La gestion de la qualité permet de s’assurer que le projet et ses livrables répondent bien aux besoins et exigences des parties prenantes.
Autrement dit, la qualité permet de s’assurer que le projet résout bien le problème identifié, ou répond bien à l’opportunité ciblée.
Dans cet article, je vous livre 11 conseils pour améliorer la qualité de vos projets, et de vos livrables.
Comment améliorer la qualité des projets ?
Voici 11 conseils tirés de mon expérience, pour vous aider vous aussi à améliorer la qualité de vos projets et de vos livrables :
- Impliquer les parties prenantes dès le début du projet
- Prendre le temps de bien cadrer le projet
- Définir des objectifs clairs et compréhensibles de tous
- Communiquer beaucoup.
- Identifier les risques des projets à temps
- Définir des critères d’acceptation précis pour chaque livrable
- Proposer un planning réaliste
- Ne pas court-circuiter les tests
- Se concentrer sur la business value
- Tenir compte des facteurs humains
- Mettre en place un processus d’amélioration continue
1 ) Impliquer les parties prenantes dès le début du projet
L’implication précoce des parties prenantes est une pierre angulaire pour améliorer la qualité d’un projet.
Il est essentiel pour vous de connaître leurs perspectives et leurs besoins, afin d’orienter la conception et la planification du projet.
En les intégrant dès le départ, vous vous assurez ainsi que toutes les voix sont entendues et que les décisions prises reflètent les exigences réelles du projet.
Cela réduit les risques de divergence entre les attentes des parties prenantes et les résultats finaux, tout en favorisant la satisfaction globale et la réussite du projet.
Je vous invite pour communiquer avec les différents acteurs, à organiser des ateliers de travail, des interviews, et à collaborer au quotidien avec eux.
2 ) Prendre le temps de bien cadrer le projet
Le cadrage minutieux d’un projet détermine sa trajectoire et son succès.
En définissant clairement la portée du projet (le travail à réaliser), les objectifs, les résultats souhaités et les limites, vous évitez les déviations coûteuses en cours de route.
Un cadrage solide facilite la prise de décision, l’allocation efficace des ressources et la prévention des changements imprévus.
En investissant le temps nécessaire pour cadrer le projet de manière approfondie, vous établissez des bases solides qui servent de référence tout au long de son déroulement.
Pour aller + loin : Je vous invite à consulter cet article pour télécharger mon modèle de note de cadrage projet.
3 ) Définir des objectifs clairs et compréhensibles de tous
Des objectifs flous ou mal compris peuvent entraîner des résultats incohérents et décevants, générer de l’insatisfaction client, et cramer du budget inutilement.
Pour définir des objectifs clairs et compréhensibles de tous (aussi bien l’équipe projet que les parties prenantes), je vous conseille d’utiliser des objectifs SMART. Ceux-ci sont Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.
Par exemple, plutôt que de mettre comme objectif « Augmenter les ventes du produit B », qui est vague, on reformulera l’objectif de cette manière :
- Augmenter les ventes de 22% du produit B dans les 6 prochains mois.
Vous pourrez ainsi fournir une vision claire à l’équipe et aux parties prenantes, et vous vous assurez que tout le monde travaille vers un but commun.
Les objectifs SMART vous permettent enfin de mesurer de façon objective les progrès de votre projet.
Pour aller + loin : Dans cet article, je vous explique comment bien choisir vos objectifs projet.
4 ) Communiquer beaucoup
La communication efficace est la clé pour éviter les malentendus, aligner les efforts de chacun et résoudre rapidement les problèmes.
Maintenir des canaux de communication ouverts et transparents entre les membres de l’équipe et les parties prenantes favorise la collaboration et le partage d’informations cruciales pour le bon déroulement du projet.
Honnêtement,si je devais résumer la gestion de projet en un seul mot, je choisirais sans hésiter la communication.
En y réfléchissant, en tant que chef de projet, on passe nos journées à communiquer :
- Points de situation avec l’équipe projet.
- Rapports d’avancement aux différentes parties prenantes.
- Résolution de problèmes à la volée.
- Animation des comités projet et des comités de pilotage.
- …
5 ) Identifier les risques projet à temps
L’identification précoce des risques permet de les anticiper et de mettre en place des stratégies d’atténuation appropriées afin d’éviter qu’ils ne se produisent.
Cette vigilance face aux risques renforce la résilience du projet et minimise les perturbations potentielles, et donc les risques de retard et de dépassement du budget.
Je vous conseille vivement de prendre le temps nécessaire au démarrage du projet pour mener à bien l’identification et l’analyse de vos risques projet. La rigueur de ce travail détermine la manière dont votre projet va se dérouler.
Plus vous serez rigoureux dans votre gestion de risques, plus vous mettrez en place des plans d’atténuation des risques pertinents, et moins vous rencontrerez de difficultés sur votre projet.
6 ) Définir des critères d’acceptation précis pour chaque livrable
Des critères d’acceptation clairs et bien définis garantissent que chaque livrable est conforme aux attentes établies.
Cela réduit le risque de divergences entre les résultats attendus par les parties prenantes et ce qui est effectivement livré par l’équipe projet.
En fournissant des normes objectives pour évaluer la qualité des livrables, on s’assure que le projet progresse dans la bonne direction et que les résultats sont cohérents avec les objectifs.
Ces critères d’acceptation doivent être définis le plus tôt possible dans le projet, afin d’éviter tout travail inutile. Ils doivent être clairs et compris par tous, et éviter de changer en cours de route.
7 ) Proposer un planning réaliste
Un planning réaliste tient compte des collaborateurs et des ressources disponibles, des dépendances entre les tâches et des imprévus potentiels.
Cela passe par 3 étapes :
- Évitez de sous-estimer le temps nécessaire pour chaque étape.
Vous réduisez ainsi la pression sur l’équipe projet, tout en vous assurant que les engagements que vous prenez en terme d’échéances sont atteignables. - Tenez compte des disponibilités des collaborateurs et des ressources.
Tous les acteurs projet ne travaillent pas à plein temps sur votre projet. Avant de décréter arbitrairement du planning à tenir, prenez en compte les disponibilités de chacun. Vous pouvez vous appuyer sur la méthode de la chaîne critique pour cela. - Intégrez des marges de sécurité dans le planning.
Les marges sont du temps supplémentaire afin d’absorber d’éventuels retards sur vos tâches. Vous sécurisez ainsi la date de fin de votre projet, et vous vous assurez qu’elle ne bougera pas, même si vous rencontrez des imprévus en cours de route.
En évitant de sous-estimer le temps nécessaire pour chaque étape, vous réduisez la pression sur l’équipe et vous prévenez les retards.
Un planning réaliste permet ainsi une meilleure gestion du temps et des attentes, contribuant ainsi à maintenir la qualité du travail produit.
8 ) Ne pas court-circuiter les tests et les vérifications
Les tests rigoureux sont essentiels pour assurer la qualité des livrables que vous fournissez au client. C’est une étape de contrôle et de validation indispensable, pour assurer à la fois la satisfaction client, et à la fois de ne pas dépasser le budget ni de refaire le travail deux fois.
Éviter de les négliger permet de détecter et de corriger les erreurs et les problèmes avant qu’ils ne deviennent des obstacles majeurs.
Des tests approfondis garantissent que le produit final est fiable, fonctionnel et conforme aux normes attendues.
Par exemple, en informatique, avant de se lancer tête baissée dans un déploiement d’un nouvel outil en masse, on fait ce qu’on appelle un déploiement pilote : on le déploie sur 20 ordinateurs par exemple, afin de voir comment les choses se passent, et quels sont les retours des utilisateurs pilotes.
Ces données, ou leçons apprises, permettent ainsi de modifier notre manière de faire avant un déploiement généralisé. On minimise ainsi les problèmes que l’on pourrait rencontrer.
9 ) Se concentrer sur la business value
Placer la valeur commerciale au centre des décisions aide à prioriser les efforts de développement.
Pour faire simple, un projet doit apporter de la valeur pour l’entreprise. C’est sa principale raison d’être. Et les choix que vous ferez doivent permettre de livrer cette valeur ajoutée.
En vous concentrant sur les fonctionnalités et les améliorations qui ont un impact direct sur les objectifs commerciaux ou stratégiques de l’entreprise, vous vous assurez que le projet crée un avantage significatif pour l’organisation.
Cela évite de perdre du temps et des ressources sur des éléments peu pertinents.
D’ailleurs, si en cours de route, vous vous rendez compte que le résultat de votre projet n’apporte que peu voire pas du tout de valeur, il est tout à fait possible de l’arrêter prématurément, afin de limiter la casse.
10 ) Tenir compte du facteur humain
Les membres de l’équipe sont le moteur du projet. Sans eux, les tâches ne peuvent pas être accomplies, et le projet est au point mort.
En comprenant leurs compétences, leurs besoins et leurs préférences, vous pouvez les assigner de manière appropriée et les soutenir adéquatement.
Vous devrez aussi vous adapter dans votre manière de travailler et de communiquer avec chacun.
L’attention portée aux facteurs humains favorise la motivation, la collaboration et la productivité, conduisant ainsi à un travail de meilleure qualité.
11 ) Mettre en place un processus d’amélioration continue
L’apprentissage constant est un élément clé pour améliorer la qualité des projets.
En évaluant régulièrement les performances du projet (sans attendre sa clôture), en identifiant les points à améliorer et en mettant en place des ajustements, vous optimisez ainsi progressivement le processus de gestion de projet.
Cette approche itérative permet d’adapter les pratiques en fonction des expériences passées, conduisant à une amélioration continue de la qualité des projets.
Les méthodes agiles telles que Scrum sont principalement axées autour de ce concept. On le retrouve également au coeur des méthodes Six Sigma & Lean Six Sigma.
16 questions à poser pour vous assurer de la qualité de vos projets
Pour améliorer sensiblement votre taux de réussite, je vous invite à vous poser les questions ci-dessous, et à agir pour améliorer la situation (Inspiré d’un article en anglais de Susanne Madsen).
Bien sûr, en fonction du contexte dans lequel vous évoluez, de votre projet, de votre secteur d’activité, les réponses peuvent varier.
Mais c’est autant de pistes à explorer pour mettre toutes les chances de vos côtés.
- Comment puis-je être certain que les produits et les fonctionnalités que nous développons sont ce que les utilisateurs veulent vraiment et ce dont ils ont besoin ?
- Comment mon équipe et moi-même pouvons parvenir à comprendre le business de nos clients si bien que nous pouvons activement challenger les besoins et la vision du projet ?
- Comment puis-je améliorer ma relation avec mes clients et demander plus fréquemment leur retour d’information sur le projet ?
- Comment puis-je m’améliorer dans l’identification et l’atténuation des risques du projet ?
- Comment mon équipe peut-elle commencer à se concentrer davantage sur la qualité du produit ?
- Qu’est-ce qui pourrait entraver l’atteinte du but final du projet ? Autrement dit : A quoi n’avons-nous pas encore pensé ?
- Comment puis-je mieux motiver et utiliser efficacement les membres de mon équipe ?
- Comment puis-je mieux inspirer mon équipe pour contribuer à l’objectif final du projet ?
- Quelle est la contribution qu eje suis le seul à pouvoir apporter au projet, et comment puis-je m’y concentrer davantage ?
- Comment puis-je immédiatement commencer à ajouter plus de valeur à mon client ?
- Quelles sont les 20% d’actions que je fais sur une base quotidienne ou hebdomadaire qui contribuent à 80% de mes résultats ? Comment puis-je amplifier ces 20% ?
- Comment puis-je dépenser mon temps plus pro-activement ?
- Quelles mauvaises décisions ai-je prises pendant le projet, et comment puis-je les inverser ?
- Quelles sont les tâches importantes et les activités que j’ai remis à plus tard ?
- A qui puis-je commencer à déléguer pour me libérer et me concentrer sur les activités vraiment cruciales au succès du projet ?
- Quels sont les bénéfices les plus importants côté business pour mon client ? Qu’est-ce que je peux faire pour les aider à suivre et à livrer ?
