Comment faciliter la communication à distance pour une équipe projet ?

Ces dernières années, depuis la crise sanitaire de la COVID-19, la démocratisation du télétravail en entreprise a bouleversé la communication interne aux entreprises. 

Pas le choix, on a dû s'adapter et trouver comment créer et maintenir une cohésion d'équipe tout en travaillant à distance.

C'était déjà un défi pour les managers de proximité et leurs équipes, ça l'est encore plus pour les chefs de projet qui agissent en mode transversal dans l'entreprise.

Voici plusieurs pistes pour vous aider à améliorer la communication avec votre équipe en distanciel. 

Quels sont les 4 avantages de la communication à distance ?

La communication en distanciel offre de nombreux avantages pour une équipe :

• Une plus grande flexibilité.
  Les collaborateurs peuvent ainsi être plus flexibles sur leurs horaires, mais aussi sur leur mobilité géographique. L'absence de déplacement permet de gagner du temps (en moyenne 72 minutes par jour. Source), de l'argent (41€ gagné par mois en moyenne *) et améliore même l'efficacité des réunions (seulement 4% des personnes à distance font du multitâche en réunion, contrairement à 57% de ceux en présentiel. Source).  
• Une meilleure productivité.
  Grâce à des réunions plus efficaces et limitées dans le temps, des prises de décision plus rapides, et moins de sollicitations quotidiennes qu'en présentiel, le travail à distance aide l'équipe projet à rester plus concentrée et plus productive. 
• Une organisation plus nette.
  Si on utilise les bons outils, l'organisation de l'équipe au sein d'un projet est simplifiée et plus visible grâce à l'identification et la répartition des tâches et des rôles de chacun. A distance, pas le choix, vous devez utiliser une matrice RACI pour que les rôles et responsabilités soient clairs pour tout le monde.
• Plus d'innovation.
  Moins de sollicitations (On est interrompu en moyenne toutes les 4 minutes au bureau, contrairement en télétravail. Source) permet à chacun d'être plus créatif au sein d'une équipe et donc de faire preuve d'une plus grande facilité d'innovation ou d'une prise d'initiative.

Si cette personne se déplace en voiture, alors les économies sont encore plus importantes.

Les outils incontournables pour bien communiquer à distance

Afin de s'assurer d'une communication homogène entre chaque membre d'une même équipe à distance, l'entreprise a tout intérêt à mettre en place certains outils pour faciliter la collaboration et le suivi du projet :

1. Les outils de messagerie directe.
   
2. Les réseaux sociaux internes.
   
3. Les solutions de gestion de projet.
   
4. Les outils de travail collaboratifs.
   
5. Les dispositifs de visioconférence.

1 ) Les outils de messagerie directe

Parmi les plus connus, on peut citer Microsoft Teams et Slack, qui sont les plus utilisés et qui ont explosé en terme de popularité lors des différents confinements. (44 millions d'utilisateurs quotidiens en Avril 2020 rien que pour Teams).

Ces applications vous offrent une multitude de fonctionnalités, en fonction de votre abonnement : appels vidéos, visioconférence, messagerie privée instantanée, création de canaux d'informations dédiés (par exemple canal équipe projet, canal discussion informelle, canal annonces importantes).

Ils permettent non seulement une communication plus ciblée et simplifiée, mais offre également des fonctions de collaboration intéressantes.

Sur Teams, il est possible par exemple de partager audio, vidéo et fichiers avec les membres d'une équipe (ou d'un canal), ce qui facilite le partage de documents projets avec l'ensemble des parties prenantes.

Je ne vous recommande pas l'utilisation de Whatsapp et Telegram si vous préférez échanger via vos smartphones, car vous aurez tendance à mélanger le pro et le perso, et les différentes conversations. On s'y perd plus qu'autre chose.

Le mieux est de passer sur les apps mobiles Teams et Slack, qui sont tops d'un point de vue ergonomique.

2 ) Les réseaux sociaux internes

La mise en place d'un réseau social interne, ou d'un intranet est une bonne idée, notamment pour partager tous les documents administratifs et les news de l'entreprise.

Ce portail peut aussi favoriser les échanges inter-équipes, et permettre aux salariés de déclarer leurs temps passé.

Si vous utilisez déjà la suite Office365, sachez que vous pouvez bénéficier d'un SharePoint Online. Cette technologie vous permet de mettre en place un intranet, du plus simple au plus abouti. Vous pourrez faire appel au besoin à un ingénieur spécialisé dans le développement SharePoint, pour vous customiser tout ça aux petits oignons.

Autre exemple, quand j'étais mentor chez OpenClassrooms, le portail communautaire permettant aux mentors et aux élèves d'échanger fonctionnait sur Workplace, le "Facebook des entreprises".

Ce portail a été développé par Méta, comme son grand frère Facebook, et permet d'adopter une communication plus informelle, avec plus de proximité et qui est propice à faire émerger la culture de l'entreprise.

Certaines fonctionnalités comme : la création d'événements, de publications, l'ajout de GIFS, de commentaires et de réactions offrent une diversité d'interactions plus grande, avec un ton plus léger qui rappelle l'ambiance conviviale de la "pause-café".

Particulièrement pratique lorsqu'on est à distance. 😉

3 ) Les solutions de gestion de projet

Il existe des dizaines et des dizaines de solutions de gestion de projet, chacune répondant à un besoin particulier. 

J'en ai d'ailleurs testé 50 dans cet article pour vous aider à choisir le logiciel de gestion de projet qui colle le mieux à vos besoins.

Mes 3 préférés sont, dans l'ordre :

1. Yookkan.
   Cette solution de management de projet est complète, et vous permettra de gérer els tâches, le planning, le suivi du temps, le suivi des coûts, le suivi des réunions et comptes-rendus, et les tableaux de bord et rapports d'avancement. C'est clairement le meilleur rapport qualité / prix du marché.
   
2. Monday.
   Cet outil est ultra personnalisable, tout en restant simple d'accès. On peut tout faire avec, à condition de se retrousser les manches et de mettre les mains dans le cambouis. L'interface est moderne et intuitive, et la communauté nombreuse. Vous bénéficiez ainsi de nombreux modèles prêts à l'emploi.
   
3. Clickup.
   Également personnalisable à l'envie, Clickup a mis l'accent sur le côté automatisation. Besoin de le relier à votre CRM ? De déclencher tout un tas d'actions automatiques suite à la réalisation d'une tâche ? Clickup saura le faire, tout en restant accessible.
   

On peut également citer Asana, proposant des fonctionnalités simples de gestion de tâches et de planning, et qui permet à une équipe d'obtenir rapidement une plus grande visibilité sur son projet. 

On peut également citer Trello, qui a une approche "post-it", via un tableau Kanban. Les actions glissent ainsi d'une colonne à l'autre et de gauche à droite, jusqu'à atteindre une colonne "Terminé".

4 ) Les outils de travail collaboratifs

Tout comme les logiciels de gestion de projet, il existe des dizaines d'applications collaboratives. 

Je vous recommande ici de rester sur un terrain connu, en utilisant la suite Office365 ou la suite de Google (Gsuite).

ça vous évitera de multiplier les outils inutilement, et vous vous éviterez ainsi des doublons de documents, des infos manquantes à droite ou à gauche, etc...

Si votre outil de gestion de projet intègre des fonctions collaboratives, servez-vous en, ça vous facilitera la vie, à vous et à votre équipe ! 😉

5 ) Les dispositifs de visioconférence

Enfin, la communication à distance ne sera efficace qu'à condition d'avoir un bon outil de visioconférence. 

Si vous pensiez utiliser Zoom, je ne vous le recommande pas, pour trois raisons :

1. L'application est lourde et n'est pas optimisée.
   Ok, elle est simple d'utilisation, mais pour l'avoir testé sur Windows, Linux et MacOS, elle n'est pas vraiment fluide par rapport à ses concurrents.
   
2. Elle a une politique "Video first".
   Vous pensez que c'est une bonne chose ? Raté. Le plus important lors d'une réunion, c'est l'audio : entendre clairement ses interlocuteurs, et se faire entendre. Sans grésillements. Sans coupures. Dans son algorithme, Zoom met d'abord en avant la vidéo. Donc si votre débit est limité, le flux de votre webcam sera priorisé au détriment de votre micro. Pas top pour une réunion...
   
3. Les données ne sont pas stockées en France.
   C'est une application 100% USA. Toutes les données partagées en réunion finiront donc au pays de l'oncle Sam.
   

Je vous conseille plutôt des alternatives plus efficaces, comme :

• Google Meet.
  
• Microsoft Teams.
  

Tous ces outils disposent aujourd'hui d'une fonctionnalité d'enregistrement, afin de proposer une rediffusion à ceux qui n'ont pas pu être présents.

Quelques règles à respecter pour éviter les débordements

Afin d'éviter des dysfonctionnements dans l'équipe, il est primordial d'instaurer quelques règles dans sa communication à distance.

1. Former les équipes aux outils collaboratifs.
   
2. Respecter l'équilibre vie professionnelle/vie privée de l'équipe.
   
3. Communiquer régulièrement.
   
4. Continuer à motiver ses équipes.
   
5. Faire confiance à ses employés.
   
6. Établir une charte d'équipe.

1 ) Former les équipes aux outils collaboratifs

Tous les collaborateurs n'ont pas le même niveau de connaissance et d'aisance avec les outils digitaux, même si les confinements à répétition lors de la crise Covid ont facilité les choses.

Pour mener à bien une communication à distance, il est fondamental qu'un manager puisse former ses équipes (ou faire intervenir un formateur si nécessaire) à l'utilisation des outils retenus par l'entreprise, afin de s'assurer qu'ils seront bien utilisés (critère indispensable pour l'avancement du projet) et pour vérifier qu'aucun membre ne se sente exclu.

En plus de ça, je vous recommande de créer une base de connaissances accessible en interne, et contenant des procédures, tutoriels, vidéos, et.

2 ) Respecter l'équilibre vie professionnelle / vie privée des collaborateurs

Le piège dans lequel peuvent tomber certains managers/collaborateurs est de ne pas suivre d'horaires fixes durant le travail à distance, et de solliciter les équipes n'importe quand.

Il peut être tentant de travailler toute la soirée, de ne pas faire de pause, de manger devant son ordinateur ou encore de répondre systématiquement dès lors qu'une notification paraît, y compris hors de ses horaires de travail habituels.

Pour éviter cet écueil, il est essentiel de mettre en place des horaires limites d'envoi des messages ou de désactiver les notifications de la messagerie sur ces périodes.

Par exemple, Microsoft Teams offre la possibilité de ne pas recevoir de notifications pendant une plage de temps définie.

C'est que j'utilisais quand je quittais le bureau pour éviter de recevoir 36 000 notifs si mes collègues continuaient entre eux les échanges jusqu'à tard dans la nuit. Et en cas d'urgence, le téléphone était joignable, puisque je ne l'avais pas coupé. 

Si vous faites régulièrement des astreintes ou que vous avez du mal à couper du travail, prenez 5 minutes pour configurer cette fonctionnalité indispensable.

3 ) Communiquer et échanger régulièrement

Des points réguliers doivent être instaurés pour faciliter la communication entre les membres de l'équipe projet.C'est ce qu'on appelle communément des points de synchro.

Vous pouvez instaurer des créneaux hebdomadaires durant lesquels vous pouvez faire un point sur les objectifs, le suivi du projet, les actions à mettre en place ou ajuster.

Prévoyez également des jours de communication pour partager les informations générales par exemple : les succès de la semaine, les nouveautés, la mise en place d'une boîte à idées, des sondages pour mesurer le niveau de bien-être, etc.

Mais n'imposez pas. Discutez-en avec votre équipe projet, afin de trouver le bon tempo.

4 ) Continuer à motiver ses équipes

En télétravail, il peut être parfois plus difficile de percevoir ou partager les félicitations.

Dans ce cas, cela pourrait nuire à la motivation d'un ou de plusieurs collaborateurs.

Il est donc essentiel de féliciter régulièrement ses équipes, rappeler les objectifs qui ont été atteints, partager les ambitions, la vision à court, moyen et long terme de l'entreprise pour rappeler à chacun les valeurs et les motivations du travail collectif accompli.

C'est une façon de maintenir ses salariés engagés et de leur rappeler à quoi ils contribuent chaque jour en continuant de travailler pour cette entreprise/cette équipe.

5 ) Faire confiance par défaut à ses employés

Il peut parfois être frustrant pour un dirigeant ou un manager de ne pas pouvoir contrôler ce que font ses employés comme ils ne sont pas au bureau.

Pourtant, cette confiance est essentielle pour le bon déroulement du télétravail. Il n'y a rien de pire que de se sentir espionné par son supérieur hiérarchique.

Et on ne va pas se mentir, ce n'est pas parce qu'on est au bureau, bien vissé sur sa chaise, qu'on est plus productif.

En revanche, pour être rassuré, vous pouvez mettre en place certaines routines comme :

• Vérifier l'avancement des projets grâce aux outils mis en place.
• Organiser des points avec des employés ou des équipes afin d'obtenir un compte rendu de la stratégie en cours ou des points de blocages par exemple.

6 ) Rédiger une charte d'équipe

Je vous invite enfin à réunir l'ensemble de l'équipe (1 heure devrait suffire) afin de choisir tous ensemble les règles de bonne conduite et de fonctionnement de l'équipe à mettre en place pour maintenir le lien, la cohésion, la collaboration et la communication à distance.

Ces règles définies conjointement apparaîtront ainsi dans une charte d'équipe, lu et partagée par l'ensemble des acteurs projet.

Et lorsqu'une nouvelle personne intègre l'équipe, cette charte doit lui être fourni afin qu'elle en prenne connaissance et adapte son comportement, ses habitudes et ses méthodes de travail en conséquence.

A retenir

Conserver une bonne communication à distance avec son équipe ne s'improvise pas : elle s'organise à l'aide d'une stratégie bien définie et d'outils adaptés aux différents besoins des équipes.

Elle doit également être cadrée par la mise en place de bonnes pratiques pour éviter certains dysfonctionnements.

La communication interne est fondamentale pour la réussite de l'entreprise dans son ensemble et pour conserver le lien avec ses employés.  

N'oubliez pas que cultiver une bonne cohésion d'équipe est le meilleur moyen de garder des employés motivés et donc de retenir les meilleurs éléments au sein de son organisation.