On parle souvent de gestion de projet en entreprise, mais on oublie une composante importante, sans laquelle on ne pourrait rien faire : la gestion de programmes.
Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un programme en gestion de projet, les différences entre un projet et un programme, et comment bien les piloter.
Qu’est-ce qu’un programme en gestion de projet ?
Un programme est un ensemble de projets et de sous-projets, visant un même objectif. Ces projets sont interdépendants, et sont gérés de manière coordonnée.
Le périmètre d’un programme correspond à la somme des périmètres des différents projets et sous-projets qui le composent.
Le pilotage du programme est généralement assuré par un responsable de programme, un directeur de projet, ou un chef de projet expérimenté.
Les différents projets qui le composent peuvent quant à eux être pilotés par des chefs de projet différents. Ils se coordonnent ensemble lors de points de synchronisation, sous la responsabilité du responsable de programme.
Bien que deux projets n’aient pas besoin d’être lié entre eux pour appartenir au même programme, ils doivent néanmoins répondre aux mêmes bénéfices. Si un projet ne peut répondre aux mêmes bénéfices que ses voisins, il peut alors être exclu du programme afin d’être géré en standalone.
Caractéristiques d’un programme en gestion de projet
Les principales caractéristiques d’un programme en gestion de projet sont les suivantes :
- Large et complexe. Un programme est complexe et ambitieux, et peut être découpé en plusieurs éléments, des projets, afin de faciliter sa réalisation.
- Approche stratégique. Le programme se concentre sur des objectifs long-terme, alors que les projets se concentrent plus sur l’aspect opérationnel.
- Bénéfices intangible. Un programme peut viser l’atteinte d’un résultat pas forcément tangible, comme l’augmentation de la satisfaction client, alors qu’un projet à pour objectif l’obtention d’un livrable tangible.
- Durée. Contrairement aux projets qui ont une durée en semaines ou en mois, le programme se mesure plus en mois ou années.
Pour aller + loin : Découvrez les différences entre un programme, un projet et un portefeuille dans cet article.
Exemples de programme
Voici quelques exemples de programmes, pour vous permettre de mieux appréhender ce concept :
- Acquisition/fusion d’une nouvelle entreprise.
Les projets correspondent aux différentes fusions à mener en interne, pour accoster cette nouvelle société aux outils existants : migration d’ERP, migration du système d’information, rationalisation des services généraux/RH, fusion des services métiers, … - Sécurisation & Évolution d’un système d’information.
Chaque migration d’applications est un projet à part entière. - Digitalisation des métiers de l’entreprise.
Ce programme implique d’ajouter de nouvelles applications, et de retoucher à de nombreux processus métiers différents en interne.
Différences entre gestion de programme et gestion de projet
Bien souvent, la gestion de programme est confondue avec la gestion de projet. J’irais même plus loin : les projets identifiés en entreprise sont en fait des programmes l’écrasante majorité du temps.
Un projet est un travail unique, avec un périmètre spécifique, et des résultats spécifiquement définis.
Un programme est un ensemble de projets qui sont interdépendants et qui vise l’atteinte d’un même bénéfice.
Les projets d’un programme existent tous de manière indépendante : ils disposent de leur propre raison d’être, ont chacun des enjeux, des objectifs, un périmètre et un contexte différent.
Ils sont réunis au sein d’un même programme afin d’en faciliter la gestion et le pilotage des bénéfices attendus, mais on pourrait très bien les piloter de manière indépendante les uns des autres. Cela demanderait cependant plus de temps et d’effort.
| Caractéristiques | Gestion de projet | Gestion de programme |
|---|---|---|
| Structure | Projet individuel | Regroupement de projets |
| Vision | Vision opérationnelle | Vision stratégique |
| Durée | De quelques semaines à quelques mois | De quelques mois à plusieurs années |
| Bénéfices | Un seul résultat tangible | – Plusieurs résultats tangibles, mais un objectif commun. – Bénéfices supérieur au fait de traiter chaque projet séparément. |
| Gouvernance | Gouvernance concentrée sur une équipe projet réduite | Gouvernance de plus haut niveau (vue globale de l’ensemble des projets du programme) |
| Périmètre | Portée plus petite et restreinte | Portée étendue (plusieurs projets) |
| Planification | Planification opérationnelle limitée au projet. | Planification du programme en prenant en compte tous les plannings et contraintes des projets (consolidation) |
| Gestion | Gestion du budget, du planning, du périmètre et des ressources. | – Gestion des dépendances entre projets d’un même programme. – Gestion des budgets projets. – Priorisation et coordination entre projets, et gestion du capacity planning. |
| Gestion des risques | Pilotage des risques opérationnels. | – Gestion des risques liés à la coordination de projets individuels. – Pilotage de risques projets pouvant impacter le reste du programme. |
| Méthodologie | Prince2, PMP, Scrum, Agile, … | MSP, PgMP |
Quels sont les bénéfices de la gestion de programme ?
Même si chaque projet pourrait être mené séparément, la gestion de programme permet de mutualiser les coûts et les efforts, afin d’augmenter la valeur délivrée, et de faciliter la gestion des dépendances et des priorisations entre projets.
La gestion de programme permet notamment :
- D’apporter de la clarté. L’ensemble des indicateurs sont supervisés de façon centralisée, afin de s’assurer que les projets avancent bien tous dans la même direction.
- De différencier les rôles de gouvernance. Les chefs de projet peuvent ainsi se concentrer sur les aspects opérationnels de leur projet, alors que les responsables de programme prennent de la hauteur et se concentrent sur les aspects organisationnels / fonctionnels, et la vue d’ensemble.
- D’améliorer l’efficience et l’efficacité. Les projets sont supervisés au même endroit, et par des personnes qui ont une vue globale sur ce qui doit être fait, et les risques associés.
Qui s’occupe de la gestion de programmes en entreprise ?
Les programmes sont le plus souvent gérés par des profils expérimentés, comme des responsables de programme, directeurs de projet ou chefs de projet expérimentés.
Les responsables de programme ont pour rôle de coordonner l’ensemble des projets et de les prioriser, afin d’atteindre l’objectif du programme dans les meilleurs délais. Ils assurent également un pilotage de haut niveau pour chaque projet individuel, et coordonne les différents chefs de projet affectés aux projets.
Les responsables de programme ne doivent pas être confondus avec les chefs de projet, qui assurent le pilotage d’un projet individuel, au niveau opérationnel, et supervisent la production des livrables courts-termes.
Standards & Méthodologie de gestion de programme
Il existe plusieurs standards de gestion de programme qui peuvent être adoptés, les plus connus étant :
- MSP – Managing Successful Programmes. Ce standard reconnu internationalement a été développé par le Royaume-Uni.
- PgMP. Ce standard, également reconnu internationalement, a été développé aux Etats-Unis par le PMI (Project Management Institute), et est aux programmes ce que PMP est aux projets.
