La gestion de crise et la gestion des risques sont deux concepts essentiels au management d’une entreprise et à la gestion d’un projet.
Pourtant, je constate encore trop souvent une confusion entre ces deux notions, qui amène une mauvaise appréciation des risques et des situations de crise. Dans les pires des cas, cela peut même mettre la stabilité, la crédibilité et la réputation de l’entreprise en jeu.
Dans cet article, je vais vous expliquer quelles sont les principales différences entre la gestion de crise et la gestion des risques, et ce que vous pouvez faire pour éviter des situations à risque sur vos projets.
Différences entre gestion de crise et gestion des risques
Pour mener à bien vos projets et éviter le plus d’imprévus possibles, je vous conseille de bien étudier le tableau ci-dessous, qui liste les principales différences entre la gestion de crise et la gestion des risques.
- La gestion des risques.
La gestion des risques se caractérise par une approche proactive, axée sur l’anticipation et la prévention des événements indésirables potentiels. Son objectif principal est d’identifier, d’évaluer et de traiter les risques avant qu’ils ne se matérialisent et avant qu’ils n’impactent le projet. Une fois les risques identifiés, on met en place des mesure préventives qui visent à atténuer la survenance des risques ou de diminuer leur impact. - La gestion de crise.
La gestion de crise se déploie en réponse à une situation critique déjà survenue, et dont l’issue sera dramatique pour le projet ou pour l’organisation. Son objectif principal est de répondre rapidement et efficacement à la crise, et de résoudre les problèmes qui en découlent. Les mesures prises sont correctives, afin de limiter les dommages et de rétablir la situation dans les meilleurs délais.
| Caractéristiques | Gestion des risques | Gestion de crise |
|---|---|---|
| Approche | Proactive | Réactive |
| Objectif principal | Identifier et prévenir les problèmes potentiels avant qu’ils ne se produisent. | Répondre rapidement et efficacement à une crise, et la résoudre. |
| Temps | Au démarrage du projet, pour à intervalles réguliers durant tout le long du cycle de vie. | Une fois que la crise est survenue. |
| Focus | Anticipation des risques. | Gestion et limitation des conséquences. |
| Mesures | Mesures préventives, pour atténuer la probabilité de survenance du risque ou diminuer son impact. | Mesures correctives, pour « limiter la casse », et résoudre les problèmes qui découlent de la situation de crise. |
| Identification | Évaluation des risques potentiels. | Identification des impacts et conséquences de la crise. |
| Communication | Communication proactive, informations préventives. | Communication réactive, communication de crise. |
| Ressources | Utilisée pour réduire les risques. | Mobilisées pour gérer la crise. |
Vous devez bien comprendre que la gestion des risques permet d’imaginer ce qui pourrait mal se passer sur le projet, pour s’y préparer et surtout faire en sorte que ça n’arrive pas.
Alors que la gestion de crise consiste à réagir face à une situation conflictuelle qui nous échappe et dont les conséquences peuvent être nombreuses et dramatiques.
Par exemple, mettre en place de nouvelles mesures afin de renforcer la sécurité informatique d’une entreprise est une manière de répondre aux risques de cybersécurité.
Le déclenchement d’une cellule de crise pour reconstruire tout le Système d’Information de l’organisation en partant de zéro suite à une cyberattaque dans un CHU (Centre Hospitalier Universitaire) est clairement une situation de crise : l’organisation ne peut plus travailler à cause du piratage, il faut y remédier au plus vite.
Qu’est-ce que la gestion des risques ?
La gestion des risques est un processus essentiel qui permet aux organisations d’anticiper et de gérer les événements indésirables potentiels. C’est une approche proactive, axée sur l’anticipation et la prévention des événements indésirables potentiels.
On distingue d’ailleurs les risques des aléas, des imprévus et des problèmes, afin de se concentrer sur ce qu’on peut anticiper et ce qu’on peut mesurer.
- Un aléa est un événement incertain qui peut avoir un impact positif ou négatif.
- Un imprévu est un événement inattendu qui ne peut pas être anticipé.
- Un risque est un événement incertain qui peut avoir un impact négatif, mais qui peut être géré et atténué par des mesures préventives.
- Enfin, un problème est un événement qui s’est produit et qui nécessite une action corrective pour le résoudre.
Les risques peuvent être opérationnels ou stratégiques, et couvrir tous les domaines de l’entreprise. On peut donc retrouver des risques organisationnels, financiers, informatiques, de sécurité, culturels, sociaux, et bien d’autres encore.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir les différents types de risques projet.
Une fois les risques de votre projet identifiés, ceux-ci doivent être consignés dans un fichier nommé le registre des risques. Ce registre permet de documenter et de suivre tous les risques identifiés, ainsi que les actions entreprises pour les minimiser.
Il est essentiel de mener une analyse qualitative et quantitative pour chaque risque répertorié. Cette analyse permet de déterminer la probabilité de survenance du risque (les chances qu’il arrive), ainsi que son impact potentiel sur les objectifs du projet ou de l’organisation.
Les risques les plus prioritaires, identifiés grâce à la matrice des risques, sont gérés et traités par des plans d’action.
Concrètement, ces plans d’action comprennent des mesures préventives et correctives spécifiques pour permettre de réduire le pourcentage d’apparition d’un risque et à minimiser son impact en cas de réalisation.
Pour aller + loin : Je vous conseille la lecture de ces 9 livres pour vous améliorer en management des risques.
Qu’est-ce que la gestion de crise ?
La gestion de crise consiste à agir en urgence en réaction à une situation grave et exceptionnelle, et qui peut mettre en danger le projet ou l’organisation.
J’aimerais insister sur un point :une situation de crise est par définition exceptionnelle. Si c’est ce que vous vivez chaque jour ou chaque semaine, ce n’est pas normal et c’est le signe que l’entreprise est dysfonctionnelle et défaillante.
Attention : Si vous êtes dans ce cas de figure, contactez-moi, je vous donnerai des conseils pour vous sortir de cette mauvaise passe.
La gestion de crise est une approche réactive qui n’est pas anodine, et qui oblige à faire face aux événements, à les subir et à prendre des mesures immédiates pour résoudre au plus vite le problème.
Attention, par crise je ne parle pas d’une difficulté que vous pourriez rencontrer sur le projet, mais bien d’un cas de force majeure qui bloque le projet ou le remet entièrement en cause.
Les causes peuvent être multiples, mais le plus souvent, elles sont internes à l’organisation. Voici les plus courantes :
- Un défaut dans la gestion des risques.
Manque de profondeur des analyses, travail bâclé, pas de gestion des risques au sein de l’entreprise, … - Un manque d’anticipation ou un excès d’optimisme.
Quand on construit le plan A, il faut toujours penser au plan B, C et D en management de projets. - Un projet planifié avec des dates « au plus tard », qui est sur le chemin critique.
Le moindre retard, la moindre difficulté rencontrée en cours de route et votre projet subit de plein fouet des reports d’échéances. - Des remontées et des alertes projet non prises en compte en COPIL.
L’un des rôles du chef de projet est de remonter des alertes avant qu’il ne soit trop tard au comité de pilotage, pour prendre des décisions afin de sécuriser le projet.
Enfin, dans de rares cas, des causes externes peuvent mettre en danger le projet ou l’entreprise. Ces causes sont hautement improbables et imprévisibles, vous ne pouvez donc pas mener de gestion des risques pour celles-ci. Par exemple, la pandémie mondiale de Covid-19 a surpris le monde entier. Les catastrophes naturelles (tempêtes, ouragans, raz de marée, tremblements de terre) rentrent aussi dans cette case.
Une crise est une défaillance majeure du projet ou de l’organisation et doit être traitée en urgence.La gestion de crise se concentre sur une réponse rapide au problème, quitte à mettre en place une solution de contournement provisoire, le temps de comprendre ce qui a pu mal se passer.
Par exemple, en cas de cyberattaque en entreprise, la première réponse devrait être de couper le réseau et de débrancher tous les câbles réseau, pour éviter que le virus se propage sur les autres équipements de l’entreprise. Puis de faire le nécessaire pour que les applications critiques soient accessibles par les collaborateurs.
Enfin, sachez que la communication de crise est un aspect très délicat à gérer.
- Bien menée, elle permet de dissiper les tensions et de permettre aux équipes opérationnelles d’avancer sereinement sur la correction du problème.
- Mal faite, elle est encore plus destructrice et aggrave les impacts de la situation de crise, tout en créant encore plus de tensions, de frustrations et de confusion.
Il est donc crucial d’adopter une approche sensible et empathique, en tenant compte des émotions et des préoccupations des interlocuteurs. Une communication de crise claire, transparente et cohérente est essentielle pour maintenir la confiance et atténuer les conséquences négatives de la crise.
Comment éviter des situations de crise sur un projet ?
Lorsqu’il s’agit de gérer un projet, il est essentiel de prendre des mesures préventives pour éviter autant que possible les situations de crise.
Je vous rappelle qu’une situation de crise doit rester exceptionnel et que c’est le signe d’une défaillance majeure dans le pilotage du projet ou dans l’organisation de l’entreprise.
Voici selon moi les trois points les plus importants à prendre en compte pour prévenir les crises sur un projet :
- Gestion proactive des risques.
Même si vous subissez une pression monstre de votre direction ou du client pour commencer dare-dare le projet, n’y cédez pas. Prenez du temps pour identifier les risques de votre projet, les qualifier et les gérer (mettre en place les plans d’action correspondants). Vous vous éviterez ainsi bon nombre de problèmes en cours de route. - Communication et collaboration efficaces.
Face à une difficulté ou un imprévu, le travail d’équipe et la communication sont les clés du succès. Encouragez la collaboration entre les différents acteurs projet afin de résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne se transforment en crise majeure. - Planification et suivi rigoureux du projet.
En tant que chef de projet, vous devez toujours garder un oeil sur votre projet pour éviter les dérives. Je vous conseille dans votre planification de toujours vous rajouter un délai supplémentaire pour absorber le temps passé sur les imprévus (on appelle ça une marge). Je vous invite aussi à construire un tableau de bord et à suivre les indicateurs de performance (KPI) de votre projet avec rigueur. Lorsque vous constatez un écart, n’attendez pas, réagissez sans attendre et mettez en place des solutions pour éviter que cela empire.
Pour aller + loin : Je vous invite à consulter cet article pour découvrir d’autres astuces à mettre en place pour éviter de subir des situations de crise sur vos projets.
