Piloter une équipe projet, n’est-ce pas une mission à la fois stimulante et passionnante ?
En tant que chef de projet, on peut parfois avoir tendance à se laisser envahir par la fougue et l’excitation ressenties à l’égard de cette nouvelle opportunité.
Toutefois il est important de ne pas brûler les étapes pour éviter de tomber dans certains écueils qui pourraient nuire au développement du projet…
Voici la liste des 10 points à éviter pour gérer efficacement une équipe projet.
10 pièges à éviter quand on gère une équipe projet
1) Bâcler le cadrage du projet
C’est une des erreurs courantes qui peut être liée au fait de vouloir foncer tête baissée : celle de ne pas cadrer le projet avant de commencer.
Cette étape peut sembler banale pourtant elle est déterminante pour la bonne réalisation de la mission.
En effet, un projet bien ficelé, avec une stratégie est un objectif à moitié atteint.
Lorsque vous commencez le cadrage de votre projet, la première étape est donc d’identifier toute la stratégie : l’objectif, les moyens/ressources à disposition, les indicateurs de performance et le plus important, la répartition des tâches et des rôles.
Si votre équipe ne sait pas vers où elle doit aller ni ce qu’elle doit faire pour atteindre l’objectif, elle sera incapable de se mettre en mouvement et de vous faire confiance.
C’est donc votre rôle en tant que responsable du projet de leur partager une vision très claire de ces paramètres.
Pour aller + loin : Dans cet article, je vous guide pas à pas pour créer une note de cadrage précise et efficace.
2 ) Sous-estimer la partie relationnelle du groupe
Dans une équipe d’acteurs projet, le management est précieux tout comme la communication entre les membres de l’équipe.
Parfois l’erreur du leader de projet est de penser que seules des compétences permettront à des membres de travailler ensemble. Pourtant, le savoir-être des personnes est tout aussi important pour garantir une harmonie dans l’équipe et donc un travail collaboratif plus performant.
Lorsque vous choisissez les profils à intégrer à votre équipe, prenez en compte aussi bien le savoir-faire, la disponibilité (of course) mais aussi le savoir-être du collaborateur.
Cette prise en compte assurera une meilleure cohésion du groupe au sein de l’entreprise.
Pour aller + loin : Dans ce guide, je vous explique comment je procède pour recruter une équipe projet de zéro.
3 ) Ne pas établir de calendrier
Une fois que la liste des tâches est répartie entre les collaborateurs, il peut être tentant de se lancer à corps perdu dans celles qui nous passionnent le plus en premier.
C’est un faux pas assez commun.
Pour éviter de tomber dans cet écueil, je vous recommande de créer un calendrier des tâches avec un ordre de priorité pour chaque tâche attribuée.
Encore mieux, prenez le temps de faire un diagramme de Gantt pour visualiser les dépendances qui existent entre chacune de vos tâches !
Ainsi, votre équipe aura une vision plus claire des tâches urgentes et celles qui pourront être réalisées plus tardivement.
Il existe de nombreux outils de gestion de projet aujourd’hui qui vous permettent d’obtenir un tableau de bord très visuel des différentes tâches à effectuer en priorité, comme Yookkan, Monday ou Clickup par exemple.
Non seulement ils vous permettent d’être plus efficients, mais aussi d’améliorer vos compétences en management, car vous serez plus en mesure de conseiller vos équipiers si vous avez une connaissance parfaite du timing à respecter.
4 ) Être trop optimiste sur les délais
Si vous avez évité le piège précédent, c’est déjà un bon début.
Maintenant le problème du calendrier peut être le risque d’avoir une vision trop optimiste sur les dates réelles de réalisation des tâches et de la productivité du projet.
On pêche tous par excès d’optimisme dans nos plannings. Même les chefs de projet les plus expérimentés.
Le problème de ne pas avoir une vision réaliste des délais est souvent la cause de plusieurs facteurs de démotivation : l’impression de ne pas bien piloter son projet, l’impression de ne pas avancer assez vite ou encore l’impression d’avoir échoué.
Sans compter qu’une démotivation du gestionnaire du projet aura un impact direct sur la motivation de ses équipes, ce qui n’est pas idéal lorsqu’on est dans la recherche de performance et de productivité.
Si vous êtes objectif sur la durée de chaque phase du projet, alors vous ne serez pas déçu ni impacté par les retards éventuels qui se présenteront à vous et votre équipe.
5 ) Ne pas réajuster le projet
C’est l’une des erreurs les plus communes dans la gestion de projet : le fait de ne pas suivre suffisamment les projets pour pouvoir corriger/réajuster certaines actions si celles-ci ne vont pas dans le bon sens par rapport à ce qui était attendu.
Un bon chef de projet doit avoir à chaque instant la possibilité de suivre l’avancée du projet et d’être capable d’effectuer des changements, de mettre en place des actions correctrices s’il se rend compte que l’équipe ne va pas dans la bonne direction.
Il vaut mieux changer d’avis et prendre une nouvelle décision plutôt que d’atteindre la fin du projet par peur de changer ce qui était convenu au départ pour ensuite essuyer un échec.
La capacité de remise en question du chargé de projet et de ses décisions pour permettre un projet itératif sont ce qui distingue un bon chef de projet d’un mauvais.
6 ) Ne pas savoir utiliser les différents outils de gestion de projet
De nombreux outils existent pour l’organisation et la gestion de projet, malheureusement, ne pas savoir les utiliser peut générer un vrai chaos au sein de votre équipe.
En effet, si vous ou vos collaborateurs n’utilisent pas bien ces outils, cela pourrait ralentir la visibilité des tâches réalisées, en cours ou à faire, mais aussi créer des tensions.
Je pense qu’on a tous connu cet instant où l’on ne parvient pas à manipuler un logiciel, cela nous agace et nous finissons par détester cet outil.
Pour pallier ce problème, il serait intéressant d’envisager une formation de vos équipes afin de vous assurer que chaque membre est à l’aise avec le digital et le logiciel en question sous peine de perdre beaucoup de temps et d’énergie dans le cas contraire.
Vous pourrez également en profiter pour leur partager des méthodes qu’ils peuvent utiliser pour simplifier leur travail et leur faire gagner du temps par la même occasion.
7 ) Ne pas utiliser de moyens de communication en interne
Ce faux pas s’applique d’autant plus si tous les membres sont à distance, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas toujours présents physiquement (en cas de télétravail par exemple ou si vos collaborateurs travaillent depuis une autre ville).
Dans ce cas précis, il est encore plus important d’avoir une communication efficace entre les membres de vos équipes.
Une mauvaise communication peut ruiner un projet. Il serait donc regrettable de la négliger si vous souhaitez voir votre projet se concrétiser.
Pour cela, il existe des messageries de discussion instantanées comme Slack, Teams ou encore Workplace (réseau social interne) afin de conserver un contact régulier avec vos collaborateurs et un lien social.
Attention toutefois à bien les utiliser !
Je vous recommande d’utiliser ces outils en mode asynchrone. Ce n’est pas parce que je poste un message dessus que j’attends une réponse immédiate de la part de mon interlocuteur. Et inversement.
Rappelons-le, les humains sont des êtres sociaux et ont besoin d’interagir régulièrement avec leur équipe pour renforcer leur sentiment d’appartenance, cela permet de rester soudés et de travailler plus efficacement.
8 ) Ne pas anticiper les imprévus
Tout projet réserve son lot de surprises et d’imprévus. C’est ainsi et refuser d’admettre cette idée serait une erreur.
Justement pour éviter de tomber de haut lorsque cela arrivera, l’idéal est de réaliser une matrice des risques afin de mesurer les risques les plus probables et les solutions envisagées si ces difficultés se présentaient.
Par exemple, prévoir une marge de sécurité sur le budget prévisionnel pour anticiper un changement, des frais non prévisibles et qui pourraient survenir au cours des différentes phases du projet serait une excellente initiative.
Vous pouvez en faire de même avec les ressources humaines (exemple : si l’un des collaborateurs tombe malade et se retrouve en arrêt maladie, etc.).
Quel que soit le changement de dernière minute, plus tôt vous aurez mis en place un plan B et meilleure sera votre organisation de projet.
9 ) Penser que vos équipiers n’ont pas besoin d’être motivés
Quand on démarre une nouvelle mission, un nouveau projet, on peut avoir tendance à être très enthousiaste.
Seulement cette excitation du début peut s’essouffler au cours de plusieurs mois d’efforts, de stress et de tensions par exemple.
L’erreur fréquente est de penser que la motivation est constante pour tous les acteurs projet, vous y compris. Au contraire, celle-ci est fluctuante et pour tout le monde.
Pour assurer la réussite du projet, vous avez donc tout intérêt à motiver régulièrement votre équipe pour maintenir le cap.
Vous pouvez par exemple les féliciter du chemin accompli, des étapes franchies, des réalisations et leur rappeler pourquoi ils se sont embarqués dans le projet. Parfois, un petit rappel des objectifs permet à chacun en quelque sorte de se réengager dans ce projet.
10 ) Ne pas oser solliciter la direction en cas de difficultés
Parfois être un bon chef de projet, c’est aussi savoir demander de l’aide à sa direction.
C’est une qualité qui n’est pas toujours facile à acquérir, je vous l’accorde. Pourtant, admettre qu’on a besoin de soutien financier, humain ou matériel ou même de conseils peut s’avérer déterminant dans la réussite du projet.
Trop souvent, par égo ou par peur de ne pas être à la hauteur, certains managers s’obstinent alors qu’ils savent qu’il n’y a pas d’autre issue.
Plus vite vous demandez de l’aide et plus vite vous ferez avancer le groupe et le projet par la même occasion.
Certaines décisions ne peuvent être apportées que pas les dirigeants alors à vous de prendre la meilleure solution qui se présente à vous.
Typiquement, face à un problème insoluble à votre niveau, n’attendez pas le prochain comité de pilotage dans 1 mois pour le soulever. Déclenchez immédiatement un comité de pilotage exceptionnel afin d’exposer la problématique, ses effets sur le projet. Puis demandez un arbitrage.
Pour aller + loin : Découvrez dans cet article les 10 erreurs les plus courantes à éviter lors du recrutement de l’équipe projet.
Conclusion
En évitant de commettre ces 10 erreurs, vous vous préservez de quelques aléas.
Vous connaissez désormais les différents conseils et points à suivre pour que votre énergie soit mise au bon endroit : vous avez maintenant les clés pour faire de ce projet une réussite, alors à vous de jouer !
