10 avantages + 7 inconvénients de gérer un projet à distance

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Depuis la pandémie, les gens se sont familiarisés avec le travail à distance. Si organiser des projets en équipe, à distance peut présenter un certain confort, il peut également engendrer des désagréments.

Nous allons explorer dans cet article les principaux avantages et inconvénients de la gestion de projets en télétravail.

Qu’est-ce que le travail à distance ?

Le travail à distance, ou télétravail, est la réalisation d’une activité professionnelle effectuée à distance de son lieu de travail.

Avant la pandémie Covid-19, le travail à distance n’était réalisé que par une minorité et ne concernait essentiellement que le secteur du marketing digital, de l’informatique (principalement les développeurs) ou encore par exemple des téléconseillers.

Afin que l’employé puisse exercer son travail à distance, il doit avoir la possibilité de le faire de la même manière que s’il était au bureau. Il doit donc s’appuyer sur des outils indispensables pour cela.

Les outils indispensables pour être efficace dans son travail à distance

 Selon l’entreprise pour laquelle on travaille, il sera nécessaire d’avoir accès aux logiciels de l’entreprise, un moyen de communiquer avec ses collaborateurs, clients… Si un projet d’équipe doit être réalisé à distance, il sera important également de posséder un logiciel de gestion des tâches.

Voici une liste d’outils indispensables pour pratiquer le remote work tout en étant au moins aussi efficace qu’en présentiel :

  • Un logiciel VPN.
    Le VPN, pour Virtual Private Network, permet d’établir une connexion sécurisée entre votre poste sur votre réseau wifi maison, et le réseau de l’entreprise. C’est cet outil que l’on lance afin d’accéder aux documents confidentiels et outils métiers de l’entreprise de chez soi.
  • Un logiciel de gestion de projet.
    Il est important pour la réalisation d’un projet afin d’atteindre au mieux les objectifs et suivre son évolution (tableau de bord, rapports de performance, suivi du budget, des délais, de la charge de travail …). Il est possible de stocker des fichiers dans un espace de travail collaboratif.
  • Un système de visioconférence.
    Pour travailler à distance sur un projet en équipe, c’est l’outil indispensable, afin de communiquer avec ses collègues. Dans le même esprit, il y a également les discussions instantanées ou chat. Je vous recommande Microsoft Teams ou encore Slack pour les anti-Microsoft.
  • Un système de partage de données.
    Un système de partage de données moderne s’utilise dans le Cloud. C’est un point essentiel pour la réalisation d’un projet à distance. Vous pourrez ainsi stocker toutes les données importantes relatives à vos projets, et les partager en lecture et modification avec l’ensemble de vos parties prenantes. SharePoint et OneDrive sont des outils intéressants, proposés par Microsoft.

Quels sont les avantages et inconvénients du travail à distance pour les employés ?

Voyons maintenant ce qui rend avantageux la réalisation d’un projet d’équipe en télétravail, ainsi que ses inconvénients.

Avantages pour l’équipe de travail

Le travail à distance, rendu faisable grâce aux nouveaux outils technologiques et numériques, offre de nombreux avantages pour les employés, à savoir :

  • Un gain de temps non négligeable.
    Le fait d’exercer son travail à domicile ou d’un espace de coworking permet de supprimer le trajet pour se rendre au bureau. On gagne ainsi en moyenne 72 minutes par jour. (Source)
  • Une meilleure efficacité.
    Le gain de temps réalisé grâce à l’absence de trajet permet du stress en moins. Aussi, le plus souvent dans les bureaux comme les « open spaces », il y a beaucoup de bruit de fond. Travailler dans un environnement calme permet de mieux avancer sur le projet.
  • Une meilleure concentration en réunion.
    Seulement 4% des personnes à distance font du multitâche en réunion, contrairement à 57% de ceux en présentiel. (Source)
  • Une flexibilité des horaires de travail.
     Travailler à distance permet d’être autonome sur l’organisation de sa journée. Le quota de travail peut être effectué selon la gestion de temps de l’employé. On peut donc programmer des livraisons, aller faire ses courses, s’arranger pour récupérer les enfants à la sortie de l’école. C’est un confort appréciable.
  • Une meilleure qualité de vie.
    Le fait d’être au calme pour travailler sur un projet avec son équipe et ses collaborateurs, d’être autonome sur l’organisation de son temps de travail, offre une meilleure qualité de vie. Le temps gagné vous permet d’être plus présent pour votre famille et de vous consacrer à un sport ou un loisir plusieurs fois par semaine.
  • Une meilleure motivation.
    Allier vie professionnelle et vie personnelle permet un équilibre de vie agréable et sain. C’est clairement motivant !

Inconvénients pour l’équipe de travail

 Si travailler à distance peut avoir de nombreux avantages, certaines personnes peuvent éprouver un mal-être dans ce système, à savoir :

  • Un sentiment d’isolement renforcé.
    Certaines personnes aiment aller au bureau pour partager et rencontrer des collègues. Le fait d’être seul, peut créer une angoisse chez certains salariés. De ce fait, certaines entreprises proposent une alternance entre le travail physique et le travail à distance. Je vous recommande d’ailleurs 3 jours de télétravail par semaine.
  • Une sensation d’être à l’écart de l’entreprise.
    Même si le télétravail permet de travailler en groupe grâce notamment à la visioconférence, pour certains ce n’est pas la même chose. Il leur sera nécessaire d’avoir le cadre rassurant d’un bureau, d’un supérieur dans le même lieu de travail. Il peut y avoir une sensation de ne plus faire partie d’une équipe ou de l’entreprise.
  • Un manque de motivation.
    Pour certains salariés, travailler à distance ne leur permet pas de se concentrer au mieux sur leur projet et ils manquent de discipline. On peut être tenté de regarder la télévision, de lire, de faire de trop grandes pauses…
  • Travailler trop et ne plus décrocher.
    Lorsque l’on va au bureau, nous nous levons à une certaine heure pour y être, et nous repartons en fin de journée, toujours à une heure précise afin de faire ses heures. Être à son domicile peut chambouler cette organisation et certains peuvent travailler plus que s’ils étaient dans l’entreprise.

Cependant, les points positifs l’emportent largement sur les négatifs, selon moi. Il faut juste avoir conscience que le télétravail, notamment le full télétravail, ne convient pas à tout le monde. Et c’est ok.

Quels sont les avantages et inconvénients du travail à distance pour une entreprise ?

Nous venons de voir les bénéfices et les contraintes que peut engendrer le travail à distance pour les salariés. Mais qu’en est-il des entreprises et employeurs ? Voyons ça ensemble.

Aspects positifs du travail à distance pour l’employeur

 Les avantages ressentis par les salariés font écho avec le ressenti du télétravail pour les employeurs, notamment :

  • Une augmentation claire de la productivité.
    Si le salarié est motivé alors c’est un gain de temps pour l’employeur. Un salarié heureux est plus productif et plus rentable pour l’entreprise. L’INSEE estime que le télétravail permet un gain d’au minimum 10% de productivité. (Source)
  • Une économie financière et une optimisation des ressources.
    Moins de salariés en présentiel = Moins de bureaux occupés pour l’entreprise. L’entreprise peut ainsi prendre des locaux plus petits, moins spacieux, avec une politique de remote work généralisée. Elle fait donc des économies en terme de locaux, mobiliers, mais aussi de charges (électricité, chauffage, etc).
  • Un absentéisme qui baisse durablement.
    Les salariés ne seront pas dépendants de leur voiture, de grèves de transport : ils peuvent travailler sans être impacté. On a constaté que le taux d’absentéisme en télétravail est de 1,2%, alors qu’il s’élève à 4,3% pour ceux en présentiel. (Source)
  • Diminution du Turn-over des effectifs.
    Le fait d’avoir des salariés plus heureux et plus motivés diminue les départs.

Aspects négatifs du travail à distance pour l’employeur

Il n’y a malheureusement pas que des avantages à instaurer le travail à distance pour une entreprise, il y a également des inconvénients et ils sont :

  • Le contrôle du travail effectué est plus complexe qu’auparavant.
    L’employeur ne peut pas vérifier si le salarié travaille réellement à son domicile. Il peut y avoir un doute des managers concernant l’efficacité des collaborateurs. Toutefois, si des objectifs de résultats sont bien fixés, on peut vite voir si la personne est efficace ou pas à distance. Rappelez-vous aussi que ce n’est pas parce qu’on est au bureau en présentiel que l’on travaille…
  • La complexité de travailler en équipe.
    Le travail à distance éclate l’équipe sur de multiples sites (les domiciles de chacun), ce qui ajoute une complexité pour communiquer et collaborer. Il faut donc trouver de nouvelles manières de travailler ensemble, et de garder le lien vers l’équipe.
  • Le risque de diffusion de données confidentielles.
    Les réseaux wifi maison ne sont pas sécurisés comme ceux des entreprises, ce qui peut faciliter la fuite de données confidentielles. Les entreprises doivent donc investir sur la sécurisation des postes de travail et des outils, tout en sensibilisant les collaborateurs aux risques Cyber.

Comment faciliter la communication dans une équipe projet à distance ?

Afin d’éviter des dysfonctionnements dans l’équipe, il est primordial d’instaurer quelques règles dans sa communication à distance.

  1. Former les équipes aux outils collaboratifs.
  2. Respecter l’équilibre vie professionnelle/vie privée de l’équipe.
  3. Communiquer régulièrement.
  4. Continuer à motiver ses équipes.
  5. Faire confiance à ses employés.
  6. Établir une charte d’équipe.

Pour aller + loin : Je vous explique en détails dans cet article ces différents points pour améliorer la communication d’une équipe en télétravail.

Image de Thibault Baheux

Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant. J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous. Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, PSPO1, Lean Six Sigma Black Belt.

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