Responsable de programme : Rôles et Responsabilités

9 février 2024 - minutes de lecture

9 février 2024

En gestion de projet, on peut être en charge de projets (logique), mais aussi de programmes et de portefeuilles

Dans cet article, je vous explique en détails les rôles, missions et responsabilités d'un responsable de programme, et ce que vous pouvez faire pour vous aussi devenir directeur de programme.

Qu'est-ce qu'un directeur de programme ? Définition

Un responsable de programme est un professionnel chargé de superviser et de coordonner plusieurs projets regroupés ensemble en un même programme, en raison de leur objectif commun. Il assure la vision stratégique, la gestion des ressources et la coordination globale pour atteindre les résultats attendus.

Un programme est composé de plusieurs projets interdépendants, qui, ensemble, visent à atteindre un objectif stratégique. Le directeur de programme a pour responsabilité de définir la vision stratégique du programme, en alignant les projets sur les besoins de l'organisation et en garantissant la réalisation des résultats attendus.

Il est le garant du succès du programme. A ce titre, il doit donc superviser et contrôler l'ensemble des projets le composant. Il peut également déléguer la gestion opérationnelle d'un projet à un chef de projet, mais il en garde la responsabilité et le pilotage stratégique.

Un programme peut s'étaler dans le temps, et tous les projets le composant ne sont pas lancés en même temps. En effet, il peut exister des prérequis entre certains projets. Le responsable de programme doit en tenir compte et prioriser ses projets en fonction.

Il assume la responsabilité du lancement du programme jusqu'à sa clôture, en passant par la phase d'étude, de planification et de réalisation.

Contrairement au chef de projet qui s'occupe plutôt du pilotage opérationnel du projet, le responsable de programme est en charge de la stratégie, de la coordination de l'ensemble des acteurs et de la communication avec les parties prenantes, comme le sponsor ou le commanditaire.

Ce poste est réservé aux chefs de projet confirmés, qui ont déjà fait leurs armes sur des projets de taille petite à moyenne, et qui souhaite développer leurs compétences inter-personnelles, et travailler plus dans la stratégie et les objectifs business que dans l'opérationnel.

Rôles, missions et responsabilités d'un responsable de programme

Le directeur de programme est un rôle clé dans la gouvernance projet. Voici les rôles, missions et responsabilités les plus importants que le responsable de programme assure durant le cycle de vie du projet :

  • Pilotage stratégique du programme et des projets.
    Il est en charge du pilotage stratégique des projets et du programme. Il s'assure que les objectifs du programme sont alignés avec les objectifs stratégiques de l'entreprise, et prend les décisions stratégiques pour mener à bien le projet.
  • Analyse du programme de projets.
    Il analyse régulièrement le programme, afin d'identifier les projets qui le composent, et les prioriser, en fonction des besoins et des objectifs à atteindre.
  • Élaboration du cahier des charges.
    Le directeur de programme est impliqué dès le lancement du projet, afin de mener les études de marché, faisabilité, rentabilité, etc et de rédiger le cahier des charges et l'appel d'offres.
  • Analyse, classification et traitement des risques.
    Il s'occupe également de la gestion des risques du projet, notamment des risques stratégiques, business et globaux (systémiques). Les risques opérationnels sont délégués aux chefs de projet composant son équipe.
  • Encadrement de l'équipe projet.
    Il dirige, coordonne et motive les membres de l'équipe, et favorise un environnement de travail collaboratif, tout en encourageant la prise d'initiative et le développement des compétences.
  • Coordination des différents chefs de projet.
    S'il a des chefs de projet dans son équipe à qui il a confié des projets du programme, il se coordonne au quotidien avec eux pour être au fait des avancées et des difficultés rencontrées sur l'ensemble du programme. Il les soutient, et les aide à surmonter les difficultés.
  • Communication avec les parties prenantes.
    Le directeur de programme communique régulièrement avec les parties prenantes clés du projet. Il peut s'agir des décideurs, du sponsor, du commanditaire, des utilisateurs-clés, des managers métiers, etc...
  • Suivi et contrôle du projet.
    Il assure le suivi et le contrôle quotidien du projet, afin de s'assurer que celui-ci progresse comme prévu et dans le respect des délais, de la qualité et du budget. Il utilise pour cela un tableau de bord avec des indicateurs de performance (KPI), et peut aussi utiliser la méthode de la chaîne critique, la fever chart ou les indicateurs Otobos.
  • Prise de décision.
    Il prend également toutes les décisions afférentes au programme et à ses projets, et tranche lorsqu'un arbitrage est nécessaire. Les décisions ne se prennent pas forcément unilatéralement : il peut se concerter avec les parties prenantes. Mais c'est le responsable de programme qui a le dernier mot, en tant que garant de la réussite des projets.
  • Animation des comités de pilotage.
    Puisqu'il est le responsable du succès du programme, c'est à lui qu'il revient d'animer les comités de pilotage, et de présenter l'avancement du projet en COPIL.
  • Suivi budgétaire et gestion administrative.
    Enfin, il est également en charge du suivi budgétaire du projet, ainsi que de la gestion des coûts : paiements fournisseurs, jalons de facturation, rallonges budgétaires, etc... Il s'occupe aussi de toute la paperasse administrative, par exemple les contrats avec partenaires et fournisseurs.

Le directeur de programme est avant tout un leader, qui définit la vision et les objectifs du programme et des projets pour l'équipe, en veillant à ce qu'ils soient alignés avec les objectifs stratégiques de l'entreprise ou du client. 

Différences entre chef de projet et directeur de programme

Analysons maintenant ensemble les principales différences entre un poste de directeur de projet et un poste de chef de projet :

  • Le responsable de programme.
    Il est responsable d'un programme, composé de multiples projets qui partagent un but commun. Il prend en charge le pilotage des projets du programme, ou en délègue le pilotage opérationnel à des chefs de projet.
  • Le chef de projet.
    Il est responsable du pilotage opérationnel d'un projet, et travaille en étroite collaboration avec l'équipe projet pour superviser les tâches quotidiennes, allouer les ressources, et résoudre les problèmes opérationnels. Il assure la coordination des activités et rend souvent compte à un directeur de projet, qui manage un programme ou un portefeuille, dans lequel se trouve son projet.

Compétences et qualités requises pour être responsable programme

Afin de devenir un directeur de programme, il est nécessaire d'avoir la maîtrise des compétences suivantes :

  • Les méthodologies de gestion de projet.
    Pas besoin de connaître l'ensemble des méthodologies de gestion de projet. Une seule peut suffire, comme Prince2 ou encore PMP.
  • Les connaissances en stratégie et en business management.
    Cela permet de mieux appréhender les attentes des parties prenantes, et d'aligner les objectifs des projets et du programme sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
  • Les techniques et outils de planification.
    La planification va vous servir au quotidien. Vous devez savoir estimer la charge de travail, identifier les dépendances entre tâches, et créer un planning ainsi qu'un diagramme de Gantt.
  • La gestion des ressources.
    On attribue des ressources à chaque projet, aussi bien humaines que matérielles. Un directeur de projet doit être en mesure de gérer ses ressources, son stock, son inventaire, etc.
  • La gestion du temps.
    Vous devez avoir une connaissance fine des différents projets composant votre programme, ce qui implique de réserver du temps à consacrer à chaque projet, et de ne pas se laisser manger par les tâches du quotidien ou les urgences qui n'en sont pas.
  • La gestion des coûts et du budget.
    En tant que directeur de programme, vous devez être autonome dans le suivi du budget et de vos projets, et dans la gestion de ses coûts : contrats partenaires et fournisseurs, dépenses approuvées, suivi des dépenses, projection des coûts à fin de projet, rallonges budgétaires, etc...
  • Le management transversal.
    Il doit également maîtriser l'art de gérer et manager une équipe. Le management transversal est identique au management hiérarchique, à une nuance près : il n'existe aucun lien hiérarchique entre le responsable de programme et son équipe. Il doit donc faire preuve de leadership.
  • La gestion des risques.
    Les risques sont inhérents à tous les projets. Le directeur de programme doit savoir les reconnaître, les identifier, les catégoriser, les suivre et mettre en place des plans d'action pour les atténuer.
  • La conduite du changement.
    Chaque projet est vecteur de changement. Le respnsable de programme doit savoir comment amener le changement et mettre de son côté même les plus réticents à changer.
  • Le management de la qualité.
    Il doit également connaître les techniques de management de la qualité, afin d'éviter de livrer quelque chose qui ne respecte pas les standards de qualité, tout en évitant de faire de la sur-qualité et donc de consommer plus de budget que nécessaire.
  • Les techniques et outils de résolution de problèmes.
    Il y a toujours tôt ou tard des difficultés sur les projets. Le directeur de programme doit connaître plusieurs techniques de résolution de problèmes et d'identification de cause racine, afin d'éviter de rester bloqué au premier imprévu rencontré.
  • Les connaissances techniques et métiers minimum.
    Chaque secteur d'activité, chaque métier a ses spécificités. Le responsable de programme doit connaître ces spécificités métiers afin de comprendre le contexte dans lequel évolue le projet, mais également de pouvoir communiquer, comprendre et se faire comprendre avec les autres acteurs du projet.

Un chef de projet peut-il devenir un responsable de programme ?

Un chef de projet peut tout à fait devenir un directeur de programme. C'est même une évolution logique pour les chefs de projet expérimentés (5 à 10 ans d'expérience). 

Personnellement, j'ai fait la transition après 5 ans d'expérience. 

Mais cela m'a demandé d'opérer une transition de mentalité, pour passer des aspects opérationnels (suivi des équipiers, contrôle quotidien de l'avancement, difficultés techniques, ...) aux aspects stratégiques (business management, pilotage des risques, gestion du changement, gestion du budget et des coûts, etc...).

Pour réussir cette transition en tant que directeur de programme, je vous conseille de lire un ou deux ouvrages sur le business management et le pilotage stratégique d'une entreprise, ou encore de consulter des contenus sur la business analyse.

Comment devenir directeur de programme ?

Il n'existe pas de formation spécifique pour devenir directeur de programme. Cette évolution se fait logiquement, après avoir passé quelques années sur le terrain en tant que chef de projet et/ou directeur de projet (Entre 5 à 10 ans d'expérience).

Voici toutefois mes conseils pour mettre toutes les chances de votre côté quand vous postulez à ce poste :

  • Une connaissance approfondie des méthodologies projet.
    Vous devez avoir une bonne culture projet, et avoir approfondi des méthodologies comme Prince2, PMP, Scrum, Kanban, Cycle en V, etc...
  • Une expérience réussie sur des projets complexes.
    Avoir géré un ou plusieurs projets complexes, techniquement ou humainement, vous permet de mieux appréhender de quoi sera fait votre quotidien en tant que responsable de programme. Cela rassurera aussi les recruteurs.
  • Une maîtrise du pilotage des risques.
    Vous devez savoir identifier, catégoriser, suivre et traiter des risques projet, car ce sera l'une de vos principales missions. Si vous êtes "un peu juste" sur le sujet, je vous conseille d'explorer ce dossier de gestion des risques.
  • Une maîtrise de la conduite du changement.
    La conduite du changement, c'est l'art de faire accepter le changement à ceux qui sont impactés. Puisque vous serez en charge d'un ou de plusieurs programmes projet, le changement sera inévitable. Vous devez donc connaître les techniques de gestion du changement, ainsi que les techniques de communications.
  • Une maîtrise de la gestion des coûts et du budget.
    Vous devez maîtriser les chiffres et avoir un tableau de bord comprenant le suivi fin des coûts du projet. Vous pouvez vous appuyer pour cela sur la courbe en S, et les outils de Earned Value Management (EVM).
  • Des connaissances en management d'équipe.
    Déjà en tant que chef de projet vous deviez coordonner des acteurs projet quotidiennement. Mais en tant que directeur de programmes, vous êtes en charge de toute l'équipe, vous devez gérer l'administratif, mais également coordonner les différents chefs de projet travaillant pour vous.
  • Des connaissances en stratégie d'entreprise et en business management.
    Enfin, il est indispensable d'avoir des connaissances dans le business management, la stratégie d'entreprise ou encore la business analyse, pour assurer le pilotage stratégique des projets.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir les livres que je recommande de lire pour devenir un bon directeur de programme.

Qu'est-ce qui fait un bon responsable de programme ?

Un bon responsable de programme est un responsable de programme qui est rigoureux, flexible, et est bon communiquant, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

  • Un bon responsable de programme est rigoureux.
    La rigueur permet d'être méthodique, de procéder par étape, d'analyser la situation dans son ensemble, et de produire un plan d'action adaptée, permettant d'atteindre les objectifs du projet.
  • Un bon directeur de programme est flexible.
    La flexibilité ou l'agilité permet au directeur de projet de réagir face à une difficulté ou un imprévu et de trouver une solution, afin de mener à bien son projet. Cela lui permet de réagir face à l'inconnu, ou encore à un changement de périmètre du projet.
  • Un bon responsable de programme communique beaucoup.
    La communication est la clé de tout en gestion de projet. On passe notre temps  communiquer avec l'ensemble des acteurs projet pour se synchroniser et travailler ensemble.
  • Un bon directeur de programme prend ses responsabilités.
    Il ne cherche pas à se décharger sur quelqu'un ou accuser celui d'à côté dès qu'un projet vacille. Il est le garant du succès du programme et des projets le composant, et s'occupe du pilotage stratégique et de la prise de décision. 

Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant.

J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous.

Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, PSPO1, Lean Six Sigma Black Belt.


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