure organisationnelle.
Structure Organisationnelle | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
Structure fonctionnelle | - Pas de chef de projet, les acteurs se coordonnent en direct. - Peu coûteux. - Utilisation des ressources optimales : le juste nécessaire. - Les membres de l'équipe se connaissent déjà et ont l'habitude de travailler ensemble. | - Pas de responsable clairement défini. - Si besoin d'un expert sur un domaine précis, il peut mettre à mal la dynamique de l'équipe. - Risque d'écarts importants et que le projet n'avance pas. - Priorités concurrentes à gérer pour l'équipe : les membres ne sont pas investis à 100% dans le projet. |
Structure matricielle | - Optimisation des ressources et des moyens. - Le responsable du projet est clairement défini. - L'organisation de l'équipe est adaptable au contexte et aux besoins du projet. - Un contrôle renforcé est exercé sur le projet afin de réduire les incertitudes. - Harmonisation des méthodes de communication, de travail et de partage de l'information. | - Le chef de projet dispose d'une autorité et d'une capacité de prise de décision limitées. - Priorités concurrentes à gérer pour l'équipe : les membres ne sont pas investis à 100% dans le projet. - Chaque équipe projet fonctionne différemment, ce qui nécessite un temps d'adaptation avant d'atteindre un rythme de croisière. - Les collaborateurs dépendent de 2 chefs : le chef de projet et le responsable hiérarchique. - Risques accrus de conflits de priorité et de conflits hiérarchiques. |
Structure par projet | - Le chef de projet dispose de l'autorité et du pouvoir nécessaire pour prendre des décisions. - L'équipe est investie à temps plein sur le projet. - Les rôles et responsabilités de chacun sont clairement définis. - Haut niveau de motivation, d'engagement et de moral pour l'équipe. | - Coûts importants. - Nécessite de dupliquer les ressources, notamment sur les tâches critiques. - Les personnes affectées à l'équipe projet ne traitent plus leurs tâches quotidiennes, ce qui peut ralentir les opérations courantes. - Les acteurs sont limités à un seul projet à la fois. - Nécessite de réaffecter le personnel à la clôture du projet. - Pertes de compétences et de savoir-faire collectif possibles à la fin du projet. |
1 ) La structure fonctionnelle
La structure fonctionnelle s'organise autour de l'organigramme de l'entreprise, de ses directions et départements.
Chaque service (ou département) est placé sous la responsabilité d'un manager de proximité, qui est en charge du pilotage et de la coordination des projets. Il sélectionne ensuite les membres de son équipe pour intervenir sur les projets, en fonction de leur disponibilité et de leur savoir-faire.
Exemple de structure fonctionnelle.
On retrouve souvent ce type de structure organisationnelle dans la fonction publique, ou dans les entreprises ayant une structure hiérarchique très verticale.
Elle est particulièrement utile pour des projets pouvant être gérés intégralement dans un service. Par exemple, la bascule d'un serveur informatique de Windows Server 2016 vers Windows Server 2022.
Toutefois, ce type d'organisation n'est pas adaptée pour la majorité des projets, notamment les projets transverses.
Thèmes | Structure fonctionnelle |
|---|---|
Description | S'organise autour de l'organigramme de l'entreprise, de ses directions et départements. |
Utilisation | Projets pouvant être gérés intégralement au sein d'une direction ou d'un service, et nécessitant une compétence technique de très haute qualité. |
Autorité du chef de projet | Pas de chef de projet. |
Avantages | - Pas de chef de projet, les acteurs se coordonnent en direct. - Peu coûteux. - Utilisation des ressources optimales : le juste nécessaire. - Les membres de l'équipe se connaissent déjà et ont l'habitude de travailler ensemble. - Supervision et gestion du projet par des spécialistes techniques. |
Inconvénients | - Pas de responsable clairement défini. - Si besoin d'un expert sur un domaine précis, il peut mettre à mal la dynamique de l'équipe. - Priorités concurrentes à gérer pour l'équipe : les membres ne sont pas investis à 100% dans le projet. |
Risques | - Risques d'écarts importants en terme de coûts, qualité et délais. - Risques d'engendrer une moins value pour les parties prenantes du projet (régression de fonctionnalités, application non testée, etc). |
2 ) La structure matricielle
Les structures organisationnelles matricielles nomment une personne unique comme garante de la réussite du projet. Cette personne a également en charge l'animation et le management transverse de l'équipe projet au quotidien.
L'équipe projet est une équipe pluri-disciplinaire et mixte, dont les membres proviennent des différents services de l'entreprise. Ils ont généralement d'autres activités à gérer en parallèle du projet.
Le niveau d'autorité, de pouvoir décisionnaire et de prise d'initiative donné au chef de projet dépend du type de structure matricielle qui est choisit. Le guide PMBOK (édité par l'institut PMI) dénombre 3 structures matricielles différentes :
- La structure matricielle faible.
Un collaborateur est nommé coordinateur de projet, et est amené à piloter un projet et collaborer avec ses collègues inter-services, en plus de ses missions habituelles. Il dispose d'une autorité limitée. - La structure matricielle modérée.
Un chef de projet est nommé pour manager le projet et l'équipe projet. Il a l'habitude de gérer des projets et provient d'un service métier spécifique, comme les autres membres de l'équipe. - La structure matricielle forte.
Un chef de projet est nommé pour piloter le projet. Il a l'habitude de gérer des projets et appartient à une direction de gestion des projets, ou direction gouvernance, qui agit de manière transversale à tous les niveaux de l'organisation.
Voyons cela un peu plus en détails.
La structure matricielle faible
Le coordinateur de projet ne dispose pas de pouvoir décisionnaire. Il a donc une autorité limitée sur le projet, et est contraint de remonter chaque problématique à son manager N+1 ou au comité de pilotage du projet, pour une prise de décision.
La personne en charge du projet est généralement nommé comme pilote du projet, mais fait cela en parallèle de ses autres missions. Il s'agit souvent de "chefs de projet non officiels", qui n'ont pas ou peu d'outils et de techniques de gestion de projet.
Exemple de structure matricielle faible.
Cette approche permet d'harmoniser les pratiques et méthodes de travail au sein de l'équipe projet, et fonctionne particulièrement bien pour des petits projets, peu complexes et avec peu d'incertitude.
Thèmes | Structure matricielle faible |
|---|---|
Description | Le projet est géré par un coordinateur, disposant d'une autorité limitée. L'équipe projet est pluri-disciplinaire et n'est pas engagée à plein temps. |
Utilisation | Petits projets, peu complexes et avec peu d'incertitude. |
Autorité du chef de projet | Limitée. Toute problématique doit être remontée au comité de pilotage pour prise de décision. |
Avantages | - Optimisation des ressources et des moyens. - Le responsable du projet est clairement défini. - L'organisation de l'équipe est adaptable au contexte et aux besoins du projet. - Un contrôle renforcé est exercé sur le projet afin de réduire les incertitudes. - Harmonisation des méthodes de communication, de travail et de partage de l'information. |
Inconvénients | - Le chef de projet dispose d'une autorité limitée et n'a aucun pouvoir sur la prise de décisions. - Priorités concurrentes à gérer pour l'équipe : les membres ne sont pas investis à 100% dans le projet. - Chaque équipe projet fonctionne différemment, ce qui nécessite un temps d'adaptation avant d'atteindre un rythme de croisière. |
Risques | - Perte de temps dans la prise de décision. - Parasitage des managers et de la direction dans le pilotage du projet. - Coordinateur de projet peu formé aux techniques et outils de management des projets. |
La structure matricielle équilibrée
Le chef de projet se voit confier une autorité limitée, ainsi qu'un léger pouvoir décisionnaire, permettant de prendre des décisions opérationnelles sur le projet.
Pour des décisions plus stratégiques, il doit se référer au comité de pilotage et leur demander un arbitrage.
La personne en charge du projet fait souvent cela en parallèle de ses autres missions. Il s'agit souvent de "chefs de projet non officiels", qui n'ont pas ou peu d'outils et de techniques de gestion de projet, ou de chefs de projet débutants.
Exemple de structure matricielle équilibrée.
Cette approche est particulièrement bien adaptée aux petits et moyens projets, et permet également aux chefs de projet junior de se faire la main, et de prendre confiance en eux et en leurs capacités.
Thèmes | Structure matricielle équilibrée |
|---|---|
Description | Un chef de projet est nommé pour manager le projet et l'équipe projet. Il a l'habitude de gérer des projets et provient d'un service métier spécifique, comme les autres membres de l'équipe. |
Utilisation | Petits et moyens projets, avec une complexité et une incertitude limitée. |
Autorité du chef de projet | Limitée. Peut prendre des décisions opérationnelles sur le projet. En charge de l'animation et l'encadrement non hiérarchique de l'équipe projet. |
Avantages | - Optimisation des ressources et des moyens. - Le responsable du projet est clairement défini. - Le chef de prolet peut prendre des décisions opérationnelles. - L'organisation de l'équipe est adaptable au contexte et aux besoins du projet. - Un contrôle renforcé est exercé sur le projet afin de réduire les incertitudes. - Harmonisation des méthodes de communication, de travail et de partage de l'information. |
Inconvénients | - Le chef de projet dispose d'une autorité et d'une capacité de prise de décision limitées. - Priorités concurrentes à gérer pour l'équipe : les membres ne sont pas investis à 100% dans le projet. - Chaque équipe projet fonctionne différemment, ce qui nécessite un temps d'adaptation avant d'atteindre un rythme de croisière. - Les collaborateurs dépendent de 2 chefs : le chef de projet et le responsable hiérarchique. |
Risques | - Risques accrus de conflits de priorité et de conflits hiérarchiques. |
La structure matricielle forte
Le projet est placé sous la responsabilité d'un chef de projet confirmé, dont la seule mission est de gérer des projets. Il appartient à une direction gestion de projets ou une direction gouvernance, et intervient en support en transverse à tous les niveaux de l'organisation.
De par son expérience, il a un plus grand niveau d'autorité et de pouvoir décisionnaire, et peut donc gérer tous les aspects d'une équipe projet.
Exemple d'une structure matricielle forte.
Cette approche se prête particulièrement bien aux moyens et gros projets complexes, et donne à l'équipe projet une autonomie et une prise d'initiative suffisante pour gérer le projet dans sa globalité.
Thèmes | Structure matricielle forte |
|---|---|
Description | Un chef de projet est nommé pour piloter le projet. Il a l'habitude de gérer des projets et appartient à une direction de gestion des projets, ou direction gouvernance, qui agit de manière transversale à tous les niveaux de l'organisation. |
Utilisation | Moyens et gros projets, complexes et incertains. Nécessite un chef de projet expérimenté. |
Autorité du chef de projet | Importante. Peut prendre des décisions opérationnelles et certaines stratégiques. Doit rendre compte à posteriori de ses décisions au comité de pilotage. |
Avantages | - Optimisation des ressources et des moyens. - Le responsable du projet est clairement défini. - Le chef de projet peut prendre des décisions opérationnelles et stratégiques. - L'organisation de l'équipe est adaptable au contexte et aux besoins du projet. - Un contrôle renforcé est exercé sur le projet afin de réduire les incertitudes. - Harmonisation des méthodes de communication, de travail et de partage de l'information. |
Inconvénients | - Le chef de projet dispose d'une autorité et d'une capacité de prise de décision limitées. - Priorités concurrentes à gérer pour l'équipe : les membres ne sont pas investis à 100% dans le projet. - Chaque équipe projet fonctionne différemment, ce qui nécessite un temps d'adaptation avant d'atteindre un rythme de croisière. - Les collaborateurs dépendent de 2 chefs : le chef de projet et le responsable hiérarchique. |
Risques | - Risques accrus de conflits de priorité et de conflits hiérarchiques. |
3 ) La structure par projet
La structure organisationnelle par projet consiste à mettre en place une équipe projet dédiée et spécifique au projet en question. Les membres de l'équipe sont ainsi détachés à temps plein et placés sous l'autorité du chef de projet.
Celui-ci conserve donc la seule autorité sur le projet, peut prendre les décisions nécessaires et agit également en tant que responsable hiérarchique temporaire pour son équipe, le temps du projet.
Exemple de structure par projet.
On retrouve ce type de structure dans les sociétés gérant beaucoup de projets, par exemple les sociétés de consultants, les organisateurs d'événements, les entreprises du BTP, etc.
Cette structure est également adaptée aux projets longs et complexes, ainsi qu'aux projets de développement de produit.
Thèmes | Structure par projet |
|---|---|
Description | L'équipe est affectée à plein temps sur le projet. Ses membres sont détachés des services et directions de l'entreprise, et placé sous l'autorité du chef de projet. |
Utilisation | Projets longs et complexes. |
Autorité du chef de projet | Maximale. Il est le seul maître à bord pour son projet, et prend toutes les décisions. |
Avantages | - Le chef de projet dispose de l'autorité et du pouvoir nécessaire pour prendre des décisions. - L'équipe est investie à temps plein sur le projet. - Les rôles et responsabilités de chacun sont clairement définis. - Haut niveau de motivation, d'engagement et de moral pour l'équipe. - Orienté client / Orienté résultats. |
Inconvénients | - Coûts importants. - Nécessite de dupliquer les ressources, notamment sur les tâches critiques. - Les personnes affectées à l'équipe projet ne traitent plus leurs tâches quotidiennes, ce qui peut ralentir les opérations courantes. - Les acteurs sont limités à un seul projet à la fois. - Nécessite de réaffecter le personnel à la clôture du projet. |
Risques | - Risques de perte de compétences et de savoir-faire à la fin du projet. |
Caractéristiques d'une structure organisationnelle
Peu importe la structure organisationnelle que vous choisissez, celle-ci dispose de caractéristiques communes aux autres types de structures :
- Hiérarchie.
La hiérarchie définit clairement qui possède l'autorité et les responsabilités nécessaires pour prendre des décisions sur le projet. - Division du travail.
Cette caractéristique précise la charge de travail associé à chaque fonction (managériale, orientée tâches, etc). - Type de poste.
Le type de poste, ou type de fonction, désigne le personnel qui est en "première ligne" et qui est directement impliqué dans le projet d'un côté (on parle de line position), et de l'autre désigne ceux qui ne sont pas directement impliqués mais qui agissent en support des premiers (staff position). - Centralisation.
Cet aspect décrit la manière dont les décisions sont prises. Dans un projet centralisé, une personne unique disposant de l'autorité hiérarchique prend les décisions. Dans un projet décentralisé, les décisions sont réparties dans l'ensemble de l'organisation et prises de manière collective. - Étendue du contrôle.
L'étendue du contrôle précise qui dirige qui, et qui contrôle le travail de qui. On y indique également la précision du contrôle effectué, et celui-ci est effectué à fortiori (on contrôle tout avant validation) ou à posteriori (on contrôle quelques aspects du projet pour s'assurer que la qualité est maintenue.
Pourquoi l'organisation de projet est importante ?
L'organisation de projet est un point indispensable que vous devez traiter dès le démarrage de votre projet, afin de définir précisément les responsabilités de chacun, le niveau de contrôle à appliquer dans le projet, ainsi que le pouvoir décisionnaire dont dispose l'équipe projet.
L'organisation choisie permet ainsi de réduire les perturbations dans le flux de travail de l'équipe, tout en harmonisant les pratiques de travail, collaboration et communication.
Comment créer un organigramme de projet ?
Afin de créer l'organigramme de son projet, il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants :
- Taille du projet.
La taille du projet va déterminer les moyens que l'on met à disposition pour le réaliser. La structure fonctionnelle ou matricielle convient à des projets de petite taille alors que la structure par projet convient à ceux plus conséquents. - Complexité et incertitude du projet.
Plus un projet est complexe et incertain, plus la gouvernance mise en place devra être importante et structurée. - Maturité de l'organisation en gestion de projet.
Une organisation par projet ou en structure matricielle fonctionne bien à condition que la société soit mature et ait adopté le travail en mode projet. - Niveau d'autorité confiée au chef de projet.
En fonction de l'autonomie, l'autorité et le pouvoir que l'on souhaite accorder au chef de projet, la structure choisie sera différente. La structure matricielle faible donne une autorité limitée alors que la structure par projet amène une autonomie maximale. - Organisation de l'entreprise.
En fonction de comment l'entreprise s'est structurée en interne, l'organigramme de projet évoluera. Une entreprise très verticale dans la prise de décision et possédant une chaîne hiérarchique forte choisira le plus souvent une structure fonctionnelle, par exemple.
