Durant la phase de planification d'un projet, il est courant d'entendre parler de tâches et d'activités, notamment lorsqu'on utilise des techniques de découpage du projet telles que WBS - Work Breakdown Structure.
Mais qu'est-ce qu'une tâche ? Et qu'est-ce qu'une activité ? Comment faire la distinction entre les deux ? Et comment les utiliser au mieux au quotidien ?
Dans cet article, je vous explique les principales différences existantes entre les tâches et les activités projet.
Qu'est-ce qu'une tâche projet ? Définition
Une tâche projet est une action unique à réaliser dans le cadre d'un projet, dans un laps de temps défini.
Elle permet d'avancer vers l'atteinte des objectifs projet, préalablement fixés. Une tâche projet peut également être liée par des dépendances à d'autres tâches, et être subdivisée en sous-tâches.
Il s'agit généralement d'une action opérationnelle bien définie, qui peut prendre de quelques minutes à quelques heures pour la réaliser.
Une tâche peut également comporter plusieurs sous-tâches et checklists (le nom peut différer en fonction de l'outil de gestion de projet utilisé). Logiquement, tout doit être réalisé afin de considérer la tâche comme 100% terminée.
Une tâche projet a également une date de démarrage et une date de fin définie, et possède un statut : à faire, en cours, terminé. Cela permet au chef de projet de suivre avec précision l'avancement de son projet.
Enfin, chaque tâche est attribuée à un et un seul responsable, en charge de sa réalisation. Cette personne peut toutefois faire appel à d'autres collaborateurs pour l'épauler. Cette notion est visualisable dans la matrice de responsabilité RACI.
Qu'est-ce qu'une activité projet ?
Une activité projet représente une seule et même unité de travail à effectuer sur un projet.
Elles sont déterminées lors du WBS et apparaissent dans l'organigramme des tâches du projet au plus bas niveau (celui le plus détaillé). Elles peuvent être subdivisées en plusieurs sous-activités ou tâches projet.
Il peut donc s'agir d'une action à accomplir dans le cadre d'un projet, ou d'une étape projet, elle-même découpée en plusieurs sous-étapes. Une activité projet peut donc être vu comme un lot de travail ou un ensemble de tâches à réaliser, afin d'accomplir un but commun.
Les activités projet peuvent être vues comme le squelette du projet. Celui-ci est obtenu lors de la création du WBS ou de l'organigramme des tâches.
Une activité peut impliquer le travail de plusieurs personnes pour être accomplie.
On peut voir sur l'image ci-dessous un projet découpé en plusieurs activités grâce à la méthode WBS. Les activités du plus bas niveau (en jaune) seront elles-mêmes redécoupées en tâches afin de suivre l'avancement opérationnel du projet.
Exemple d'organigramme des tâches, comprenant plusieurs activités (en jaune).
Différences entre tâches et activités
Voici les principales différences entre les tâches projet et les activités :
Thèmes | Tâche | Activité |
|---|---|---|
Description | Action opérationnelle à réaliser. | Une seule et même unité de travail dans le WBS. Il s'agit d'un lot de travail ou d'un ensemble de tâches. |
Durée | De quelques minutes à quelques heures. | Pas plus de 8 jours |
Objectif | Détailler les actions à réaliser sur le projet. | Organiser les tâches et jalons du projet. |
Découpage | Peut être subdivisée en sous-tâches et checklists. | Peut être subdivisée en sous-activités ou tâches. |
Affectation | Un seul et unique responsable. | Peut être affectée à une ou plusieurs personnes. |
Planning | Apparaît dans le planning détaillé et le diagramme de Gantt. | Apparaît dans le macro-planning et le rétroplanning. |
Les activités et tâches sont détaillées lors de la phase de planification du projet.
- Les activités sont détaillées grâce à WBS.
WBS (Work Breakdown Structure) ou SDP en français (Structure de Découpage d'un Projet), permet de diviser un projet en de multiples morceaux, plus petits, et plus facilement estimables et gérables. - Les tâches sont détaillées à partir des activités.
Chaque activité est ainsi découpée en actions opérationnelles, chacune étant estimée puis affectée à un référent particulier, en charge de sa réalisation.
Par exemple, dans le cadre d'un projet informatique, une activité pourrait être de "livrer le serveur Y au client". Cette activité regroupe plusieurs tâches (souvent sous forme de checklist), dont en voici quelques unes :
- Vérifier que le serveur est allumé.
- Vérifier l'adresse IP et le paramétrage réseau du serveur.
- Fournir les codes d'accès au client.
- S'assurer que le paramétrage demandé est bien réalisé.
- Donner au client les informations réseau nécessaires pour qu'il puisse se connecter à distance.
- Envoyer un procès-verbal de recette.
- Mettre à jour la documentation.
Une activité est-elle un sous-projet ?
En fonction de la taille du projet et de l'activité, celle-ci peut être considérée comme un sous-projet. C'est notamment le cas des activités s'étalant sur plusieurs jours ou semaines.
Je recommande toutefois de ne pas dépasser 8 jours en délais de réalisation pour une activité.
Une tâche peut-elle avoir des sous-tâches ?
Une tâche peut être composée de sous-tâches, prenant généralement la forme d'une checklist à compléter au fur et à mesure de l'avancée du travail.
Un projet peut donc être décomposé en plusieurs éléments de la façon suivante :
Projet --> Phases / Lots --> Activités --> Tâches --> Sous-tâches