Comment s’organiser avec une équipe projet à distance en télétravail ?

L’avènement du télétravail a lancé de nouveaux défis aux chefs d’entreprises et managers. 

Il n’est plus possible d’utiliser les mêmes stratégies de gestion pour gérer une équipe de projet à distance. Si c'est bien fait et que les managers savent bien s'organiser, la productivité des travailleurs augmentera sensiblement en remote.

Par conséquent, les managers des entreprises sont appelés à trouver de nouvelles méthodes pour mieux gérer leurs employés à distance.

Ces nouvelles techniques doivent prendre en compte le plan de communication en interne et en externe. Elles doivent également considérer le maintien de l’esprit d’équipe en télétravail et la motivation des collaborateurs.

Cet article va vous aiguiller sur les différentes directives pour gérer vos équipes à distance.

Quels sont les principaux défis liés à l'organisation d’une équipe en télétravail ?

Pour réussir le management d’une équipe de travail à distance, il faut relever quelques défis importants.

Bien que le travail en remote soit le mode de travail préféré de beaucoup de salariés, il apporte tout de même son lot de complications.

En voici quelques-unes auxquelles vous devez vous attendre et comment vous pouvez y remédier.

1 ) Première complication : une communication mal en point

Le premier problème que les managers rencontrent dans le management d'une équipe de travail à distance concerne la communication.

En effet, il est plus complexe de communiquer rapidement et efficacement autour d’un projet en télétravail.

Il est vrai qu’il existe des applications qui permettent de faire des visioconférences. Mais ces applications ne peuvent pas remplacer les différents points informels que les membres d'un programme peuvent avoir autour d’une machine à café.

2 ) Deuxième complication : des fuseaux horaires différents

Une mauvaise communication dans l'équipe d'un programme conduit toujours à une mauvaise organisation.

Dans ce cas, la collaboration devient de plus en plus complexe pour tout le monde. Les incompréhensions entraînent des retards dans l’accomplissement des missions, alors la réalisation de celles-ci prend du temps et l’entreprise perd facilement sa productivité.

Dans le cas où les collaborateurs travaillent depuis différents pays en remote, il est difficile de trouver un créneau pour que chaque membre soit disponible en même temps. La différence des fuseaux horaires rend les échanges et les rencontres plus difficiles. Il n’y a pas beaucoup de solutions et l'organisation est moins stable.

3 ) Troisième complication : l’instabilité de la technologie et le sentiment d’isolement

Pour l’accès à internet, il faut accepter le fait que toute l'équipe n'est pas logée à la même enseigne.

Alors que certains profitent de la fibre, d’autres se contentent d’un réseau faible et instable. Dans ces différentes conditions, certains collaborateurs doivent être patients, ils sont parfois obligés de manquer les visioconférences et de se procurer le compte rendu par le biais d’un collègue.

Outre l’instabilité de la technologie, les travailleurs sont obligés d’apprendre à vivre dans la solitude. Ce sentiment d’isolement peut gravement affecter la réalisation des différentes tâches dans une collaboration en télétravail.

Comment installer une communication fluide dans la gestion d’une équipe en télétravail ?

La gestion d'employés à distance repose essentiellement sur le dialogue et la confiance.

Il est indispensable de montrer au groupe, l’importance d’un échange efficace dans la gestion des projets.

Pour y parvenir, vous devez instaurer des stratégies efficaces et durables.

1 ) Choisissez des logiciels adaptés pour l’équipe

Pour mieux gérer une équipe de travail à distance, vous ne devez avoir aucune difficulté à communiquer. 

Par ailleurs, il existe une infinie variété de matériels et de ressources qui peuvent être utilisés. Vous devez vous servir de la technologie pour que les collaborateurs diffusent et reçoivent les différentes informations.  

Au nombre des logiciels de communication les plus efficaces, il y a :

•  Les logiciels Teams, Google Meet ou Starleaf pour la visioconférence.
•  Les logiciels Slack, Asana, Trello pour les plateformes collaboratives.
• Les logiciels Yookkan, Monday et Clickup pour la gestion de projet et le suivi des tâches, plannings, temps passés, charges de travail, risques et budgets.
  

Pour utiliser ces différentes applications, les membres doivent s’équiper de webcam, de micro et de casque.

Les différents avantages qu'offrent ces logiciels ne sont plus à présenter. Cependant, la connexion internet doit être excellente chez chaque membre durant le processus de la réalisation des projets.

2 ) Assurez la fluidité absolue de la communication

S’armer de logiciels ne suffit pas pour assurer la fluidité de la communication.

Pour que les employés ne rompent pas le lien qui les unit à leur responsable et à l’entreprise, entretenez une relation professionnelle avec eux. Par ailleurs, veillez à ce que les meetings soient synchronisés sur les différents changements au sein de l’entreprise.

Faites en sorte que les travailleurs soient toujours au courant des nouvelles informations importantes concernant la société. Pour y parvenir, il faut :

•  Garder contact avec tous les membres.
•  S’équiper des matériels nécessaires.
•  Faire régulièrement des meetings participatifs.
•  Utiliser les logiciels les plus efficaces pour communiquer.

En respectant ces différents critères, vous pouvez communiquer entre les salariés de votre équipe de travail, même hors de votre bureau. Aussi, vous pouvez vous intéresser à leur vie privée uniquement si leurs soucis interfèrent sur leurs missions.

Je vous conseille également de vous munir d'une charte d'équipe, afin de régir les règles de bon fonctionnement de l'équipe projet à distance.

3 ) Organisez de temps en temps des moments collectifs

Afin d’établir un lien solide entre les membres, vous devez mettre en place des moments collectifs et festifs.

Il s’agit plus précisément de faire un cycle de réunion entre tous les collaborateurs. Vous pouvez faire des visioconférences en utilisant Zoom ou Google Meet. Lors de ces meetings, vous ferez le point sur l’avancement de chaque objectif.

Ne manquez pas de demander les avis de chaque collaborateur sur les différentes méthodes de travail.

Ce faisant, vous saurez comment faire pour satisfaire toute la team afin de réussir les différentes missions. Pour renforcer les relations entre collègues, vous pouvez manager des activités collectives.

Quelle est la procédure à suivre pour mieux manager une équipe de projet en télétravail ?

Vous connaissez les défis et les stratégies à mettre en place pour favoriser les échanges. Il faut maintenant que vous suiviez quelques conseils pour réussir le management de votre équipe en télétravail.

1 ) Choisissez un excellent chef de projet

Le chef de projet a pour rôle de faciliter les réunions entre les responsables et les employés. Il doit s’assurer que le programme avance selon la ligne définie. Il est aussi celui qui se charge de fournir l'outil nécessaire à la réalisation du programme.

Par conséquent, il doit avoir la tête sur les épaules et se sentir en capacité de gérer tous les aspects du projet. 

Par ailleurs, le chef de projet a aussi pour rôle d'organiser des rencontres et des réunions. Il doit être capable de choisir l'outil adéquat pour le bon déroulement des meetings. Il doit aussi s’assurer que tous ses collègues aient accès aux différents fichiers partagés dans les équipes de travail.

Un chef de projet expérimenté n'est cependant pas toujours le meilleur choix. Si le projet est trop simple, il s'emmerdera et ne sera pas focus dessus. A l'inverse, un chef de projet trop junior pourrait se sentir dépassé face à un projet complexe.

Vous devez donc trouver le juste milieu entre les deux, et vous assurer que l'expérience de la personne retenue correspond aux besoins du projet.

Si possible, orientez aussi votre choix vers quelqu'un qui connaît le métier ou le secteur d'activité dans lequel le projet s'inscrit. Même si elle a moins d'expérience que d'autres chefs de projet, rien ne remplace l'expérience terrain.

C'est un excellent choix pour faciliter la communication entre le chargé de projet et l'équipe.

2 ) Servez-vous des logiciels spécialisés dans les projets

Pour manager aisément une équipe à distance, vous devez utiliser des applications de management de projet. Le choix de ces applications ne doit pas être fait sur un coup de tête. Réfléchissez longuement afin de choisir les logiciels adaptés.

Au nombre des principaux paramètres à prendre compte lors du choix des applications de gestion d'un programme, nous pouvons citer :

• Les différentes fonctionnalités.
• Les méthodes de travail permises par les applications.
• La facilité d’utilisation et la praticité des logiciels.
• Le suivi du budget, de la charge de travail, des temps passés et des délais. Tous les outils ne le proposent pas.

Choisissez des applications aux fonctionnalités innovantes, efficaces et durables. Prenez garde à ce que le coût de ces logiciels n’affecte pas les ressources mobilisées pour réussir les différentes missions assignées.

Je vous recommande l'utilisation de ces trois applications. Personnellement, j'ai un faible pour Yookkan. Consultez ce test complet pour découvrir l'outil plus en détails.

3 ) Documentez les process et rendez des feedbacks

La mise à l’écrit permet le bon fonctionnement des équipes de travail à distance.

En tant que manager, vous devez garder une trace écrite de chacun de vos meetings. Écrivez également les différentes clauses issues desdites réunions.

De cette manière, vous partagerez les documents avec l'équipe après chaque meeting. Tout le monde garde ainsi les dernières avancées et se souvient des décisions prises lors de ces rencontres.

En outre, il est aussi important de rendre des feedbacks pour améliorer les performances des salariés de vos équipes. Les retours renforcent les relations et instaurent la confiance.

La précision, la concentration et la discrétion sont des critères à prendre en compte pour rendre les feedbacks.

Quelles sont les principales stratégies à adopter pour maintenir l’esprit d’équipe en télétravail ?

Ces dernières années, le télétravail est devenu un mode de travail à privilégier et à encourager.

Pour ce faire, il est indispensable de définir des stratégies efficaces pour maintenir l’esprit d’équipe en télétravail.

La première stratégie consiste à faire confiance et à accompagner la team dans l’accomplissement des objectifs. Le responsable doit satisfaire tous les salariés d’un point de vue matériel et horaire.

La deuxième stratégie consiste à utiliser des outils pour favoriser l’esprit d’équipe et pour motiver les travailleurs. Une ambiance satisfaisante au travail booste la motivation des télétravailleurs.

Pour conclure, le pilotage d’une team à distance en télétravail est une tâche extrêmement complexe.

En tant que manager, vous devez veiller à ce que tous les travailleurs possèdent les moyens nécessaires. Vous devez également sélectionner des outils efficaces pour privilégier l'échange et l’esprit d’équipe.

N'oubliez pas aussi d'avoir de l’empathie et d’être patient durant toute la période pour ne pas échouer concernant l'atteinte des objectifs.