Chef de projet : 15 conseils pour réussir sa prise de poste

Félicitations, vous venez de décrocher un job de chef de projet ! ça mérite une coupe de champagne !

Maintenant, le plus dur reste à faire : démontrer vos compétences de gestion de projet sur le terrain, être crédible aux yeux de vos collaborateurs, et vous faire accepter par l'équipe. 

Je suis passé par là plusieurs fois, en tant que chef de projet débutant, puis confirmé. Mais à chaque fois, j'ai ressenti la même appréhension avant une prise de poste. A chaque fois, j'ai entendu cette petite voix dans ma tête répétant "et si tu n'étais pas vraiment légitime ?"

Voici les conseils que j'aurais aimé avoir lors de mes premières prises de postes plutôt que d'angoisser à mort.

15 étapes pour réussir sa prise de poste

Que vous soyez chef de projet débutant, freelance ou confirmé, voici 15 étapes pour réussir à coup sûr votre prise de poste en tant que chef de projet.

Ces étapes, je les ai tirées de ma propre expérience.

En effet, en 15 ans d'expérience, j'ai changé plusieurs fois de sociétés, j'ai travaillé en régie longue (plusieurs mois ou années) directement intégré aux équipes de mes clients, j'ai navigué dans plusieurs secteurs des services et de l'industrie.

A chaque fois, c'était la même rengaine. Il a fallu réapprendre à travailler selon les normes et méthodes de l'organisation, découvrir de nouveaux collègues et apprendre à travailler ensemble, faire évoluer ma manière de faire, sensibiliser l'organisation au fait que tel concept de gestion de projet pourrait être pertinent à adopter...

Au final, peu importe le secteur d'activité de l'entreprise, j'en reviens toujours à appliquer ces étapes.

1 ) Révisez les concepts de gestion de projet

Vous avez suivi des formations en gestion de projets ? Vous êtes certifiés ? Ressortez vos supports de cours, et révisez les concepts de gestion de projet.

Se projeter à nouveau dans une méthodologie ou un cadre de travail avant de démarrer une nouvelle activité, c'est pertinent,e t ça vous permettra de gagner plusieurs jours sur votre intégration.

Vous pouvez également relire le manifeste agile et le scrum guide 2020, et je vous invite également à naviguer sur "Réussir Ses Projets" : je mets à votre disposition plusieurs centaines d'articles, vous devriez donc y trouver votre bonheur. 😉

2 ) Découvrez les méthodes de travail et processus de l'organisation

La première chose à faire lorsqu'on intègre une nouvelle entreprise, c'est de demander les documents décrivant le "mode projet" en place dans l'entreprise, et de les parcourir.

Vous devriez ainsi avoir des documents (processus, procédures, description de méthodologie, etc) qui répondent aux questions suivantes :

• Quelle est la méthodologie de gestion de projet utilisée ?
• Quels sont les processus à l’œuvre que vous devrez respecter ? (Facturation, négociation des ressources, gestion du budget, reporting, délégation, validation, etc...)
• Quel degré d'autonomie avez-vous dans votre travail ?
  
• Quels sont les modèles / templates prêts à l'emploi, aux couleurs de l'organisation ?
  
• Quels sont les outils de gestion de projet utilisés par l'entreprise ?
  

Si votre entreprise n'est pas en mesure de vous fournir ces documents, pas de problème. Interrogez vos collègues, interrogez votre manager. Demandez-leur comment sont gérés les projets dans l'entreprise.

3 ) Allez à la rencontre des autres chefs de projet

Si vous avez intégré une PME de plusieurs dizaines de personnes, vous n'êtes sûrement pas le seul chef de projet à bord. 

Allez à la rencontre des autres services, et plus particulièrement de ceux qui gèrent des projets, même si votre domaine métier est différent du leur.

Lorsque j'ai intégré un bailleur social bordelais, j'ai sympathisé avec quelques personnes au service Promotion, qui est en charge de la réalisation de programmes immobiliers, de l'étude préalable jusqu'à la livraison aux locataires et acquéreurs.

Et ce qui m'a le plus frappé, c'est la similitude que l'on avait entre les méthodes utilisés, et les problématiques rencontrées sur nos projets (immobiliers d'un côté, informatique de l'autre).

4 ) Renseignez-vous sur les typologies de projet

• Allez-vous gérer des projets transverses en interne pour votre société ?
• Allez-vous gérer des projets clients ? 
• Quelle sera la taille de vos projets, en terme de budget, de durée de projet, et de charge de travail ?
  
• Allez-vous travailler avec une équipe projet uniquement interne, allez-vous faire appel à des freelances, ou avez-vous à piloter un groupe de travail composé de multiples entreprises ?
  

Autant de questions auxquelles vous devrez trouver des réponses. Je vous recommande pour cela de sonder à nouveau votre manager ainsi que vos collègues proches.

Pourquoi est-ce important ? Car on ne gère pas forcément de la même manière un projet de quelques semaines et un projet de quelques mois / années : taille de l'équipe projet, nombre d'instances de réunion, nombre de prestataires à piloter, indicateurs d'avancement, jalons, etc... Tout est différent.

5 ) Échangez et sympathisez avec vos collègues

"Là, Thibault, tu enfonces des portes ouvertes."

Oui, c'est vrai. Et pourtant, j'ai vu bien des chefs de projet qui ont négligé cet aspect lors de leur prise de poste. Et c'est une erreur !

Je vous invite vraiment à aller à la rencontre de vos collègues. Et pas uniquement dans votre service : allez à la rencontre de TOUS vos collègues.

Car vous serez amené à travailler avec eux un jour sur des projets. Et si il existe des liens entre vous, ce sera bien plus simple de travailler ensemble, et d'être légitime à leurs yeux.

On se méfie des inconnus, et on critique assez vite leur travail. Non, ne vous cachez pas, vous êtes coupable. Et moi aussi. C'est humain.

Et c'est justement ce que vous souhaitez éviter. En sympathisant avec vos nouveaux collègues, vous pourrez expliquer ce que vous faites et votre manière de travailler.

Et le jour J, vous ne serez plus un inconnu : on vous fera naturellement confiance.

6 ) Consultez les bilans projet ainsi que les retours d'expérience

Encore un point souvent oublié.

Prenez l'habitude de consulter les bilans projet et retours d'expérience qui existent dans l'organisation. Vous pourrez ainsi récupérer des données précieuses sur les problématiques rencontrées et la manière dont vos collègues les ont corrigé, ainsi que sur les choses qui ont bien fonctionné.

Cela vous évitera de réinventer l'eau tiède. 😉

7 ) Identifiez le format de reporting préféré par votre manager

N'attendez pas le premier point d'avancement avec votre direction ou la première demande de reporting pour faire le travail.

Plus c'est tôt, mieux c'est.

Demandez à votre direction sous quel format vous devez réaliser votre reporting, et s'il y a une trame à respecter. Cela vous permettra de réutiliser les modèles existants, et ça vous évitera également de faire le travail deux fois.

8 ) Ne tentez pas de tout changer

Vous êtes motivés, vous êtes tout frais, vous débarquez fraîchement dans l'équipe, vous portez un œil neuf sur la manière de travailler, et vous vous rendez compte qu'il y a beaucoup de choses qui pourraient être mieux fait.

Et vous ne résistez pas à la tentation, vous bombardez votre manager de demande d'amélioration.

Grosse erreur, encore une fois ! Car vous ne connaissez pas encore le contexte. Peut-être que faire les choses de cette façon a une utilité dans cette organisation, mais que vous ne le savez pas encore.

Ne cherchez pas à tout changer d'un coup. Essayez plutôt de comprendre pourquoi les choses sont telles qu'elles sont aujourd'hui.

Et une fois que vous aurez une vue d'ensemble, et seulement à ce moment-là, vous pourrez proposer des améliorations. 

9 ) Cadrez correctement votre premier projet

Même si vous êtes pressé d'en découdre et de faire vos preuves, ne partez pas tête baissée, ne négligez pas la phase de préparation du projet.

Prenez le temps de correctement cadrer votre projet, et de rédiger une note de cadrage aussi complète que possible. Vous pouvez vous inspirer de mon modèle et des 66 questions à poser que vous trouverez dans cet article.

Pour mener à bien un projet et maximiser vos chances de succès, il vous faut comprendre les tenants et aboutissants, le contexte, les enjeux, les contraintes ainsi que les objectifs du projet.

Si les objectifs restent flous, il me paraît compliqué voire impossible d'avancer sur la planification du projet et la détermination du plan d'action.

10 ) Mettez l'équipe projet dans votre poche

Bien que ces conseils soient vrais pour toutes les équipes projet, je vous recommande d'y être encore pus attentif dans les 90 premiers jours de votre prise de poste.

Ne cherchez pas à vous imposer, ni à être autoritaire quand vous vous adressez à l'équipe. Vous n'êtes pas un "chef". Il n'y a pas d'un côté l'équipe et de l'autre vous. Vous faites tous partie d'une même équipe.

Ce n'est pas en donnant des directives et en aboyant qu'on se fait respecter. C'est même plutôt l'inverse.

Montrez-leur que vous n'êtes pas là pour les contrôler ni leur mettre des bâtons dans les roues. Vous êtes là pour les aider à avancer plus vite, et à travailler de concert pour atteindre les objectifs du projet.

11 ) Réalisez un tableau de bord

Comment savoir où vous en êtes réellement dans votre projet si vous n'avez pas de tableau de bord synthétique pour visualiser votre progression ? 

L'objectif d'un tableau de bord est aussi de vous faciliter la vie pour les reportings ainsi que la préparation des supports de comité de pilotage.

N'hésitez pas à sonder vos collègues afin de voir quels tableaux de bord ils ont pu mettre en place, et à partir de quels indicateurs KPI.

12 ) Créez un plan de charge

Le plan de charge est votre meilleur compagnon à partir du moment où vous devez gérer plusieurs projets en parallèle, ce qui est le cas de la majorité d'entre nous.

L'idée est de projeter dans le temps (à la semaine et au mois) la charge de travail estimée pour chacun de vos projets, afin d'identifier le temps restant disponible.

Cela vous permet de voir, à vous et à votre manager, si vous êtes en capacité d'absorber un projet supplémentaire ou pas du tout.

13 ) Pratiquez l'amélioration continue et recherchez le feedback

Ne cherchez pas à être parfait dès la première fois. Préférez la voie de l'amélioration continue. 

Il vaut mieux livrer une première version "light" d'un document, puis l'enrichir suite aux feedbacks reçus, que de passer des semaines sur la création d'un document qui ne répond pas du tout aux attentes.

Non seulement vous gagnerez du temps, mais en plus vous satisferez votre destinataire (direction, manager, client), tout en vous évitant de faire de la sur-qualité.

14 ) Posez des questions

C'est quelque chose qu'on n'ose pas forcément faire lorsqu'on débarque dans une nouvelle organisation.

Pourtant, je vous recommande chaudement de poser le plus de questions possibles.

Plus vous comprendrez comment les choses fonctionnent dans votre entreprise et pourquoi ça fonctionne de cette manière, plus vite vous serez efficace à votre poste.

Vous trouverez dans cet article 21 questions que je vous recommande de poser au démarrage de votre projet, avant de vous lancer tête baissée.

15 ) Rédigez un rapport d'étonnement

Vous ne savez pas ce qu'est un rapport d'étonnement ?

Il s'agit d'un document rédigé par un nouveau salarié, envoyé à destination de son manager, dans lequel il décrit ce qui l’étonne de manière positive ou négative durant ses premières semaines.

Le nouvel arrivant peut ainsi donner son point de vue sur l'organisation, les méthodes de travail, et proposer des axes d'amélioration auxquels les autres n'ont pas pensé.

Personnellement, j'aime bien le rédiger après 1 à 2 semaines en poste. Les événements sont encore frais, cela ne me demande du coup pas beaucoup d'efforts pour la rédaction du document.

Attention toutefois à la tournure de vos phrases, notamment en cas de point négatif. Faites en sorte d'éviter de mettre en cause des personnes directement, histoire de ménager les susceptibilités.

Combien de temps pour être opérationnel sur un poste de chef de projet ?

Un chef de projet a besoin de 3 à 6 mois pour être opérationnel, compétent et autonome lors d'une prise de poste. Cette période permet de s'approprier les méthodes, processus et procédures de l'entreprise, et d'apprendre à travailler avec ses nouveaux collègues.

D'après une enquête réalisée par Robert Half (un processus d'onboarding complet) auprès de 300 managers et directeurs généraux, il faut en moyenne 6 mois pour être pleinement opérationnel après une prise de poste.

Ce temps peut toutefois être raccourci grâce à une intégration réussie et un processus d'onboarding complet : formations aux méthodes de travail de l'entreprise, rencontre avec d'autres collaborateurs, appropriation de la culture d'entreprise, etc...

Je recommande toutefois de garder en tête la règle des 6 mois pour être opérationnel sur un poste de chef de projet.

La gestion de projet est un domaine complexe, et 90 jours passent vite. Très vite même.

Ce n'est le plus souvent pas suffisant pour voir comment le chef de projet se comporte sur tout le cycle de vie du projet, mais ça l'est pour voir comment le nouveau chef de projet s'organise et mène à bien son projet.