Mode projet vs Mode produit : quelles différences ?

Mode projet, mode produit... On en entend de plus en plus parler. Mais qu'est-ce que c'est concrètement ? Quelles sont les différences entre ces deux nouvelles manières de travailler ? Comment s'y retrouver, et surtout comment choisir entre le mode projet et le mode produit ?

Je réponds à toutes vos questions dans l'article.

Qu'est-ce que le mode projet ?

Mode projet : définition

Le mode projet est une méthodologie de travail qui consiste à renforcer la collaboration entre les collaborateurs et les services pour travailler sur des projets commun. Le pilotage est axé sur les budgets, avec des phases successives jusqu’à atteindre l'objectif.

On parle également de gestion de projet ou de management de projet pour définir le mode projet. On entend aussi parler de méthodologies projets telles que le cycle en V, ou encore la gestion de projet en cascade (Waterfall).

Caractéristiques du mode projet

Le mode projet se caractérise par :

• Le pilotage par les budgets.
  On attribue des ressources (matérielles, logicielles, humaines) à un projet en fonction de ses besoins et des réévaluations budgétaires.
  
• Les phases successives.
  Un projet est généralement découpé en phases qui s'enchaînent les unes après les autres. Une fois une phase passée, il n'est plus possible de revenir en arrière.
  
• La prédictibilité.
  Tout est pensé en amont du projet : estimations de la durée, plan d'action, liste des tâches, plannings, etc... On parle alors de méthodes prédictives de gestion de projet.
  
• Le périmètre complet qui est décidé en amont du projet.
  On s'engage sur les besoins définis dans le cahier des charges. Celui-ci doit donc être complet, sous peine de quoi ce qui a été oublié ne sera pas intégré au projet.
  
• La gestion compliquée des demandes de changement.
  La définition du périmètre du projet en amont rend compliqué les évolutions au périmètre. Les demandes de changement donnent lieu à de longs débats et à des négociations sans fin entre les différentes parties.
  
• L'implication des utilisateurs finaux uniquement à la fin du projet. 
  Trop souvent, les utilisateurs finaux du produit ne sont impliqués et sollicités qu'à la fin du projet, afin de tester le produit final. Cela peut donner ensuite lieu à de grosses modifications, et donc à un décalage de la date de fin de projet.
  

Comment définir un projet ?

Un projet est un objectif à atteindre en équipe afin de résoudre un problème identifié, dans un contexte précis, et en respectant plusieurs contraintes : les contraintes métiers, les échéances fixées, le budget alloué au projet, et le niveau de qualité souhaité.

Il s'agit d'une activité spécifique définie dans le temps (une date de début et une date de fin) qui ne peut pas être menée dans le cadre du quotidien des équipes opérationnelles, d'où la nécessité de déclencher un dispositif spécifique : le projet.

Comment fonctionne le mode projet ?

Le mode projet se déroule généralement en 4 étapes :

1. La phase de cadrage.
   C'est le moment parfait pour définir les besoins, et posez toutes les questions nécessaires afin de lever les zones de flou et cadrer le projet.
   
2. La phase de conception.
   C'est le moment de définir le plan d'action pour répondre aux besoins, de constituer son équipe projet, et de construire les différents plannings : macro-planning, rétroplanning, planning détaillé, diagramme de Gantt, ...
   
3. La phase de réalisation.
   L'heure est à l'action. Maintenant que tout est défini, on suit le plan prévu et on réalise les différentes actions qui vont nous rapprocher de l'objectif projet
   
4. La phase de supervision.
   Cette phase se déroule en parallèle de la phase de réalisation, et consiste à contrôler le projet, pour s'assurer qu'il avance comme il faut, dans le respect du budget et des délais.
   
5. La phase de clôture.
   On fait le bilan du projet, on clôture les accès, et on dit au revoir aux équipes. Une fois le projet terminé, l'équipe projet n'a plus lieu d'être : elle est démantelée.
   

Rôles et responsabilités du chef de projet

Le chef de projet est le garant de la réussite du projet. C'est en quelque sorte le chef d'orchestre. Il a comme responsabilité le suivi et le pilotage du projet et des risques, la construction des plannings ainsi que l'animation de l'équipe projet et des comités de suivi.

Bien que le chef de projet dispose de nombreuses responsabilités, il n'a aucun lien hiérarchique entre lui et l'équipe projet. Il pratique ce qu'on appelle le management transversal (ou horizontal) au quotidien.

Qu'est-ce que le mode produit ?

Mode produit : définition

Le mode produit est une méthodologie de travail qui consiste à se focaliser sur la valeur apportée à son client et aux utilisateurs finaux. Le produit se construit au fur et à mesure de manière itérative en prenant en compte les feedbacks utilisateurs afin de l'améliorer constamment.

Une fois le produit livré, on ne s'arrête pas comme on peut le faire en mode projet. On continue à travailler, à recueillir les retours des clients et utilisateurs, en vue de continuer à améliorer le produit.

Une équipe produit continuera à exister tant que le produit existe.

En opposition au mode projet où l'on pilote avec les enveloppes budgétaires, le mode produit amène le pilotage par la valeur. On priorise les projets par la valeur, on définit le ROI (retour sur investissement) possible, et on priorise les actions à faire en fonction de la valeur business apportée, donc du plus gros ROI. 

Les enjeux et objectifs du mode produit

Le principal enjeu du mode produit est de créer de la valeur en continue pour les utilisateurs finaux du produit ainsi que pour le client. Par extension, on crée ainsi de la valeur pour l'entreprise.

Le second enjeu du mode produit est de permettre une réorganisation profonde de l'entreprise afin de gagner en agilité, en souplesse et en flexibilité. Cette transformation en profondeur permet plus d'efficacité opérationnelle, et donc plus de création de valeur.

Dans la démarche produit, le client et les utilisateurs finaux sont au centre de tout. Ils sont d'ailleurs impliqués tout le long du cycle de vie du produit, et incités à tester et à fournir des retours en vue de toujours s'améliorer.

Le troisième enjeu est d'anticiper les besoins du marché et de s'adapter à ses évolutions, toujours en allant plus vite que la concurrence. L'organisation qu'amène le mode produit permet cela.

Comment fonctionne le mode produit ?

En mode projet, le projet s'arrête une fois le produit livré. L'équipe est démantelée, et l'équipe d'exploitation "Run" prend le relais si cela a été vendu au client.

En mode produit, on peut dire que tout commence à la livraison. On recueille les feedbacks des clients et utilisateurs finaux sur ce qui est bien, ce qui manque, ce qui ne fonctionne pas comme ils le souhaitent. Et l'équipe projet corrige cela pour la prochaine livraison.

C'est la magie des cycles courts. On peut apprendre et s'améliorer en quelques semaines au lieu de quelques années.

Des équipes de taille réduite (maximum 10 personnes) sont chacune responsables d'un produit ou d'un bout du produit comme une fonctionnalité L'équipe est au contact régulier des utilisateurs et à comme objectif de les satisfaire et de leur délivrer constamment de la qualité.

Les équipes sont pluridisciplinaires : elles possèdent dans l'équipe toutes les compétences dont elles ont besoin. Exit donc l'équipe projet d'un côté et l'équipe qualité de l'autre.

Qu'est-ce qu'un product owner ?

Le Product Owner est le garant de la vision du produit. Son rôle est de maximiser la valeur perçue et réelle du produit livré par l'équipe produit. A ce titre, il est responsable du Product backlog, et est en relation constante avec les parties prenantes afin de prioriser selon la valeur les différentes fonctionnalités souhaitées.

Il ne s'agit pas d'un technicien ni d'un expert technique, mais d'une personne disposant d'une connaissance métier et pouvant avoir une vue transverse sur le produit.

Afin que le projet agile soit une réussite, il doit être en mesure de se faire entendre dans l'organisation, et l'organisation doit respecter ses décisions, reflétées par le contenu et l'ordre du Product Backlog.

Mode projet vs mode produit : Les principales différences

Les principales différences entre le mode projet et le mode produit sont les suivantes :

Les bénéfices du mode produit

Le mode produit apporte de nombreux bénéfices comparés au mode projet, notamment sur des périmètres à forte évolutivité ou dans des contextes incertains.

Voici les bénéfices apportés par le mode produit :

• Des feedbacks nombreux et "au plus tôt".
  Plutôt que d'attendre la fin du projet pour recevoir du feedback, on va les chercher constamment en livrant de petites portions du produit, ou des versions successives, afin de constamment s'améliorer.
  
• Orientation valeur business.
  Un projet réussi n'est pas un projet qui respecte les délais, les coûts et le périmètre fixés, mais un projet dont le produit apporte de la valeur au client et aux utilisateurs finaux.
  
• Un rapprochement des expertises.
  Trop souvent en mode projet, les silos perdurent. Même au sein d'une équipe projet. Pour réaliser une tâche spécifique, on peut faire appel à une expertise extérieure au groupe projet.
  
  Ce n'est plus le cas en mode produit : toutes les expertises sont comprises dans l'équipe. Il n'y a plus d'un côté la R&D et de l'autre l'IT.
  
• Motivation en hausse pour l'équipe.
  En étant orientée produit, l'équipe dialogue en permanence avec les utilisateurs, et voit quotidiennement la valeur qu'elle apporte. Trouver du sens dans ses actions et voir le résultat concret de son travail motive au quotidien.
  
• Gain en souplesse, flexibilité et réactivité.
  Les possibilités d'évolutions du périmètre et le travail en cycles courts permettent un gain en agilité et en flexibilité appréciable.
  
• Capitalisation sur la connaissance du produit.
  L'équipe étant plus motivée, le taux de turn-over chute, ce qui permet à l'équipe et à l'organisation de capitaliser sur la connaissance du produit et les compétences développées.
  
• Planification par itérations courtes et successives.
  Les cycles courts permettent de se confronter rapidement à l'utilisateur final. Plus besoin d'attendre 3 ans pour savoir si on s'est planté ou si on est bon. C'est maintenant une question de semaines, et on peut corriger le tir quasi en live.
  
• Utilisateurs présents durant tout le cycle de vie du produit.
  Cela permet de construire un produit qui répond exactement à leurs besoins, pas à ce qu'ils pensaient avoir besoin, et pas à ce que vous pensiez savoir de leurs besoins.
  
  Une collaboration constante permet d'augmenter drastiquement les chances de réussite du projet.
  
• Ouverture au changement et à l'évolution du périmètre.
  Un développement produit peut prendre du temps. Et les besoins d'hier ne sont pas forcément ceux d'aujourd'hui, et encore moins ceux de demain. Se baser sur un cahier des charges et des spécifications détaillées de plusieurs mois / années n'a aucun sens.
  
  L'ouverture au changement que permet le mode produit est salvateur, et permet d'adapter en cours de route le travail à réaliser et sa priorisation.
  

Faut-il préférer travailler en mode projet ou en mode produit ?

Le mode projet et le mode produit ne sont pas antinomiques. On peut utiliser l'un ou l'autre en fonction de la situation et du contexte.

Mais du coup, comment savoir quand utiliser le mode projet et quand utiliser le mode produit ?

• Mode projet.
  A préférer lorsqu'il existe peu de variables et d'incertitudes sur un projet, que le périmètre est clairement délimité, qu'il n'y aura pas ou peu de changements, et que les étapes se suivent naturellement.
  
  Exemple, la construction d'une maison ou d'un bâtiment.
  
• Mode produit.
  A privilégier lorsque le contexte projet est évolutif, volatile et incertain, que le périmètre évolue en fonction des retours utilisateurs, qu'il n'existe pas de contraintes en terme de date, et que l'on souhaite développer un produit ou service qui répond exactement au besoin du marché.
  
  Exemple, la création d'un nouveau produit ou service, ou encore la création d'un jeu vidéo.
  

Que devient le chef de projet en mode produit ?

En mode produit, le chef de projet doit se reconvertir en product owner, en scrum master ou en tech leader, en fonction de sa personnalité, de ses compétences et de son appétence.

• Product Owner.
  Idéal si le chef de projet possède déjà une connaissance métier ou une connaissance du marché produit. Je vous explique en détails dans cet article les rôles et missions du product owner.
  
• Scrum Master.
  Idéal pour les chefs de projet qui apprécient le relationnel, les processus et l'amélioration continue. Un Scrum Master agit plus comme un coach et un facilitateur que comme un planificateur. Je vous en dis plus dans cet article.
  
• Tech Leader.
  Idéal pour les chefs de projet qui souhaitent continuer à évoluer dans la technique et qui disposent d'une expertise. Le Tech Leader n'est pas le responsable hiérarchique de l'équipe. Il aide l'équipe à monter en compétence et à résoudre des problèmes.
  

Toutefois, le mode produit ne vient pas remplacer purement et simplement le mode projet.

On continuera à travailler en mode projet lorsque cela s'avère nécessaire. On aura donc toujours besoin de chefs de projet. Mais moins souvent qu'aujourd'hui.

C'est pour cela que vous devez vous former à la culture agile si ce n'est pas déjà fait.