Quel est le rôle des ressources humaines pendant un projet ?

Dans une entreprise, les ressources humaines (que l’on abrège plus communément RH) sont essentielles.

Ce sont elles qui gèrent la partie administrative, comme la gestion des salaires ou les contrats de travail, et la partie humaine, avec les recrutements et la formation, le management des salariés ou encore le suivi des compétences de ces derniers.

Durant un projet, les ressources humaines ont pour un rôle de manager les salariés qui prendront part à ce travail et qui le mèneront à bien.

Pour cela, un certain nombre de tâches sont à effectuer avant que le projet ne débute, pendant, et quand ce dernier est terminé.

C’est à elles que revient la charge complète de l’équipe : la définition et la planification des missions de cette dernière, la bonne entente entre les salariés, l’instauration d’une communication claire et fluide, aussi bien entre l’équipe qu’entre les supérieurs hiérarchiques, et la gestion de l’aspect financier et administratif.

Quel est le rôle des ressources humaines dans un projet ?

Dans un projet, les RH ont pour objectif de s’occuper de toute la partie humaine et administrative de la gestion des ressources.  

Ce sont donc également aux ressources humaines de définir quels profils sont utiles au bon déroulement des objectifs, et d’embaucher les personnes qui possèdent ces compétences.

Les RH sont également chargées de l’aspect humain pendant le projet, en manageant les salariés et en s’assurant de la cohésion de l’équipe.

Enfin, quand les objectifs sont atteints, les ressources humaines doivent faire un retour à chaque employé sur le travail effectué et sur ses conditions d’exercice, et s’occuper de la rémunération de chacun.

La gestion des ressources humaines dans un projet est primordiale.

En effet, l’aspect humain est le plus difficile à gérer. Sans le travail des RH, plusieurs problèmes peuvent survenir et mettre à mal le bon déroulement des tâches.

Par exemple, les capacités de chacun peuvent être mal définies et donc mal utilisées, les missions ne sont pas correctement priorisées, ou des conflits entre les membres de l’équipe peuvent apparaître.

Afin de pouvoir s’occuper de l’aspect humain dans un projet d’entreprise de la manière la plus efficace, les ressources humaines disposent d’outils qui leur permettent de mettre en place une gestion cohérente et claire de chacune des tâches.

Ces outils sont nombreux : à titre d’exemple, et pour ne citer que les plus évidents, il y a :

• La fiche de poste.
  Elle indique les compétences et les missions confiées antérieurement au salarié.
• L’organigramme.
  Il indique le rôle et la position hiérarchique de chacun, et qui permet un gain de temps en s’adressant toujours à la personne concernée.
• Le règlement intérieur.
  Il définit les conditions d’exercice de chacun, ainsi que les droits et les obligations des salariés.

Que font les ressources humaines avant le commandement des projets ?

La tâche des RH commence bien en amont du début des projets.

Pour mener à bien les diverses tâches à effectuer, que ce soit dans le service des ressources humaines ou dans un autre service, il est primordial de lister les missions qui seront à effectuer durant toute la durée du projet.

Cette liste, qui englobe la partie purement humaine et sociale et la partie administrative, sera une feuille de route qui permettra de voir si toutes les conditions d’avancement des objectifs sont respectées. Les ressources humaines pourront alors y revenir pour vérifier que la gestion du projet est optimale.

Une fois cette feuille de route rédigée, les ressources humaines doivent identifier les besoins en compétences. Chaque projet est, par définition, unique, et demande des capacités diverses et variées. 

Pour déterminer quelles seront les compétences utiles, il est important de dresser une liste de tous les savoir-faire nécessaires. Ce peut être des compétences techniques, rédactionnelles, managériales… Cette liste sera ensuite un outil indispensable lors du recrutement des salariés affectés à ce travail.  

Le recrutement est une phase importante du travail des ressources humaines en amont d’un projet, car la réussite de ce dernier dépend des personnes embauchées et de la bonne gestion de leurs compétences.

Il faut se reporter à la liste des tâches et des besoins pour déterminer les profils qui seront utiles.

Pour le recrutement, les RH ont deux possibilités :

1. Embaucher un salarié en interne, notamment en s’aidant de l’organigramme précédemment cité.
2. Ouvrir un poste en externe, qui pourra être donné à une personne qui n’est pas de l’entreprise.

Il ne faut pas oublier qu’en cas de besoin, une formation peut être proposée à un salarié.

Quand la problématique des compétences est réglée, il reste ensuite celle des dispositifs techniques dont auront besoin les salariés affectés au projet.

En effet, les capacités et les savoir-faire seuls ne suffisent pas. Il est essentiel que les employés puissent s’aider d’outils qui sauront répondre aux difficultés qu’ils rencontreront.

Les ressources humaines peuvent pour cela s’appuyer sur les archives et les bilans projets, qui regroupent les anciens projets et les compétences et dispositifs techniques qui ont été utilisés pour cela.

En mettant en place une liste de missions claire et cohérente en amont du projet, les ressources humaines permettent un commencement optimal des tâches à effectuer.

Comment gérer les ressources humaines pendant le projet ?

Pendant la durée du projet, le plus gros de l’activité des RH concernera la partie sociale et la gestion des salariés. 

Il faut, entre autres, manager le travail d’équipe, en donnant des objectifs clairs aux salariés. En plus d’assurer les chances de réussite des objectifs, cela aide à la cohésion de l’équipe.

Afin de renforcer cette dernière, il est également possible (et recommandé !) d’élaborer une charte d’équipe, qui a pour objectif d’expliquer les règles de fonctionnement à chacun. Avec une base claire, les relations dans l’équipe seront plus saines, car chacun connaît sa place et son rôle dans l’avancement du projet.

La clé d’un projet réussi réside dans la communication. 

Il est essentiel que durant tout le temps de gestion, les salariés puissent communiquer sereinement entre eux, mais également avec la hiérarchie et les ressources humaines, et vice versa.

Pour éviter de polluer le temps d’activité, il est nécessaire que les informations qui sont communiquées soient concises, claires et nécessaires. Les ressources humaines doivent notamment être vigilantes à ce que des informations inutiles ou négatives ne viennent pas peser sur le groupe en charge du projet. 

Cela passe notamment par un traitement juste et équitable de tous les membres de l’équipe, peu importe leurs compétences, leur sexe, leur âge, leurs études, etc.

La communication passe également par des réunions régulières, afin que les avancées soient connues de tous, et que les points à travailler davantage soient clairs pour tous les membres de l’équipe.

Sans cela, les risques de conflits sont importants, et c’est aux ressources humaines de s’occuper de ce problème.

Pour éviter les conflits trop nombreux, il est important que chacun puisse s’exprimer sans crainte : cela donne le sentiment que chaque contribution est utile, cela évite les ressentiments, et cela permet également d’apporter des idées novatrices qui pourraient relancer un projet qui stagne.

Cependant, en cas de problèmes, les ressources humaines doivent agir comme un médiateur entre les salariés. Si besoin, elles doivent informer un supérieur hiérarchique pour éviter que ce conflit ne prenne le pas sur le travail.

Enfin, le rôle des ressources humaines est aussi d’encourager et de motiver les équipes, en reconnaissant leurs points forts et en les récompensant en conséquence, que cette récompense soit monétaire ou non.

Cela renforce également la cohésion d’équipe et donne aux salariés l’envie de s’impliquer davantage. Pour cela, il faut être attentif à ce que chaque salarié soit récompensé à hauteur des efforts fournis, et proportionnellement aux autres membres de l’équipe.

Quel est le rôle des ressources humaines quand le projet est terminé ?

Le travail des ressources humaines ne s’arrête pas au même moment que le projet. Leur rôle est également important après, quand il s’agit de faire le point sur ce qui a été réussi et ce qui ne l’a pas été.

Il faut donc dans un premier temps évaluer le travail :

• Est-ce que le projet a été mené à terme ?
• Qu’est-ce qui a fonctionné ?
• Quelles ont été les difficultés ?

Il est important que chaque salarié ait un retour sur les tâches qu’il a effectuées pour connaître ses axes d’amélioration.

Mais le travail fourni par les membres de l’équipe n’est pas le seul point à évaluer. Les ressources humaines doivent aussi contrôler les conditions de travail de l’équipe.

Cela se fait bien sûr tout au long du projet, mais il est bon de faire un point à la fin, pour s’assurer que le règlement intérieur et que la charte d’équipe ont bien été respectés.

La rémunération relève également des RH, qui s’occupent de la gestion des paies, mais également des éventuelles primes et autres revalorisations.

Selon les performances de chacun pendant le projet, les ressources humaines peuvent également décider de renouveler une période d’essai ou d’y mettre fin, ou encore décider d'octroyer une prime exceptionnelle à cette personne pour son travail de qualité.

Enfin, elles peuvent également proposer des formations pour que les membres de l’équipe puissent développer de nouvelles compétences qui pourraient être utiles ultérieurement.