Daily Scrum : 15 erreurs courantes à stopper dès maintenant

Le daily Scrum, c'est un concept agile simple à comprendre, mais difficile à maîtriser.

On se réunit en équipe chaque matin pour faire le point sur l'avancement du sprint et le travail à réaliser dans les prochaines 24 heures. C'est ce que je vois le plus souvent dans les équipes Scrum.

Pourtant, le daily Scrum, ce n'est pas ça. Ce n'est pas un point d'avancement. C'est une réunion d'harmonisation entre les membres de l'équipe de développement.

Dans cet article, je vous explique pourquoi ce n'est pas une bonne idée d'organiser votre stand-up meeting autour des 3 questions classiques, quelles sont les erreurs les plus courantes et comment les éviter.

Daily Scrum : 15 erreurs à éviter

Voici la liste des erreurs les plus courantes, que l'on peut voir aussi bien dans des équipes agiles débutantes qu'expérimentées. 

La plupart sont insidieuses et ne sont pas graves si réalisées juste une fois. Mais sur le long terme, elles peuvent carrément vous faire sortir du framework Scrum et de l'agilité.

C'est ce qu'on appelle le Scrumbutt, ou encore le faux-agile.

Voici donc la liste des erreurs à ne surtout pas reproduire :

1. Dépasser la timebox de 15 minutes.
2. Transformer le daily Scrum en réunion de reporting.
   
3. S'attarder "en live" sur les alertes et problématiques remontées.
   
4. Ne pas donner la parole à tout le monde.
   
5. Faire un compte-rendu du daily Scrum.
   
6. Changer de lieu ou d'heure.
   
7. Ne pas tenir la réunion tous les jours.
   
8. Faire le daily Scrum dans une salle de réunion.
   
9. Parler d'autre chose que de l'objectif de sprint.
   
10. Élire un leader qui donne des ordres aux autres.
    
11. Faire participer le Product Owner au daily Scrum.
    
12. Faire participer le Scrum Master au daily Scrum.
    
13. Organiser la réunion autour des 3 questions "agiles".
    
14. Utiliser un format de réunion figé dans le temps.
    
15. Exprimer sa problématique en daily plutôt que de solliciter les autres quand le problème survient.
    

1 ) Dépasser la timebox de 15 minutes

Le daily Scrum est timeboxé, ce qui veut dire qu'il doit durer au maximum 15 minutes, d'après le Scrum Guide.

La raison est simple : cela permet de rester efficace et d'éviter de s'enliser dans des discussions sans fin, sans prise de décision ou sans plan d'action à la fin.

Gardez en tête qu'il s'agit bien d'un maximum de 15 minutes, au bout desquelles tous les membres de l'équipe de développement ont pu s'exprimer.

On estime souvent qu'une personne ne doit pas avoir + de 2 minutes de temps de parole pour respecter la timebox de la réunion.

Après, ne soyons pas idiots, ne coupons pas court à une discussion constructive parce que ça fait 15 minutes pile. Si le débat est stérile, ne le laissez pas durer jusqu'au bout des 15 minutes non plus, c'est une pure perte de temps.

2 ) Transformer le daily Scrum en réunion de reporting

Ce rendez-vous quotidien n'est pas là pour faire un reporting aux autres, au lead dev ou au Product Owner. 

Le but du daily Scrum n'est pas de dire : "voici ce que j'ai fait hier, voici ce que je compte faire aujourd'hui". 

Le seul et unique but de cette réunion d'équipe est de vérifier le travail réalisé versus l'objectif du sprint, et d'adapter le plan d'action en fonction des remontées afin d'atteindre le sprint goal en fin de sprint.

Je rappelle que la valeur n°4 du manifeste agile est "l'adaptation au changement, plus que le suivi d'un plan". 

Le moment principal pour s'adapter au changement en tant qu'équipe agile, c'est le daily Scrum !

3 ) S'attarder sur les alertes remontées en séance

Le daily Scrum est le bon moment pour remonter des alertes, des risques, des problématiques ou des difficultés. Mais ce n'est pas le seul.

Gardez à l'esprit que comme cet événement Scrum est timeboxé à 15 minutes maximum, il est impossible et illusoire d'essayer de traiter et corriger la problématique dans ce laps de temps.

Le daily Scrum est fait pour remonter les alertes et difficultés, pas pour les traiter.

Le travail consistant à corriger cela doit être mené ensuite. Libre aux membres de l'équipe de développement de se rapprocher afin de créer une task force sur cette problématique particulière.

4 ) Ne pas donner la parole à tout le monde

Si vous ne donnez pas la parole à tous les membres de l'équipe de développement, le risque est que les plus timides et introvertis s'effacent et laissent d'autres personnes s'accaparer le temps de parole. 

Si vous laissez faire cela, votre cohésion d'équipe va exploser en vol. Et à ce moment-là, fini le travail collaboratif, fini l'objectif de sprint, fini l'équipe agile, on a deux clans qui se créent au sein d'une même équipe et reproduisent le mode silo en entreprise.

En daily Scrum, tout le monde doit s'exprimer !

Donnez un temps de parole de 2 minutes à chaque personne, et assurez-vous que personne n'est oublié et que personne ne s'efface ou se cache derrière d'autres profils plus expérimentés.

5 ) Faire un compte-rendu du daily Scrum

Faire un compte-rendu suite au daily Scrum, c'est essayer de reproduire les méthodologies de gestion de projet traditionnelles dans un cadre agile. Spoiler alert : ça ne fonctionne pas.

Mais je comprends l'idée, et ça part d'une bonne intention.

Faire un compte-rendu, c'est utile pour tracer ce qui s'est dit, et les décisions prises en séance. On finit également par un "qui fait quoi" pour être sûr de ne pas avoir perdu notre temps.

C'est ce qu'on nous apprend sur les bancs de l'école en tout cas.

Mais ici, ce n'est pas le compte-rendu qui doit refléter les décisions prises par l'équipe en daily Scrum.C'est le Scrum board.

Le Scrum board, qui est l'outil de travail principal de l'équipe Scrum, qui doit refléter à tout moment l'avancement du travail de l'équipe et les décisions prises par l'équipe.

Si quelqu'un comme le Product Owner, le Scrum Master, ou le manager a besoin de savoir où en est l'équipe Scrum dans son sprint et si elle est confiance dans l'atteinte de l'objectif de sprint, il suffit de jeter un œil sur ce fabuleux outil de management visuel qu'est le Scrum board.

6 ) Changer de lieu ou d'heure

Le Scrum Guide est très clair sur le sujet : on ne change ni de lieu, ni d'heure.

Une fois ces paramètres déterminés par l'équipe de développement, ils ne peuvent plus être changés.

Pourquoi ?

Car ils permettent une répétitivité, ils créent une habitude quotidienne qui vient rythmer le sprint en cours. Mais aussi surtout parce que cela réduit la complexité.

Plus besoin de se demander quelle salle on a réservé cette semaine, ou de vérifier chaque jour son agenda pour savoir quand la réunion a été planifié aujourd'hui.

Tenir les daily Scrums à horaire fixe chaque jour crée un rituel d'équipe.

D'ailleurs, on planifie généralement le daily Scrum le matin afin d'énergiser l'équipe et de créer un bonne dynamique pour la journée (Mais ce n'est pas obligatoire, vous pouvez faire autrement si le coeur vous en dit).

7 ) Annuler ou reporter la réunion

Le daily Scrum doit avoir lieu chaque jour ouvré du sprint. Ce n'est pas moi qui le dit, mais le Scrum Guide.

Il est donc impossible d'annuler ou de reporter la réunion, même si certains membres de l'équipe sont absents pour de bonnes raisons (congés, maladie, arrêt de travail, etc...).

Le daily Scrum doit continuer à se tenir quotidiennement, à la même heure que d'habitude.

8 ) Faire le daily Scrum en salle de réunion

Bien que le Scrum Guide ne dise rien sur ce sujet, il est recommandé de ne pas faire de daily Scrum en salle de réunion.

Cette réunion doit se tenir sur le lieu de travail habituel de l'équipe, au plus près du Scrum board, qui est l'outil de travail principal de l'équipe.

Cela évite de perdre quelques minutes entre ceux qui cherchent la salle, ceux qui finissent un truc "rapide", et ceux qui vont chercher un café en attendant les autres.

9 ) Parler d'autre chose que de l'objectif de sprint

Voici ce que le Scrum Guide 2020 nous dit sur le sujet :

On ne peut pas faire plus clair.

Tout ce qui n'est pas lié à l'atteinte de l'objectif de sprint n'a pas sa place en daily Scrum.

10 ) Élire un leader qui donne des ordres aux autres

Bien que l'équipe s'auto-gère et décide elle-même du format du daily Scrum, il n'y a pas en Scrum un responsable qui dit aux autres quoi faire.

Faire cela, ce n'est pas faire du Scrum. Ce n'est pas faire de l'agilité. C'est faire de la gestion de projet waterfall déguisée.

En Scrum, tous les membres de l'équipe de développement sont au même niveau. Ils partagent tous les mêmes responsabilités. Et même si certains sont plus expérimentés que d'autres, ils ne peuvent pas prendre la position de donneur d'ordres.

Il en est de même pour le Product Owner ou le Scrum Master. Il ne s'agit pas de postes de chefs de projet déguisés, mais bien de deux rôles bien spécifiques à l'agilité.

Si les participants au daily Scrum ont tendance à s'adresser tout le temps à la même personne et à lui faire du reporting, la bonne option est de demander à cette personne de se mettre en retrait, afin de casser cette mauvaise dynamique.

11 ) Faire participer le Product Owner

Le Product Owner ne participe pas au daily Scrum, sauf s'il travaille activement sur des éléments du sprint backlog. Dans ce cas, il participe en tant que membre de l'équipe de développement.

Le Scrum Guide ne précise pas que le Product Owner est interdit d'assister au daily Scrum en tant qu'observateur, mais ce n'est pas recommandé par les agilistes, pour une bonne raison : sa présence invite les membres de l'équipe de développement a faire du reporting au Product Owner, ce qui n'est pas l'objectif de cet événement Scrum.

Le Product Owner ne devrait pas avoir besoin d'ailler au daily Scrum pour connaître l'état d'avancement du sprint. Le Scrum board, élément de management visuel, est là pour ça.

Il est également libre d'échanger avec l'équipe de développement en dehors du daily Scrum, et c'est même recommandé.

Le Product Owner peut toutefois participer au daily Scrum à titre exceptionnel s'il est invité par l'équipe de développement.

12 ) Faire participer le Scrum Master

Le Scrum Master ne participe pas au daily Scrum, sauf s'il travaille activement sur des éléments du sprint backlog. Dans ce cas, il y participe en tant que membre de l'équipe de développement.

C'est ce que nous dit le Scrum Guide 2020.

Toutefois, un Scrum Master peut participer au daily Scrum avec sa casquette de Scrum Master, dans les situations suivantes :

• Équipe non mature sur l'agilité.
  Il participe alors au début afin de s'assurer que le guide Scrum et les règles de base sont respectées, et il amène l'équipe à être autonome sur le sujet.
  
• Sollicitation de l'équipe de développement.
  Lorsque l'équipe a le sentiment que le daily Scrum perd de son utilité, ils peuvent faire appel au Scrum Master afin d'avoir son avis. Il agit alors en tant que conseiller et coach, plutôt que d'apporter des solutions toutes faites.
  
• En observation.
  Il peut enfin y assister en tant qu'observateur sans droit à la parole. C'est particulièrement important pour lui afin de juger du niveau de maturité agile de l'équipe.

13 ) Organiser la réunion autour des 3 questions "agiles"

Traditionnellement, le daily Scrum s'organise autour de 3 questions, auxquelles chaque membre de l'équipe de développement doit répondre à tour de rôle, dans la limite des 15 minutes pour le groupe.

Voici les 3 questions du stand-up meeting :

• Qu'est-ce que j'ai fait hier ?
  
• Qu'est-ce que je vais faire aujourd'hui ?
  
• Est-ce que je vois des obstacles ?
  

Beaucoup d'équipes organisent leur daily Scrum selon cette manière de faire. Sauf que... Ce n'est pas du Scrum.

Je sais, je casse vos illusions. Sorry...

Se concentrer sur l'objectif de sprint

Si vous pratiquez tel quel ces 3 questions, vous allez transformer votre daily Scrum en session de reporting, alors que cette réunion quotidienne n'a qu'un seul but : vous organiser en tant qu'équipe pour atteindre l'objectif de sprint à la fin du sprint.

Ces questions étaient présentes dans les anciens guides Scrum, et ont prêtées à confusion.

C'est pour cela que dans la version 2020 du Scrum Guide, elles ont totalement disparu, pour laisser l'équipe s'auto-organiser et dérouler le daily Scrum de la manière dont elle le souhaite.

Cette réunion est là pour :

• Échanger et collaborer entre membres de l'équipe de développement.
  C'est LE moment quotidien pour s'harmoniser en tant qu'équipe, et maintenir une dynamique de groupe. Mais ce n'est pas le seul moment d'échange : il ne faut pas attendre le daily Scrum pour remonter une alerte ou pour travailler ensemble.
  
• Inspecter le Scrum board.
  C'est l'occasion d'inspecter le travail en done (fini à 100% selon la definition of done), d'inspecter les user stories en cours de réalisation, et de vérifier que le travail mené correspond bien à l'objectif de sprint.
  
• Adapter le plan pour atteindre l'objectif de sprint.
  Le daily Scrum permet à l'équipe de développement d'adapter son plan d'action pour les prochaines 24 heures dans l'optique d'atteindre l'objectif de sprint. Ce devrait d'ailleurs être son unique objectif.
  

De bonnes questions à poser en daily Scrum

Voici quelques questions intéressantes à poser lors du daily Scrum :

• Y a t-il de nouveaux éléments livrés permettant d'avancer vers le sprint goal ?
  
• Est-on confiant dans notre capacité à atteindre l'objectif de sprint ?
  
• Est-ce que je vois des obstacles qui m'empêchent ou empêchent l'équipe de développement de respecter l'objectif de sprint ?
  
• Quels sont les éléments du sprint backlog à prioriser afin d'atteindre l'objectif de sprint ?

Bien sûr, vous êtes libre de les utiliser, ou pas, ou encore de les adapter.

C'est la beauté de Scrum : vous conduisez vos réunions selon le format qui vous convient le mieux, et celui-ci peut évoluer avec le temps.

14 ) Utiliser un format de réunion figé dans le temps

Le principal avantage de l'agilité, c'est de s'adapter. 

Alors dans ce cas, pourquoi vouloir utiliser un format unique, figé dans le temps, et qui n'évolue pas pour tenir vos daily Scrums ?

ça n'a aucun sens.

Il existe de nombreuses manières de conduire des daily Scrums de qualité, et il y en a probablement autant qu'il y a d'équipes agiles.

Inspirez-vous de ce qui se fait à côté, testez de nouvelles choses, pimentez vos réunions, expérimentez, et retenez ce qui marche bien pour vous.

Challengez toujours la manière dont vous conduisez vos réunions, dans l'optique de continuer le chemin vers l'excellence opérationnelle.

15 ) Attendre le daily pour parler d'un problème

Encore une erreur courante : décider d'attendre le daily Scrum pour alerter le reste de l'équipe sur un risque ou une problématique rencontrée.

Ne faites surtout pas ça ! Vous perdrez dans certains cas 24 heures de travail C'est énorme sur un sprint !

Remontez les difficultés à vos collègues dès que vous les rencontrez, et traitez-les sans attendre si elles vous empêchent d'atteindre l'objectif de sprint.