Pourquoi travailler en mode projet et comment le déployer ?

Aaahhh, le mode projet. Tout le monde l'a sur le coin des lèvres.

Je parie même qu'il est présent dans tous les discours de vos dirigeants, en séminaire d'entreprise, dans les communications internes, etc...

Mais qu'est-ce que le mode projet ? Pourquoi tout le monde en parle, et pourquoi est-ce pertinent d'y passer si ce n'est pas déjà fait ?

Qu'est-ce que le mode projet ? Définition + Fonctionnement

Le mode projet est une méthodologie de travail qui consiste à renforcer la collaboration entre les collaborateurs et les services pour travailler sur des projets commun. On parle également de management par les projets.

Ce mode d'organisation transversal et collaboratif incite fortement les équipes à coopérer et collaborer. De petites équipes pluridisciplinaires se créent ainsi au gré des projets à mener.

L'organisation adopte donc un mode d'organisation moins pyramidal, permettant flexibilité, souplesse et adaptabilité au quotidien.

Les collaborateurs peuvent consacrer une partie ou la totalité de leur temps à un ou plusieurs projets commun, en fonction des expertises demandées et de la complexité des projets.

Le mode projet permet également de casser les silos qui peuvent exister dans l'entreprise, en forçant la collaboration inter-services.

La mise en œuvre du mode projet implique un cadre organisationnel et une méthodologie de travail adaptée. En effet, chaque projet doit avoir un pilote, et un seul : le chef de projet. C'est cette personne qui le supervise au quotidien.

Bien que cette personne soit responsable du projet, elle n'existe aucun lien hiérarchique entre elles et les membres de l'équipe projet. C'est ce qu'on appelle le management transversal.

Différences entre mode projet et mode produit

Avant de nous attarder sur les avantages à travailler en mode projet, j'aimerais faire une petite distinction : le mode projet n'est PAS le mode produit. Je m'explique :

• La gestion de projet.
  C'est l'art de concevoir, piloter et suivre un plan afin de réaliser un ensemble de tâches permettant d'accomplir un objectif précis.
  
  Le chef de projet est le responsable et le garant de la réussite du projet.
  
  Bien sûr, c'est grossièrement résumé, mais je vous en dis plus dans cet article.
  
  
• La gestion de produit.
  C'est l'art de superviser le développement d'un produit (digital ou physique) durant tout son cycle de vie, de la phase de conception jusqu'à la commercialisation.
  
   Le Product Manager est le responsable de l'ensemble du cycle de vie du produit.
  
  

Bien qu'il s'agisse de deux visions différentes et de deux manières différentes de travailler, le mode projet et le mode produit font appel aux mêmes compétences, et se recoupent d'ailleurs régulièrement.

Je poursuis l'analyse détaillée des différentes entre le mode projet et le mode produit dans cet article. N'hésitez pas à le consulter si je vous ai intrigué. 😉

Pourquoi travailler en mode projet ? 8 avantages

Qu'est-ce qui pousse les organisations à adopter le management par les projets ? Quels sont les avantages et intérêts pour une entreprise de travailler en mode projet ? 

J'en vois plusieurs et il y a fort à parier qu'une fois que vous les connaîtrez, vous aussi, vous voudrez adopter le mode projet :

• Coopération et collaboration renforcée.
  Travailler en mode projet, c'est travailler à plusieurs dans un laps de temps défini pour atteindre un objectif commun.
  
  Une équipe projet est pluridisciplinaire, et n'a d'autres choix que de collaborer pour atteindre ses objectifs et réussir le projet.
  
  
• Disparition des silos dans l'entreprise.
  Une équipe projet est une équipe temporaire, montée pour le bien du projet. Ses membres peuvent venir de différents horizons, différents services, voir même parfois différentes sociétés.
  
  Ce caractère pluridisciplinaire contribue à casser les silos et les barrières invisibles dans l'organisation.
  
  
• Développement de l'innovation et de la créativité.
  Lorsqu'on travaille en mode projet, on cherche à apporter une solution (le résultat du projet) à un problème précis.
  
  Cela implique de sortir des sentiers battus, d'essayer de faire autrement que ce qui a toujours été fait.
  
  Le mode projet invite les collaborateurs à se reconnecter avec leur créativité, et à faire preuve d'innovation au quotidien.
  
  
• Gains d'efficacité et de performance.
  Les projets répondent à un besoin réel dans l'entreprise : celui d'améliorer les choses. On cherche donc à terme à être plus efficace, plus performants.
  
  De plus, les nouvelles compétences développées par les salariés, et le regain de motivation et d'intérêt qu'ils tirent du mode projet contribuent à l'amélioration de la performance générale des équipes.
  
  
• Création de synergies entre les équipes.
  Les équipes découvrent grâce au mode projet qu'elles ne peuvent pas avancer toutes seules dans leur coin : aujourd'hui, tout est inter-connecté.
  
  Des synergies se créent donc naturellement entre les équipes et les collaborateurs au gré des projets.
  
  
• Des équipes qui gagnent en responsabilités et en autonomie.
  Lorsqu'on travaille en mode projet, il est impossible pour les managers de tout contrôler. Ils n'ont d'autres choix que de faire confiance.
  
  Cette confiance accordée aux équipes amène davantage d'autonomie et de responsabilités dans leur quotidien.
  
  
• Des collaborateurs plus impliqués et plus motivés.
  En gagnant en autonomie, en responsabilités, en visualisant concrètement ce que peut apporter leur travail, les collaborateurs se sentent plus impliqués au quotidien.
  
  Le mode projet renforce également la motivation et l'engagement des effectifs, et contribue à réduire le taux de turn-over de l'entreprise.
  
  
• Développement de compétences et de soft skills.
  Participer à un projet revient à sortir du cadre de sa fiche de poste, et à prendre de nouvelles responsabilités et développer de nouvelles compétences, que l'on n'aurait pas eu en faisant le travail routinier.
  
  Le mode projet permet donc aux collaborateurs de développer ou renforcer leur savoir-faire et leur savoir-être.
  

Les limites du mode projet

Je vois déjà les étoiles scintiller dans vos yeux à la lecture de tous les avantages que le mode projet procure.

Mais il ne s'agit pas d'une méthode magique !

Le mode projet a ses limites, comme toute méthodologie de travail. Mal utilisé, il peut même devenir un handicap plus qu'un avantage pour l'entreprise.

En effet, il existe 3 cas de figure dans lesquels le mode projet atteint très vite ses limites :

1. Le projet n'est pas correctement cadré, ou les objectifs sont trop flous.
   Si l'on ne sait pas où on va, difficile d'avancer dans la bonne direction. N'est-ce pas ?
   
   C'est pour cela que la phase de cadrage du projet est indispensable.
   
   
2. Le projet ne dispose pas des ressources suffisantes pour être mené à bien.
   Impossible d'aller au bout du projet s'il manque de moyens : équipe trop réduite, budget insuffisant, ressources matérielles et logicielles manquantes, etc...
   
   A terme, cette situation peut même démotiver et décourager les équipes.
   
   Ne négligez pas les ressources à affecter au projet, afin que l'équipe soit en capacité de travailler sereinement.
   
   
3. Les collaborateurs sont impliqués dans trop de projets en parallèle.
   Je n'ai rien contre le multi-projets, mais il y a une limite au nombre de projets auxquels une personne peut participer.
   
   Si un collaborateur est surchargé, vous ferez face à des indisponibilités, à des délais dans la prise en compte des actions, à des projets retardés, voire même à la démotivation de la personne.
   
   Mieux vaut limiter le nombre de projets en parallèle, quitte à en repousser un ou deux de quelques semaines ou mois.
   

Les clés de la réussite en mode projet

Voici les 4 clés pour maximiser vos chances de réussite de vos projets :

1. Nommer un chef de projet rigoureux et responsable.
   Le chef de projet supervise le projet, et est donc présent durant tout le cycle de vie du projet, du début à la fin.
   
   Il participe à la constitution de l'équipe, définit le planning et le plan d'action, répartit les tâches, anime les comités de projet et suit l'avancement du projet au quotidien.
   
   Le choix du chef de projet a lui seul peut faire du projet un succès ou un échec.
   
   Veillez donc à nommer une personne qui possède les qualités principales d'un bon chef de projet.
   
   
2. Définir un cahier des charges précis.
   On l'a vu, si les enjeux et objectifs du projet ne sont pas clarifiés et ne sont pas compris par tous, alors vous avez toutes les chances d'être à l'arrivée à côté de la plaque.
   
   Consultez cet article pour découvrir les 66 questions à poser afin de cadrer convenablement un projet.
   
   
3. Réunir les ressources suffisantes et se donner les moyens de réussir le projet.
   Pour que le travail en mode projet soit un succès, encore faut-il s'en donner les moyens.
   
   Définissez en amont du projet toutes les ressources nécessaires pour sa complétion : budget, ressources matérielles, logiciels et licences, formations, etc...
   
   
4. Ne pas être trop optimiste sur le calendrier projet.
   Fixer des délais trop rapprochés, c'est le meilleur moyen de pressuriser les équipes et de ne pas tenir l'échéance. En bref, c'est tout ce que vous devez éviter de faire.
   
   Avant de vous engager sur une date de fin de projet, assurez-vous que l'équipe réunie soit en mesure d'y arriver avec les ressources et moyens à sa disposition.
   

Comment déployer le mode projet en entreprise ?

Déployer le mode projet dans une organisation en partant de zéro, ça ne s'improvise pas. Et vouloir tout bousculer du jour au lendemain est rarement une bonne idée. 

Mais alors comment faire pour travailler durablement en mode projet ?

Voici un plan d'action en 10 étapes que je vous recommande de suivre :

1. Définir une vision claire de ce qu'est le projet.
   
2. Nommer un chef de projet.
   
3. Établir les rôles et responsabilités de chacun.
   
4. Se donner les moyens de réussir la mission.
   
5. Adopter une méthodologie projet qui correspond aux processus de l'entreprise.
   
6. Dénouer les résistances internes au changement.
   
7. Créer une culture d'entreprise commune, un pas à la fois.
   
8. Encourager la communication, la collaboration et les échanges.
   
9. Utiliser des outils collaboratifs.
   
10. Former et accompagner les collaborateurs et les managers.
    

1 ) Définir une vision claire de ce qu'est le projet

Quel est le projet d'entreprise ? Pourquoi vouloir mettre en place le mode projet dans l'organisation ? 

Avant toute chose, la vision stratégique doit être clarifiée. Vous devez connaître sur le bout des doigts les objectifs que vous chercher à atteindre via le travail en mode projet.

2 ) Nommer un chef de projet indépendant

Vous vous apprêtez à transformer l'entreprise et son mode de fonctionnement de l'intérieur. Vous ferez probablement face à de la résistance interne, aussi bien chez les collaborateurs, que les managers opérationnels ou les directeurs.

Et c'est précisément pour cela que vous devez faire appel à un chef de projet indépendant pour qu'il pilote ce projet de transformation d'entreprise.

Sans cela, vous vous exposez à des frictions internes.

"Qui c'est lui ? Pourquoi est-ce qu'il vient m'expliquer comment je dois travailler maintenant ? C'est pas mon chef. Rien à faire, je ferais comme je l'ai décidé."

Un chef de projet indépendant, mandaté par la direction, est impartial.

Adieu les conflits habituels entre services et directions. Et bonjour au changement.

3 ) Établir les rôles et responsabilités de chacun

Pour qu'un changement fonctionne et prenne dans l'entreprise, chacun doit savoir quel rôle il a à jouer, et quelles sont et seront ses responsabilités.

Établissez clairement le rôle de chacun :

• Qui sera amené à travailler sur le projet de transformation de l'entreprise ? Sur quel sujet ? Avec quel degré d'autonomie ?
  
• Qui sera amené à travailler demain en tant que chef de projet ?
  
• Qui collaborera avec qui ?
  

Faites en sorte d'être aussi clair que possible, et assurez-vous que les rôles et responsabilités présentés soient limpides pour tout le monde.

4 ) Se donner les moyens de réussir la mission

Quelles sont les ressources nécessaires pour mener à bien ce projet de mise en œuvre du mode projet ?

• De quel budget avez-vous besoin ? Pour quoi faire ?
  
• Est-il nécessaire d'investir dans des ressources matérielles et/ou logicielles ?
  
• Est-il nécessaire de prévoir un budget formation pour les équipes ?
  
• Quelle est la durée prévue du projet d'entreprise ? Combien de ressources internes devront s'investir sur le sujet ?
  
• Quelle est la charge de travail interne estimée pour réussir la mission ?
  
• Les équipes disposent-elles du temps nécessaire pour s'investir sur ce projet ?
  

Si vous souhaitez réellement pouvoir travailler en mode projet, je vous conseille de bien lister toutes les ressources dont vous aurez besoin, puis de les réunir.

5 ) Adopter une méthodologie de gestion de projet

Avant de pouvoir déployer le mode projet, il vous faudra bien expliquer aux équipes ce que c'est, et comment on travaille concrètement en mode projet.

Choisissez une méthodologie de gestion de projet simple, souple et adapté à vos processus d'entreprise. Prince2 est un bon candidat, mais il en existe bien sûr d'autres.

6 ) Dénouer les résistances internes au changement

Vous ferez face à de nombreuses levées de bouclier en interne. Le changement perturbe et fait peur. C'est normal. 

Et c'est précisément votre job de rassurer, de répondre aux objections et de dénouer les résistances internes au changement.

Comment ?

En expliquant pourquoi vous souhaitez mettre en place le mode projet, en précisant les objectifs que vous souhaitez atteindre, en montrant les bénéfices que tout le monde en retirera, et ce que ça apportera à chacun personnellement.

En montrant que vous n'avez rien à cacher, et en répondant à toutes les questions.

En donnant du sens au projet. C'est grâce au sens que vous réussirez à embarquer les collaborateurs dans ce projet de transformation.

Enfin, en démontrant par l'exemple. Je vous recommande, avant de déployer massivement le mode projet, de lancer une expérimentation sur une équipe.

Cela vous permettra non seulement de montrer concrètement comment ça marche, et ce qu'on obtient, mais en plus vous aurez sous la main des ambassadeurs prêts à convertir les plus récalcitrants.

7 ) Créer une culture d'entreprise commune

Changer l'état d'esprit qui règne au bureau ne se fait pas en un jour. C'est l'affaire de plusieurs semaines voire plusieurs mois. Et ça se fait un pas après l'autre.

Pour créer une culture commune, je vous recommande d'appliquer à tous les niveaux de l'entreprise, le mode projet , y compris dans les plus hautes sphères. Il n'y a de passe-droits pour personne.

Vous pouvez également mettre en place des points d'avancement réguliers sur le déploiement du mode projet, où tous les collaborateurs sont invités à venir s'exprimer librement sur les bons comme les mauvais points.

Si vous ne connaissez pas le servant leadership, l'un de ses principes fondateurs nous dit qu'il faut manager par l'exemple.

Si vous incarnez le changement et que vous appliquez à votre niveau le mode projet, alors cela va naturellement descendre en cascade, et vous allez faire des émules dans la pyramide hiérarchique.

Le changement doit être amorcé par le haut. C'est l'approche top-bottom.

Et une fois que c'est amorcé, au fur et à mesure de l'implémentation, ça va bouillonner dans les équipes, des expérimentations seront menées, des bonnes pratiques vont émerger et être partagée. C'est l'approche bottom-up.

Ce n'est qu'en combinant ces deux approches que vous parviendrez à définir une nouvelle culture d'entreprise propice au mode projet.

8 ) Encourager la communication, la collaboration et les échanges

Encouragez la communication et les échanges à tous les niveaux de l'organisation.

La communication est à la base de tout. Sans communication, il ne peut pas y avoir de confiance. Et sans confiance, coopérer et collaborer est compliqué.

Cassez les murs et les barrières invisibles en interne, et forcez les services et directeurs de service à travailler ensemble.

C'est à ce prix que le mode projet pourra être déployé.

9 ) Utiliser des outils collaboratifs

Mettez en place des outils collaboratifs modernes, qui permettent de partager l'information facilement et rapidement, et de la consulter peu importe où l'on se trouve : télétravail, nomadisme, équipes partagées sur plusieurs sites ou fuseaux horaires, etc...

Ces outils doivent également faciliter la communication informelle entre membres d'une même équipe projet. Les messageries instantanées telles que Microsoft Teams permettent justement cela.

10 ) Former et accompagner les collaborateurs et les managers

Il est indispensable de former et d'accompagner les collaborateurs, pour qu'ils comprennent ce qu'on va attendre d'eux demain et qu'ils ne se sentent pas perdus.

Jusque là tout va bien.

Mais la seconde partie est souvent oubliée, alors ne la négligez pas.

Et oui, on oublie souvent que les managers sont également des collaborateurs, et qu'ils sont également concernés par cette nouvelle manière de travailler.

Que va t-on attendre d'eux ? Comment doivent-ils s'adapter au mode projet dans leur manière de manager les équipes ? Comment doivent-ils se positionner en tant que manager demain ?

Formez et accompagnez également vos managers, pour qu'ils sachent comment doit évoluer leur métier, et comment ils peuvent intervenir auprès des équipes.

La formation et l'accompagnement est l'un des meilleurs moyens de rassurer, d'en finir avec la résistance au changement, et d'embarquer les équipes dans l'aventure.

Alors ne vous en privez pas !

Le mode projet est-il compatible avec le management hiérarchique ?

Le mode projet amène davantage d'horizontalité (ou de transversalité) dans l'organisation au quotidien, mais il ne signifie pas pour autant la fin du management vertical hiérarchique.

Dans la grande majorité des cas, la hiérarchie n'est pas renversée ni bousculée. Les collaborateurs gardent donc les liens hiérarchiques existants avec leur responsable, et continuent à leur rendre des comptes.

En parallèle, ils sont également en lien avec le chef de projet, à qui il rende des comptes concernant le projet. Celui-ci est bien le garant de la réussite du projet, mais n'a aucun lien hiérarchique avec les membres de l'équipe projet.

Le mode projet est donc totalement compatible avec le management hiérarchique traditionnel.

Le management hiérarchique doit donc lâcher la bride et laisser plus d'autonomie et de responsabilités aux équipes. 

Avec le temps et l'expérience, certains vont même jusqu'à laisser les équipes s'auto-organiser et s'auto-gérer. On observe notamment cela dans les organisations agiles.

Quelles sont les méthodes les plus utiles pour avancer en mode projet ?

Il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projet, certaines plus avancées que d'autres, d'autres répondant à des besoins très précis.

Je vous recommande une méthodologie de gestion de projets relativement simple et adaptable : la méthode Prince2.

Celle-ci s'adapte à tout type et toute taille de projets, et permet la souplesse nécessaire pour s'adapter également à votre organisation.

Bien sûr, vous pouvez également développer une méthodologie de gestion de projet "maison", en vous inspirant des bonnes pratiques de gestion de projets.

Quels outils pour travailler en mode projet ?

Faire collaborer des personnes sur un même projet n'est pas toujours chose aisée, d'autant plus lorsqu'on rajoute par-dessus le télétravail, le nomadisme, et l'éclatement des équipes sur plusieurs sites et fuseaux horaires.

Le mode projet exige des outils collaboratifs, pouvant être utilisés peu importe où l'on se trouve. Qu'il s'agisse de partager un fichier Excel ou la dernière feuille de route numérique sur un outil spécialisé en ligne, la collaboration est le maître mot.

Il est difficile pour moi de vous recommander tel ou tel outil sans connaître à l'avance vos critères de sélection, la manière dont vous travaillez actuellement et le contexte dans lequel vous évoluez.

Je vous recommande de commencer avec ce que vous connaissez déjà : la suite Microsoft Office. Les versions modernes dont sont dotées les entreprises, telles que office 365, permettent aux collaborateurs de partager des fichiers et des dossiers avec leurs collègues ou même des intervenants externes.

Commencez simple, puis identifiez les points de faiblesse, et cherchez à mieux vous outiller à partir de là.

Gardez toujours en tête qu'on ne choisit pas un outil pour ensuite le plier à ses processus mais l'inverse : on choisit un outil qui correspond aux processus de l'entreprise.