Savez-vous dire clairement si vous travaillez actuellement sur un projet ou plutôt sur une opération ?
Même si ces deux notions sont étroitement liées entre elles, et sont toutes les deux indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise, les méthodes de travail et compétences nécessaires pour réaliser ces activités ne sont pas les mêmes.
Dans cet article, je vous explique quelles sont les principales différences entre les projets d'un côté et les opérations de l'autre.
Quelle est la différence entre un projet et une opération ?
Un projet est un ensemble d'activités et de tâches avec une date de début et de fin, qui sont réalisées par une équipe réunie pour l'occasion afin d'atteindre un objectif précis.
L'une des caractéristiques principales d'un projet est qu'il est unique, il ne peut pas être facilement répliqué. Il dispose souvent d'un caractère d'innovation, et cherche à résoudre un problème ou exploiter une opportunité.
Une opération est une activité récurrente au sein de l'entreprise, qui peut être procédurée et répétée.
Elles sont exécutées de manière régulière pour répondre aux besoins courants de l'entreprise. Les opérations sont ainsi axées sur l'efficacité, la performance et l'optimisation des processus de l'organisation.
Voici un tableau récapitulatif des principales différences entre projets et opérations :
Thèmes | Projets | Opérations |
|---|---|---|
Description | Ensemble de tâches à réaliser pour atteindre un objectif défini, dans les délais et le budget imparti; | Activités récurrentes maîtrisées et répétées, assurant la stabilité financière de l'entreprise. |
Objectif | Créer de nouvelles opportunités, de nouveaux produits, services, marchés ou manières de travailler. | Assurer la pérennité de l'entreprise, et répondre aux besoins de ses clients. |
Environnement | Inconnu, innovant, complexe et incertain par nature. | Répétitif, stable et maîtrisé. |
Processus de décision | Décisions rapides sur la base d'informations non complètes. Processus historique et décisions irréversibles. | Décisions réfléchies basées sur les faits. Processus récurrent et décisions réversibles. |
Degré d'incertitude | Élevé. Il peut exister de nombreux flous sur un projet. | Faible. Les actions sont encadrées pour les opérations. |
Caractère d'innovation | Oui. Les projets ouvrent des opportunités pour l'entreprise. | Non. Le fonctionnement est encadré par des procédures, et l'efficacité est de mise. |
Cash-flow | Nécessite un investissement financier, en espérant avoir un retour sur investissement positif une fois le projet terminé. | Dégage des bénéfices directs pour l'entreprise. Cash-flow positif. |
Difficulté | Complexe. Nécessite de faire un saut dans l'inconnu. | Simple à Modérée. Nécessité d'intervenir rapidement en cas de blocage. |
Respect des processus de l'entreprise | Pas nécessairement. Ils peuvent être contournés s'ils sont nuisibles pour le projet. | Oui, les processus sont respectés et optimisés quand c'est possible. |
Constitution de l'équipe | Équipe pluri-disciplinaire, constituée en fonction des compétences et des profils nécessaires au projet. | Équipe hiérarchique, apparaissant dans l'organigramme de l'entreprise. |
Organisation | Organisation temporaire, montée le temps du projet. | Organisation pérenne dans le temps, collant au fonctionnement de l'entreprise. |
Type de management | Management transversal. | Management hiérarchique classique. |
Comme vous pouvez le voir, ces deux activités se recoupent mais sont bien différentes.
Voyons maintenant ensemble ces différences plus en détails.
1 ) Des objectifs différents
Les opérations constituent la majorité de l'activité de l'entreprise.
Contrairement aux projets, elles sont continues, se répètent dans le temps, et produisent des livrables répétitifs.
Elles sont également procédurées, et doivent être maîtrisées par les équipes, afin de gagner en efficacité, de satisfaire les clients tout en réduisant les coûts.
Les projets sont au contraire tous uniques et spécifiques, et répondent à un besoin ou une problématique précise.
L'entreprise investit une somme financière conséquente en espérant avoir les bénéfices souhaités à la fin du projet.
Ils sont annonciateurs de changement, et permettent de créer de nouvelles opportunités, ou de bouleverser les manières de faire, afin de garder un avantage compétitif face à la concurrence.
Par exemple, la construction d'une nouvelle maison est un projet, alors que l'entretien courant d'une résidence (y compris les travaux de rénovation) sont plutôt des opérations.
A noter qu'un projet peut par la suite amener des opérations.
2 ) Des équipes et compétences différentes
Les opérations sont menées par les équipes internes d'une entreprise.
Ces équipes sont gérées par leurs managers hiérarchiques (N+1), et apparaissent clairement dans l'organigramme de la structure.
Ces équipes évoluent en taille et en compétences en fonction des opérations.
Au contraire, les équipes projet sont des équipes temporaires, montées spécifiquement pour les besoins du projet.
Elles sont inter-disciplinaires. Bien que les collaborateurs gardent leur responsable hiérarchique, ils sont encadrés par un chef de projet pendant toute la durée du projet. Celui-ci agit en tant que manager transverse, et est le garant de la réussite du projet.
3 ) Une approche et une organisation à l'opposé
Les opérations fonctionnent selon le schéma classique et traditionnel de l'entreprise, en management hiérarchique.
Chaque collaborateur rend compte à un "chef", ayant lui aussi un responsable et ainsi de suite, jusqu'à remonter l'organigramme et arriver au directeur général.
Une équipe projet n'est pas rattachée à l'organigramme de l'entreprise.
Elle peut être constituée à la fois de collaborateurs internes et externes à l'organisation, et agit en transversal de l'organisation.
Une équipe projet peut donc disposer de ses propres règles, et agir en marge des processus de l'organisation.
Elle doit également pouvoir prendre des décisions rapides, sans forcément avoir toutes les informations à sa disposition. Au contraire, il est nécessaire de prendre des décisions raisonnés basées sur les faits concernant les opérations.
4 ) Management opérationnel vs Conduite du changement
Les opérations sont menées sous la conduite du manager opérationnel, ou manager de proximité.
Elles sont effectuées régulièrement, de manière répétées et prédictives. L'organisation est ainsi stable, et les collaborateurs sont recrutées pour leurs compétences spécialisées et leur capacité à améliorer les processus et leur efficacité.
Les budgets et les événements sont généralement planifiés de manière annuelle pour les opérations, contrairement aux projets qui ont des budgets définis et réfléchis au lancement.
Les projets sont menés sous la conduite d'un chef de projet, propre à chaque projet.
Ils font appel à de nombreuses compétences différentes, que l'on ne trouve pas dans leur ensemble dans les services de l'organisation. Il est donc nécessaire de monter une équipe pluri-disciplinaire de façon temporaire.
Contrairement aux opérations, il est difficile d'évaluer à l'avance le temps et le budget nécessaire pour réaliser le projet, ce qui explique parfois les écarts et dépassements constatés.
Le travail demandé n'a généralement pas été fait auparavant dans l'entreprise, et il existe de nombreuses contraintes (temps, budget, qualité, contraintes métiers) dont l'équipe projet doit tenir compte.
Les projets ont ainsi un caractère innovant mais incertain, alors que les opérations ont un caractère prédictif et maîtrisé.
Comment s'effectue la transition entre projets et opérations ?
Une fois le travail réalisé en mode projet, le chef de projet doit s'assurer de la conformité des livrables fournis, puis clôturer proprement son projet.
Dans certains cas, le chef de projet peut faire une transition vers les équipes gérant l'opérationnel et le récurrent. C'est ce qu'on appelle une transition Build (Projet) vers Run (Opérations).
Par exemple, si le projet constituait la création et la livraison d'un nouveau produit que l'entreprise peut vendre à ses clients, la production et la maintenance de ce produit doivent être par la suite confiées aux équipes opérationnelles.
Cette transition Build vers Run s'effectue en 3 temps :
- Explication du projet, du contexte et de ses objectifs.
Le chef de projet et son équipe se réunisse avec les équipes opérationnelles afin de leur expliquer ce sur quoi ils ont travaillé. - Présentation des livrables projet.
Ils présentent ensuite le résultat concret ou l'aboutissement du projet. S'il s'agit d'un produit physique ou digital, le meilleur moyen est d'effectuer une démonstration. - Présentation des actions à réaliser à intervalles réguliers.
Enfin, ils expliquent aux équipes opérationnelles quelles activités ils vont devoir réaliser. En fonction de la complexité de celles-ci, une simple procédure peut suffire ou au contraire une formation intensive des équipes.
L'équipe projet reste ensuite en support des équipes opérationnelles pendant un temps délimité à l'avance, afin de répondre à leurs questions et les faire monter en compétences.
Qu'est-ce que la gestion des opérations ?
La gestion des opérations consiste à maintenir les activités courantes de l'entreprise en contrôlant l'ensemble des processus de production et de distribution de manière continue.
Contrairement aux projets qui ont un début et une fin, les opérations sont permanentes et produisent des livrables répétitifs.
Les opérations englobent l'ensemble des procédures utilisées par l'équipe pour fournir des produits ou des services aux clients.
Elles sont basées sur une planification annuelle exhaustive et sont essentielles pour maintenir la stabilité et la croissance de l'entreprise.
La gestion des opérations est au cœur de la structure organisationnelle matricielle et/ou fonctionnelle de l'entreprise.
Elle consiste à consolider toutes les étapes de production d'un bien ou d'un service, à évaluer régulièrement les procédures en place, à exécuter les processus de l'entreprise et à superviser les équipes de travail.
Les opérations sont des activités permanentes et répétitives qui nécessitent des mécanismes de contrôle et des processus internes solides.
Le gestionnaire des opérations est chargé de s'assurer que toutes les activités commerciales de l'entreprise se déroulent de manière efficace et que les exigences des clients sont satisfaites.
La gestion des opérations est donc essentielle pour maintenir la stabilité et la croissance de l'entreprise en optimisant les processus internes pour améliorer la qualité, l'efficacité et la rentabilité.
Cela implique une évaluation régulière des procédures, la supervision des équipes de travail, la mise en place de mécanismes de contrôle solides et la satisfaction des besoins des clients.
En résumé, la gestion des opérations est un élément crucial de la gestion d'entreprise qui garantit le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Qu'est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet est une démarche qui vise à atteindre les objectifs et la vision d'une entreprise en utilisant des projets spécifiques, qui sont des événements temporaires et uniques avec une structure méthodique et un but précis.
En menant les projets avec efficacité, l'entreprise peut créer de la valeur ajoutée pour elle-même et ses clients.
Les projets offrent également l'opportunité à l'entreprise de gagner en efficacité, de favoriser l'amélioration continue, d'innover, de devenir une organisation apprenante et de créer des bénéfices.
Cependant, les projets comportent souvent des contraintes telles que des coûts, des délais, des enjeux de qualité ou la nécessité de gérer les différentes parties prenantes impliquées.
La gestion de projet nécessite donc la mobilisation des ressources, l'établissement d'un échéancier précis, la mesure de l'avancement et la détermination du budget nécessaire à sa réalisation, tout en tenant compte des risques.
Pour réussir, l'organisation doit orchestrer toutes les ressources et les expertises nécessaires pour arrimer les projets aux objectifs de l'entreprise.
Cela implique la mise en place de méthodes et d'outils pour planifier, exécuter et contrôler les projets, ainsi que la gestion des ressources humaines, matérielles et financières.
En résumé, la gestion de projet est essentielle pour atteindre les objectifs de l'entreprise et créer de la valeur ajoutée tout en maîtrisant les coûts, les délais et les risques.
