15 qualités à développer pour une équipe projet performante

Avoir une équipe efficace, motivée et productive, ça ne s'acquiert pas comme ça d'un claquement de doigts. Il ne suffit pas de le décréter pour que ça devienne réalité.

Dans cet article, je vous explique quelles sont les caractéristiques que vous devez réunir afin d'avoir une équipe performante, quelles qualités les membres de l'équipe projet doivent avoir, et aussi comment faire pour développer une culture de l'efficacité dans l'équipe projet.

15 caractéristiques d'une équipe performante

Vous souhaitez travailler avec une équipe projet performante ? Bien sûr, il faut pour cela recruter des profils compétents, qui savent travailler en équipe et qui sont motivés par le projet. 

Mais ce n'est pas suffisant.

Voici les 15 caractéristiques à développer au sein de l'équipe pour faire décoller votre performance et votre efficacité :

1. Un objectif clair et connu de tous.
2. Des valeurs communes.
   
3. Une communication efficace et efficiente.
   
4. Une confiance mutuelle entre les différents membres de l'équipe.
   
5. Un travail collaboratif axé sur l'efficacité.
   
6. Un fort sentiment d'appartenance.
   
7. La flexibilité et l'ouverture au changement.
   
8. Des compétences complémentaires.
   
9. Une culture de la responsabilité.
   
10. Une créativité encouragée.
    
11. Un engagement et une motivation à toute épreuve.
    
12. De l'agilité et des clients écoutés.
    
13. Une remise en question régulière.
    
14. Un leadership fort.
    
15. De l'expérience en mode projet.
    

1 ) Un objectif clair et connu de tous

Chacun doit savoir précisément quelle est la raison d'être du projet, et pourquoi on doit faire telle ou telle action pour atteindre les objectifs fixés. 

Les objectifs du projet doivent être clairs et limpides pour tout le monde.

Je vous conseille en début de projet de prendre le temps nécessaire pour expliquer à votre équipe ce que le commanditaire attend de vous, et pourquoi ce projet existe. Répondez à toutes les questions, reformulez au besoin. 

Ce n'est pas du temps de perdu.

2 ) Des valeurs communes

Une équipe fonctionnelle a des valeurs communes, et fonctionne de la même manière.

De la même manière que le point précédent, je vous conseille de planifier une réunion de travail au tout début du projet, en mode brainstorming et discussion, pour identifier avec tous les acteurs projet quelles sont les valeurs de l'équipe, et quel est son mode de fonctionnement.

Consignez toutes les réponses dans une charte d'équipe, qui permettra de mettre en avant les valeurs de l'équipe. Ce document est notamment utile lorsque de nouvelles personnes intègrent l'équipe.

3 ) Une communication efficace et efficiente

Une bonne équipe projet doit être capable de communiquer efficacement entre ses membres, avec le management hiérarchique et la direction (pour les rapports d'avancement), mais également avec les parties prenantes.

Les experts doivent donc aussi bien être capables de savoir s'exprimer à l'oral et à l'écrit, que de s'écouter.

Cela passe par exemple par ne pas couper la parole de l'autre, vraiment l'écouter sans faire autre chose, reformuler pour être sûr d'avoir bien compris, mais également savoir vulgariser des éléments techniques, notamment en présence des décideurs ou du commanditaire.

4 ) Une confiance mutuelle entre les différents membres

Chacun doit avoir pleinement confiance dans ses équipiers au sein d'une équipe projet, et doit croire en leur capacité collective à atteindre les objectifs fixés.

La confiance est la base de la collaboration.

Les membres de l'équipe doivent donc être prêts à partager leurs connaissances et leurs expériences, pour aider l'équipe à réussir.

5 ) Un travail collaboratif axé sur l'efficacité

Pour qu'un projet puisse avancer, les membres de l'équipe doivent s'organiser entre eux et se coordonner pour travailler ensemble efficacement. 

En pratique, cela implique de :

• Savoir ce qui doit être fait.
  La liste des activités et tâches à réaliser s'obtient généralement grâce à l'organigramme des tâches ou au WBS.
  
• Qui doit faire quoi.
  Les experts doivent connaître précisément les tâches qui leur sont affectées. C'est précisément le rôle de la matrice RACI, qui permet de définir les rôles et responsabilités de chacun.
  
• Quand les tâches doivent être réalisées au plus tard.
  Pour s'organiser, ils doivent savoir à partir de quand une tâche est considérée comme étant en retard. Le planning détaillé, le diagramme de Gantt ou le rétroplanning permettent tous trois d'obtenir ces informations.
  
• Qui est impacté par son travail si on est en retard.
  Chacun doit également connaître les tâches et personnes qui sont impactées en cas de retard sur leur propre travail. Le plus simple ici est de regarder les dépendances entre tâches. Le diagramme de Gantt et le diagramme de PERT peuvent aider l'équipe.
  

6 ) Un fort sentiment d'appartenance

Une bonne équipe projet doit avoir un fort esprit d'équipe. Les membres de l'équipe doivent être prêts à se soutenir mutuellement, à célébrer les réussites et à faire face ensemble aux défis rencontrés.

Pour assurer la cohésion entre les membres de l’équipe projet, il faut partager plusieurs éléments en commun : une vision, des valeurs et un objectif.

Ces éléments constituent le socle du projet, il s’agit de l’ADN de l’entreprise. Un défaut de cohésion et un manque de sentiment d'appartenance peuvent conduire à l’échec d’un projet.

Pour qu’un projet puisse avancer correctement, il faut également un esprit d’équipe. Il doit exister un lien entre les membres d’un groupe, qui les poussent à œuvrer pour l’équipe en priorité, plutôt que d’agir dans leur propre intérêt personnel.

Des activités de teambuilding peuvent aider à maintenir la cohésion de l'équipe et à faire émerger un sentiment d'appartenance.

7 ) La flexibilité et l'ouverture au changement

Une équipe projet doit être flexible pour s'adapter aux changements de plan et aux imprévus. Les membres de l'équipe doivent être prêts à modifier leur approche si nécessaire pour atteindre les objectifs fixés.

C'est courant de recevoir en cours de projet des demandes de modification de la part du client. Et tout refuser en bloc est rarement une stratégie payante sur le long terme.

Restez ouverts au changement, synonyme d'opportunité, faites preuve de flexibilité au sein de l'équipe.

8 ) Des compétences complémentaires

Une équipe projet performante doit être pluri-disciplinaire. Cela signifie avoir des compétences complémentaires pour répondre aux différents besoins du projet, de façon autonome. 

Les membres de l'équipe doivent être capables de travailler ensemble pour résoudre les problèmes et atteindre les objectifs.

9 ) Une culture de la responsabilité

Chaque membre de l'équipe doit être responsable de ses tâches et de ses responsabilités.

Cela signifie que chacun doit faire le nécessaire pour réaliser les activités en temps et en heure, et doit rendre des comptes au chef de projet. En cas de retard ou d'échec, chacun doit prendre ses responsabilités et accepter qu'il a eu sa part à jouer, plutôt que de tout rejeter en bloc sur des éléments extérieurs.

Une personne responsable fait également preuve d'initiative, et cherche activement à résoudre les difficultés rencontrées, sans qu'elle attende qu'on lui dise quoi faire.

De la même manière, les engagements pris doivent être tenus.

Les membres de l'équipe doivent enfin respecter les délais, les budgets et les objectifs du projet.

10 ) Une créativité encouragée

Une équipe projet efficace doit être créative pour trouver des solutions innovantes aux problèmes rencontrés.

Les membres de l'équipe doivent être prêts à explorer de nouvelles idées et à sortir des sentiers battus pour atteindre les objectifs du projet.

Le chef de projet, quant à lui, doit favoriser la prise d'initiative, la créativité, l'autonomie et la responsabilité au sein de son équipe.

11 ) Un engagement et une motivation à toute épreuve

Chaque membre de l'équipe doit être engagé et motivé pour atteindre les objectifs du projet.

Les membres de l'équipe doivent être prêts à travailler dur et à faire des sacrifices pour atteindre les objectifs du projet.

12 ) De l'agilité et des clients écoutés

L’agilité est l’une des qualités les plus importantes pour les chefs de projet et leurs équipes.

Il est nécessaire d’être agile pour savoir s’adapter rapidement face aux changements et évolutions, en fonction des enseignements appris en cours de projet, et des retours clients.

Un manque d’agilité peut mettre un projet en péril si le produit ou le service n’est finalement pas adapté aux besoins des clients, car les ressources ne sont pas illimitées.

Le risque existe donc d'avoir des retards importants ou un budget qui explose, ce qui pourrait remettre en cause l’existence même du projet. 

Pour éviter cela, il faut donc être agile : fonctionner en cycle court, écouter les clients et s’adapter en cours de route. En posant toutefois des limites.

L'agilité, ce n'est pas dire Oui à tous les désidératas du client.

13 ) Une remise en question régulière

La capacité à savoir se remettre en question est une autre qualité essentielle pour conduire un projet.

Il faut savoir accepter les faits et ne pas s’enfermer dans ses propres certitudes, même les plus profondes. Une équipe incapable de s’adapter et de revenir sur ses choix ne fera pas progresser l’entreprise, ni le projet d'ailleurs.

Dans les projets traditionnels, cette remise en question régulière s'effectue au travers d'un processus d'amélioration continue. La méthode la plus utilisée est la méthode PDCA, ou roue de Deming.

En agile, on utilise plutôt les rétrospectives en fin de sprint, qui permettent à l'équipe de faire le point sur ses pratiques afin de s'adapter en cours de route, dans l'optique de délivrer toujours plus de valeur.

Sachez qu'une remise en question peut parfois entraîner de lourdes conséquences, comme un changement complet de périmètre, ou même l'abandon du projet, s'il s'avère qu'il n'a plus d'utilité en l'état. Il faut savoir l’accepter.

14 ) Un leadership fort

Une équipe projet efficace doit être dirigée par un leader fort qui peut guider l'équipe, fixer des objectifs clairs et gérer les conflits.

Ce leader, c'est le chef de projet. Il est le garant de la réussite du projet.

Et bien que la planification et le contrôle du projet joue un rôle prépondérant dans sa réussite, sa capacité à inspirer confiance et motivation au sein de l'équipe en joue un autre.

C'est un aspect souvent oublié par les chefs de projet, mais je vous recommande de vous plonger dans la lecture d'un ou plusieurs livres autour du leadership, notamment autour du servant leadership, qui vous permet de vous mettre au service de votre équipe.

15 ) De l'expérience en mode projet

Enfin, il est également important de pouvoir bénéficier de l’expérience projet d’une personne au sein de l’équipe.

Les échecs accumulés par les membres de l’équipe sont riches en enseignement, et ils leur permettront de ne pas reproduire les mêmes erreurs.

Il peut s'agir d'un expert ou du chef de projet, peu importe.

L'important est que cette personne partage son expérience, guide et coache les moins expérimentés, pour qu'ils puissent mieux appréhender le mode projet, et éviter les erreurs courantes.

Si toute l'équipe est inexpérimentée, y compris le chef de projet, il est possible de se faire accompagner par un mentor (consultant externe) qui pourra leur partager son expérience.

11 qualités que les membres de votre équipe projet doivent avoir

Voici les 11 qualités les plus intéressantes que les membres de votre équipe projet doivent avoir ou doivent développer, pour être efficace en mode projet :

1. Être un bon communiquant.
   Communiquer, c'est le nerf de la guerre. Pour assurer une bonne collaboration au sein de l'équipe et avec les parties prenantes, chaque collaborateur de l'équipe projet doit être un bon communiquant, aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.
   
2. Connaître et maîtriser les principes de la gestion de projet.
   Pas besoin de maîtriser des techniques de planification avancées de gestion de projet. Mais il y a un minimum à connaître. Si les experts sur lesquels vous vous appuyez sont un peu juste en management de projet, n'hésitez pas à les coacher, à leur expliquer les principes et fondamentaux, et à leur préciser ce que vous attendez d'eux à chaque jalons et étapes du projet.
   
3. Être rigoureux et avoir le goût du travail bien fait.
   Un travail doit être bien fait du premier coup, fini à 100%, vérifié et testé. Sinon ça génère de la dette technique, qui génèrera à son tour à terme des retards et des surcoûts conséquents. Au sein d'une équipe projet, la rigueur est de mise, à tous les niveaux et à tous les instants.
   
4. Savoir s'organiser et prioriser.
   L'organisation n'est pas inné. Cela implique de savoir comment on fonctionne, qu'est-ce qu'on doit faire, pourquoi on doit le faire, et quelles sont les tâches à prioriser. Si vous voyez qu'un membre de l'équipe projet rencontre des difficultés à ce sujet, aidez-le, coachez-le.
   
5. Maîtriser son métier.
   On attend des experts que l'on fait intervenir qu'ils soient... Des experts. C'est à dire qu'ils aient le niveau de compétence et d'expertise nécessaire pour mener à bien le projet. Si vous avez suivi mes conseils pour recruter votre équipe grâce à une matrice de compétences, vous ne devriez pas avoir de problème ici.
   
6. Faire preuve d'initiative.
   Parfois, lorsqu'on rencontre une problématique opérationnelle ou technique, il est nécessaire d'agir sans attendre. Les experts de l'équipe projet doivent donc apprendre à faire preuve d'initiative et à prendre des décisions opérationnelles à partir d'informations incomplètes. Faire preuve d'initiative, ça veut aussi dire proposer un plan d'action alternatif s'il est meilleur que l'actuel.
   
7. Avoir de l'assurance.
   Vos collaborateurs doivent avoir confiance en eux et en leur capacité à mener à bien les tâches qui leur sont confiées. Une personne qui a de l'assurance et qui se sent en confiance dans le milieu dans lequel elle travaille fera toujours un job de meilleure qualité qu'une personne qui se sent en insécurité.
   
8. Gérer ses émotions.
   La gestion de projet peut être stressant, les difficultés peuvent arriver, ainsi que les conflits entre membres de l'équipe ou avec le client. Dans tous ces cas de figure, il est nécessaire de savoir gérer ses émotions. ça ne veut pas dire de les enterrer profondément, mais plutôt de les accepter et de ne pas se laisser emporter par la colère par exemple.
   
9. Aimer travailler en équipe.
   Travailler dans une équipe projet, c'est avant tout travailler en collaboration et en équipe. Les personnes qui préfèrent travailler en solo et qui ne supporte pas de communiquer et partager avec les autres n'ont pas leur place dans une équipe projet.
   
10. Être engagé et motivé.
    Les membres de votre équipe doivent croire en le projet. Ils doivent se sentir intéressés, engagés et motivés par le travail à réaliser, et les résultats à atteindre.
    
11. Savoir résoudre un problème.
    Enfin, compétence indispensable : savoir résoudre une problématique. En effet, les difficultés et les imprévus arrivent invariablement durant le cycle de vie d'un projet, même avec une gestion de risques réalisée sur le bout des doigts. Il faut donc maîtriser des techniques de résolution de problèmes, pour sortir de la crise au plus vite tout en évitant de s'éparpiller.
    

Comment faire pour avoir une équipe projet efficace ?

Pour avoir une équipe projet efficace, il est important de suivre les étapes suivantes :

1. Recrutez les bons membres d'équipe.
   Choisissez des membres d'équipe qui ont les compétences, l'expérience et la personnalité nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Assurez-vous également que chaque membre de l'équipe a une compréhension claire de son rôle et de ses responsabilités.
2. Établissez des objectifs clairs.
   Assurez-vous que les objectifs du projet sont clairs, spécifiques, mesurables, réalisables et pertinents. Les membres de l'équipe doivent comprendre les objectifs et être alignés sur eux.
3. Développez une stratégie cohérente.
   Développez une stratégie claire pour atteindre les objectifs du projet. Déterminez les étapes nécessaires pour atteindre chaque objectif et assignez des tâches et des responsabilités spécifiques à chaque membre de l'équipe.
4. Encouragez la communication et la collaboration.
   Encouragez la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe. Mettez en place des canaux de communication clairs et réguliers et encouragez les membres de l'équipe à partager leurs connaissances et leurs expériences.
5. Fournissez les outils et les ressources nécessaires et adaptés.
   Fournissez les outils et les ressources nécessaires pour que l'équipe puisse atteindre les objectifs du projet. Cela peut inclure des logiciels de gestion de projet, des ressources financières, des équipements ou des formations.
6. Gérez les risques et les défis.
   Identifiez les risques potentiels et les défis qui pourraient affecter la progression du projet. Développez des plans de contingence pour minimiser l'impact de ces risques et défis.
7. Évaluez régulièrement les progrès.
   Évaluez régulièrement les progrès de l'équipe pour vous assurer que le projet avance dans la bonne direction. Utilisez des indicateurs de performance clés pour mesurer les progrès et ajustez votre stratégie si nécessaire.

En suivant ces étapes, vous pouvez créer une équipe projet efficace qui est capable d'atteindre les objectifs du projet de manière proactive et efficiente.

3 qualités d'un bon chef de projet

Voici selon moi les 3 qualités qu'un bon chef de projet se doit d'avoir, en plus de celles décrites ci-dessus dans le chapitre "Qualités des collaborateurs de l'équipe projet" :

1. Être un facilitateur.
   Le chef de projet n'est pas là pour imposer des choses aux membres de son équipe, mais pour leur faciliter la vie. Il lève les points de blocage, pour les aider à faire leur travail du mieux possible. En ce sens, c'est un facilitateur ET un servant leader.
   
2. Être orienté client et orienté résultats.
   Un bon chef de projet doit toujours garder en tête quel est la raison d'être et l'objectif du projet. Tout ce qu'il met en place doit s'organiser autour le fait d'obtenir des résultats. On dit qu'il est orienté client, ou encore orienté résultats, car il cherche à maximiser la valeur apportée par le projet.
   
3. Prendre de la hauteur pour avoir une vue d'ensemble.
   Il doit également avoir une vision d'ensemble de son projet, et ne pas garder le nez collé uniquement dans l'opérationnel. Cela lui permet d'anticiper les risques qui pourrait arriver, de percevoir des changements, d'adapter le plan d'action et le déroulé du projet, et globalement de rester proactif.