Planificateur de projet : Rôles et Responsabilités

Le planning est à la base de tout en gestion de projet. Sans lui, impossible de tenir des délais, et impossible de communiquer avec les parties prenantes, le sponsor et le client. 

Bien souvent, c'est le chef de projet qui s'y colle. Mais dans certains cas, notamment les projets les plus complexes, on peut créer un rôle de planificateur de projet afin de décharger le chef de projet.

Dans cet article, je vous explique en détail quels sont les rôles et responsabilités du planificateur de projet, quelles sont les principales différences entre lui et le chef de projet, et surtout comment ces deux personnes collaborent au quotidien sur un même projet.

Qu'est-ce qu'un planificateur de projet ? Définition

Le planificateur de projet intervient sur des projets complexes, en parallèle du chef de projet, afin de le décharger de la planification du projet, des ressources et de la gestion de la charge de travail et des feuilles de temps.

Il a en charge l'élaboration du planning détaillé et du diagramme de Gantt du projet et doit ainsi tenir comptes des ressources à sa disposition, de leurs disponibilités, des dépendances, des échéances et des contraintes.

Ses rôles et responsabilités les plus importants incluent l'élaboration du calendrier projet, le suivi des délais, la coordination des experts, l'analyse des risques opérationnels et la communication liée à la planification.

Le planificateur de projet est un rôle qui apparaît dans des projets de taille moyenne à grande, nécessitant une planification rigoureuse et une coordination minutieuse des différentes parties prenantes. En effet, dans ce type de projets, les tâches de pilotage sont trop nombreuses pour être portée par une seule personne.

Rôles et responsabilités d'un planificateur de projet

Le planificateur de projet joue un rôle crucial dans la gestion et la planification efficace d'un projet. Voici en détail ses principales responsabilités et missions :

1. La planification détaillée.
   Il est chargé d'élaborer un planning détaillé qui définit les étapes nécessaires à la réalisation du projet. Cela comprend l'identification des tâches, leur séquençage logique (selon les dépendances), l'estimation des ressources nécessaires et l'établissement des jalons et délais.
2. L'élaboration du calendrier.
   Sur la base du planning détaillé, le planificateur de projet crée un calendrier qui indique quand chaque tâche doit être réalisée. Il tient compte des contraintes temporelles définies dans le cahier des charges, de la disponibilité de chaque acteur projet, des dépendances entre les tâches et des autres ressources disponibles.
3. Le suivi des délais.
   Il surveille attentivement l'avancement du projet par rapport au planning établi. Il identifie les retards éventuels, analyse les causes de ces écarts et propose des ajustements si nécessaire pour respecter les échéances fixées.
4. La coordination des ressources.
   Il s'assure que les ressources et collaborateurs nécessaires sont disponibles aux moments appropriés, afin de tenir les engagements pris en terme de délais. Il coordonne ainsi les équipes au quotidien, gère les fournisseurs et prestataires, et résout les conflits liés aux ressources (le plus souvent à cause d'indisponibilités et d'urgences).
5. L'analyse des risques opérationnels.
   Le planificateur de projet identifie les risques opérationnels potentiels tout au long du projet et propose des stratégies d'atténuation, en partenariat avec le chef de projet principal. Il évalue ainsi l'impact de ces risques sur le calendrier projet, la charge de travail des experts et les coûts, et recommande des mesures préventives ou correctives.
6. Communication avec les acteurs terrain et reporting.
   Le planificateur de projet assure une communication régulière avec l'équipe du projet et les parties prenantes concernant les aspects liés à la planification du projet. Il fournit aussi des rapports sur l'avancement du projet, indique les écarts par rapport au planning et les mesures prises ou à prendre pour y remédier.
7. Optimisation des processus de planification.
   Il cherche également des moyens d'améliorer l'efficacité des processus de planification, et ce de façon continue. Il analyse les leçons apprises lors des projets précédents, identifie les bonnes pratiques et recommande des ajustements pour optimiser les futures planifications de projets.
8. Communication et coordination avec le chef de projet.
   Enfin, il échange et partage au quotidien sur le planning, l'avancement du projet, les risques opérationnels et les écarts constatés, avec le chef de projet principal du projet.
   

En résumé, le rôle du planificateur de projet consiste à élaborer un plan détaillé, à créer un calendrier, à suivre les délais, à coordonner les ressources, à gérer les risques et à assurer une communication efficace liée à la planification du projet.

Son objectif principal est d'optimiser la planification pour garantir la réalisation réussie du projet dans les délais et les ressources allouées.

Différences entre planificateur de projet et chef de projet

Le planificateur de projet et le chef de projet intervienne tous deux dans le management d'un projet, et contribuent tous deux à la réussite du projet. 

Mais leur rôle et leurs responsabilités diffèrent. Généralement, les aspects de planification sont gérés par le chef de projet sur de petits projets. Mais sur des projets plus volumineux, plus longs ou plus complexes, il y a trop de tâches pour que ce soit assumé par un seul chef de projet.

Les tâches sont donc partagées : le planificateur de projet assure la planification et le suivi opérationnel de l'avancement du projet, alors que le chef de projet se concentre beaucoup plus sur les aspects stratégiques : vision haute du projet, pilotage des risques, enjeux business et communication avec les décideurs.

Comment le planificateur de projet et le chef de projet s'organisent-ils entre eux ?

Le chef de projet et le planificateur de projet travaillent en étroite collaboration au quotidien pour assurer la réussite d'un projet. Leur collaboration repose sur la répartition des rôles et des responsabilités. Voici comment ils interagissent généralement :

1. Définition des objectifs.
   Le chef de projet est responsable de définir les objectifs globaux du projet en concertation avec le client et le sponsor. Il travaille en étroite collaboration avec le planificateur de projet pour comprendre les exigences spécifiques et les contraintes opérationnelles et métiers liées à la planification.
2. Vision et coordination globale.
   Le chef de projet se concentre sur les enjeux stratégiques et business, en assurant la cohérence avec les objectifs organisationnels. Il est chargé de prendre des décisions stratégiques et de coordonner les différentes parties prenantes. Le planificateur de projet fournit une expertise en matière de planification et collabore avec le chef de projet pour s'assurer que le plan global est réalisable.
3. Planification détaillée.
   Le planificateur de projet est responsable de l'élaboration du plan détaillé, y compris la séquence des tâches, les dépendances, les ressources nécessaires et les délais. Il travaille en étroite collaboration avec le chef de projet pour comprendre les objectifs et les contraintes et pour traduire ces informations en un planning réaliste.
4. Suivi et reporting.
   Ils collaborent pour suivre l'avancement du projet. Le planificateur de projet fournit des mises à jour régulières sur l'état d'avancement du calendrier et sur les écarts par rapport au plan. Le chef de projet utilise ces informations pour prendre des décisions éclairées et mettre en place des mesures correctives si nécessaire.
5. Communication avec les parties prenantes.
   Le chef de projet est responsable de la communication globale avec les parties prenantes, tandis que le planificateur de projet se concentre sur la communication spécifique liée à la planification. Ils travaillent ensemble pour s'assurer que les parties prenantes sont informées des détails de la planification, des changements éventuels et des impacts sur le projet.
6. Gestion des risques.
   Le chef de projet et le planificateur de projet collaborent pour identifier, évaluer et atténuer les risques liés au projet. Le planificateur de projet peut fournir une analyse des risques opérationnels, basée sur les dépendances entre les tâches et les contraintes temporelles, tandis que le chef de projet décide des mesures à prendre pour minimiser les impacts négatifs et s'occupe plutôt des risques stratégiques.

Comment devenir planificateur de projet ?

Contrairement  ce que vous pouvez lire sur de nombreux médias internet, il n'est pas indispensable d'avoir un diplôme en gestion de projet pour pouvoir planifier des projets. 

D'ailleurs, la grande majorité des chefs de projet et directeurs de projet que je connais, salariés et freelances, n'ont pas de diplômes spécifiques en management de projet.

Ils se sont appuyés principalement sur leurs qualités, leurs compétences et surtout leurs expériences précédentes. 

Un planificateur de projet est le plus souvent un chef de projet débutant, qui prend en charge ces aspects du projet, et laisse les enjeux plus stratégiques à un chef de projet confirmé ou un directeur de projet.

Côté certifications, je vous recommande de passer la certification CAPM, qui enseigne les fondamentaux de la gestion de projet, ainsi que la nouvelle certification PMI-SP, qui s'adresse aux spécialistes de la planification de gestion de projet.

Quelles évolutions professionnelles pour un chargé de projet ?

Un planificateur de projet, après 1 à 2 ans d'expérience, peut évoluer sur l'un des postes ci-dessous :

• Chef de projet confirmé.
  En tant que chef de projet, vous serez amené à piloter des projets de plus en plus ambitieux, et de plus en plus complexes. Pour vous donner une idée, on m'a régulièrement confié dans mes précédentes boîtes le pilotage de projets stratégiques à plusieurs millions d'euros.
  
• Responsable d'un service.
  En tant que responsable hiérarchique d'une équipe, vous pouvez être amené à gérer vous -même des projets, mais également à devoir suivre et piloter un portefeuille de plusieurs projets, répartis au sein de votre équipe. Je suis passé par là et ça a été une expérience très enrichissante.
  
• Responsable programme.
  En tant que responsable programme, vous pouvez être amené à piloter un programme de plusieurs projets, liés entre eux par un objectif commun.
  
• Directeur de projet.
  Après une dizaine d'années d'expérience, vous pourrez prétendre à un poste de directeur de projet, et piloter un portefeuille stratégique de projets, en accord avec les enjeux business de l'entreprise.
  
• Consultant en gestion de projet freelance.
  Enfin, dernière possibilité, le fait de vous mettre à votre compte. Je vous conseille cependant d'avoir + de 5 ans d'expérience, et d'avoir vu des projets de différentes tailles dans plusieurs sociétés (ou clients), et d'essayer différentes méthodologies, avant de vous lancer à votre compte.