Cahier des charges vs Note de cadrage : Quelles différences ?

11 février 2024 - minutes de lecture

11 février 2024

La note de cadrage et le cahier des charges sont deux documents-clés dans le pilotage de vos projets. Mais savez-vous réellement faire la différence entre les deux ?

Bien que ces deux documents soient souvent utilisés ensemble, ils ont des différences importantes qui méritent d'être explorées pour mieux comprendre leur rôle dans la gestion de projets.

Dans cet article, nous examinerons les différences entre la note de cadrage projet et le cahier des charges afin de vous aider à mieux comprendre les nuances de ces deux documents et à les utiliser efficacement.

Quelles sont les différences entre cahier des charges et note de cadrage ?

Bien que le cahier des charges et la note de cadrage résument tous les deux les informations importantes pour un projet, il existe de subtiles différences entre ces documents de pilotage projet :

  • Le cahier des charges.
    Le cahier des charges est l'expression des attentes, besoins et exigences du client, représentée sous la forme de spécifications fonctionnelles (les résultats attendus) et sous la forme de spécifications techniques (les contraintes techniques à respecter).
  • La note de cadrage.
    La note de cadrage est un document synthétique qui permet de cadrer le projet de manière claire, précise et concise. Il est partagé avec l'ensemble des acteurs projet, afin de faciliter la communication et la collaboration.

Voyons les principales différences existantes entre ces deux documents d'importance capitale :

Thèmes

Cahier des charges

Note de cadrage

Objectif

Définit les objectifs techniques, fonctionnels et opérationnels du projet, ainsi que les spécifications techniques et fonctionnelles pour atteindre ces objectifs.

Énonce les objectifs globaux du projet, tels que les résultats attendus, les avantages pour l'entreprise, les parties prenantes, les délais, les coûts et les risques, ainsi que le périmètre du projet.

Contenu

Détaillé et spécifique, il décrit en profondeur les attentes, besoins exigences du client concernant le projet.

Plus général, il met l'accent sur les grandes lignes du projet, telles que sa mission, ses objectifs et ses parties prenantes.

Public cible

Principalement destiné à l'équipe en charge de mettre en œuvre le projet. (Maîtrise d’œuvre, ou MOE)

S'adresse à l'ensemble des parties prenantes du projet, pour que chacun ait le même niveau de compréhension.

Rôles

Rédigé par les équipes du maître d'ouvrage (le client ou le commanditaire projet).

Élaboré par le chef de projet ou le sponsor projet.

Niveau de détail

Détaillé. Il doit décrire précisément les exigences techniques et fonctionnelles du client concernant le projet.

Plus généraliste, afin de donner une vision d'ensemble, claire et concise du projet à tous.

Quand le rédiger ?

Au plus tôt, à l'initialisation du projet et avant la publication d'un appel d'offres.

Lors du cadrage du projet.

Quels sont les éléments qui constituent un cahier des charges ?

Voici les principaux éléments qui composent un cahier des charges :

  1. Introduction.
    C'est l'occasion de présenter le projet et d'expliquer le contexte dans lequel il s'inscrit.
  2. Objectifs et enjeux.
    Cette section décrit les objectifs à atteindre et les enjeux associés au projet.
  3. Périmètre du projet.
    Également appelé la portée du projet. Cette section précise le travail à réaliser dans le cadre du projet, ainsi que les limites et les contraintes de celui-ci. On y retrouve généralement la description des fonctionnalités attendues du produit ou du service à livrer.
  4. Spécifications fonctionnelles.
    Elles décrivent les fonctionnalités attendues du produit ou du service à livrer, ainsi que la valeur apportée par la solution envisagée. Les specs fonctionnelles sont identifiées au travers de l'analyse fonctionnelle.
  5. Spécifications techniques.
    Elles précisent les exigences et contraintes techniques requises pour répondre aux besoins fonctionnels du client (décrits dans les spécifications fonctionnelles). Les specs techniques permettent ainsi de définir les normes à respecter, les composants à utiliser, les exigences de performance, etc.
  6. Contraintes.
    Cette section décrit les contraintes qui pèsent sur le projet, que le maître d’œuvre devra respecter (budget, délais, normes, législatif, contraintes métiers, etc.) ainsi que les risques associés.
  7. Planning.
    Il précise les délais et les étapes du projet, ainsi que les livrables attendus à chaque étape.
  8. Modalités de validation.
    Le client décrit ici les procédures de validation à mettre en place pour s'assurer que le produit ou le service livré répond aux attentes, besoins et exigences du client, décrits dans le cahier des charges.
  9. Modalités de suivi et de maintenance.
    Cette section précise les modalités de suivi et de maintenance à mettre en place pour assurer le bon fonctionnement du produit ou du service livré après sa mise en production. On parle également de mode RUN ou de phase d'exploitation de la solution.
  10. Annexes.
    Enfin, le maître d'ouvrage peut inclure des annexes, apportant des informations complémentaires sur le projet (exemples de maquettes, listes de normes à respecter, etc.).

Ces éléments varient selon le type de cahier des charges et les besoins spécifiques du projet. Le cahier des charges est généralement élaboré en collaboration avec le client et les parties prenantes du projet pour s'assurer que toutes les attentes sont prises en compte.

Quels éléments composent la note de cadrage ?

Il existe plusieurs manières de rédiger une note de cadrage en fonction des organisations. Cependant, celle-ci doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

  1. Nom du projet, du rédacteur de la charte ainsi que du chef de projet.
    Indispensable pour savoir de quel projet on parle, et qui sont les rédacteurs de la charte.
  2. Gestion de version, et validateur du document.
    indispensable pour suivre les versions successives de la charte, ainsi que pour savoir qui l'a validé et quand.
  3. La raison d'être du projet, ainsi qu'une brève description.
    Qu'est-ce qui justifie l'existence du projet ? Quelle est le problème que l'on cherche à résoudre ?
  4. Les objectifs du projet et les résultats que l'on souhaite atteindre.
    Ils doivent être listés de façon exhaustive, sous peine de quoi le projet risque d'échouer et de subir une dérive des objectifs. Les objectifs doivent également être précis et mesurables, si possible en utilisant la méthode SMART.
  5. Les principales parties prenantes.
    Les acteurs projet concernés doivent être listés dans ce document. La liste n'est pas forcément exhaustive, l'équipe projet pouvant n'être constituée qu'après la rédaction et la validation de cette charte.
  6. Les contraintes du projet.
    Il s'agit de décrire les contraintes de budget, de délais, les contraintes législatives et réglementaires, ou encore les contraintes métiers dont il faudra tenir compte.
  7. Les risques identifiés.
    La note de cadrage doit comporter une première liste de risques globaux et stratégiques pouvant survenir sur le projet.
  8. Le périmètre du projet.
    Le périmètre ou la portée du projet doit être clairement précisé, en listant les activités à réaliser dans le cadre du projet, les limites et ce qui est considéré comme hors périmètre.
  9. Les livrables.
    Ce document doit également comporter une liste des livrables à produire dans le cadre du projet.
  10. Le processus de gouvernance.
    Enfin, la note de cadrage décrit également la manière dont le projet va être mené, quelles sont les responsabilités de chaque partie prenante, et quelles sont les instances de gouvernance ou réunions qui sont retenues.
Pour aller + loin : Dans cet article, je vous propose 66 questions pour vous aider à mieux rédiger et structurer votre note de cadrage.

Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant.

J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous.

Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, PSPO1, Lean Six Sigma Black Belt.


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