Comment constituer une équipe transverse ?

Constituer et recruter une équipe projet transverse, c'est l'assurance de décloisonner les silos dans l'entreprise et de créer une dynamique collective de collaboration inter-services. 

En tant que manager transversal, vous ne devez pas vous contenter de sélectionner les meilleurs experts pour que votre équipe pluri-disciplinaire fonctionne. Vous devez sélectionner, animer et piloter l'équipe au quotidien afin de créer une dynamique de groupe et d'amener la collaboration et le travailler ensemble. 

J'ai regroupé mes meilleurs conseils dans cet article pour vous aider à constituer votre équipe transverse.

Qu'est-ce qu'une équipe transverse ?

Une équipe transverse est une équipe pluri-disciplinaire qui s'affranchit du cadre hiérarchique classique d'une entreprise, généralement constituée pour répondre à un projet complexe ou d'innovation. L'équipe transverse est pilotée par un chef de projet.

Une équipe transverse peut inclure des personnes de statuts différents, avec plus ou moins d'ancienneté, et peut même réunir des collaborateurs internes, des prestataires et des partenaires externes.

En fonction des projets et des résultats à atteindre, l'entreprise peut décider d'accorder une autonomie supplémentaire à l'équipe voire même un pouvoir décisionnel particulier.

Du fait de la provenance de milieux différents (services et directions différentes au sein de l'entreprise), les membres de l'équipe ne parlent généralement pas le même langage, n'appliquent pas les mêmes processus, et n'ont pas les mêmes méthodes de travail.

Tout cela fait que la collaboration n'est pas innée. Le chef de projet doit donc redoubler de créativité et de diplomatie pour fédérer les membres autour d'une vision commune et d'un objectif commun à atteindre.

Pourquoi créer une équipe transverse ?

Le management transversal est une forme de management qui s'exerce sans aucun lien hiérarchique direct et qui met l'accent sur la coopération, la collaboration et l'intelligence collective. Cette manière de travailler permet de répondre aux nouveaux défis des entreprises et des équipes projets.

1 ) Les équipes transverses permettent à l'entreprise de survivre

Le monde évolue de plus en plus vite et, avec lui, les marchés et les besoins des clients. Les entreprises sont contraintes à trouver des solutions rapides et efficaces à des problématiques complexes et évolutives.

Il est donc nécessaire d'innover en permanence pour pérenniser l'entreprise et faire en sorte qu'elle garde ses parts de marché et reste compétitive.

2 ) Les équipes transverses favorisent l'innovation

Et pour innover, rien de mieux que de réunir des profils de compétences variés, issus de différents services et métiers.

L'intelligence collective et la collaboration qui émergent des équipes transverses permettent de confronter les points de vue et de trouver des solutions innovantes en sortant des sentiers battus.

Les équipes transverses permettent de bousculer les manières de faire et de penser en entreprise, et de combattre le conformisme qui règne dans les équipes dites classiques.

Quand tout le monde autour de la table est issu du même milieu et pense la même chose, cela réduit le spectre de visibilité.

Une équipe classique qui partage le même point de vue aura toutes les difficultés du monde à aborder une problématique de façon nouvelle ou à prendre de la hauteur pour avoir une vision d'ensemble.

3 ) Les équipes transverses améliorent la rétention des salariés

Les équipes transverses favorisent un sentiment de cohésion et de collaboration au sein des membres de l'équipe. Elles peuvent également contribuer à l'engagement, l'implication et la fidélisation des talents de l'entreprise.

Les salariés sont davantage impliqués dans l'organisation de l'entreprise et sentent qu'ils ont le pouvoir de changer et d'améliorer les choses lorsqu'ils travaillent sur un projet et rejoignent une équipe transverse.

Ils peuvent également développer de nouvelles compétences, en marge de leurs missions habituelles, et s'enrichir des méthodes de travail de leurs collègues.

Tout cela contribue au renforcement de l'engagement et de la motivation des équipes et permet donc de fidéliser les talents tout en diminuant le turn-over de l'entreprise.

4 ) Les équipes transverses accélèrent l'amélioration continue

Monter une équipe transverse, c'est bousculer l'organisation interne d'une société.

Pour résoudre une problématique complexe et avancer sur un projet, une équipe transverse peut être amenée à repenser en profondeur les méthodes de travail et les processus internes. 

Ces équipes sont indispensables aux organisations pour trouver les meilleures solutions possibles et les appliquer dans un laps de temps raccourci. 

La collaboration des différents membres de l'équipe permet de créer une dynamique de changement et d'amélioration continue au sein de l'entreprise. L'équipe transverse devient ainsi un moteur  pour les autres équipes internes.

Équipe transverse : Comment la composer ?

Maintenant que vous connaissez les objectifs de l'équipe, vous pouvez déterminer qui doit en faire partie.
La composition de l'équipe évoluera forcément en fonction des besoins de votre projet transverse, de sa taille et de sa complexité. 
Voici les membres que l'on retrouve le plus souvent dans une équipe transverse :

  • Chef de projet.
    Il est le garant de la réussite du projet, et anime et gère au quotidien l'équipe transverse.
  • Sponsor.
    Il porte le projet au sein de la direction ou du comité de pilotage et apporte son soutien au chef de projet.
  • Responsable produit/fonctionnel.
    Il connaît intimement le produit; le service, l'application, et apporte son expertise métier et fonctionnelle à l'équipe transverse. Il peut s'agir d'un manager de proximité, mais pas obligatoirement.
  • Experts techniques.
    Ils constituent la force vive de l'équipe transverse, et participent à la réalisation du projet.
  • Key users.
    Les key users ou utilisateurs-clés sont des référents métiers. On fait appel à eux pour mieux comprendre les besoins ou encore pour réaliser des tests fonctionnels, sous la gouverne du responsable fonctionnel.
  • PMO.
    Uniquement dans les grandes entreprises. Le PMO (Project Management Officer) apporte cadres, méthodologies et outils de travail à l'équipe transverse.
  • Services support.
    Concerne les RH, Services généraux, Informatique, Achats, Juridique, etc. Ces personnes peuvent intervenir au besoin sur un projet ou être affectées à plein temps à l'équipe transverse en fonction de la complexité du projet.

Pour déterminer de quels types de profils vous avez besoin pour votre équipe transverse, voici quelques questions à vous poser :

  • De quels types d'expertises avez-vous besoin ?
  • Quelles sont les personnes au sein de votre organisation qui pourraient apporter ces expertises ?
  • Ces personnes ont-elles les qualités personnelles nécessaires pour contribuer au projet ?
  • Ont-elles déjà travaillées dans des structures transverses ?
  • Peuvent-elles travailler de façon autonome, prendre des décisions et des initiatives ?
  • Qui sont les parties prenantes internes du projet transverse ?

Les défis des équipes projets transverse

Pour autant, les équipes transverses rencontrent des défis qu'elles doivent surmonter afin d'être véritablement efficace.

D'ailleurs, saviez-vous que 75% des équipes transverses multi-compétences sont dysfonctionnelles (Source) ?

C'est ce qu'a constaté la prestigieuse Harvard Business Review.

Les 3/4 (trois quarts) des équipes échouent à surmonter les problématiques auxquelles elles font face dans l'organisation.

75% des équipes transverses pluridisciplinaires sont dysfonctionnelles. - Harvard Business Review

Mais alors, quels sont les défis rencontrés par les équipes transverses, et comment faire pour les surmonter ?

  • La mission de l'équipe est floue ou ambiguë.
    Certaines informations ne sont pas communiquées à l'équipe, ne sont pas suffisamment clarifiées ou sont communiquées trop tard. Sans un objectif clair à atteindre, l'équipe se retrouvera coincée et aura du mal à avancer.
  • L'équipe transverse fait face à des conflits de priorité.
    Intégrer une équipe transverse est rarement un travail à plein temps. Les membres de l'équipe ont donc leurs missions habituelles à traiter en plus des objectifs de l'équipe transverse.

    Cela peut conduire à un conflit de priorité et peut amener les collaborateurs et les managers à arbitrer sur le travail prioritaire à réaliser, au détriment du projet.
  • Le manager transversal et le manager hiérarchique se livre une guerre d'ego.
    Le chef de projet a le rôle du manager transverse. Il agit en quelque sorte en tant que leader de l'équipe et porte la responsabilité de l'atteinte des objectifs du projet. Il doit donc nécessairement négocier l'attribution des ressources avec les managers hiérarchiques des membres de l'équipe.

    Si ces personnes ne jouent pas le jeu, cela se transforme en guerre d'ego, au détriment de l'équipe et du projet.
  • L'équipe ne dispose pas de l'autorité nécessaire pour agir.
    Une équipe transverse doit disposer de l'autonomie et du pouvoir décisionnaire suffisant pour prendre des décisions dans l'intérêt du projet. C'est d'autant plus nécessaire dans les projets de transformation de la culture de l'entreprise, ou encore les projets d'innovation.

    Sans cela, le conformisme, l'immobilisme et le refus du changement gagneront du terrain dans l'entreprise.
  • L'équipe manque de cohésion et la collaboration ne prend pas.
    Il ne suffit pas de réunir les meilleurs experts du monde dans une même équipe pour qu'ils travaillent ensemble. S'ils sont tous individualistes et préfèrent travailler dans leur coin plutôt que de mettre les données en commun, le projet est voué à l'échec.

    La collaboration ne se décrète pas, elle se construit au quotidien.
  • L'objectif principal de l'équipe transverse n'est pas la réussite du projet.
    Tout autre objectif fixé autre que de réussir le projet est une aberration. Si c'est le cas, le projet est dores et déjà voué à l'échec avant même de commencer.

    L'équipe transverse devrait concentrer tous ses efforts dans la réussite du projet, et uniquement dans cette direction.
  • Les ressources attribuées à l’équipe sont insuffisantes pour atteindre les objectifs fixés.
    Sans les ressources nécessaires pour avancer dans le projet et atteindre les ambitions de l'entreprise, l'équipe transverse ne pourra pas faire son job. Pire, les membres vont perdre en implication et en engagement.
  • Il existe un défaut d'animation et de pilotage dans l'équipe.
    Il ne suffit pas de réunir des collaborateurs issus de différents services et de décréter qu'ils doivent dorénavant travailler ensemble pour que la magie opère. Une équipe pluri-disciplinaire aura du mal à s'auto-organiser et harmoniser ses manières de travailler.

    Il est ainsi nécessaire de nommer un leader de l'équipe, le chef de projet, qui permettra de faire émerger la cohésion d'équipe.

Comment recruter son équipe transverse ?

Pour recruter votre équipe transverse, je vous invite à procéder en trois étapes :

  1. Identifier les compétences nécessaires et les ressources disponibles.
    Partez des livrables et du travail à réaliser pour identifier les compétences nécessaires, puis regardez en interne qui a ses compétences ET est disponible.
  2. Négociez avec les managers hiérarchiques.
    Rapprochez-vous des managers de proximité pour affecter les personnes identifiées à votre équipe. Armez-vous de techniques de négociation et faites-vous aider du sponsor de projet au besoin.
  3. Clarifier les objectifs du projet transverse et les responsabilités de chacun.
    Expliquez clairement la raison d'être du projet et les résultats attendus afin de fédérer l'équipe autour d'un objectif commun.
Pour aller + loin : Je vous donne de nombreuses astuces pour bien recruter votre équipe transverse dans cet article.

Top livres sur le management transversal

J'ai listé pour vous dans cet article les 11 meilleurs livres sur le management transversal et la gestion des équipes transverses. 

Si vous êtes pressé, rendez-vous ci-dessous. J'ai réuni les 3 meilleurs livres pour vous.

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