Daily Scrum : Définition, objectif, bonnes pratiques

Daily Scrum, Stand-up meeting, Daily stand-up, mêlée, ... On entend beaucoup parler de réunions quotidiennes différentes en agile. C'est même une pratique de plus en plus populaire dans les entreprise.

Mais est-ce vraiment utile ? Se réunir tous les jours avec toute l'équipe est-il vraiment productif ? 

Dans cet article, nous allons explorer le concept agile de daily Scrum, comprendre ce que c'est et comment le mettre en place, et explorer les bonnes pratiques pour faire un bon daily Scrum dans votre équipe.

Qu'est-ce qu'un Daily Scrum ? Définition

Un daily Scrum est une réunion quotidienne de 15 minutes organisée par l'équipe de développement Scrum agile, dont l'objectif principal est de faciliter les interactions entre les membres de l'équipe et les échanges afin d'atteindre l'objectif de sprint.

Le daily Scrum est un événement Scrum, décrit dans le Scrum Guide, qui permet à l'équipe de se synchroniser et d'adapter le plan d'action des prochaines 24 heures afin d'atteindre l'objectif de sprint. Bien qu'on parle parfois de cérémonie ou de rituel, le terme officiel est bien un événement.

Cet événement est timeboxé et a une durée maximale de 15 minutes, et se tient tous les jours au même lieu, à la même heure, afin de créer une habitude et une dynamique d'équipe.

Le daily Scrum est le moment privilégié de l'équipe de développement. C'est elle qui choisit le lieu et l'heure de la réunion, ainsi que la manière de l'animer. Le Scrum Master et le Product Owner ne sont d'ailleurs pas conviés, sauf exception (détail plus tard dans l'article).

Lros du daily Scrum, chaque membre de l'équipe de développement s'exprime à tour de rôle, dans la limite des 15 minutes. On attribue souvent un temps de parole de 2 minutes par participant afin de respecter la durée de l'événement.

Avantages de faire une mêlée quotidienne

Le daily Scrum permet de favoriser les échanges et les interactions entre les membres de l'équipe de développement, mais il a également d'autres avantages non négligeables :

1. Il se concentre sur l'objectif de sprint.
   Le daily Scrum n'est pas une réunion de reporting, où l'on dit aux autres ce qu'on a fait ces dernières 24 heures et ce que l'on prévoit de faire aujourd'hui. Il s'agit plutôt d'un point de synchronisation afin de voir comment on peut collectivement atteindre l'objectif de sprint.
   
2. Il permet l'inspection et l'adaptation au quotidien.
   Il s'agit de 2 des 3 piliers Scrum. Le daily Scrum permet ainsi de regarder comment les choses se passent (en regard de l'objectif de sprint), et d'ajuster en fonction le plan pour les prochaines 24 heures afin de tout faire pour atteindre l'objectif de sprint.
   
3. Il assure la cohésion et l'engagement de l'équipe.
   Chacun sait ce sur quoi l'autre travaille, et la collaboration est renforcée puisque tous ont un objectif commun : atteindre l'objectif de sprint.
   En sachant ce sur quoi travailler, l'équipe est focus sur l'atteinte de l'objectif et ne s'éparpille pas. Tous les membres sont ainsi engagés dans l'atteinte du sprint goal.
   

Les 3 questions du daily Scrum

Traditionnellement, et dans les versions précédentes du Scrum Guide, le daily Scrum s'organise autour de 3 questions, que voici :

•  Qu'est-ce que j'ai fait hier ?
  
• Qu'est-ce que je vais faire aujourd'hui ?
  
• Est-ce que je vois des obstacles à partager ?

Chacun prend ainsi la parole à tour de rôle pour répondre à ces trois questions.

Celles-ci ont été retirées du Scrum Guide version 2020, car ça prêtait à confusion. 

En effet, les équipes s'arc-boutaient autour de ces questions en oubliant complètement le principal : atteindre l'objectif de sprint.

En fait, les 3 vraies questions qu'il faudrait se poser lors du daily Scrum sont :

•  Qu'est-ce que j'ai fait hier, qui a aidé l'équipe de développement à atteindre l'objectif de sprint ?
  
• Qu'est-ce que je vais faire aujourd'hui, pour aider l'équipe de développement à atteindre l'objectif de sprint ?
  
• Est-ce que je vois des obstacles qui m'empêchent ou empêchent l'équipe de développement de respecter l'objectif du sprint ?

Vous pouvez toutefois organiser votre daily Scrum comme bon vous semble, le Scrum Guide étant permissif. Une équipe agile étant auto-gérée et auto-organisée, le déroulement du daily Scrum est laissé à la libre interprétation de l'équipe.

Faut-il rédiger un compte-rendu après le daily Scrum ?

Bien qu'il s'agisse d'une réunion de l'équipe de développement Scrum, le daily Scrum ne nécessite pas de compte-rendu. A la place, l'équipe met à jour son Scrum board afin de refléter les décisions prises par l'équipe afin d'adapter le plan et d'atteindre l'objectif de sprint.

Peut-on inviter des parties prenantes au daily Scrum ?

Le Scrum Guide nous dit clairement que le daily Scrum est une réunion quotidienne à destination de l'équipe de développement Scrum, et qu'on est libre de choisir la structure et les techniques que l'on souhaite, tant qu'on se concentre sur l'objectif de sprint.

Mais il est silencieux sur le fait d'inviter des parties prenantes à la réunion.

L'équipe de développement peut donc d'inviter une ou plusieurs parties prenantes à la réunion en tant qu'observateur, mais cela augmenter les risques de transformer cet événement en reporting d'état d'avancement du projet.

Les Scrum Master et Product Owner peuvent également être conviés au daily Scrum s'ils travaillent activement sur des éléments du sprint backlog. Ils participent dans ce cas en tant que membres de l'équipe de développement, et mettent de côté leurs casquettes de Scrum Master de de Product Owner.

Quel est le rôle du Scrum Master pendant le daily Scrum ?

Le Scrum Master ne participe pas au daily Scrum, sauf s'il travaille activement sur des éléments du sprint backlog. Dans ce cas, il y participe en tant que membre de l'équipe de développement.

C'est ce que nous dit le Scrum Guide 2020.

Toutefois, un Scrum Master peut participer au daily Scrum avec sa casquette de Scrum Master, dans les situations suivantes :

• Équipe non mature sur l'agilité.
  Il participe alors au début afin de s'assurer que le guide Scrum et les règles de base sont respectées, et il amène l'équipe à être autonome sur le sujet.
  
• Sollicitation de l'équipe de développement.
  Lorsque l'équipe a le sentiment que le daily Scrum perd de son utilité, ils peuvent faire appel au Scrum Master afin d'avoir son avis. Il agit alors en tant que conseiller et coach, plutôt que d'apporter des solutions toutes faites.
  
• En observation.
  Il peut enfin y assister en tant qu'observateur sans droit à la parole. C'est particulièrement important pour lui afin de juger du niveau de maturité agile de l'équipe.
  

Voici un commentaire vu sous une vidéo de la chaîne Scrum Life, permettant de pousser la réflexion un peu + loin.

Quel est le rôle du Product Owner pendant le daily Scrum ?

Le Product Owner ne participe pas au daily Scrum, sauf s'il travaille activement sur des éléments du sprint backlog. Dans ce cas, il y participe en tant que membre de l'équipe de développement.

Le Scrum Guide ne précise pas que le Product Owner est interdit d'assister au daily Scrum en tant qu'observateur, mais ce n'est pas recommandé par les agilistes, pour une bonne raison : sa présence invite les membres de l'équipe de développement a faire du reporting au Product Owner, ce qui n'est pas l'objectif de cet événement Scrum.

Le Product Owner ne devrait pas avoir besoin d'ailler au daily Scrum pour connaître l'état d'avancement du sprint. Le Scrum board, élément de management visuel, est là pour ça.

Il est également libre d'échanger vec l'équipe de développement en dehors du daily Scrum,e t c'est même recommandé.

Le Product Owner peut toutefois participer au daily Scrum à titre exceptionnel s'il est invité par l'équipe de développement.

Faut-il inviter le manager à un Stand-up meeting ?

Il n'est pas recommandé d'inviter le manager au daily Scrum de l'équipe de développement, ceci afin d'éviter un phénomène de reporting à celui-ci, ou à créer un manque de transparence, de peur des représailles hiérarchiques par la suite.

Si le manager souhaite avoir de la visibilité sur le travial que fournit l'équipe, il est libre de consulter le Scrum board n'importe quand, celui-ci étant toujours à jour, et reflétant l'état d'avancement du sprint et les décisions prises par l'équipe.

Peut-on annuler un daily Scrum ?

Un daily Scrum ne peut ni être annulé ni être reporté. Il s'agit d'un événement de 15 minutes, tenu à la même heure et au même lieu chaque jour ouvré du sprint.

Le Scrum Guide est très clair sur le sujet.

Si des membres de l'équipe de développement sont absents (congés, arrêt maladie, etc...), alors le daily Scrum est assuré et se tient sans eux.

Le daily Scrum se fait-il systématiquement debout ?

Il n'est pas obligatoire de faire le daily Scrum debout, le Scrum guide ne précisant rien à ce sujet. Chaque équipe de développement décide de comment conduire son daily Scrum.

Mais alors, pourquoi appelle t-on parfois cet événement un stand-up meeting ? Et pourquoi cette idée de se mettre debout est si présente ?

Standup vient de la terminologie de la méthode agile Extreme Programming (XP), qui propose de pousser à l'extrême le côté "faisons vite et bien".

Ce n'est pas une mauvaise idée en soi, puisque rester debout sans marcher est inconfortable au bout de quelques minutes. Cela permet donc de garder la timebox de l'événement et de ne pas dépasser les 15 minutes.

Lorsqu'on est debout, on est également plus énergique, on s'exprime plus clairement, et cela participe à la création d'une dynamique d'équipe.

En se levant, on "rentre" dans la réunion. On est ainsi moins tenté de continuer à traiter les tâches du quotidien sur son pc.

Ce n'est toutefois pas une obligation de faire son daily Scrum en étant debout. Il ne faut pas se forcer à le faire sans réfléchir à pourquoi on le fait.

Doit-on faire le daily Scrum tous les jours ?

Comme son nom l'indique, le daily Scrum est un événement Scrum quotidien pour les membres de l'équipe de développement, qui a lieu chaque jour ouvré du sprint.

Si on manque 1 jour, on manque alors une opportunité de faire le point en équipe sur où on en est et ce qui manque pour atteindre l'objectif de sprint.

Le risque est ainsi de continuer à suivre un plan d'action qui n'est plus forcément le meilleur ni le pus adapté pour atteindre l'objectif de sprint.

En n'organisant pas de daily Scrum tous les jours, l'équipe Scrum perd également en transparence, en inspection et en adaptation. En un mot, elle perd en agilité.

L'équipe de développement ne fait plus de daily Scurm : comment réagir ?

L'équipe de développement a décidé que les daily Scrums n'étaient d'aucune utilité, et ne les organise plus. Comment réagir en tant que Scrum Master à cette situation ?

Je vous propose un plan d'action en 3 temps :

1. Comprendre en quoi le daily Scrum est inutile pour l'équipe.
   Laissez l'équipe s'exprimer, sans jugement, sans contradiction, sans couper la parole, et surtout sans chercher à convaincre. Ils ont peut-être une très bonne raison de ne plus planifier cet événement quotidien.
   
2. Expliquer l'utilité d'un daily Scrum bien fait.
   Rappelez-leur ensuite quel est l'objectif du daily Scrum. Il permet d'assurer l'inspection et l'adaptation au quotidien, deux piliers fondamentaux de Scrum. Il permet également de se focus sur l'objectif de sprint et d'adapter le plan en cours de route pour l'atteindre.
   
3. Challenger l'équipe sur l'objectif de sprint, et sur qui fait quoi en temps réel.
   Peut-être que l'équipe a trouvé une alternative valable qui lui correspond. Challengez-les en demandant qui travaille sur quoi en temps réel, quel est l'objectif de sprint, et comment ils pensent l'atteindre en tant qu'équipe.
   

Bien souvent, vous vous rendrez compte que l'objectif du daily Scrum est mal compris par l'équipe de développement, où qu'il y a eu dérive et que la réunion s'est transformée en point de reporting.

Je vous invite à transmettre de nouvelles idées pour organiser le daily Scrum, afin de se focus à nouveau sur l'objectif de sprint. La méthode "Walk the board" est d'ailleurs particulièrement adaptée dans ce cas-ci.

Enfin, si vous vous rendez compte que l'équipe sait qui fait quoi en temps réel, que ses membres échangent et collaborent au quotidien, alors peut-être effectivement que le daily Scrum n'est plus utile dans ce cas.

Les 5 erreurs les + courantes en mêlée quotidienne

Voici les 5 erreurs que je vois le plus souvent lors des daily Scrum, et qu'il vous faut corriger dès maintenant :

1. Le daily Scrum n'est pas une réunion de reporting.
   Le focus ne devrait pas être sur ce qu'on a fait, mais sur le plan à adapter afin d'atteindre le sprint goal.
   
2. Traiter des problématiques en live.
   La timebox n'est que de 15 minutes. On lève les alertes, les risques et difficultés lors de l'événement, mais on les traite en dehors.
   
3. Ne pas donner la parole à tout le monde.
   Tous les membres de l'équipe de développement doivent s'exprimer en daily Scrum.
   
4. Faire un compte-rendu.
   Aucun compte-rendu n'est nécessaire. C'est le Scrum board qui doit être mis à jour afin de refléter ce qui s'est dit lors de la réunion.
   
5. Faire durer la réunion + de 15 minutes.
   Le Scrum Guide est clair : un daily Scrum ne devrait pas durer + de 15 minutes, afin de maximiser son efficacité.