Le PMBOK (Project Management Body of Knowledge) est l’un des référentiels les plus utilisés dans le monde pour structurer la gestion de projet.
Au cœur de cette méthode, cinq groupes de processus définissent le cycle de vie d’un projet, de sa conception à sa clôture. Comprendre leur rôle permet de piloter un projet avec méthode et cohérence.
- Le PMBOK repose sur 5 groupes de processus interconnectés : démarrage, planification, exécution, surveillance, clôture.
- Chaque groupe vise un objectif spécifique mais contribue à la réussite globale du projet.
- Leur application doit être adaptée au contexte : taille du projet, culture d’entreprise, niveau de complexité.
Quels sont les cinq groupes de processus du PMBOK ?
Les cinq groupes de processus du PMBOK sont :
- Démarrage
- Planification
- Exécution
- Surveillance et maîtrise
- Clôture
Ces groupes structurent l’ensemble des 49 processus identifiés par le PMBOK (version 6). Chacun contribue à transformer une idée en un livrable concret, en passant par des étapes de validation, de contrôle et d’ajustement.
Les groupes de processus n’ont absolument rien à voir avec les phases de projets. Chaque projet peut être découpé en plusieurs phases, propres à lui-même, alors que les groupes de processus vont se répéter de projet en projet.
Groupe 1 : le démarrage du projet
Le groupe de démarrage vise à formaliser l’existence du projet et à obtenir son autorisation officielle.
Il s’agit de poser les bases : définir les objectifs, identifier les parties prenantes, et préciser ce qui doit être accompli.
Concrètement, le chef de projet rédige la charte de projet, document fondateur qui décrit :
- Le contexte et les objectifs.
- Le périmètre initial.
- Les principaux livrables attendus.
- Le budget estimé et les jalons clés.
- Le nom du chef de projet et ses responsabilités.
Cette étape inclut aussi l’identification et l’analyse préliminaire des parties prenantes (stakeholders), c’est-à-dire les personnes ou groupes impactés par le projet.
Sans une bonne définition du cadre, un projet risque de dériver avant même d’avoir commencé.
Groupe 2 : la planification
Le groupe de planification est le cœur méthodologique du PMBOK. Il s’agit de traduire les intentions en un plan de management de projet concret, détaillant comment le projet sera exécuté, suivi et maîtrisé.
Ce groupe inclut de nombreux processus :
- Plan de management du périmètre : définition claire du contenu et des livrables.
- Planification de l’échéancier : création du planning (souvent avec un diagramme de Gantt).
- Planification des coûts : estimation et budgétisation.
- Plan de management des risques : identification, analyse et stratégies de réponse.
- Plan de communication : fréquence, format et destinataires des informations.
- Plan de gestion des ressources : répartition des rôles et des responsabilités (RACI, organigramme, etc.).
Une planification solide est essentielle pour anticiper les obstacles, prioriser les tâches et garantir une exécution fluide.
Groupe 3 : l’exécution
Le groupe d’exécution correspond à la mise en œuvre du plan établi. C’est le moment où les livrables du projet prennent forme.
Le chef de projet coordonne les équipes, affecte les ressources et s’assure que chaque tâche progresse selon le planning.
Ce groupe inclut notamment :
- La direction et le management de l’exécution du projet.
- L’assurance qualité (contrôler que les livrables respectent les standards).
- L’acquisition et la gestion des ressources humaines.
- La communication avec les parties prenantes.
- La mise en œuvre des plans d’action liés aux risques identifiés.
La performance du projet dépend ici de la capacité du chef de projet à gérer les imprévus sans perdre de vue les objectifs.
Groupe 4 : la surveillance et la maîtrise
Ce groupe de processus s’applique tout au long du projet. Il vise à mesurer la performance réelle par rapport au plan, à détecter les écarts et à prendre les actions correctives nécessaires.
Il inclut plusieurs processus clés :
- Suivi des performances à l’aide d’indicateurs (coût, délai, qualité, avancement).
- Contrôle des changements (via un Change Control Board).
- Contrôle de la qualité des livrables.
- Réévaluation des risques et ajustement des réponses.
- Communication des rapports d’avancement.
Cette phase repose sur le principe du pilotage par les écarts : mesurer, analyser, ajuster.
Le chef de projet s’appuie souvent sur des outils comme les courbes d’avancement, les tableaux de bord ou les indicateurs de type EVM (Earned Value Management).
Groupe 5 : la clôture
La clôture marque la fin officielle du projet ou d’une phase majeure.
Elle vise à s’assurer que tous les livrables sont validés, que les objectifs sont atteints et que les documents de projet sont archivés.
Les principales activités de cette étape sont :
- La vérification de la conformité des livrables.
- La libération des ressources (humaines, matérielles, financières).
- La mise à jour de la documentation du projet.
- La rédaction du bilan de projet (retours d’expérience, leçons apprises).
Ce moment est aussi l’occasion de reconnaître le travail de l’équipe et de capitaliser sur les apprentissages pour les futurs projets.
Comment les groupes de processus interagissent entre eux ?
Les groupes de processus ne sont pas linéaires. Ils s’entrecroisent et se chevauchent.
Certains processus de planification ou de maîtrise peuvent être révisés en cours d’exécution.
Cette approche itérative permet d’adapter le projet aux changements internes ou externes.
Le PMBOK ne décrit donc pas une méthode rigide, mais un cadre adaptable à la nature du projet, à son environnement et à la maturité de l’organisation.
Autrement dit, les processus présents dans chaque groupe peuvent se répéter plusieurs fois par projet.
Exemple avec la planification :
- On commence par faire un macro-planning.
- Puis on affine de plus en plus.
- Enfin, en fonction de l’apprentissage de l’équipe et du déroulé du projet, on peut être amené à réajuster le planning.
Exemple d’application concrète : refonte d’un intranet d’entreprise
Prenons un cas réel pour illustrer ces groupes de processus: une PME décide de moderniser son intranet pour améliorer la communication interne.
- Démarrage : définition des besoins, validation du budget et rédaction de la charte.
- Planification : élaboration du planning, choix du prestataire, définition des risques et du plan de communication interne.
- Exécution : développement technique, tests utilisateurs, production des contenus.
- Surveillance et maîtrise : suivi du planning, validation des livrables, gestion des changements demandés par les RH.
- Clôture : déploiement officiel, formation des employés, réunion de bilan.
Ce schéma s’applique à la majorité des projets, quel que soit le secteur d’activité.
