Feedback Door Agile : Comment améliorer l’efficacité de ses réunions ?

Le feedback est au cœur de nos activités de gestion de projets, que l'on fasse le choix de l'agilité ou des méthodes prédictives.

Pour faciliter l'obtention de feedback lors de réunions, formations et ateliers de travail, l'agilité a développé deux outils aussi simples qu'efficaces : le ROTI et la Feedback Door Agile.

Dans cet article, je vais vous expliquer ce qu'est la feedback door agile.

Qu'est-ce que la Feedback Door Agile ? Définition

La feedback door agile est un outil de facilitation agile qui permet d'obtenir un feedback de qualité de la part de participants à une formation ou un atelier.

Les participants sont invités à donner leur avis sur la qualité de la réunion en une courte phrase sur un pos-it, à coller sur la porte avant de sortir de la salle.

Cet outil inventé par Jurgen Appelo, l'auteur du superbe livre Management 3.0, complète admirablement bien le ROTI Agile.

La feedback door agile est prévue pour s'utiliser lors de workshops agile, mais vous pouvez tout à fait le mettre en œuvre pour tous vos ateliers de travail, vos formations et même vos réunions.

Quels sont les bénéfices du Feedback Door Agile ?

Pratiquer la Feedback Door Agile permet de nombreux bénéfices.

• Obtenir du feedback "à chaud".
  L'organisateur de l'atelier obtient un retour immédiat, qui lui permet de pivoter en cours de session afin d'améliorer la qualité de l'atelier de travail ou de la formation.
  
• Favoriser les échanges.
  La Feedback Door Agile encourage tous les participants à s'exprimer de manière honnête et transparente. Une relation de confiance se met ainsi en place.
  
• Pratiquer l'amélioration continue.
  En prenant en compte les retours des participants, l'organisateur peut ainsi s'améliorer en permanence et faire toujours mieux.
  

Comment faire un Feedback Door ?

Les participants collent le post-it sur la porte en fonction de l'échelle de 1 à 5. 1 sera pour un retour très négatif, 5 pour un retour très positif, le 3 étant neutre.

La règle est simple : on ne passe pas la porte sans avoir laissé un feedback.

Il existe également une variante où on remplace l'échelle de 1 à 5 par un tableau à deux ou trois entrées : feedback positif, feedback neutre, et feedback négatif.

Les post-it sont alors placés dans l'une de ces colonnes.

Je vous recommande toutefois d'éviter au début la mise en place de la colonne neutre, afin d'obliger les participants à se mouiller. Ma recommandation vaut également pour les contextes très hiérarchisés, où la culture du "chef" est encore bien (trop ?) présente.

Les outils pour mettre en place une Feedback Door

Pour mettre en oeuvre la Feedback Door Agile, vous pouvez vous appuyer sur l'un des outils suivants :

• Une porte et de l'huile de coude.
  C'est encore le plus simple de le mettre en place.
  
• Un sondage.
  Pour l'organisation d'ateliers et formations à distance, la mise en place d'un sondage peut être utile.
  
• Beekast.
  Beekast est un outil complet afin d'animer des réunions collaboratives et efficaces en ligne, qui inclus un module Feedback Door afin de récupérer du feedback à la clôture de la réunion.
  

Pourquoi ne pas demander aux participants leur retour plus tard ?

Le meilleur retour que vous pouvez avoir est quand le sujet est encore frais dans la tête de vos participants. Quelques heures plus tard, tout le monde est passé à autre chose.

Si vous revenez vers eux à ce moment-là, vos feedbacks ressembleront plus à du « Ah ? Oui oui, c’était pas mal ». Pas vraiment constructif. Vous n'êtes pas plus avancé que ça.

Comment évaluer l’efficacité d’une réunion avec un feedback comme celui-ci ? On ne peut tout simplement pas.

Mieux vaut récupérer les retours à chaud des participants de l'atelier.

Faut-il attendre la fin de la formation ou de l'atelier pour demander du feedback ?

Surtout pas !

Demandez aux participants d’évaluer la session qui vient de se terminer à chaque fois que vous faites une pause. Vous avez ainsi accès, en tant qu’animateur, a un feedback immédiat et vous pourrez agir en conséquence.

Préférez-vous attendre la fin de la formation (donc parfois plusieurs jours) pour vous dire : "Ah, si seulement j'avais su, j'aurais fait autrement ..."

Ou préférez-vous avoir un premier feedback au bout de 2 heures pour agir immédiatement et corriger le tir ? "Grâce à leurs retours, j'ai changé ma manière de faire et je les ai senti plus investi sur la seconde partie de la formation."

Personnellement je suis dans la seconde catégorie.