Imaginez un monde où votre boîte de réception est un havre de paix, un espace ordonné où chaque courriel trouve sa place. Où la montagne incessante de messages n’est plus une source de stress mais un outil productif.
Une boîte de réception maîtrisée, une productivité décuplée.
D’après une étude de l’institut BVA et Tryane :
- 7% des salariés passent plus de deux heures à traiter leurs emails,
- 26% passent entre une heure et deux heures,
- 46% y consacrent entre 20 minutes et 1 heure.
La méthode Zero Inbox, loin d’être une simple astuce pour garder une boîte mail vide, est en réalité une véritable stratégie pour traiter vos courriels de manière efficace et rapide.
Faites-vous partie des nombreuses personnes qui pensent que le Inbox Zero est un objectif inatteignable, une quête utopique de perfection ?
Vous arrive-t-il de vous perdre dans des solutions temporaires qui ne font qu’ajouter du stress et de la désorganisation ?
Je vous présente tout ça dans l’article.
Qu’est-ce que la méthode Zero Inbox ?
Le concept de Zero Inbox a été introduit et popularisé par Merlin Mann, une figure de proue dans le monde des stratégies de tri d’emails et de l’optimisation de boîte de réception.
Pourtant, loin des idées reçues, cette méthode ne vise pas uniquement à obtenir une boîte de réception vide. C’est une philosophie, une approche globale visant à transformer votre gestion des emails en un outil puissant pour augmenter la productivité.
L’idée fondamentale de la méthode Inbox 0 est de voir la boîte mail non pas comme une fin en soi, mais plutôt comme un moyen. Cela implique de se détacher de l’idée qu’une boîte de réception doit toujours être vide.
Au contraire, Merlin Mann met l’accent sur l’utilisation de la boîte mail comme un outil d’organisation des emails et de gestion efficace des courriels. L’objectif est de transformer l’anxiété que génère souvent une boîte mail encombrée en une sensation de contrôle et de clarté.
Au cœur de la méthode Zero Inbox se trouvent trois actions clés : organiser, trier et classer.
Plutôt que de se contenter de supprimer ou de lire passivement les emails, l’approche Zero Inbox incite à prendre des décisions actives sur chaque email.
Cela comprend l’archivage, le marquage, la délégation ou même la planification de réponses à des moments plus opportuns.
Parallèle avec la méthode Getting Things Done (GTD)
Inspirez-vous de la méthode Getting Things Done (GTD) pour gérer vos emails. Traitez immédiatement ce qui peut l’être, déléguez ou reportez le reste.
Dans son livre « Getting Things Done », David Allen popularise la technique des deux minutes que je vous invite à appliquer à votre gestion d’emails :
- Vous pouvez répondre en moins de deux minutes ? Envoyez l’email immédiatement
- La réponse prend plus de deux minutes ? Planifiez-là dans votre agenda ou déléguez-là immédiatement.
8 étapes pour mettre en place la méthode Inbox Zero
1 ) Planifiez des moments pour consulter vos emails
Au lieu de consulter votre boîte mail constamment, définissez des moments précis dans la journée pour traiter vos emails.
Cela vous permet de :
- Rester concentré sur d’autres tâches plus importantes
- Etre complètement dédié à la réponse à vos emails lorsque le moment est venu
Consultez vos emails peut-être 2 à 3 fois par jour seulement, à des moments choisis stratégiquement :
- Vers 12h après une bonne matinée productive, juste avant votre pause déjeuner,
- Vers 14h, juste après la pause déjeuner. C’est le moment idéal pour repérer d’éventuels emails urgents nécessitant une attention immédiate et pour évaluer l’afflux de nouveaux messages reçus.
- En fin de journée 18h, 19h ou même 20h, selon votre horaire de travail. Ce second coup d’œil est l’occasion de répondre aux messages qui requièrent une réponse de votre part.
2 ) Répondez à vos emails hors des heures de pointes
L’avantage de répondre tôt le matin ou tard le soir, c’est d’éviter que vos destinataires ne vous répondent en pleine session de gestion d’emails, allongeant ainsi le temps que vous y consacrez.
Optez pour un moment en fin de journée pour rédiger vos réponses et programmez leur envoi pour le début de la journée suivante.
3 ) Rédiger des réponses mail droit au but
Pour exceller dans la méthode Zero Inbox et dans la gestion efficace des courriels, misez sur des réponses succinctes.
Laissez de côté les formules de politesse interminables telles que :
- « j’espère que vous allez bien »,
- « je me permets de »,
- « je vous souhaite une agréable journée pour vous et votre famille ».
Soyez direct et concis, sans en faire trop.
Bien sûr, la courtoisie est de mise, mais privilégiez des réponses brèves et bien structurées. Vos interlocuteurs attendent une information facile à capter et vous en seront d’autant plus reconnaissant si vous êtes synthétique.
Aussi, limitez le nombre de relectures ! Arrêtez de perdre du temps à repasser votre email au peigne fin pour la quinzième fois. L’information que vous transmettez est bien plus importante que la forme !
4 ) Remplacez les emails par d’autres canaux de communications
L’objectif de cette étape est de réduire la dépendance aux e-mails, souvent saturés et inefficaces pour les discussions en temps réel, et d’adopter des alternatives plus dynamiques et contextuelles.
Gestion des urgences : téléphone, Whatsapp ou SMS
Pour la gestion des urgences, où chaque minute compte, privilégiez des outils qui permettent une interaction instantanée.
Le téléphone reste un moyen éprouvé pour obtenir immédiatement l’attention de votre interlocuteur. Les applications telles que WhatsApp ou les SMS peuvent également être des alternatives efficaces, permettant un échange rapide et direct, avec l’avantage d’envoyer non seulement des textes mais aussi des images, des vidéos et des messages vocaux.
Échanges rapides et informels : outils de messagerie instantanée
Lorsqu’il s’agit d’échanges rapides et informels, où la conservation de l’historique des communications n’est pas une priorité, des outils de messagerie instantanée comme Slack s’avèrent utiles.
Ils offrent non seulement la possibilité d’une réponse instantanée, mais aussi d’organiser les conversations par canaux thématiques, de partager des fichiers facilement et d’intégrer divers outils de travail collaboratif.
Discussions stratégiques : réunions ou visio conférences
Pour des discussions plus approfondies sur la stratégie ou la créativité, qui requièrent souvent une réflexion collective et un partage d’idées plus structuré, optez pour des réunions en face à face, des appels téléphoniques ou des visioconférences.
Ces formats permettent non seulement un dialogue nuancé et l’interprétation des expressions non verbales, mais aussi la possibilité de générer des brainstormings collaboratifs ou de présenter des visuels pour étayer les discussions.
5 ) Appliquez la méthode des 4 D
Transformez votre boîte de réception en un outil de productivité inégalé avec la puissante stratégie des 4D : un système révolutionnaire pour trier, traiter et dompter le flux incessant d’e-mails qui requièrent votre attention.
Avec cette approche, chaque e-mail devient une décision rapide et stratégique :
- « Delete » (Supprimer) : Libérez-vous sans remords des messages superflus. Un clic suffit pour éliminer le bruit et conserver l’essentiel.
- « Do » (Faire) : L’action immédiate est la clé. Un e-mail nécessitant moins de deux minutes de réponse ? Traitez-le sur-le-champ et savourez l’efficacité instantanée.
- « Defer » (Différer) : Repoussez judicieusement les e-mails plus complexes. Planifiez leur traitement ou déléguez-les selon vos priorités, sans laisser l’urgence dicter votre agenda.
- « Delegate » (Déléguer) : Optimisez votre temps en confiant les tâches adéquates à vos collègues.
Adoptez cette tactique implacable et transformez une simple boîte de réception en un véritable tableau de bord de votre efficacité professionnelle !
6 ) Paramétrez votre messagerie
La personnalisation de votre messagerie est un pas décisif vers le Zero Inbox. Cela commence par le réglage des notifications.
Optez pour des alertes seulement pour les emails importants. Ainsi, vous évitez d’être constamment distrait par des notifications inutiles.
Ensuite, organisez vos dossiers et libellés. Créez des catégories claires pour classer vos emails : travail, personnel, urgent, etc. Vous pouvez aussi configurer des filtres pour que les emails soient automatiquement triés dans les bons dossiers dès leur arrivée.
N’oubliez pas de paramétrer votre signature électronique. Cela donne un aspect professionnel à vos emails et vous économise du temps.
Enfin, assurez-vous de régler les paramètres de réponse, comme la réponse automatique en cas d’absence.
7 ) Créez des templates de réponses
Pour accélérer le processus de réponse, créez des modèles de réponses pour les emails fréquemment reçus.
Ces templates peuvent couvrir divers scénarios : remerciements, demandes d’informations, confirmations, etc.
Personnalisez ces modèles en fonction de vos besoins, mais veillez à conserver une structure claire et concise.
Une fois créés, vous n’aurez plus qu’à les ajuster légèrement avant de les envoyer, ce qui vous fera gagner un temps précieux.
8 ) Utilisez des raccourcis
Les raccourcis clavier sont de véritables alliés de la productivité.
Apprenez les combinaisons de touches pour les actions courantes : nouveau message, répondre, transférer, archiver, etc. Ces raccourcis vous permettent de naviguer rapidement dans votre messagerie sans avoir à utiliser la souris.
Vous pouvez également créer des raccourcis pour des phrases ou des réponses types.
Ainsi, au lieu de taper une réponse fréquente, un simple raccourci insérera le texte pour vous.
Cela peut être particulièrement utile pour les formules de politesse ou les phrases récurrentes dans vos communications.
