Vous êtes d’accord avec moi pour dire que le mode projet est omniprésent aujourd'hui dans nos entreprises. Les projets, on en mange à toutes les sauces et à toutes les cuissons.
Mais bon nombre d'organisations ne comprennent pas vraiment les bénéfices et la valeur de la gestion de projet. Interviewez des chefs de projet et vous verrez que ce n'est pas plus évident pour eux :
- "En quoi consiste ton métier ? Tu apportes quoi à l'entreprise ?"
- "Ben... Je gère des projets quoi. L'entreprise elle ouvre des projets, et moi je les gère jusqu'à les clôturer."
Ok, mais concrètement, quelle est la valeur apportée par un chef de projet à l'entreprise ?Je ne suis pas sûr qu'un patron se contente de cette réponse vague.
Leigh Espy s'est retrouvée dans cette situation. Elle a été incapable d'expliquer les bénéfices pour son entreprise, et a été virée pour ça.
Dans cet article, je liste les 23 avantages qu'un bon management de projet apporte à l'organisation. Les points n°11 et n°17 sont sûrement les plus sous-estimés.
La prochaine fois que l'on vous demandera quelle valeur vous apportez à l'entreprise, vous saurez quoi répondre. 😉
Les 23 avantages de la gestion de projet
1 ) L'étude d'avant-projet permet de confirmer sa faisabilité
Les processus projet de différentes méthodologies prévoit la possibilité de réaliser une étude d'avant-projet.
Cela permet de réaliser des études de marché, ainsi qu'une étude de faisabilité afin de s'assurer que le projet est réalisable.
Par exemple, l'étude d'avant-projet permet :
- De s'assurer que les technologies actuelles permettent de répondre au besoin.
- De s'assurer que le projet répond à un réel besoin marché.
- De faire un POC (Proof Of Concept).
On teste le produit sur un tout petit segment (10 personnes par exemple) afin de s'assurer de sa faisabilité et de son adéquation. C'est le même principe que les architectes qui font une maquette réduite avant d'entamer un chantier de construction.
L'étude d'avant-projet permet ainsi de s'assurer que le projet est viable avant d'engager un budget et des ressources en pure perte.
2 ) Un leader projet bien défini
Un projet requiert de nombreuses personnes pour être mené à bien, chacun ayant un travail bien précis à réaliser. Mais pour que tout ça fonctionne, il faut que quelqu'un puisse piloter tout ça et s'assurer que le projet avance bien dans la bonne direction.
Cette personne, c'est le chef de projet. En prenant la responsabilité et la propriété du projet, il peut ainsi agir comme un véritable chef d'orchestre et :
- Motiver l'équipe.
- Donner des directives.
- Suivre les jalons et l'état d'avancement du projet.
- Avoir une vision haute et stratégique du projet.
Ce leadership permet donc de fédérer l'équipe autour d'un objectif commun : la réussite du projet.
3 ) Apporte organisation et planification dans l'entreprise
Créer et gérer des plannings, des budgets, des ressources et des équipes ne s'improvise pas. Il existe de bonnes pratiques à respecter.
Le management de projet impose ainsi l'utilisation de processus projet bien définis et qui ont fait leurs preuves.
Tous ces éléments apporte rigueur et organisation à l'équipe projet et indirectement à toute l'organisation.
4 ) Chaque membre de l'équipe gagne en responsabilité
Les membres de l'équipe projet ont chacun été recruté pour un travail bien précis. Ils s'engagent ainsi à faire ce qui a été prévu, dans les délais impartis.
Chaque personne est alors responsable de son travail, des échéances associées, et de l'éventuel impact qu'un retard pourrait avoir sur le travail du reste de l'équipe.
Le management de projet et le mode projet permettent ainsi à chaque collaborateur d'avoir plus de responsabilités, et de les exercer au quotidien.
5 ) Le périmètre est bien délimité
Un projet, c'est une solution qui est apportée afin de résoudre une problématique précise. Et pour cela, le périmètre du projet doit être clairement délimité : il s'agit du travail à réaliser, et des limites à respecter, autrement dit jusqu'où on doit aller.
Vous ne pouvez pas jeter au hasard les yeux bandés des ingrédients dans un saladier, remuer le tout, et espérer avoir le meilleur cheesecake du monde à l'arrivée.
Votre projet, c'est exactement pareil.
Le management de projet permet ainsi de délimiter clairement ce qui doit être fait et où s'arrêter. Cela permet ainsi de réaliser des estimations fines, et d'établir un planning de réalisation qui pourra être respecté, le périmètre étant correctement défini.
6 ) Un pilotage fin des coûts et du budget
Pour que votre projet devienne un succès, pas le choix : vous devez le piloter au quotidien, notamment en terme de qualité, de coûts et de délais. C'est ce qu'on appelle les triples contraintes d'un projet.
Justement, les processus de management de projet permettent cela, et apporte de nombreux outils et bonnes pratiques afin de construire, suivre, piloter et gérer au quotidien le budget d'un projet.
7 ) Les engagements et les délais sont respectés
Le chef de projet réalise le planning du projet et fixe la date de fin de projet en partenariat avec l'équipe projet et les parties prenantes.
En prenant en compte le périmètre correctement défini du projet et les estimations réalisées par l'équipe projet sur le temps nécessaire pour traiter chaque tâche, il est en mesure de dresser un calendrier projet détaillé.
Avec la méthode "à l'arrache", on verrait un atterrissage du projet à l'horizon 2023.Pas forcément très précis comme engagement.
Avec un bon processus de management de projet, on pourrait donner avec précision une date de fin de projet au 15 Mai 2023 par exemple.
Grâce au management de projet, les engagements de livraison sont ainsi bien plus précis, et les délais ont plus de chances d'être respectés. On gagne donc en prédictibilité.
8 ) La prise de décision est facilitée
Gérer un projet, c'est faire face à de nombreux imprévus au quotidien, et collectionner les difficultés techniques, organisationnelles et métiers.
Le chef de projet et l'équipe projet doivent donc prendre des décisions rapides au quotidien, pour le bien du projet, sans utiliser la chaîne de décision hiérarchique classique en entreprise.
Pourquoi ? Car cela pourrait prendre des jours, des semaines voire des mois avant qu'une décision ne soit actée. On ne peut pas se le permettre en mode projet. Car on continuerait à mobiliser des ressources pour rien dans ce cas.
Le management de projet permet ainsi des processus de prise de décision simples et rapides.
9 ) Les risques sont identifiés et gérés
La gestion des risques est une composante importante du management de projet, qui est trop souvent zappée par ceux qui ne suivent pas de méthodes de gestion de projet.
Le management de projet permet d'adresser des risques, de les suivre, de les réduire voire les supprimer avant qu'ils ne causent des dégâts.
Il s'agit d'un travail quotidien tout au long du cycle de vie du projet, qui est assuré par le chef de projet au travers de la matrice de risques.
Cela permet de réduire l'incertitude liée au projet, d’améliorer sa prédictibilité, et donc d'améliorer les chances de succès du projet.
10 ) Les difficultés et les contraintes sont anticipées
On peut faire face au quotidien à de nombreuses contraintes métiers : arrêté comptable, séminaire d'entreprise, congés, etc...
Les processus de management de projet mettent en place des mécanismes afin d'identifier ces contraintes métiers au tout début du projet, plutôt que de se retrouver devant le fait accompli.
Le planning projet et le plan d'action sont alors pensés en conséquence, en prenant en compte ces contraintes.
Cela permet d'avoir un déroulé plus zen du projet, et d'éviter des situations de crise inutiles.
11 ) La qualité et la satisfaction client sont les priorités du projet
Que le client soit interne ou externe à l'organisation, l'équipe projet ne souhaite qu'une chose : que son projet soit une réussite.
Autrement dit, que la solution apportée en fin de projet réponde exactement à la problématique identifiée. Si la qualité est au rendez-vous, alors le client est satisfait.
Les processus de management de projet permettent au chef de projet de s'assurer de la qualité du travail réalisé et de son adéquation avec les besoins exprimés, tout au long du projet.
On peut ainsi se rendre compte d'un écart bien avant la livraison et corriger le tir avant qu'il ne soit trop tard.
12 ) Les processus peuvent être contournés
Parfois, les processus de l'entreprise sont inadaptés au projet en cours. En les suivant à la lettre, cela rajouterait des délais, démotiverait l'équipe, et pourrait même aller dans les cas les plus extrêmes mettre en danger le projet.
Les processus de management de projet répondent également à cela : ces processus internes peuvent être contournés pour le bien du projet.
Toutefois, ce n'est pas à l'équipe de décider quelles règles suivre ou non. C'est un point qui se traite entre le chef de projet et la direction.
13 ) L'équipe projet est montée spécifiquement pour les besoins
L'équipe projet est une équipe pluridisciplinaire réunie pour les besoins d'un projet. Elle n'est pas une équipe hiérarchique. Chaque membre est "emprunté" à un service ou une équipe hiérarchique classique, afin de former l'équipe projet.
Cette équipe est constituée en fonction des compétences nécessaires pour réaliser le projet, et des disponibilités des personnes.
On s'assure ainsi que l'équipe projet est la plus indépendante possible, afin de limiter au maximum les allers/retours et les délais en attendant la validation d'une autre équipe.
Chaque équipe projet est donc spécifiquement adaptée aux besoins du projet.
14 ) Gain en efficacité et performance
Travailler en mode projet permet à l'équipe projet, à l'organisation et aux collaborateurs d'adopter des méthodes de travail éprouvées et de mieux structurer leur travail.
Le gain en performance et en efficacité est perceptible à tous les niveaux de l'organisation.
De plus, travailler en mode projet permet d'avoir un focus sur la qualité.
On ne fait plus seulement un travail, on le fait bien, et on s'assure qu'il réponde à un besoin réel, et qu'il soit de qualité.
15 ) Réputation et crédibilité améliorée
Plutôt que de s'en remettre "au petit bonheur la chance", le management de projet permet de s'appuyer sur des outils, techniques et méthodes éprouvées.
Le succès d'un projet n'est plus dû au hasard, et peut être reproductible.
La réputation de l'organisation et la crédibilité des collaborateurs ne peuvent que s'améliorer. Ce qui à terme amène pour l'organisation plus de clients, et augmente l'employabilité des collaborateurs.
16 ) On sort du cadre des missions opérationnelles habituelles
Les collaborateurs peuvent travailler de deux manières :
- Les opérations courantes.
Il s'agit de tout le travail que l'on effectue au quotidien, et qui est décrit avec précision dans la fiche de poste. C'est un travail routinier, nécessaire, pais répétitif et frustrant à la longue. - Le mode projet.
On fait ce qu'il y a à faire pour répondre à un besoin spécifique du client. On est donc souvent amené à sortir du cadre de la fiche de poste.
Pour avoir connu les deux avant d'être chef de projet, j'appréciais énormément travailler sur des projets. Cela me changeait du quotidien, et j'ai pu découvrir d'autres facettes de mon métier ou de ma société.
Travailler en mode projet, ça ajoute du peps dans le quotidien des salariés.
17 ) Tout est tracé et consigné dans les documents projet
Les processus de management de projet sont très stricts sur ce point : tout doit être consigné par écrit.
On peut ainsi suivre l'avancement du projet, identifier avec précision l'impact de tel ou tel évènement, et revivre tout le déroulé du projet.
Ce point est important pour trois choses :
- Comprendre ce qui s'est passé.
En cours de projet, si vous faites face à un délai supplémentaire, reprendre le déroulé des évènements permet de comprendre ce qui s'est passé et ce qui a amené à ce délai supplémentaire. - Réaliser un bilan projet.
L'objectif du bilan projet, réalisé en fin de projet, est de retracer les grandes étapes du projet et de procéder à une analyse de ce qui s'est bien passé et mal passé, afin d'en tirer les leçons pour les projets futurs. - Arbitrer en cas de conflits.
Bien sûr, on va éviter les conflits entre l'équipe projet et le client, mais si ça arrive, tracer tous les évènements du projet permet de remettre les responsabilités chez chacun avec précision.
Cela permet également de tracer les décisions prises en réunion, afin d'éviter de revenir dessus plus tard.
18 ) L'avancement et l'état de santé du projet sont visibles
- "On est où sur le projet ?"
- "Ben... C'est en cours. C'est pas terminé quoi."
Si vous voulez éviter ce genre de reporting qui ne sert à rien, les processus de management de projet apportent du cadre dans le pilotage du projet et le suivi de son état d'avancement.
Le chef de projet met ainsi en place un tableau de bord avec des indicateurs précis, pour s'assurer au quotidien que le projet n'est pas à la dérive, qu'il avance dans la bonne voie, et qu'il est au vert en terme de budget, de qualité et de délais.
On parle fois du concept Otobos : On Time, On Budget, On Scope.
Le management de projet permet donc d'assurer un suivi précis du projet et de son avancement, et d'assurer également un reporting de qualité.
19 ) Des projets plus complexes peuvent être menés
Avec les outils, techniques, méthodes et structures adaptées, on peut ainsi s'attaquer à des projets plus complexes et plus ambitieux.
Le mode projet permet donc aux organisations de continuer leur transformation digitale, agile, rh, culturelle, et économique, et de concrétiser leurs ambitions.
20 ) L'équipe projet est soudée
En temps normal, il est courant de voir des services se renvoyer la balle. Chacun fait son travail sans se soucier de l'impact pour l'autre. C'est ce qu'on appelle les silos en entreprise.
Et le mode projet met justement fin à tout cela.
L'équipe projet étant pluridisciplinaire, ses membres sont pris dans les différentes directions, services et équipes de l'entreprise, en fonction des compétences nécessaires pour aller au bout du projet.
Ces personnes sont donc forcées de travailler ensemble pour atteindre l'objectif du projet.
Il n'y a plus de "c'est pas ma priorité", "moi je fais mon travail point", ou de "c'est pas à moi de le faire", et ainsi de suite.
Tout le monde a le même objectif, tout le monde travaille pour la même chose.
21 ) Les communications génèrent moins de confusion
Le management de projet apporte également de la rigueur et de la précision dans les communications qui doivent être émises tout au long du projet, via l'outil qu'on appelle le plan de communication.
Les communications sont ainsi anticipées, peu importe le format et la date à laquelle elles doivent être émises. Le message gagne en clarté et perd en confusion.
Elles peuvent être revues en amont par le client, et améliorées au besoin.
22 ) Le changement est amené en douceur
Un projet est un processus qui amène systématiquement un changement, qu'il s'agisse d'une nouvelle méthode de travail, d'un nouvel outil à utiliser, ou encore d'une refonte totale de l'organisation d'une entreprise.
Et un changement, ce n'est jamais anodin. Et ça se prépare.
Il faut expliquer aux personnes impactées les raisons de ce changement, ce qui va changer concrètement et ce qu'ils vont devoir faire ensuite. C'est ce qu'on appelle la gestion du changement.
Si vous les laissez dans l'incertitude, la peur prendra le pas, des frustrations naîtront, et la résistance au changement se durcira de plus en plus.
Le management de projet permet l'accompagnement au changement, et donc permet de transformer un projet en succès.
23 ) Les collaborateurs sont plus motivés
Travailler en mode projet, c'est avant tout travailler en collaboration en équipe pour atteindre un objectif commun. Et c'est justement ça qui motive à fond les collaborateurs.
Pourquoi ?
- Ils savent pourquoi ils travaillent.
Savoir pourquoi on fait quelque chose, c'est motivant. On ne fait pas un travail parce qu'il faut le faire ou parce qu'on nous a dit de le faire. On le fait car on y voit de l'intérêt, de l'utilité.
Ce n'est qu'en comprenant l'intérêt de faire quelque chose qu'on peut le faire bien. - Ils voient les résultats concrets de leurs efforts.
Les collaborateurs peuvent voir l'impact de leur travail sur celui des autres quasi en temps réel. Ils ont également des retours réguliers du client sur le travail réalisé. Les efforts sont ainsi récompensés. - Ils travaillent ensemble et plus les uns contre les autres.
Le mode silo est un tueur de motivation et de performance au travail. Chaque service travaille "pour sa gueule". Le mode projet casse complètement cela, et heureusement d'ailleurs.
