Peut-on gérer un projet sans être chef de projet ?

15h. Votre manager vous demande de venir dans son bureau. C'est inhabituel.

Tout de suite, vous passez en mode défensif, en vous demandant ce qu'il a à vous reprocher. Rien de tout ça ici. Ce qu'il veut, c'est vous confier le pilotage d'un projet.

Cette situation vous parle ? C'est normal.

Aujourd'hui, tous les collaborateurs peuvent gérer un projet du jour au lendemain, en fonction des besoins de l'organisation.

Mais est-ce réellement une bonne idée ? Est-ce qu'un projet peut être bien managé par quelqu'un qui n'est pas chef de projet ? Ou faut-il obligatoirement un chef de projet pour transformer le projet en succès ?

C'est ce que nous allons voir dans cet article.

Peut-on gérer un projet sans être chef de projet ?

Il n'est pas obligatoire d'être chef de projet pour gérer un projet.

C'est à l'organisation de décider de qui est le plus à même de piloter un projet, en fonction de son savoir-faire, de son savoir-être, ainsi que de ses connaissances des processus de l'entreprise.

De plus en plus de profils opérationnels se voient confier par leur manager le pilotage d'un projet interne ou d'un projet transverse. C'est un passage quasi obligé aujourd'hui dans n'importe quelle organisation.

Cette démarche se veut constructive et responsabilisante, et permet au collaborateur de sortir de sa zone de confort et de sa fiche de poste afin d'acquérir de nouvelles compétences.

Confier un projet à quelqu'un d'autre qu'un chef de projet, c'est risqué ?

Instinctivement, le collaborateur devenu "chef de projet officieux" sait comment gérer un planning ou communiquer. Mais bien souvent, il manque de techniques pour gérer les parties prenantes, manager les risques du projet, ou encore accompagner le changement.

Le chef de projet officieux manque également de recul sur les méthodologies de management de projet utilisées, ainsi que sur les pièges courants de la gestion de projet.

Il peut donc être intéressant de confier des projets simples à des profils opérationnels afin de les faire monter en compétences et de décharger les chefs de projets expérimentés qui sont débordés.

Mais selon moi, c'est beaucoup plus risqué de confier des projets longs, complexes ou incertains à ce type de profils, qui manque de recul et d'expérience pour les gérer.

La gestion de projet n'est pas dans ma fiche de poste : Puis-je quand même en gérer un ?

Une fiche de poste est un document évolutif, qui reflète les tâches et les missions confiées à un profil de compétences ou à une personne à un instant t. Cette personne peut donc se voir confier la gestion d'un projet sans que cela apparaisse sur sa fiche de poste.

Je recommande toutefois de demander une modification de la fiche de poste et d'y faire apparaître la gestion de projets si cela devient récurrent.

Les défis du chef de projet non-officiel

Le chef de projet officieux fait face à de nombreux défis en gérant un projet, du fait de son manque d'expérience et de ne pas avoir été formé spécifiquement en gestion de projet.

Voici les défis les plus courants et les plus complexes à gérer :

• Gérer les parties prenantes au quotidien.
  Les parties prenantes, ce sont toutes les personnes impactées et concernées de près ou de loin par votre projet. Chacun a sa propre vision des choses et ses propres objectifs. Gérer tout ce beau monde au quotidien est consommateur en temps et en énergie.
  
  Je vous recommande de tenir un registre des parties prenantes à jour, avec leurs coordonnées, afin de vous faciliter la vie.
  
• Manager les risques.
  Chaque projet a son lot de risques. Certains ont  de faibles chances d'arriver, d'autres sont catégorisés comme étant fort probable. Pour chaque risque, vous devez identifier un plan de mitigation, autrement dit une manière de réduire voire d'annuler le risque.
  
  Vous pouvez pour cela vous appuyer sur un document nommé le registre des risques.
  
• Accompagner les changements.
  Il ne suffit pas de décréter un changement pour qu'il survienne. Avant de changer, les personnes concernées doivent comprendre pourquoi il est nécessaire de changer. Il faut ensuite communiquer, les accompagner et les former tout au long du projet.
  
• Communiquer avec l'ensemble des acteurs projet, de la bonne manière, au bon moment.
  La communication est la clé d'un projet réussi. On le sait tous. Le truc, c'est qu'il y a des communications qui doivent s'anticiper, parfois même dès la réunion de lancement avec le client.
  
  Le chef de projet officieux doit également apprendre à communiquer efficacement avec son équipe projet. Il doit réussir à la fédérer autour de l'objectif du projet. Plus facile à dire qu'à faire. Même pour un chef de projet expérimenté, c'est toujours un défi.
  
• Anticiper les obstacles et les situations de crise.
  Le plan imaginé se déroule rarement à la perfection. Il y a toujours des imprévus de dernière minute qui viennent tout perturber. Parfois, cela va même jusqu'à déclencher une situation de crise.
  
  Vous devez donc apprendre à anticiper les obstacles opérationnels et organisationnels avant d'y faire face, et donc prévoir des plans B, C et D.
  
• Réussir à concilier gestion de projet et exploitation courante (l'opérationnel au quotidien).
  On gère souvent un projet en plus du reste, en plus de l'opérationnel. D'un côté, le projet demande toute notre attention, de l'autre le manager nous presse d'avancer sur l'exploitation courante, d'autant plus que c'est lié à nos objectifs annuels.
  
  Je vous livre dans le paragraphe suivant quelques conseils pour mieux gérer votre temps et traiter en parallèle les tâches opérationnelles courantes et le suivi du projet.
  
• Gérer ses collègues en transversal.
  Certaines personnes ne sont pas à l'aise à l'idée de donner des directives à leurs collègues. C'est souvent vu comme une source de frustration et de conflit, des deux côtés.
  
  Vous devez apprendre quelques techniques de management transversal, et en même temps rassurer vos collègues sur le fait que rien n'a changé, et que vous gardez les mêmes relations avec eux.
  
  J'ai moi-même connu cette situation lorsque je suis passé d'ingénieur systèmes et réseaux à chef de projet technique. Je me suis retrouvé à devoir piloter mes anciens collègues sur mes projets. Pas évident comme exercice, surtout quand on a 25 ans alors qu'eux en ont 40 et plus.
  
• Faire face au stress et à la pression.
  Je ne vous le cache pas, la gestion de projet est un domaine stressant. Plus l'échéance se rapproche, plus le stress et la pression augmente. Rajoutez à cela tous les imprévus et obstacles que vous rencontrez, le client qui souhaite faire des évolutions à la dernière minute, et vous avez un cocktail parfait pour le stress.
  
  Je vous donne quelques conseils pour mieux gérer votre stress dans cet article.
  
• Obtenir la légitimité nécessaire en interne.
  En tant que chef de projet officieux, vous n'aurez jamais la même légitimité qu'un chef de projet expérimenté. Et certains vous le rappelleront, notamment les postes à responsabilité.
  
  C'est à vous de leur faire comprendre que vous êtes là pour avancer et transformer le projet en succès. Pas pour leur dire quoi faire. L'exercice est toujours risqué, et c'est une source de frustration constante, même pour des chefs de projet expérimentés.
  
• Appliquer une méthodologie et des processus adaptés au projet.
  L'expérience apporte le recul nécessaire pour choisir la méthodologie de gestion de projet la plus adaptée à la situation, au contexte et au projet.
  
  En tant que chef de projet officieux, je vous recommande de rester sur des méthodologies simples et éprouvées, plutôt que de vous lancer dans des méthodes plus complexes ou demandant un certain niveau de maturité en agilité ou en management de projet.
  

Comment gérer son temps entre les projets et l'opérationnel ?

Le chef de projet officieux n'arrête pas son travail habituel pour gérer un projet, sauf dans de rares cas. 

Le plus souvent, il doit piloter le projet qui lui a été confié en plus de ses tâches opérationnelles quotidiennes. Il doit donc en permanence jongler avec les urgences du quotidien et le suivi du projet.

Pour réussir à bien gérer votre temps entre ces deux activités et éviter d'exploser en vol et de faire un burn-out, je vous recommande les techniques suivantes de gestion du temps :

• La méthode des blocs de temps ininterrompus.
  Réservez-vous un bloc d'au moins 2 heures dans votre agenda pour travailler sur votre projet.
  
  Ce temps-là est dédié au projet, quoi qu'il se passe à côté : urgences, personnes à recontacter, collègues qui passe la tête dans le bureau pour "déranger 2 minutes", etc... Le reste peut attendre.
  
• Le batch working.
  L'idée ici est de regrouper toutes les tâches similaires, soit sur un même projet, soit sur plusieurs projets distincts, et de les traiter par lots.
  
• L'élaboration d'un tableau de bord.
  Il s'agit d'une étape indispensable pour piloter finement un projet et suivre son état d'avancement, sans que cela vous demande des heures de travail. Il vous faut toutefois au préalable définir les indicateurs de performance de votre projet.
  
• La rédaction d'une fiche projet.
  Il s'agit d'un document synthétique rappelant tout ce qu'il y a à savoir sur le projet. Ce document évolue au fil du temps. Il vous permet ainsi de vous remémorer rapidement le contexte dans lequel évolue le projet.
  
• L'organisation des documents projet dans un répertoire unique.
  L'objectif ici est de centraliser tous les documents nécessaires au pilotage du projet au même endroit. Cela vous facilite la vie à chaque fois que vous basculez sur le projet, et vous permet de savoir où vous en êtes exactement et ce qu'il vous reste à faire.