Méthodologie Prince2 : Principes, Thèmes et Processus

La méthode Prince2 est l'une des méthodologies de gestion de projet les plus reconnues et répandues dans le monde, dans plus de 150 pays. Elle vient juste derrière la méthodologie PMP, souvent comme plus rigide et moins adaptable.

Dans cet article, nous allons voir ensemble ce que propose la méthodologie Prince2, quels sont ses principes et son fonctionnement, et dans quel cas il peut être utile d'y recourir.

Qu'est-ce que la méthodologie Prince 2 ?

La méthodologie Prince2 est une méthode de gestion de projet pragmatique, structurée, permettant de gérer un projet de la phase d'avant-projet jusqu'à sa clôture. Elle s'adapte à tous types et toutes tailles de projet, et est particulièrement bien adaptée aux projets complexes.

Prince2 veut dire PRojects IN Controlled Environments, autrement dit des projets en environnements contrôlés. Le chiffre 2 a été rajouté par la suite lors du rachat de cette méthode par la société Axelos.

Cette méthode de management de projets a vu le jour en 1996, et a été plusieurs fois remis à jour. La dernière version de Prince 2 (la sixième édition) date de 2017 et intègre des éléments agiles, pour permettre plus de flexibilité aux chefs de projet.

Prince2 fournit un cadre complet pour la gestion de projet, organisé selon 3 axes :

• 7 principes.
  Il s'agit des principes fondamentaux et des valeurs de la méthode, à l'origine de toute son organisation.
  
• 7 thèmes.
  Il s'agit des aspects, ou des piliers, de Prince2, permettant de mener à bien les projets, des plus simples aux plus complexes.
  
• 7 processus.
  Ils décrivent les activités à réaliser pour réaliser un projet, de son lancement jusqu'à sa clôture.
  

Comment fonctionne Prince 2 ?

La méthodologie Prince2 fournit un cadre, des processus et des directives permettant de gérer avec efficacité ses projets.

L'organisation proposée dans la méthode est parfaitement adaptable en fonction de la taille du projet et de sa complexité. Il va de soi qu'on ne mettre pas la même organisation en place lorsqu'un projet dure 10 semaines que lorsqu'un projet dure 5 ans. Prince2 prend en compte cela et vous accompagne par la main.

Le projet est divisé en plusieurs étapes, ou séquences, permettent au chef de projet de contrôler le passage de l'une à l'autre et de s'assurer que l'environnement du projet est contrôlé. Cette démarche permet de limiter les dérives et les écarts.

Enfin, tous les éléments présentés dans cette démarche ont été éprouvés en situation réelle dans des contextes compliquées et exigeants tels que l'industrie, la santé, ou l'informatique. L'ensemble des processus, techniques et outils proposés sont pragmatiques et orientés résultats.

Avantages et inconvénients de la méthode

Avantages

La démarche orienté résultats proposée par Prince2 apporte de nombreux avantages pour l'organisation et l'équipe projet :

• La raison d'être du projet est constamment challengée.
  SI le projet n'a plus de raison d'être, alors la méthode permet son arrêt prématuré. Il s'agit de l'un des principes forts de Prince2.
  
• Le suivi, la planification et la communication sont organisés grâce à des techniques pragmatiques et éprouvées.
  L'ensemble des outils proposés dans Prince2 sont orientés résultats et efficacité. Si ces outils ne permettent plus d'apporter de la valeur au client, la méthode permet l'arrêt momentané de leur usage.
  
• Les processus de décision sont décrits.
  Prince2 implique les parties prenantes et la direction dans les projets, et décrit de façon détaillée quelle est la bonne manière de prendre des décisions stratégiques sur les projets.
  
• La qualité des livrables est contrôlée.
  Toute la méthodologie tourne autour du concept d'environnement contrôlé, et met à disposition du chef de projet des outils pour s'assurer de la qualité et de la conformité des livrables fournis au client.
  
• Simple à comprendre, et efficace.
  Prince2 est organisée autour de 7 processus et de 7 principes, là où son principal concurrent, la méthode PMP, possède 49 processus et 10 domaines de connaissances dans sa sixième édition. Prince2 est donc particulièrement bien adaptée pour les débutants et chefs de projet occasionnels.
  
• Les écarts sont maîtrisés.
  Les processus et thèmes proposés permettent de gérer et de limiter les écarts en termes de délais, de budget et de périmètre du projet.
  
• Le formalisme est adaptable.
  Cette méthodologie offre une vraie souplesse et une flexibilité dans son utilisation au quotidien. Tous les aspects de Prince2 sont adaptables en fonction de la taille du projet, de sa complexité, et de l'organisation interne de l'entreprise.
  
• Elle donne un vocabulaire commun, facile à comprendre.
  Contrairement à d'autres méthodologies, le lexique utilisé par Prince2 est compréhensible par l'ensemble des acteurs projet, même ceux qui n'ont pas encore totalement développé une culture projet.

Inconvénients

La méthode Prince2 possède toutefois 3 inconvénients majeurs :

• Elle ne met pas assez l'accent sur le raisonnement systémique.
  De plus en plus, les systèmes sont inter-dépendants, et agir sur un paramètre peut causer des impacts d'un autre côté. Prince2 ne met pas assez en avant ce point, contrairement à la 7ème édition du guide PMBOK, son principal concurrent.
  
• Le pragmatisme et la rationalisation systématique passent à côté de certains éléments.
  Les subtilités se cachent dans les détails. Une approche 100% pragmatique met de côté les intuitions, les émotions et les comportements humains, ce qui peut générer des tensions et occasionnellement causer de mauvaises décisions.
  
• Elle est aussi efficace que celui qui l'applique.
  Il ne s'agit pas d'une méthode miracle. Elle est aussi efficace que sa mise en œuvre par le chef de projet. Celui-ci doit donc être compétent, et disposer de nombreuses qualités et savoir-être pour mettre toutes les chances de son côté et réussir son projet.
  

Les 7 principes Prince2

La méthode Prince2 s'appuie sur 7 principes fondamentaux, qui se retrouvent dans toute l'organisation de celle-ci :

1. Justification continue pour l'entreprise.
   Le projet ne peut exister et être valable que s'il a une raison d'être. Si celle-ci disparaît, le projet s'arrête de lui-même.
   
2. Rôles et responsabilités définis.
   Pour être efficace, les rôles et responsabilités de chacun sur le projet doivent être clairement définis.
   
3. Focalisation sur le produit.
   Prince2 est orientée sur le produit du projet, et se concentre sur l'obtention de résultats et l'apport de valeur pour le client.
   
4. Leçons tirées de l'expérience.
   La méthodologie est empirique, et se base sur les leçons tirées de l'expérience, qu'il s'agisse de précédents projets ou de leçons apprises en cours de route, pendant le cycle de vie du projet.
   
5. Management par exception.
   Le micromanagement est découragé si tout se passe comme prévu. Le chef de projet concentre son attention sur les points importants, sensibles ou les situations difficiles. Là où il peut faire la différence.
   
6. Management par séquence.
   Pour gérer un gros projet, il est nécessaire de le découper en de plus petits morceaux, plus facilement gérables. Il s'agit de séquences, comportant plusieurs tâches généralement liées entre elles autour d'une même thématique.
   
7. Adaptation à l'environnement de projet.
   L'organisation mise en place pour gérer un projet doit être adaptée au contexte, à l'envergure, l'environnement, l'importance et la complexité du projet. Toute la méthodologie est flexible et adaptable.
   

Les 7 thèmes Prince2

Les thèmes, ou domaines fonctionnels, donnent une explication détaillée de toutes les bonnes pratiques de la gestion de projet, afin d'augmenter les chances de succès du projet. Ils sont au nombre de 7 :

1. Le cas d'affaire.
   Il répond à la question "pourquoi ce projet en premier lieu ?", et justifie l'existence du projet pour l'entreprise. Si le cas d'affaire n'est pas ou plus valide, le projet doit être remis en question.
   
2. L'organisation.
   Elle décrit l'organisation mise en place pour gérer le projet, et définit notamment de façon claire et précise les rôles et responsabilités de chacun des acteurs projet.
   
3. La gestion de la qualité.
   Les exigences du client sont développées en critères de qualité, que l'équipe projet devra ensuite respecter pour les livrables projet.  
   
4. La planification.
   Ce thème décrit les étapes nécessaires pour créer un planning projet, et répond aux questions : "Comment, Combien, Quand".
   
5. La gestion des risques.
   Il décrit une procédure d'identification, d'évaluation et de maîtrise des risques, menaces et opportunités. Ce thème répond à la question "quelles sont les conséquences".
   
6. La gestion des changements.
   Ce thème donne les techniques pour gérer les différents changements pouvant survenir au cours du projet : difficultés opérationnelles ou organisationnelles, demandes de changement, défaillances qualité, ... Il répond à la question "quels sont les impacts".
   
7. Le contrôle de la progression.
   Le chef de projet vérifie en permanence la progression et la fiabilité du projet, et explique les processus de décision à mettre en œuvre pour superviser le projet et le mener à terme. Il répond à la question "où en sommes-nous et où allons-nous ?".
   

Les 7 processus Prince2

Dans la méthodologie, les processus décrivent les étapes de la vie du projet, de son lancement jusqu'à sa clôture. Ils sont également au nombre de 7 :

1. Élaborer le projet.
   Ce processus permet d'autoriser ou non le lancement d'un projet. Il donne vie au business case, ou cas d'affaire.
   
2. Diriger le projet.
   Permet au comité de pilotage de suivre et superviser le projet, pendant toute sa durée.
   
3. Initialiser le projet.
   Ce processus permet de cadrer le projet, en définissant le contexte du projet, son périmètre et sa portée, ainsi que les risques.
   
4. Contrôler une séquence.
   L'objectif ici des de gérer, contrôler et valider le déroulement de chaque séquence projet. Il s'agit du travail quotidien du chef de projet, lors de la phase d'exécution du projet.
   
5. Gérer la livraison du projet.
   Ce processus garantit que les livrables du projet respecte les attentes et exigences en matière de qualité. Il décrit également les relations entre l'équipe projet, le chef de projet, et les différentes parties prenantes.
   
6. Gérer une limite de séquence.
   Il permet aux membres du COPIL (comité de pilotage) de valider le travail réalisé pour la séquence en cours, afin de passer à la séquence suivante. Une fois une séquence validée, on ne peut plus revenir en arrière.
   
7. Clôturer le projet.
   Ce processus décrit les étapes nécessaires à suivre pour clôturer convenablement un projet, ou l'arrêter de manière anticipée si sa raison d'être n'est plus. Le chef de projet dresse alors un bilan du projet.
   

Les principaux rôles de la méthode Prince2

Cette méthodologie de gestion de projet reconnaît 3 acteurs principaux sur le projet :

1. Le chef de projet.
   Il s'agit de la personne pilotant le projet. Il est le garant de la réussite du projet, mais il n'a qu'une obligation de moyens, pas de résultats. Lisez cet article pour mieux comprendre ses rôles et ses responsabilités.
   
2. L'équipe projet.
   Les membres de l'équipe projet correspondent aux personnes impliquées de près ou de loin dans le projet, et réalisant des tâches ou des activités concrètes. Il s'agit alors d'experts techniques et métiers, de fournisseurs, prestataires, service achats, etc...
   
3. Le comité de pilotage, ou COPIL.
   Le comité de pilotage se réunit régulièrement (généralement mensuellement) afin de suivre l'avancée du projet et de prendre les décisions nécessaires. Il réunit, en plus du chef de projet, le directeur de projet, le sponsor du projet, le commanditaire du projet ou le client, ainsi que les représentants des autres parties prenantes. 

Pourquoi et quand utiliser Prince2 en gestion de projet ?

La méthode Prince2 s'utilise principalement dans l'un des contextes suivants :

• Environnements industriels, informatique ou santé.
  Ces environnements contrôlés se prêtent particulièrement bien à Prince2. Mais vous pouvez très bien adapter cette méthodologie à d'autres secteurs d'activité.
  
• Organisation avec une faible culture projet.
  Le vocabulaire est simple, et la méthode se base sur 7 principes et 7 processus, contrairement à d'autres qui peuvent aller jusqu'à 49 processus. La simplicité apparente de Prince2 rassure.
  
• Cadrage d'un projet complexe.
  Les projets complexes et incertains sont de bons candidats pour Prince2. En effet, elle ajoute des processus et techniques de supervision et de contrôle pour s'assurer que le projet reste bien sur la route définie.
  
• Le projet évolue dans un contexte international.
  C'est une méthodologie de gestion de projet internationale et reconnue, utilisée dans de nombreux pays (+ de 150). Cela en fait le candidat parfait pour gérer des projets internationaux.
  
• Il est nécessaire de coordonner plusieurs chefs de projet.
  Prince2 apporte le cadre nécessaire pour que chacun puisse réaliser son travail comme il l'entende, tout en permettant qu'un directeur de projet supervise le tout et rende compte au commanditaire du projet.
  

Histoire et origine de Prince2

La méthode Prince2 a été créé en 1996 au Royaume-Uni sous le nom de Prince, pour PRojects IN Controlled Environments. Elle a ensuite été rachetée par la société Axelos et renommée Prince2. Elle a été depuis actualisé à plusieurs reprises, la plus récente datant de 2017.

Mais la méthode trouve ses origines un peu plus loin que ça.

En 1975, la méthode de gestion de projet PROMPT (pour Project Reporting, Organization & Management Planning Technique) est créée par la société Simpact Systems Ltd. Le principe de la méthode PROMPT est l'empirisme, c'est à dire de se baser sur des expériences pratiques réussies, et d'utiliser des techniques et outils éprouvés sur le terrain.

En 1979, la méthode PROMPT, l'ancêtre de Prince2, est définie comme la norme à utiliser pour tous les projets informatiques au Royaume-Uni, par le Central Computer and Telecommunications Agency (aujourd'hui l'Office of Government Commerce).

En 1989, la méthode est rebaptisée PRINCE à l'occasion d'une refonte importante.

A partir de 1996, la méthode PRINCE devient Prince2, pour mettre l'accent sur sa seconde version. Elle s'étend à tous les types de projet, et plus uniquement aux projets informatiques. 

Prince2 a par la suite été réactualisée en 2005, puis en 2009. Malgré les changements de version, le chiffre 2 est gardé dans le nom de la méthode, celle-ci s'étend déployée à l'international.

Lors de sa réactualisation en 2013, les droits de la méthode ont été transférés à la société Axelos, créée dans le cadre d'une joint-venture, qui gère également le recueil de bonnes pratiques informatiques ITIL.

Depuis, Prince2 a été réactualisée en 2017, et en est donc à sa sixième version. Celle-ci a intégrée dans la méthode des techniques agiles, afin de prendre en compte les dernières évolutions du marché.

Comment se former à Prince2 ?

Pour vous former à Prince2, je vous recommande les ressources suivantes :

• Livres officiels.
  Les livres publiés par Axelos sont en anglais. En français, il existe la référence de Christian Descheemaekere. Vous trouverez les liens ci-dessous.
  
• Formations certifiantes.
  Une formation peut également être une bonne idée, notamment si vous souhaitez obtenir une certification en gestion de projet.
  
• En appliquant et pratiquant la méthode.
  Bien sûr, apprendre le fonctionnement de Prince2 n'est utile que si vous l'appliquez par la suite. Je vous recommande de choisir un projet simple dans votre portfolio, et de le gérer à la façon de Prince2, pour mieux comprendre la méthodologie et développer vos compétences.