La coordination d’un projet et de ses parties prenantes est indispensable pour le mener vers la réussite, qu’il s’agisse d’un développement d’un nouveau produit, d’un projet de migration informatique ou encore de l’organisation d’un événement (festival, mariage, etc…).
Dans cet article, je vais vous guider pas à pas à travers les différentes facettes du coordinateur de projet. Je vous explique les rôles et responsabilités qui incombent à cette personne, mais aussi les différences qui existent entre un coordinateur de projet et un chef de projet.
Qu’est-ce qu’un coordinateur de projet ? Définition
Le coordinateur de projet coordonne sur le terrain, d’un point de vue opérationnel, le ou les projets dont il est responsable. Il assure la liaison entre les différentes équipes, gère les ressources au quotidien et s’assure que les objectifs du projet sont atteints dans les délais et les budgets prévus.
Le coordinateur n’est pas un chef de projet, mais plutôt un assistant de celui-ci, qui l’aide dans la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture du projet. Il intervient donc pendant tout le cycle de vie du projet.
Alors que le chef de projet (ou le directeur de projet) a une vision globale (vision haute) du projet et prend des décisions stratégiques, le coordinateur de projet se concentre davantage sur la gestion quotidienne opérationnelle, la coordination des tâches et des collaborateurs, ainsi que la résolution des problèmes opérationnels.
Toutefois, certaines entreprises utilisent ces deux termes indépendamment l’un de l’autre afin de décrire le métier du chef de projet. Je vous recommande donc de lire attentivement la fiche de poste afin de comprendre quelles sont les responsabilités que l’entreprise souhaite vous confier.
Rôles et responsabilités d’un coordinateur de projet
En tant qu’assistant du chef de projet, le coordinateur de projet endosse de multiples rôles et responsabilités pour garantir le bon déroulement d’un projet.
- Facilite la communication au sein de l’équipe et avec les parties prenantes.
Le coordinateur de projet assure une communication fluide entre les membres de l’équipe, les parties prenantes et le chef de projet. Il facilite les échanges d’informations, les réunions et les discussions pour garantir une compréhension commune des objectifs et des tâches. - Coordonne l’équipe de façon opérationnelle.
Il travaille en étroite collaboration avec les membres de l’équipe pour s’assurer que chacun comprend son rôle, ses responsabilités, ses tâches et les délais à respecter. Il favorise la collaboration et résout les conflits potentiels au sein de l’équipe, notamment en termes de disponibilité. - Planifie le projet.
Il contribue à la planification détaillée du projet, en identifiant les étapes, les tâches et les ressources nécessaires. Il s’assure que le plan est réaliste et réalise des ajustements si nécessaire. - Suivi de l’avancement.
Le coordinateur de projet veille régulièrement à l’avancement du projet, en collectant des données sur les étapes réalisées, les problèmes rencontrés et les délais respectés. Il fournit des rapports et des mises à jour au chef de projet et à l’équipe. - Gestion des risques opérationnels.
Il identifie les risques potentiels pour le projet et met en place des stratégies d’atténuation appropriées. Il suit les risques tout au long du projet et propose des solutions en cas de problèmes. - Gestion des ressources.
Il alloue les ressources nécessaires au projet, y compris les budgets, le personnel et les équipements. Il s’assure que les ressources sont utilisées de manière optimale et suit les dépenses. - Documentation et archivage.
Il est également responsable de la documentation complète du projet, y compris les plans, les rapports, les procédures et les informations importantes. Il veille à l’archivage et à l’accessibilité des documents pour référence future. - Support administratif.
Le coordinateur de projet assure le suivi administratif du projet, en s’occupant de tâches telles que l’organisation de réunions, la rédaction de comptes rendus, la gestion des agendas et la coordination des déplacements. - Gestion des changements.
Il contribue à la gestion des changements, en collaboration avec le chef de projet, en évaluant les demandes de modification, en analysant leur impact sur le projet et en coordonnant leur mise en œuvre. - Qualité et conformité.
Il veille à ce que les livrables du projet respectent les normes de qualité et les exigences spécifiées. Il assure également la conformité aux politiques et aux réglementations en vigueur.
Différences entre coordinateur de projet et chef de projet
Bien que ces deux rôles sont complémentaires, il existe des différences fondamentales entre eux.
- Le coordinateur de projet.
Le rôle du coordinateur de projet consiste à assurer la coordination opérationnelle et la communication fluide entre les différentes parties prenantes d’un projet. Il agit en tant qu’assistant du chef de projet, facilitant la mise en œuvre des activités du projet et apportant un soutien administratif. Le coordinateur de projet est chargé de coordonner les équipes, de suivre l’avancement du projet et de gérer les risques. Il collabore étroitement avec les membres de l’équipe, favorise la communication et assure la liaison entre les différentes parties prenantes. - Le chef de projet.
Le rôle du chef de projet est de diriger et de superviser l’ensemble du projet. Le chef de projet a une vision globale du projet et prend des décisions stratégiques pour atteindre les objectifs fixés. Il est responsable de la planification stratégique, de la gestion des ressources, de la prise de décisions importantes et de la gestion des relations avec les parties prenantes et les clients. Il est responsable de l’équipe projet (mais sans autorité hiérarchique) et est responsable du succès global du projet. Il possède une connaissance approfondie de la gestion de projet, une expertise technique et une expérience dans la gestion de projets de grande envergure et complexes.
Toutefois, certaines entreprises intervertissent ces rôles dans les fiches de poste. Je vous recommande donc de lire en détail la fiche de poste et de bien comprendre quelles sont les attentes de l’organisation quant aux responsabilités que l’on vous confiera.
| Caractéristiques | Coordinateur de projet | Chef de projet |
|---|---|---|
| Description | Assure la coordination opérationnelle du projet et apporte un soutien administratif. | Dirige et supervise l’ensemble du projet en prenant des décisions stratégiques. |
| Objectif principal | Assure la mise en œuvre fluide des activités du projet. | Atteindre les objectifs du projet et livrer les résultats attendus. |
| Rôle | Facilite la communication et la coordination entre les acteurs projet. | Pilote la planification, l’exécution et le contrôle du projet. |
| Responsabilités | Coordination des équipes, suivi de l’avancement, gestion des risques opérationnels. | Planification stratégique et détaillée, prise de décisions, gestion des ressources, gestion des conflits, communication avec les décisionnaires, gestion des risques stratégiques. |
| Rapport à l’équipe | Collabore étroitement avec les membres de l’équipe et facilite la communication. | Encadre et motive l’équipe, prend des décisions et des arbitrages. |
| Rapport au projet | Contribue à la réalisation des objectifs projet. | Responsable de l’ensemble du projet et de son succès. |
| Autorité hiérarchique | Non, aucune autorité hiérarchique formelle. | Responsable de l’équipe projet pendant toute sa durée, mais sans autorité hiérarchique (management transversal). |
| Pilotage et animation de l’équipe projet | Assiste le chef de projet dans la coordination des activités quotidiennes. | Pilote, motive et anime l’équipe, prend des décisions stratégiques. |
| Interaction avec les parties prenantes | Collabore avec les parties prenantes opérationnelles (utilisateurs, métiers, etc) afin d’assurer une collaboration fluide. | Gère les relations avec les parties prenantes clés et les décisionnaires, ainsi que les clients. |
| Animation des comités de pilotage | Participe en tant que support, mais n’anime pas. | Prépare et anime le comité de pilotage. |
| Animation des comités techniques | Participe aux comités techniques en tant que support, peut les animer. | Anime généralement les comités techniques, et laisse la parole au coordinateur, qui gère l’opérationnel au quotidien. |
| Qualités requises | Excellentes compétences en communication, capacité de coordination. | Leadership fort, capacité de prise de décision, gestion du personnel. |
| Compétences requises | Bonne compréhension de la gestion de projet, résolution de problèmes. | Connaissance approfondie de la gestion de projet, expertise technique et métier. |
| Certifications spécialisées | CAPM (PMI), Prince2 Foundation. | PMP, Prince2 Practitioner. |
| Expérience | Junior, expérience dans la coordination de projet ou rôle similaire. | Expérimenté, plusieurs expériences réussies en gestion de projet et supervision d’équipes. |
| Taille des projets | Projets de petite à moyenne envergure. | Projets de grande taille, complexes, incertains. |
| Gestion multi-projets | Peut participer à plusieurs projets simultanément, en fonction de la taille. | Gère un portefeuille de projets en parallèle, ou un programme. |
Compétences et qualités requises pour être coordinateur de projet
Pour être un coordinateur de projet efficace, il est essentiel de posséder un ensemble de compétences et de qualités clés. Voici une liste des 10 qualités et compétences indispensables pour ce métier :
- Excellentes compétences en communication.
Être capable de communiquer de manière claire et concise avec les membres de l’équipe, les parties prenantes et les clients. - Capacité à travailler en équipe.
Avoir une aptitude à collaborer avec différentes personnes, à favoriser la coopération et à motiver les membres de l’équipe. - Sens de l’organisation.
Être capable de planifier, hiérarchiser les tâches et gérer efficacement son temps pour respecter les échéances du projet. - Résolution de problèmes.
Être en mesure d’identifier les problèmes potentiels, d’élaborer des solutions créatives et de prendre des décisions éclairées pour surmonter les obstacles. - Esprit d’analyse et de synthèse.
Avoir la capacité d’analyser les données, d’évaluer les risques et de prendre des décisions fondées sur des faits concrets. - Avoir de la flexibilité.
Être capable de s’adapter aux changements de plan, de gérer les imprévus et de trouver des solutions alternatives lorsque cela est nécessaire. - Orientation client (orienté résultats).
Avoir la capacité de comprendre et de répondre aux besoins des clients, en s’efforçant de fournir un service de qualité et de garantir leur satisfaction. - Gestion du stress.
Être résistant au stress et capable de rester calme et concentré, même dans des situations complexes ou sous pression. - Compétences techniques en gestion de projet.
Avoir une connaissance solide des méthodologies et des outils de gestion de projet, ainsi que des meilleures pratiques du domaine. - Esprit d’apprentissage continu.
Être ouvert à l’apprentissage et à l’amélioration continue, en restant informé des évolutions du domaine de la gestion de projet et en cherchant à développer ses compétences et ses connaissances.
Ces compétences et qualités clés, combinées à l’expérience et à la formation appropriées, permettent aux coordinateurs de projet de faire face aux défis et d’assurer le succès des initiatives qu’ils coordonnent.
Peut-il y avoir plusieurs coordinateurs sur un gros projet ?
Il est tout à fait possible d’avoir plusieurs coordinateurs de projet sur un gros projet. Je l’ai moi-même vécu en tant que directeur de projet, avec 3 coordinateurs de projet s’occupant de la planification opérationnelle d’un gros projet de déploiement de postes informatiques national.
Cependant, cela présente des défis pour faire travailler ensemble ces différents coordinateurs de projet, et faire en sorte que la communication soit fluide, sans que quelqu’un marche sur les plates-bandes de l’autre. Et je vous le dis d’expérience, ce n’est pas si évident que ça.
Voici trois astuces pour réussir à surmonter ces difficultés :
- Établir une communication claire et ouverte.
La clé pour réussir la collaboration entre les différents coordinateurs de projet est de mettre en place une communication claire et ouverte. Réunions de synchronisation régulières, outils de collaboration en ligne,partage de documents, etc… Vous devrez trouver des moyens pour que chacun ait une vision claire des objectifs du projet, des plans et des dernières mises à jour. - Définir des rôles et des responsabilités clairs.
Pour éviter les conflits ou les chevauchements, il est important de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque coordinateur de projet ainsi que du chef de projet / directeur de projet. Et pour cela, rien de tel que la matrice RACI. Chaque coordinateur devrait avoir une zone de responsabilité spécifique, avec des objectifs et des tâches clairement définis. Assurez-vous que les responsabilités de chaque coordinateur se complètent et évitez les doublons. Cela permettra d’éviter les malentendus et de favoriser une collaboration harmonieuse entre les coordinateurs. - Favoriser la collaboration et l’esprit d’équipe.
La réussite du projet repose sur une collaboration étroite et un esprit d’équipe. Encouragez les coordinateurs à travailler ensemble, à partager leurs connaissances et à s’entraider mutuellement. Organisez des réunions régulières où les coordinateurs peuvent discuter des défis communs, partager les meilleures pratiques et proposer des solutions collectives. La création d’une culture de collaboration favorisera une coordination efficace et une approche unifiée du projet.
Comment devenir coordinateur de projet ?
Devenir coordinateur de projet demande une combinaison de formation, d’expérience et de développement professionnel. Voici les étapes clés pour se lancer dans une carrière de coordinateur de projet :
- Suivre une formation en gestion de projet.
Suivre des cours ou obtenir une certification en gestion de projet, comme le Project Management Professional (PMP) ou PRINCE2, pour acquérir une base solide de connaissances en gestion de projet. - Développer des compétences techniques.
Maîtriser les outils et les logiciels de gestion de projet, tels que Monday, Airtable, ClickUp, ou Microsoft Project, ainsi que les méthodologies et les meilleures pratiques du domaine. - Gagner de l’expérience pratique.
Chercher des opportunités de travailler sur des projets en tant que membre de l’équipe ou en assistant un coordinateur de projet. Cela permet de développer une compréhension pratique des processus de gestion de projet et des responsabilités liées à ce rôle. Si vous n’avez pas d’opportunités professionnelles sous la main, c’est l’occasion de rejoindre une association ou de développer un projet perso, pour vous faire la main. - Cultiver des compétences en communication et en leadership.
Travailler sur le renforcement de compétences clés telles que la communication efficace, la résolution de problèmes, la gestion des conflits et le travail d’équipe. - Chercher des opportunités d’évolution.
Une fois que vous avez acquis de l’expérience en tant que coordinateur de projet, cherchez des projets de plus grande envergure ou de plus grande complexité pour continuer à développer vos compétences et votre expertise. - Se tenir informé des tendances et des évolutions.
Suivre les dernières tendances et les avancées dans le domaine de la gestion de projet, participer à des séminaires ou des conférences, et rester à jour avec les nouvelles méthodologies et les nouvelles technologies. - Réseauter activement.
Participer à des événements professionnels, rejoindre des groupes de gestion de projet et établir des contacts avec d’autres professionnels du domaine. Le réseautage peut offrir des opportunités de mentorat, de collaboration et d’apprentissage mutuel.
Vous serez surpris du nombre d’opportunités qui peuvent apparaître grâce au réseau. Perso, mes derniers postes et mes dernières missions de freelance, je les ai eu grâce à mon réseau. - Continuer à vous former.
S’engager dans un développement professionnel continu en suivant des cours de perfectionnement, en obtenant des certifications supplémentaires ou en poursuivant des études avancées dans le domaine de la gestion de projet.
Je vous conseille également de vous plonger dans la lecture de ces 3 ouvrages, qui vont vous permettre de mieux comprendre et appréhender le monde de la gestion de projet.
Quelles évolutions pour un coordinateur de projet ?
Un coordianteur de projet, après quelques années d’expérience, peut évoluer sur l’un des postes ci-dessous :
- Chef de projet confirmé.
En tant que chef de projet, vous serez amené à piloter des projets de plus en plus ambitieux, et de plus en plus complexes. Pour vous donner une idée, on m’a régulièrement confié dans mes précédentes boîtes le pilotage de projets stratégiques à plusieurs millions d’euros. - Responsable d’un service.
En tant que responsable hiérarchique d’une équipe, vous pouvez être amené à gérer vous -même des projets, mais également à devoir suivre et piloter un portefeuille de plusieurs projets, répartis au sein de votre équipe. Je suis passé par là et ça a été une expérience très enrichissante. - Responsable programme.
En tant que responsable programme, vous pouvez être amené à piloter un programme de plusieurs projets, liés entre eux par un objectif commun. - Directeur de projet.
Après une dizaine d’années d’expérience, vous pourrez prétendre à un poste de directeur de projet, et piloter un portefeuille stratégique de projets, en accord avec les enjeux business de l’entreprise. - Consultant en gestion de projet freelance.
Enfin, dernière possibilité, le fait de vous mettre à votre compte. Je vous conseille cependant d’avoir + de 5 ans d’expérience, et d’avoir vu des projets de différentes tailles dans plusieurs sociétés (ou clients), et d’essayer différentes méthodologies, avant de vous lancer à votre compte.
