Si vous pratiquez la gestion de projet, vous avez peut-être déjà entendu parler du concept Otobos.
Qu'est-ce que c'est ? Et comment en tirer partie ?
Découvrons cela ensemble.
Qu'est-ce qu'Otobos ? Définition
Otobos est un concept de gestion de projet permettant de gérer un projet dans les délais impartis, dans le budget alloué, et en respectant le périmètre du projet. D'ailleurs, Otobos signifie en anglais On Time, On Budget, On Scope.
Ce concept est lié au triangle d'or du projet, ou triangle QCD - Qualité, Coût, Délai. Otobos demande donc au chef de projet de tout mettre en œuvre afin de respecter le calendrier projet qui a été défini, de respecter le budget alloué au projet, et enfin de respecter la portée du projet, donc son périmètre.
Le chef de projet va donc suivre, piloter et manager son projet en tenant compte de ces éléments et en les respectant sur tout le cycle de vie du projet.
Dans les faits, Otobos est plus une philosophie qu'une méthode de gestion de projet. Ce concept permet cependant la mise en place d'indicateurs de performance, permettant de mesurer l'état d'avancement du projet, notamment en terme de qualité, de coûts et de délais.
Exemple d'indicateurs Otobos
Respecter Otobos n'est pas l'objectif du projet
Si un projet est livré dans les délais, dans le budget alloué et en respectant en tout point le cahier des charges du client, c'est un succès, n'est-ce pas ?
Et bien... Pas forcément...
C'est justement le piège à éviter ! On aime bien croire que si tous les paramètres sont respectés alors on a fait du bon boulot. Mais il y a un point à ne surtout pas perdre de vue l'objectif du projet.
Et l'objectif final d'un projet c'est d'apporter de la valeur au commanditaire.
Dans son livre Agile Project Management, Jim Highsmith met en avant 2 exemples qui illustrent bien cela :
- La production du film Titanic a pris plusieurs fois du retard, et le budget nécessaire pour finir le film était 2 fois supérieur au budget initial alloué au projet. En se fiant uniquement au standard Otobos, ce projet de film était un échec. Pourtant, Titanic a rapporté énormément d'argent, a surclassé tous les autres films au box office et a raflé 11 awards.
- Le projet Iridium par Motorola a eu le problème inverse. Il s'agissait d'un système de téléphonie basé sur un maillage de 66 satellites. D'un point de vue Otobos, le projet est un succès : délais, budget et périmètre respectés. Mais le projet n'a pas réussi à apporter de valeur commerciale, et Motorola a fini par revendre Iridium pour quelques bouchées de pain.
Mettre en place des indicateurs Otobos vous permettra de mieux suivre l'avancement de votre projet ainsi que les éventuels écarts au périmètre, au budget, et d'anticiper les retards projet.
Mais, et j'insiste sur ce point, Otobos n'est pas le but final à atteindre pour votre projet. Voyez plutôt ce concept comme un indicateur.
Comment utiliser Otobos dans son pilotage projet ?
Le concept Otobos est particulièrement utile pour produire des indicateurs visuels d'avancement du projet dans le tableau de bord. Ils permettent ainsi en un coup d’œil rapide de visualiser si le projet se porte bien ou s'il rencontre des difficultés.
Il existe ainsi deux types de tableaux de bord Otobos qui peuvent vous être utiles :
- Le tableau de bord mono-projet.
Ce tableau de bord Otobos permet de visualiser la cohérence ou les écarts sur les délais, le périmètre et le budget pour un même projet, de mois en mois, ou de semaine en semaine, selon le cadencement du projet. - Le tableau de bord multi-projets.
Ce tableau de bord Otobos permet de voir comment se comportent plusieurs projets dans le temps en terme de planification, de budget et de portée.
Exemple d'indicateurs Otobos
Indicateurs Otobos : définition
Pour construire ces tableaux de bord Otobos, nous allons nous appuyer sur les indicateurs Otobos suivants :
Indicateurs Otobos | Vert | Jaune | Rouge |
|---|---|---|---|
Représentation |  Vert |  Jaune |  Rouge |
Généralités | Atteinte du rendement optimal (rien à signaler) | Le plan n'est pas respecté, mais les excès ne dépassent pas ce qui est autorisé (à surveiller) | Risque que de nouvelles approbations soient nécessaires (dépassement des paramètres) |
Calendrier projet | Le projet s'achèvera dans les temps. Le projet progresse selon le calendrier prévu. | Il se peut que le projet ne soit pas achevé dans les temps. La progression du projet à ce jour ne respecte pas le calendrier, mais la date de fin de projet n'est pas remise en cause. | Le projet ne sera pas achevé dans les temps. |
Budget | Les dépenses actuelles et prévues correspondent au budget approuvé. | Les dépenses actuelles ne correspondent pas au plan. | Le projet ne sera pas achevé dans les coûts prévus. |
Portée (Périmètre) | Les exigences et besoins projet sont connus et leur modification n'a pas d'incidence sur le projet. | Les exigences projet ne sont pas claires, la portée du projet est sujette à interprétation. | Les exigences projet sont inconnues. On constate une dérive importante des objectifs du projet. On ne s'entend pas sur les livrables, les éléments facturables au client ou le niveau de qualité souhaité. |
Concrètement, voici quelques exemples pour mieux comprendre et utiliser ces indicateurs Otobos.
Exemple de tableaux de bord projet avec indicateurs Otobos
Voici trois exemples de tableaux de bord que j'ai créé afin de pouvoir suivre l'état d'avancement des projets et leurs dérives en terme de délais, budget et périmètre.
- Le premier est un tableau de bord concernant un seul projet, ce qui permet de voir mois après mois les évolutions des indicateurs Otobos.
- Le second permet de suivre les mêmes indicateurs mais pour plusieurs projets, et d'en garder l'historique. Il s'agit généralement de projets compris dans un programme ou un portefeuille de projets.
- Le dernier permet, toujours pour du multi-projets, de visualiser les indicateurs de performance du projet, mais de manière plus détaillée.
Exemple de tableau de bord Otobos pour 1 projet
Exemple de tableau de bord Otobos pour du multi-projets
Exemple de tableau de bord Otobos détaillé pour plusieurs projets