Connaître les fondamentaux et maîtriser les techniques et outils de management de projet, c'est un bon début pour réussir ses projets. Mais ce n'est pas suffisant.
Je vous recommande de suivre ces bonnes pratiques de management de projet au quotidien, afin de mettre toutes les chances de votre côté.
50 best practices pour un chef de projet efficace
J'ai réuni pour vous dans cet article les 50 bonnes pratiques de la gestion de projet, à reproduire de manière systématique au quotidien dans la conduite et le pilotage de l'ensemble de vos projets.
50, ça fait beaucoup quand même. Pas de panique, je suis sûr que vous en pratiquez déjà plusieurs, sans le savoir, tant cela peut être du bon sens pour vous. Continuez comme ça! 😉
- Communiquer avec l'ensemble des parties prenantes dès le premier jour.
- Organiser une réunion de lancement et inviter les acteurs clés.
- Créer un tableau de bord pour suivre les principaux indicateurs de performance.
- Détailler précisément la portée du projet et le contexte dans lequel il évolue.
- Fixer des objectifs SMART.
- Tout documenter, tout consigner.
- Définir les critères de réussite du projet.
- Se réserver du temps pour le pilotage du projet chaque jour.
- Planifier les instances de gouvernance dès le début du projet.
- Produire des rapports d'avancement à intervalles réguliers.
- Créer une charte d'équipe et se mettre d'accord sur le mode de fonctionnement.
- Imaginer différents scénarios pour le plan d'action, et en retenir un.
- Prendre le temps d'identifier et traiter les risques dès la phase d'initialisation du projet.
- Étudier les demandes de modification avant d'accepter.
- Organiser une réunion de clôture du projet pour faire le bilan.
- S'inspirer des précédents RETEX projet afin de ne pas reproduire les erreurs du passé.
- Avoir une vision haute du projet.
- Garder le contact avec les experts techniques pour maintenir une vision détaillée et opérationnelle du projet.
- Cadrer clairement les besoins, attentes et exigences du client.
- Lister toutes les contraintes dont l'équipe devra tenir compte.
- Obtenir l'approbation du commanditaire avant de démarrer la phase d'exécution.
- Rester ouvert au changement.
- Utiliser un logiciel de gestion de projet adapté.
- Être orienté résultats.
- Faire preuve d'empirisme.
- Faire preuve d'empathie.
- Choisir des canaux de communication efficace.
- Définir précisément les rôles et responsabilités de chacun.
- Réduire les réunions au strict minimum pour les experts techniques.
- Identifier et remonter tout écart au périmètre, au budget ou aux délais.
- Convoquer un comité de pilotage exceptionnel pour prendre sans attendre une décision.
- Positionner les documents projet dans un espace de stockage partagé.
- Organiser et gérer les ressources projet.
- Adapter son mode de communication à son interlocuteur.
- Rester réaliste et ne pas céder à l'optimisme ni au pessimisme.
- Toujours tenir ses engagements.
- Célébrer chaque victoire, même les plus petites.
- Élaborer un plan de management de projet complet.
- Utiliser des marges de sécurité dans le planning.
- Impliquer les parties prenantes au démarrage.
- Créer une culture de responsabilité individuelle et de travail collaboratif dans l'équipe.
- Éviter les surcharges de travail.
- Croire dans le projet et en la capacité à atteindre des résultats concrets.
- Structurer le projet en phases, jalons et activités.
- Encourager l'innovation et l'amélioration continue tout au long du projet.
- Préparer un plan de gestion de crise au cas où.
- Rédiger un bilan projet et l'archiver pour de futurs projets.
- Impliquer l'équipe dans l'estimation et la planification du projet.
- Établir des normes de travail et de qualité, et s'y tenir.
- Récompenser et remercier tous les acteurs projet pour leur implication et leur engagement.
1 ) Communiquer avec l'ensemble des parties prenantes dès le premier jour
La première chose à faire lorsque vous êtes nommé chef de projet sur un projet, c'est de contacter l'ensemble des parties prenantes identifiées pour se présenter, mais surtout pour recueillir leurs besoins et attentes.
Cela permet de se mettre sur la même longueur d'ondes, et d'identifier qui sont vos alliés et qui sont ceux disposent de leurs propres objectifs personnels et pourraient vous mettre des bâtons dans les roues.
Utilisez une matrice de type pouvoir - intérêt afin de recenser toutes les parties prenantes du projet.
2 ) Organiser une réunion de lancement et inviter les acteurs clés
La réunion de lancement est un passage indispensable, qui permet de présenter aux acteurs clés les objectifs du projet, le plan d'action que vous allez dérouler pour les atteindre, les risques que vous avez identifié, l'organisation et la méthodologie projet choisies, ainsi que le calendrier du projet et ses principales échéances.
Cette réunion a un objectif double : permettre à tous les participants de disposer du même niveau d'information, et obtenir l'approbation du commanditaire pour exécuter la suite du projet.
3 ) Créer un tableau de bord pour suivre les principaux indicateurs de performance
Sans tableau de bord, vous serez incapable de suivre correctement votre projet. J'ai essayé au début de ma carrière, ça ne m'a pas bien réussi... 😉
Choisissez quelques indicateurs de performance pertinents, permettant de prendre le pouls du projet et de s'assurer qu'il est en bonne santé.
Puis ajoutez-les à votre tableau de bord. Il peut s'agir d'un simple fichier Excel comme d'une fonctionnalité intégrée à une application spécialisée en gestion de projets. A vous de choisir ce qui vous convient le mieux.
4 ) Détailler précisément la portée du projet et son contexte
La portée du projet, c'est la somme du travail à réaliser afin d'atteindre les objectifs fixés. On la nomme également périmètre. Il est tout aussi important d'ailleurs de définir ce qui doit être fait, ainsi que le niveau de qualité attendu et les limites du périmètre.
Le contexte projet donne des éléments permettant de mieux comprendre l'environnement économique, social, juridique, culturel, etc dans lequel évolue le projet.
Ces informations apparaissent dans la note de cadrage, la fiche projet ou la charte de projet.
5 ) Fixer des objectifs SMART
La réussite d'un projet se mesure à la clarté des objectifs fixés. Plus un objectif est clairement défini, plus il y a de chances que le projet soit un succès.
Pour cela, utilisez des objectifs SMART. C'est à dire des objectifs Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes et Temporels.
6 ) Tout documenter et tout consigner
Vous rencontrerez tôt ou tard des aléas, des difficultés, des modifications, des écarts ou des opportunités au cours de la vie du projet.
Il est indispensable de tout consigner par écrit au fur et à mesure, afin de pouvoir tracer la vie du projet, d'identifier des causes racines afin de les corriger, d'identifier des axes d'amélioration et de préparer le bilan projet.
Pour cela, vous pouvez utiliser plusieurs documents de pilotage (liste non exhaustive), que voici :
- Registre des risques.
- Registre des changements.
- Registre des problèmes.
7 ) Définir les critères de réussite du projet
Au démarrage d'un projet, on fixe l'échéance finale à respecter, on lui attribue un budget et on définit le travail à réaliser. Mais certains éléments peuvent être négociables alors que d'autres doivent être respectés coûte que coûte.
Il est primordial d'identifier avec le commanditaire du projet quels sont pour lui les critères qui définissent la réussite de ce projet.
Par exemple, pour un projet événementiel, le critère principal est de pouvoir tenir l'événement à la date prévue. Un concert pouvant être planifié parfois plus d'un an à l'avance, il est inconcevable de décaler la date au dernier moment "parce qu'on est pas prêt".
8 ) Se réserver chaque jour du temps pour le pilotage du projet
Un chef de projet a mille et une choses à faire en parallèle sur un projet : communication avec les parties prenantes, point technique avec les experts, comité projet à préparer, compte-rendu à écrire, etc...
On se laisse vite happer par le quotidien en oubliant un point essentiel de la gestion de projet : le pilotage et le contrôle.
Réservez-vous du temps chaque jour pour superviser vos projets. Et soyez intransigeants : aucune réunion ne peut venir se caler par-dessus. C'est un créneau mandatory non négociable.
9 ) Planifier les instances de gouvernance dès le début du projet
Les instances de gouvernance projet correspondent généralement aux comités de projet (COPROJ) ainsi qu'aux comités de pilotage (COPIL). Il peut cependant y avoir d'autres réunions en fonction de la taille du projet, de sa complexité ou tout simplement de ce qui a été vendu.
Planifiez l'ensemble des COPROJ et COPIL de vos projets à l'avance, afin de créer un rythme pour vous et les acteurs projet. Généralement, un comité projet se tient de façon hebdomadaire alors qu'un comité de pilotage est plutôt mensuel.
10 ) Produire des rapports d'avancement à intervalles réguliers
Suivre son projet c'est bien. Mais pour rassurer les différentes parties prenantes, il est nécessaire de générer des rapports d'état d'avancement du projet.
Ceux-ci donnent généralement une vision à un instant t de la progression du projet, ainsi que des indicateurs de performance. Le chef de projet explique ensuite les difficultés rencontrées, et donne un indice de confiance dans la capacité de l'équipe à respecter les délais et le budget.
11 ) Créer une charte d'équipe et se mettre d'accord sur le mode de fonctionnement
Chacun a sa propre manière de travailler. Sauf qu'un projet c'est avant tout un travail d'équipe, ce qui est un vrai problème.
Comment faire pour harmoniser les pratiques ? En co-créant dans l'équipe projet une charte d'équipe, qui définit les modes de communication, les modes de travail, les outils à utiliser et ceux à proscrire, ainsi que ce qu'est un travail considéré comme fini.
Le second avantage de la charte d'équipe, c'est qu'elle crée de la transparence et permet d'expliquer aux parties prenantes comment l'équipe fonctionne. On s'évite ainsi des confusions, des incompréhensions et de potentielles tensions.
12 ) Préparer différents scénarios du plan d'action, en fonction des hypothèses retenues
Bien souvent, vous allez identifier un plan d'action pertinent pour répondre aux objectifs de votre projet. Mais que se passe t-il si vous rencontrez un aléa sur une des tâches critiques de votre projet ?
Je vous conseille pour répondre à ça de préparer différents scénarios, permettant d'anticiper des difficultés techniques et opérationnelles.
Par exemple, lorsque j'ai géré une migration de serveurs informatiques d'un datacenter à un autre pour un client, il y avait un risque que les serveurs ne redémarrent pas correctement sur le datacenter B.
Nous avons donc préparé avec l'équipe un scénario de retour arrière, permettant de rapatrier les serveurs concernés sur l'ancien datacenter, afin de rendre le service le lendemain matin aux utilisateurs, de manière transparente.
Et je vous le met dans le mille, la situation s'est présentée, et on a joué ce scénario "plan B".
13 ) Identifier et traiter les risques dès la phase d'initialisation du projet
Chaque projet comporte un ou plusieurs risques. Ceux-ci peuvent être stratégiques, juridiques, financiers, opérationnels, organisationnels, ... Et peuvent tous avoir des impacts catastrophiques pour votre projet ou pire pour l'entreprise.
Pour éviter que ça se produise, il est donc nécessaire d'identifier les risques, de calculer leur probabilité de survenance, ainsi que leurs impacts. Puis il faut mettre en place des plans d'action permettant d'atténuer ou de supprimer ces risques.
14 ) Étudier les demandes de changement avant de les accepter
Entre le moment où le projet est imaginé et le moment où vous commencez vos actions, il peut parfois s'écouler plusieurs mois. Et les choses restent rarement statiques.
Le marché peut évoluer, le besoin du client peut s'affiner, il peut être nécessaire d'enlever certains éléments d'un projet ou au contraire en ajouter de nouveau.
ça a été mon cas lorsque j'ai publié un appel d'offres public pour héberger le système d'information d'une société. Il s'est écoulé 4 mois entre la publication sur marches-securises.fr et la notification de la société retenue. Et j'ai dû faire une mise au point, certains éléments ayant entre temps évolués.
Ne soyez pas réfractaires au changement. Lorsque vous recevez des demandes de changement, étudiez en détails ce qu'elles impliquent, en terme de délais, de budget, d'impacts et de risques.
Vous pourrez ainsi les valider ou non de manière éclairée.
15 ) Organiser une réunion de clôture pour faire le bilan
La réunion de clôture du projet est l'occasion de réunir une dernière fois les principales parties prenantes du projet et les acteurs techniques afin de faire le point tous ensemble sur les résultats obtenus et comment le projet s'est déroulé.
C'est aussi l'occasion de remercier l'ensemble des participants pour le travail fourni puis de dissoudre officiellement l'équipe projet.
16 ) S'inspirer des précédents retours d'expérience afin de ne pas reproduire les erreurs du passé
Les retours d'expérience (REX ou RETEX) permettent de partager ce qui a bien marché sur les projets précédents afin de renforcer les bonnes pratiques, et d'expliquer ce qui n'a pas fonctionné afin d'éviter de le reproduire.
Au démarrage de votre projet, prenez le temps de consulter les retours d'expérience de projets similaires, afin d'enrichir votre plan de projet et d'être plus efficace par la suite.
17 ) Avoir une vision haute du projet tout au long du cycle de vie
Pour tenir informé les parties prenantes de votre projet et maintenir un dialogue de confiance, vous devez avoir une vision haute du projet. Sans cela, vous les noierez sous les détails opérationnels, inutiles à leurs yeux.
Je vous conseille de vous munir d'un macro-planning et de votre tableau de bord afin de maintenir une "vue hélicoptère" de votre projet tout au long de son cycle de vie.
18 ) Garder le contact avec les experts techniques pour maintenir une vision détaillée et opérationnelle du projet
Il est indispensable de créer et maintenir le lien avec les acteurs techniques et opérationnels. Cela vous permet d'avoir une vision très opérationnelle de votre planning.
ça vous sera utile déjà pour suivre la progression du projet, mais vous pourrez également soutenir l'équipe en cas de difficultés, et prendre les bonnes décisions sans attendre, pour le bien du projet.
Le diagramme de Gantt est un outil parfait pour concilier vision haute et vision opérationnelle détaillée d'un projet.
19 ) Cadrer clairement les besoins, attentes et exigences du client
Avant de vous lancer tête baissée dans la réalisation d'un projet, je vous conseille de correctement le cadrer.
L'idée est de définir clairement quels sont les besoins, quelles sont les limites, et d'éliminer toute zone de flou qui pourrait exister.
Vous vous assurerez ainsi que tout le monde ait le même niveau d'information, ce qui évitera bon nombre d'incompréhensions.
Utilisez pour cela un cahier des charges, ou encore une note de cadrage.
20 ) Lister toutes les contraintes dont l'équipe devra tenir compte
Chaque projet doit tenir compte de multiples contraintes pour être mené à bien. Il y a au minimum 3 contraintes à respecter : le budget alloué, la date butoir du projet, et le périmètre. C'est ce qu'on appelle le triangle d'or.
Mais il peut en exister bien d'autres. Par exemple :
- Un arrêté comptable dont il faut tenir compte dans le planning.
- Des congés de certaines personnes-clés.
- Des agences ou sites fermées le Lundi.
- Des contraintes métiers spécifiques.
- Des contraintes RSE Ã respecter.
21 ) Obtenir l'approbation du commanditaire avant de démarrer la phase d'exécution
Ne démarrez JAMAIS la phase d'exécution de votre projet sans avoir obtenu de validation formelle par écrit du client, du commanditaire ou du sponsor projet.
Voilà , c'est dit.
Cette validation s'obtient généralement en sortie de la réunion de lancement, et doit être tracée dans son compte-rendu. C'est en quelque sorte un "Go" donnée par le client, pour continuer la suite du projet.
22 ) Rester flexible et ouvert au changement
Les imprévus, cela arrive. Tout comme les modifications. Vous devez rester ouvert au changement, même si cela implique de revoir votre plan d'action ou votre planning.
Mais ça ne veut pas dire qu'il faut dire oui à tout non plus.
Autre cas de figure, l'apprentissage réalisé en cours de route peut vous faire dire qu'il existe une manière plus efficace de faire les choses. Être flexible dans ces moments-là permet de s'adapter rapidement et de gagner en efficacité et en performance, pour le plus grand plaisir de tous.
23 ) Utiliser un logiciel de gestion de projet adapté
Excel, c'est bien, c'est facile à utiliser (quoi que... c'est relatif hein), mais ce n'est pas forcément l'outil le plus adapté pour gérer un projet.
mais alors, quel logiciel choisir, parmi la jungle des outils de planification et de gestion de projet ? Il en existe des dizaines, chacun pensé pour des besoins précis et spécifiques.
Je vous recommande d'adopter des outils spécialisés tels que :
24 ) Être orienté résultats
Un chef de projet, c'est quelqu'un qui n'a qu'un seul focus : réaliser les objectifs fixés pour son projet. Il met donc tout en œuvre pour atteindre un résultat futur. Il agit à ce titre en garant de la réussite du projet.
Peu importe les aléas rencontrés en cours de route, le chef de projet doit être orienté résultats.
25 ) Faire preuve d'empirisme
D'après le dictionnaire Larousse, l'empirisme est l'art de se reposer exclusivement sur l'expérience, les données et les faits, en excluant les systèmes a priori.
Et ça tombe bien car c'est précisément ce que l'on fait en gestion de projet.
Au fur et à mesure d'un projet, on a pu valider les hypothèses que l'on avait, on recueille des données et du feedback. Tout ça nous permet d'adapter le planning et le plan d'action en conséquence et de gagner en efficacité.
26 ) Démontrer de l'empathie
l'empathie permet de se mettre à place de ses interlocuteurs. C'est un atout pour mieux comprendre les besoins et attentes de chacun des collaborateurs de l'équipe projet. ça permet également de créer du lien, et de les aider au moment le plus opportun.
Mais cela permet aussi de se mettre dans les bottes des parties prenantes, et de mieux comprendre quelles sont leurs attentes et besoins.
27 ) Choisir des canaux de communication efficace
Certaines personnes sont plus à l'aise à l'oral alors que d'autres préfèrent un mode de communication asynchrone via Teams ou Slack.
Certains messages passeront mieux lors d'une réunion d'équipe ou d'une réunion projet alors que d'autres seront plus efficaces à l'écrit,d ans un mail par exemple.
A vous de choisir avec les autres acteurs projet les modes de communication à privilégier au quotidien. Vous pourrez également définir pour chaque message de votre plan de communication le canal ou les canaux à privilégier.
28 ) Définir précisément les rôles et responsabilités de chacun
Pour être efficient, chacun doit savoir ce qu'il a à faire, quand le faire, et qui est impacté par son travail.
Les responsabilités et rôles de chaque acteur projet doivent ainsi être parfaitement définis. Pour vous aider, vous pouvez vous appuyer sur une matrice RACI ou l'une de ses nombreuses alternatives.
29 ) Réduire les réunions au strict minimum pour les experts techniques
Dans l'idéal, les seules réunions que vous devriez avoir à mener doivent être les réunions projet, c'est à dire les comités projet et comités de pilotage.
Vous devez donc au maximum d'organiser des réunions où l'intégralité des experts techniques sont conviés. Elles coûtent horriblement cher.
Il est préférable de privilégier la communication asynchrone à l'écrit autant que possible. Et si cela s'avère réellement nécessaire, il vaut mieux planifier des ateliers de travail en petit comité plutôt que d'inviter la terre entière.
30 ) Identifier et remonter tout écart au périmètre, au budget ou aux délais
Sur un projet, les écarts peuvent être multiples : retards pris sur le projet, budget non respecté, écart au périmètre, dérive des objectifs, ...
Ils doivent tous être consignés, puis expliqués. En tant que chef de projet, il est en effet indispensable que vous identifiez la cause racine de cet écart afin de la corriger au plus vite et d'éviter que le projet soit hors de contrôle.
Cependant, tous ces écarts doivent être remontés en totale transparence et expliqués lors du comité de pilotage du projet.
31 ) Convoquer un comité de pilotage exceptionnel pour prendre une décision sans attendre
Parfois, les difficultés rencontrées sur un projet sont telles qu'un chef de projet ne peut pas prendre une décision seul. ça dépasse tout simplement son périmètre de responsabilité.
Il est donc nécessaire de convoquer un comité de pilotage exceptionnel, sans attendre, afin d'exposer la problématique et de laisser les décideurs prendre une décision. C'est ce qu'on appelle un arbitrage.
En bref : lorsque vous faites face à un problème a priori insoluble, n'attendez pas et initiez un comité de pilotage pour prise de décision.
32 ) Positionner les documents projet dans un espace de stockage partagé
Pour être efficace et collaborer tous ensemble, vous devez partager le même niveau d'information. Problème : plus il y a de personnes intervenant sur un projet, plus c'est compliqué de maintenir tout le monde au même niveau.
La solution se trouve dans la mise en place d'un espace de stockage partagé avec l'ensemble des parties prenantes du projet. Les documents positionnés dans cet espace seront ainsi visibles de tous, soit en lecture soit en lecture et écriture.
Cela renforcera tout aussi bien la transparence que la collaboration. Ces deux ingrédients sont à la base de la confiance. Et la confiance engendre la réussite du projet. CQFD 😉
33 ) Organiser et gérer les ressources projet
Les ressources projet peuvent être multiples : matérielles, logicielles, financières, humaines, etc...
Certaines sont attribuées pour toute la durée du projet alors que d'autres ne sont utiles qu'à des moments bien spécifiques. Pour éviter de payer et d'immobiliser une ressource pour rien, il est utile de bien les gérer.
Cela concerne tout aussi bien la planification de l'usage de la ressource, que le fait d'assurer son approvisionnement et sa livraison.
34 ) Adapter son mode de communication à son interlocuteur
On a chacun notre manière de communiquer. Pour preuve, une action rapide peut signifier de quelques minutes à quelques jours en fonction des personne à qui vous le demandez.
Afin d'éviter des incompréhensions et des conflits inutiles, il est nécessaire de comprendre et bien vous faire comprendre de tous. Pour cela, je vous recommande d'adapter votre style de communication à la personne à qui vous vous adressez.
Si vous êtes familiers avec les classifications de personnalité comme la méthode DISC ou le MBTI, vous pouvez utiliser leurs recommandations afin de mieux communiquer.
35 ) Rester réaliste et ne pas céder à l'optimisme ni au pessimisme
Un chef de projet doit en ce que cherche à concrétiser le projet. Mais il ne doit pas céder aux sirènes de l'optimisme. Ni au pessimisme.
Pourquoi ?
Car le chef de projet optimiste a tendance à sérieusement sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser les actions. Il a également tendance à ignorer certains risques ou à les sous-estimer. Le planning projet est donc trop ambitieux par rapport à ce que peut donner l'équipe, et il y a de grandes chances que le projet prenne du retard par rapport à ce qui a été énoncé au client.
De l'autre côté, un pessimiste va imaginer que tout va mal se passer, et passer un temps monstrueux à imaginer des plans B jusqu'à Z, qui ne seront jamais appliqués. Tout ce temps non planifié (et non vendu) va augmenter le budget consommé du projet et diminuer sa rentabilité.
36 ) Toujours tenir ses engagements
"Je reviens sans faute vers vous d'ici ce soir".
Combien de fois dites-vous ce type de phrases au tel ou dans un mail ? Combien de fois vous êtes-vous fait relancer par un client ou un collègue ? Je ne compte plus le nombre de fois où je me suis piégé moi-même.
Mais j'ai compris. Dans la douleur. Ne prenez aucun engagement si vous n'êtes pas absolument sûr et certain de le tenir.
Personnellement, je préfère annoncer une échéance un peu plus lointaine, mais revenir plus tôt que prévu vers mon interlocuteur. C'est ce que j'appelle "la méthode Amazon".
37 ) Célébrer chaque victoire, même les plus petites
Toute victoire est bonne à prendre. Qu'il s'agisse d'une tâche particulièrement longue qui est terminée, d'un jalon atteint, d'un livrable fourni au client, ou encore de la fin d'une phase projet, prenez le temps de célébrer cette avancée.
On passe trop de temps sur la résolution de problèmes et pas assez sur la célébration des succès, alors que les deux sont tout aussi importants pour maintenir un haut niveau de motivation dans l'équipe projet.
38 ) Élaborer un plan de management de projet complet
Le plan de projet est probablement l'un des livrables de pilotage les plus importants. Il inclus entre autre le planning projet, le plan d'action, le registre des risques, la liste des livrables, la charte de projet, etc...
Pour de petits projets, ça peut représenter une dizaine de pages. Pour des projets s'étalant sur plusieurs années, on est plus sur du dossier de plusieurs centaines de pages. ça commence à faire.
Je vous conseille vivement de passer autant de temps que nécessaire avec votre équipe projet sur le sujet, afin d'avoir un plan le plus complet possible. Cela vous évitera bien des surprises par la suite.
39 ) Utiliser des marges de sécurité dans le planning
On ne sait jamais ce qui peut mal se passer sur un projet. C'est un des principes de base de la gestion de projet.
Pour cela, on rajoute généralement des marges de sécurité allant de quelques jours à quelques semaines dans le planning. Ce temps supplémentaire (on parle parfois de tampon ou buffer) permet d'absorber des retards ou des difficultés sans pour autant repousser la date de fin de projet.
40 ) Impliquer les parties prenantes au démarrage
La réussite d'un projet tient dans l'implication et l’engagement des parties prenantes. Si les utilisateurs finaux ou le client sont aux abonnés absents, il y a de grandes chances que le projet parte en vrille.
Je vous recommande donc d'engager et d'impliquer dès que possible les parties prenantes dans le projet. Cela passe notamment par des interviews pour mieux définir attentes et besoins, et par des ateliers de travail thématiques.
41 ) Créer une culture de responsabilité individuelle et de travail collaboratif dans l'équipe
Bien que le chef de projet soit responsable de la réussite globale du projet, il ne peut pas être responsable de tout le travail à réaliser. C'est trop pour une seule personne.
Il doit donc créer une culture de responsabilité individuelle, afin que chaque membre de l'équipe prenne en charge les activités qui lui sont affectées et fasse preuve d'initiative.
Le chef de projet doit également encourager ses collaborateurs à échanger entre eux et à travailler ensemble afin d'atteindre les objectifs commun.
42 ) Éviter les surcharges de travail
Les surcharges de travail, que l'on appelle aussi "crunch", deviennent rapidement la norme si on laisse faire. Et c'est la pire chose qui puisse se produire.
En effet, c'est source de fatigue, de frustration et de démotivation pour l'équipe. Cela mène à une augmentation du nombre d'erreurs humaines, une baisse globale de la qualité sur le projet, et à une insatisfaction client.
Je vous recommande de lisser et niveller le planning, à négocier le périmètre et les échéances, ou encore à renforcer l'équipe projet si vous êtes dans ce cas. Car sur le moyen et long terme, ce n'est pas soutenable.
43 ) Croire dans le projet et en la capacité à atteindre des résultats concrets
Un chef de projet qui ne voit pas l'intérêt que peut apporter un projet ne fera pas un bon travail. Il doit croire en le projet, croire à ce qu'il cherche à réaliser pour être efficace.
Il doit également croire en sa capacité à atteindre les objectifs fixés. Sans cela, il sera incapable de communiquer sa foi à son équipe, et il n'arrivera pas non plus à les fédérer autour d'un objectif commun.
44 ) Structurer le projet en phases, jalons et activités
Pour mieux rythmer le projet, mieux le maîtriser et réduire l'incertitude, je vous recommande de le découper en de plus petits morceaux. C'est réalisable grâce au WBS (Work Breakdown Structure) ou au SDP (Structure de Découpage de Projet) en français.
Concrètement, votre projet est découpé en plusieurs phases logiques, elles-mêmes découpées en activités, elles-mêmes découpées en tâches.
Des jalons sont ensuite identifiés afin de marquer les moments forts du projet. Il peut s'agir de la fourniture d'un livrable, la signature d'un procès-verbal ou encore une réunion go/nogo pour valider le passage d'une phase à la suivante.
45 ) Encourager l'innovation et l'amélioration continue tout au long du projet
Pour être efficace en management de projet, il est crucial de pratiquer l'amélioration continue et l'innovation. Concrètement, cela consiste à toujours rechercher l'excellence opérationnelle.
On peut le faire en identifiant des problèmes et difficultés rencontrées, en se penchant dessus pour comprendre comment ça a pu arriver, puis en identifiant comment améliorer la situation et éviter que cela se reproduise.
Il existe de nombreux outils pour mettre en place l'amélioration continue, mais l'un de mes préférés reste la méthode PDCA (ou roue de Deming). Simple à comprendre et à mettre en place.
46 ) Préparer un plan de gestion de crise au cas où
Même si vous êtes un as de l'anticipation et de la gestion de risques, vous n'êtes jamais à l'abri qu'un événement extérieur vienne perturber votre projet, au point de générer une crise majeure.
J'en ai géré plusieurs dans ma carrière de chef de projet, et je peux vous dire que ce n'est jamais confort. On sent bien l'urgence de la situation, les gens s'énervent facilement, on vous rappelle la perte financière que cela engendre chaque heure, et on vous met grave la pression pour trouver une solution rapide.
Bref, c'est le pire moment pour se demander ce qu'il faut faire, qui il faut contacter pour enclencher la cellule de crise, comment communiquer, etc...
La règle, c'est de toujours préparer avec le commanditaire projet un plan de gestion de crise, afin de savoir exactement quoi faire en cas de crise avérée.
47 ) Rédiger un bilan projet et l'archiver pour de futurs projets
ça y est, vos derniers livrables ont été validés par le client ? Un dernier effort et vous pourrez célébrer tout ça, et souffler un bon coup. Mais avant ça, il vous reste un dernier détail : rédiger le bilan projet.
Ce document de pilotage consiste à dresser le bilan global de comment s'est déroulé le projet. Chaque écart est identifié et justifié. Les méthodes de travail et la qualité du travail livré sont analysées. Des axes d'amélioration sont identifiés. Et des recommandations sont émises.
Ce bilan projet est important car il pourra être consulté pour de futurs projets, afin d'éviter de reproduire les mêmes erreurs, mais surtout pour reproduire les bonnes pratiques qui ont amené un succès.
48 ) Impliquer l'équipe dans l'estimation et la planification du projet
Un chef de projet n'est pas un expert technique, même s'il a des notions. Il n'est donc pas le plus apte à faire l'estimation de la durée de réalisation des tâches. Pareil pour le planning. Il pourrait passer à côté de certaines dépendances entre tâches.
Je vous conseille donc de réaliser ces activités en groupe, afin de bénéficier de l'intelligence collective.
Vous pouvez ensuite consolider les données envoyées par chaque personne. Dans tous les cas, soumettez toujours pour validation le planning et le diagramme de Gantt à l'équipe.
49 ) Établir des normes de travail et de qualité, et s'y tenir
La qualité est un aspect souvent sous-estimé en management de projet, mais ô combien indispensable.
Produisez des livrables en-dessous de la qualité attendue par le client et c'est la catastrophe assurée. Fignolez les livrables pour qu'ils atteignent un haut niveau de qualité peut satisfaire le client, mais la sur-qualité peut vite mener à une explosion du budget. Ce n'est pas souhaitable non plus.
Tôt dans le projet, il faut donc définir quelle est la qualité souhaitée (le niveau de finition), et ce qui définit un travail de qualité 100% terminé.
Toute l'équipe projet devra ensuite s'y conformer, tout au long du projet.
50 ) Récompenser et remercier tous les acteurs projet pour leur implication et leur engagement
Enfin, il est indispensable de remercier les acteurs projet pour le travail fourni, l'implication et l'engagement dont ils ont fait preuve. Vous pouvez également les incentiver et les récompenser pour leur efficacité et leur performance.
Livres pour s'améliorer en gestion de projet
Si vous souhaitez approfondir ces bonnes pratiques et aller un cran plus loin, je vous recommande chaudement la lecture d'un des 13 livres listés dans cet article.
Tous ces livres vont vous permettre d'approfondir vos connaissances et vos compétences en matière de pilotage de projet.
