Qu’est-ce qu’un plan de programme et comment bien le définir ?

Gérer un projet, c'est déjà compliqué. Mais gérer un programme c'est une autre affaire. On démultiplie le nombre de problèmes.

Pour éviter de se faire avoir, il est donc primordial de créer et d'utiliser un plan de programme.

Dans cet article, je vous explique précisément ce dont il s'agit, quel est son intérêt, et comment créer un plan de programme.

Qu'est-ce qu'un plan de programme ?

Un plan de programme est un livrable décrivant le programme et ses objectifs, les projets le composant, ainsi que l'organisation, les ressources et moyens nécessaires mis en place pour atteindre ces objectifs.

Ce livrable obligatoire et formel et nécessaire au directeur de projet afin de coordonner avec succès un programme complexe, lui-même découpé en plusieurs phases ou projets sous-jacents.

Cela aide l'équipe projet ainsi que les différentes parties prenantes à comprendre comment le programme est structuré et comment les différentes équipes contribuent à son exécution et son succès.

Il facilite en quelque sorte la planification, la communication entre les équipes, et la supervision du projet.

Différences entre un plan de projet et un plan de programme

Le plan de projet est un livrable qui décrit le projet et ses objectifs, les moyens et ressources mis à sa disposition, ainsi que l'organisation et les plans d'actions mis en place. 

Le plan de programme décrit la même chose, mais pour un programme. Il peut agir comme la concaténation de l'ensemble des plans de management de projet des projets composants le programme.

Ainsi, le plan de management de programme aide à gérer collectivement plusieurs projets, afin d'obtenir des avantages qui ne peuvent pas être obtenus en gérant ces projets individuellement.

Quel est l'intérêt d'un plan de programme ?

Le plan de programme est un indispensable pour gérer un programme composé de plusieurs projets. Il permet entre autres avantages :

• D'expliquer comment le programme a été structuré.
  Ce livrable permet à l'ensemble des parties prenantes de comprendre comment le programme a été structuré, et quels sont les liens existants entre les différents projets le composant.
  
• De faciliter l'organisation et l'harmonisation des pratiques.
  Il permet également de synchroniser les différentes équipes projets entre elles, et d'harmoniser les méthodes de travail, pour faciliter la gestion du programme au quotidien. Il aide ainsi à la gestion collective de plusieurs projets en parallèle.
  
• De suivre toutes les initiatives au quotidien.
  Il facilite pour le directeur de projet la gestion des différents projets du programme, chacun pouvant être pilotés par un chef de projet unique.
  
• De faciliter la communication avec les différentes équipes.
  Il permet enfin de simplifier la communication entre le directeur de projet et les différents chefs de projet, et de faciliter également la communication avec l'ensemble des parties prenantes.
  

Quels éléments inclure dans un plan de programme ?

Le plan de management de programme doit inclure les éléments suivants pour qu'il soit de qualité :

• Titre.
  Comprend le titre du programme, le nom de l'entreprise concernée, ainsi que la liste des principales parties prenantes impliquées dans le programme.
  
• Résumé exécutif.
  Ce résumé donne la vision globale du programme et de sa raison d'être. Il définit la portée et le périmètre du programme, ainsi que son contexte, les objectifs fixés et les résultats à atteindre.
  
• Mesures à prendre et résultats.
  Cette section décrit en détails les activités à mener dans le cadre du programme et des projets sous-jacents afin d'atteindre les objectifs fixés.
  
• Structure du programme.
  Cette section décrit le découpage du programme en phases et en projets, et liens de dépendances existants entre eux.
  
• Énoncé de la capacité organisationnelle.
  Il s'agit de décrire les ressources humaines et matérielles affectées au programme, ainsi que d'évoquer le budget financier associé au programme et à ses projets.
  
• Plan d'évaluation.
  Le plan d'évaluation  décrit quels sont les critères de réussite du programme, et quels sont les indicateurs de performance (KPI) qui sont utilisés afin de mesurer le succès du programme.
  
• Feuille de route de programme.
  Cette feuille de route définit la chronologie temporelle des activités du programme, et indique les principales échéances et jalons de celui-ci. Cette section prend généralement la forme d'un macro-planning.
  

Comment rédiger un plan de programme ?

Voici les principales étapes à suivre afin de concevoir un plan de management de programme :

1. Identifier le problème.
   Pour commencer, vous devez comprendre ce que vous cherchez à résoudre via ce programme. Décrivez l'importance et l'étendue du problème auquel le programme répond.
   
2. Découverte des parties prenantes.
   Cette étape de cartographie des parties prenantes permet d'analyser les différents acteurs impliquées dans le projet ou impactés par celui-ci, et de les catégoriser selon une matrice pouvoir - intérêt. Cela permet d'identifier les personnes qui pourraient bénéficier de la résolution du problème et des résultats du projet.
   
3. Évaluation des compétences et ressources disponibles.
   Cette étape permet de déterminer le découpage du programme en différentes phases et projets. Elle permet également d'identifier pour chaque projet les ressources et compétences nécessaires pour le réaliser.
   
4. Recherche des interventions nécessaires.
   Il s'agit d'explorer les différents scénarios et plans d'action s'offrant à vous, afin de déterminer l'approche qui comporte le moins de risques, qui vous permet d'atteindre l'objectif visé et qui colle à votre organisation et vos contraintes.
   
5. Définir les résultats souhaités.
   Cette étape permet d'affiner le découpage du programme en projets et de définir les objectifs de chacun d'entre eux. C'est lors de cette étape que vous allez établir les différentes chartes de projet pour chaque projets composant le programme.
   
6. Identification des activités nécessaires.
   Il s'agit ici de détailler toutes les activités nécessaires pour atteindre les objectifs du programme et des projets sous-jacents. Vous pouvez vous aider pour cela de WBS.
   
7. Création de l'échéancier.
   Cette étape consiste à créer la frise chronologique du programme ainsi que les plannings afférents.
   
8. Identification des risques.
   Il s'agit ici de tenir un registre des risques pour chaque projet, mais également de suivre les risques financiers et stratégiques au niveau du programme.
   
9. Validation du plan de programme.
   Enfin, un programme ne peut pas passer en phase d'exécution sans avoir au préalable obtenu une validation du plan de management du programme.
   

Qui est responsable de la rédaction du plan de programme ?

La responsabilité du plan de programme est confiée à un directeur de projet, un chef de projet senior ou le maître d’œuvre (MOE). Ils s'appuient sur les membres de l'équipe projet et les experts à leur disposition pour le rédiger. 

Le directeur de projet supervise ainsi la création du plan de management de programme.

C'est également lui qui le présentera par la suite aux principales parties prenantes clés.

A qui s'adresse le plan de programme ?

Le plan de management de programme est un document obligatoire et formel, qui s'adresse à l'ensemble des parties prenantes du projet, et plus particulièrement au commanditaire et au sponsor. Le plan doit être formellement validé afin de démarrer la phase d'exécution du projet.

Quand faut-il rédiger le plan de programme ?

Le plan de programme est le livrable principal de la phase de préparation et de planification d'un programme. Il doit être formellement validé par le commanditaire et le sponsor projet pour acter la fin de cette phase et le démarrage de la phase d'exécution, qui consiste à dérouler le plan de programme dans son ensemble.