10 points-clés pour recruter une équipe transverse

11 février 2024 - minutes de lecture

11 février 2024

Les équipes transverses sont indispensables à toute organisation, que ce soit pour réaliser un projet stratégique ou préparer une réorganisation ou encore réfléchir à de nouvelles méthodes de travail et de nouvelles opportunités de marché. 

Dans cet article, je vous explique ma méthodologie pour recruter en partant de zéro une équipe transverse en 10 points-clés.

Comment recruter et constituer son équipe transverse en 10 étapes ?

Découvrez maintenant comment constituer et recruter une équipe projet d'exception et ainsi éviter que l'équipe s'enfonce dans la confusion, la frustration et les conflits internes.

  1. Identifier les compétences nécessaires
  2. Identifier les ressources disponibles.
  3. Ne recrutez pas les divas, même s'il s'agit des meilleurs experts.
  4. Négocier avec les managers hiérarchiques et les mettre dans sa poche.
  5. Clarifier les objectifs du projet et la raison d'être de l'équipe.
  6. Créer des rendez-vous et des moments de cohésion.
  7. Harmoniser collectivement les méthodes de travail et les processus.
  8. Fédérer l'équipe projet.
  9. S'assurer que l'équipe dispose de l'autonomie et du pouvoir décisionnaire nécessaire.
  10. Communiquer, communiquer, communiquer.

1 ) Identifier les compétences nécessaires

Pour constituer une bonne équipe projet, cette première étape est indispensable.

Identifier les compétences nécessaires permettra ainsi de connaître les profils de compétences à intégrer à l'équipe, et permettra également d'estimer la taille de l'équipe à recruter.

En effet, en fonction de la durée du projet et de la charge de travail associée à une compétence particulière, le chef de projet pourra ainsi déterminer le nombre de collaborateurs nécessaires dans son équipe.

Par exemple, si vous avez besoin d'un profil "administrateur système" pour réaliser un certain nombre de tâches, qui représente en cumulée 3 mois de travail et que le projet doit être réalisé en 45 jours, vous aurez donc besoin de 2 administrateurs systèmes dans votre équipe.

Créer une matrice de compétences vous sera certainement utile à ce stade. Il s'agit d'un tableau permettant, pour chaque compétence concernée, d'indiquer :

  • Le temps estimé pour réaliser la charge de travail.
  • Le nombre de ressources souhaitées pour intégrer l'équipe projet.
  • L'expérience souhaitée pour ce profil de compétences (junior, 3 ans d'expérience, senior, ...).
  • S'il y a nécessité ou pas d'avoir un backup (un remplaçant)

2 ) Identifier les ressources disponibles

Maintenant que votre matrice de compétences est établie, il est temps d'identifier qui dispose des compétences en interne dans votre entreprise.

Vous allez pouvoir vous rapprocher des managers hiérarchiques afin d'identifier les collaborateurs qui disposent des compétences recherchées, de l'expérience souhaitée et qui sont également disponibles sur la durée du projet.

Il vous faudra probablement négocier avec les managers hiérarchiques des collaborateurs pressentis sur ce projet, pour qu'ils rejoignent votre équipe. Il est en effet courant que le collaborateur concerné soit pressenti sur plusieurs projets qui se déroulent sur la même période.

Vous pourrez donc être amenés à négocier voire à prioriser les tâches et projets avec vos autres collègues chefs de projet ainsi que les managers hiérarchiques directs. 

Attention : Gardez bien en tête qu'en fonction des arbitrages réalisés, votre planning projet pourrait être bousculé. Il faudra donc vous assurer que les autres collaborateurs pressentis soient toujours disponibles s'il y a un glissement de date dans le temps.

Enfin, une fois les personnes identifiées, reprenez votre matrice de compétences afin de mettre le ou les noms des collaborateurs en face des compétences recherchées.

3 ) Ne pas recruter de divas

Lorsqu'on recrute son équipe projet, il peut être tentant d'aller chercher les meilleurs experts du domaine. Mais je vous le déconseille.

Déjà parce que s'ils sont des prestataires externes, leur TJM (le Taux Journalier Moyen) peut dépasser de loin le budget alloué à votre projet.

Mais surtout parce que l'expertise n'est pas le seul paramètre à prendre en compte pour intégrer une équipe transverse.

Vous pouvez prendre le meilleur professionnel du monde, si il se la joue solo et qu'il est incapable de travailler en équipe, vous pourrez dire adieu à la cohésion de l'équipe et à la collaboration.

Évitez donc les "divas", qui prennent les autres de haut, ou se considère comme étant les meilleurs du marché. Et privilégiez ceux qui sont prêts à travailler en équipe.

Le gap de compétences peut toujours se combler. Le manque de savoir-être avec les autres et le refus de travailler ensemble, ça par contre c'est une autre histoire.

4 ) Négocier avec les managers hiérarchiques

Afin d'affecter des ressources humaines à un projet, le chef de projet n'a que 2 possibilités : aller chercher en interne le collaborateur disponible avec la bonne compétence, ou recruter un prestataire externe (freelance ou société de service).

En interne, le chef de projet va donc devoir négocier avec le manager hiérarchique le retrait temporaire du collaborateur de ses missions habituelles afin de l'affecter à l'équipe projet en question.

Comment maximiser ses chances d'affecter une ressource à un projet en négociant avec les managers hiérarchiques ? En suivant ce plan en 7 étapes :

  1. Mettez en avant les enjeux et les objectifs du projet.
    Cela permettra au manager hiérarchique de comprendre quels sont vos besoins et quels sont les enjeux du projet que l'on vous a attribué.
  2. Précisez les tâches identifiées ainsi que les compétences recherchées.
    Vous pourrez ainsi identifier les collaborateurs pressentis pour rejoindre votre équipe projet.
  3. Explicitez la charge de travail de la ressource ainsi que le déroulement du projet.
    Est-il nécessaire que les collaborateurs pressentis rejoignent votre équipe à plein temps ? Avez-vous besoin d'une expertise sur une durée ou une tâche précise ?
  4. Comprenez les problématiques de votre interlocuteur.
    Le manager hiérarchique a ses propres contraintes de production. Assigner une personne à votre équipe, c'est faire -1 sur ses effectifs. Il devra donc réorganiser son équipe pour que le travail continue à être fait dans les temps, sans perdre en qualité.
  5. Faites preuve aussi bien de souplesse que de fermeté.
    Soyez souple dans l'affectation des ressources et la planification des actions, pour tenir compte des disponibilités des collaborateurs mais également des contraintes de production des autres équipes. Mais sachez rester ferme : le budget et les délais du projet doivent être respectés.
  6. Identifiez une solution de repli.
    Que faire si vous n'obtenez pas gain de cause ? Avez-vous pensé à une seconde personne qui possède les compétences recherchées ? Si le budget le permet, envisagez-vous de faire appel à un freelance ou un prestataire externe ?
  7. Demandez à la direction d'arbitrer si la négociation échoue.
    Si vous n'arrivez pas à vous entendre avec le manager hiérarchique, vous pouvez faire intervenir la direction pour décider de qui rejoint votre équipe et de quel sujet est prioritaire : le projet ou la production.

5 ) Clarifier la raison d'être de l'équipe projet

Pourquoi l'équipe projet a été mise en place ? Quels sont les objectifs du projet ? Quels sont ses enjeux ? Voici autant de questions auxquelles vous devrez répondre en tant que chef de projet.

Votre objectif est simple : vous devez faire en sorte que le projet soit compris par tous. Il ne doit y avoir aucune zone d'ombre. Aucune zone de flou. Tout doit être clair et limpide.

A chaque démarrage d'un nouveau projet, j'aime réunir l'équipe pendant 30 minutes pour leur expliquer les tenants et aboutissants du projet sur lequel ils vont travailler ces prochaines semaines. J'encourage mes collaborateurs à s'exprimer et je réponds à toutes les questions.

C'est hyper important de dire et montrer qu'il n'y a aucune question bête. S'il y a une interrogation, c'est que quelque chose quelque part n'était pas suffisamment clair.

Il vaut mieux passer 5 - 10 minutes à répondre aux questions au démarrage du projet plutôt que de se traîner des incompréhensions qui impactent la qualité des livrables 6 mois plus tard.

Si vous n'avez pas une vision claire de votre projet, de ses objectifs et de ses enjeux, votre équipe naviguera dans la brume et fera du sur place.

Vous avez des doutes ? des incompréhensions ? Posez vos questions à votre client. Discutez avec votre commercial ou votre directeur. Assurez-vous que ce que vous avez compris du projet correspond bien à 100% à ce qui est demandé et attendu par le commanditaire.

6 ) Créer des moments de cohésion

Pour développer la collaboration entre les membres de l'équipe, il est nécessaire de créer une synergie d'équipe.

C'est d'autant plus vrai lorsque les membres de l'équipe ne se connaissent pas. C'est par exemple le cas des équipes multi-sociétés.

Il faut donc briser la glace pour que tout le monde apprenne à se connaître et à travailler ensemble.

Comment faire ? En créant des moments de cohésion entre membres de l'équipe : pauses café, réunions d'équipe informelles, partie de babyfoot, team building, etc... A vous de voir ce qui vous convient le mieux et colle à votre budget.

Par exemple, lorsque j'ai dû réunir une équipe d'une vingtaine de personnes issues de 6 sociétés différentes pour un projet de migration d'un système d'information, j'ai organisé :

  • Une réunion d'équipe initiale, pour que tout le monde apprenne à se connaître et découvre le projet.
  • Des ateliers de travail thématique entre les salariés des différentes sociétés.
  • Des déjeuners d'affaire, encore une fois pour amener les collaborateurs à échanger entre eux.
  • Des afterworks, pour la même raison.
  • Des réunions "babyfoot". Le concept est simple : suite à la réunion d'équipe, tournoi de babyfoot. Cela a eu un double mérite : l'équipe s'est rapidement soudée, et les tensions étaient relâchées sur ces tournois express.

7 ) Harmoniser les méthodes de travail

Puisque les membres de l'équipe projet doivent travailler ensemble afin d'atteindre un objectif commun (la réalisation du projet), il est souhaitable que tout le monde travaille de la même manière.

Comment faire pour harmoniser les méthodes de travail des collaborateurs ?

  • Planifier les réunions d'équipe et points de synchronisation.
    Je vous conseille de planifier une réunion d'équipe hebdomadaire de 30 minutes, et un point de synchronisation de 15 minutes maximum soit tous les jours, soit 2 fois par semaine, soit de manière hebdomadaire. Comment savoir ?

    En fonction de la temporalité de votre projet. Si entre deux points vous répétez la même chose, c'est qu'il faut probablement les espacer plus.
  • Identifier la manière de communiquer.
    Comment communiquez-vous avec l'équipe ? par quel moyen ? Où mettez-vous les documents projet pour que l'équipe puisse les consulter ? Qui rédige les compte-rendus de réunion ? Comment les membres de l'équipe doivent vous contacter s'ils ont une interrogation ?
  • Déterminer les règles de fonctionnement de l'équipe.
    Cette phase doit être menée conjointement avec toute l'équipe. Elle consiste à déterminer les outils et ressources utilisés par l'équipe, ainsi que toutes les règles de fonctionnement interne à l'équipe :

    quand et comment peut-on partir en télétravail, comment prendre la parole en réunion, aménagement de l'espace de travail, règles de travail dans les bureaux et les open space, etc...
  • Mettre en place des templates de document.
    Pour partir d'une base commune et harmoniser les documents et livrables projet. Cela facilite la lecture et la consolidation des documents, tout en accélérant la rédaction desdits documents.
  • Partager le planning et le diagramme de Gantt.
    Cela permet aux membres de l'équipe de déterminer avec qui travailler. Si Paul doit réaliser une tâche dont Sophie dépend, ces deux collaborateurs ont tout intérêt à travailler ensemble sur le diagramme de Gantt afin de ne pas se bloquer mutuellement.

8 ) Fédérer l'équipe projet

Fédérer l'équipe projet est un indispensable pour réussir son projet. Cela permet de maximiser l'efficacité et la motivation de l'équipe tout en soudant les membres de l'équipe autour d'un objectif commun.

C'est encore une fois au chef de projet de se débrouiller pour fédérer son équipe. Mais comment faire ?

  • Travailler sa posture de leader.
    Montrez à vos collaborateurs qu'il n'y a pas eux d'un côté et vous, le chef, de l'autre. Vous faites tous partie de la même équipe, vous êtes tous dans le même bateau. Créez un sentiment d'appartenance.
  • Faire preuve d'objectivité et de transparence.
    N'embellissez pas le projet si vous pensez qu'il va être compliqué à mener à cause d'un budget réduit ou d'échéances ambitieuses. Montrez que vous n'avez rien à cacher, que vous avez conscience des difficultés, et que vous allez rester auprès des collaborateurs pour y faire face et trouver des solutions ensemble.
  • Favoriser la prise d'initiative.
    Vous n'êtes pas là pour dire aux collaborateurs ce qu'ils doivent faire et comment ils doivent le faire. Vous êtes là pour suivre l'état d'avancement du projet, communiquer, traiter les problématiques, rappeler les échéances, etc. En un sens, le chef de projet facilitateur assiste les membres de l'équipe projet transverse.
  • Tenir compte des remontées de l'équipe.
    Demandez leur avis à vos collaborateurs. Vous n'avez pas la science infuse, et leurs idées peuvent être brillantes. Notez les bonnes idées et adaptez vos plans en fonction. Mais prenez également note des critiques, même celles qui sont faites sans les formes. Cela peut exprimer une crainte ou un risque concernant le projet, vous auriez tord de ne pas en tenir compte.
  • Donner du sens.
    Tout projet implique un changement. Expliquez en long, en large et en travers quels sont les enjeux du projet, quels sont les objectifs à atteindre par l'équipe projet, et quels sont les changements qui vont survenir. Donnez du sens aux missions de vos collaborateurs, ils travailleront mieux en sachant pourquoi ils font ce qu'ils font.

9 ) Donner le pouvoir nécessaire

Pour qu'une équipe projet agisse en mode transverse, cela implique qu'elle puisse se libérer de la manière de faire habituelle de l'entreprise, et de ses processus.

Pour cela, l'équipe doit avoir l'autonomie nécessaire pour réaliser le projet. C'est d'autant plus vrai pour les projets de transformation d'entreprise, d'innovation et de recherche & développement.

Mais l'équipe doit également posséder un pouvoir décisionnaire. Autrement dit, l'équipe doit être en capacité de prendre les décisions qu'elle juge être les meilleures pour le projet.

Par exemple, l'équipe peut faire face à une problématique technique inattendue, qu'il va falloir surmonter. Pour tenir les délais et maintenir au plus haut niveau créativité et innovation, c'est à l'équipe de trouver la solution et la mettre en œuvre, sans passer par la validation hiérarchique classique.

Cela permet de s'affranchir des demandes d'arbitrage classiques qui remontent la chaine hiérarchique de l'entreprise jusqu'à ce qu'un directeur décide de ce qu'il faut faire, en se basant sur les informations remontées par les managers intermédiaires.

10 ) Communiquer, communiquer, communiquer

En tant que chef de projet, votre rôle est de piloter le projet.

Mais comment savoir où en est Paul dans les tâches qui lui ont été attribuées ? Comment déterminer si Sophie est en avance ou en retard sur son planning ? Comment estimer les difficultés auxquelles fait face l'équipe ? Comment savoir si le client est satisfait du travail réalisé jusqu'à présent ?

La réponse à toutes ces questions tient en un seul mot : communication.

Vous allez passer la majorité de votre temps à communiquer : mails à envoyer, point oral avec les membres de l'équipe projet, point hebdomadaire avec le client, reporting d'avancement du projet à votre direction, animation du comité de pilotage, etc...

En tant que chef de projet, vous agissez comme un facilitateur. Vous êtes au milieu de toutes les équipes, vous êtes le point de contact privilégié pour votre client et votre direction, et vous devez faire en sorte que tout ce beau monde arrive à se parler et à se comprendre.

Mon conseil ?

Ne lésinez pas sur la communication. En gestion de projet, on ne communique jamais assez.

En 12 ans de pratique, je n'ai jamais vu un expert technique ou un client se plaindre que la communication était excessive. Par contre, j'ai régulièrement entendu des collaborateurs se plaindre d'un manque de communication du chef de projet.

La vérité c'est que l'on ne communique jamais assez sur nos projets.

Évitez tout de même de noyer vos interlocuteurs sous des tonnes de mails. Ce serait contre-productif.

 Vous avez bien d'autres moyens à votre disposition pour faire passer l'information. Vous pouvez par exemple mettre en place un espace de collaboration commun en y référençant toutes les informations à votre disposition, libre à chacun de le consulter.

Top livres sur le management transversal

J'ai listé pour vous dans cet article les 11 meilleurs livres sur le management transversal et la gestion des équipes transverses. 

Si vous êtes pressé, rendez-vous ci-dessous. J'ai réuni les 3 meilleurs livres pour vous.

Les outils de l'intelligence collective - 2ème édition
29,00 €
Commander ce livre
Nous touchons une commission si vous achetez ce produit, sans coût additionnel pour vous.
02/27/2024 10:38 pm GMT
Dream Team: Les meilleurs secrets des managers pour recruter et fidéliser votre équipe idéale
19,90 €
Commander ce livre
Nous touchons une commission si vous achetez ce produit, sans coût additionnel pour vous.
02/27/2024 10:43 pm GMT
Management 3.0 - Leading agile developers, developing agile leaders
50,70 €
Commander ce livre
Nous touchons une commission si vous achetez ce produit, sans coût additionnel pour vous.
02/27/2024 06:28 pm GMT

Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant.

J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous.

Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, PSPO1, Lean Six Sigma Black Belt.


Articles Similaires


{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Transformez votre prochain projet en succès !