Gestion de projet, mode projet, on en parle à toutes les sauces en entreprise. Mais quelle est vraiment l'importance de la gestion de projet pour une organisation ? Est-ce vraiment utile ? Et si oui, quels en sont les bénéfices.
Analysons cela ensemble dans l'article.
Quelle est l'importance de la gestion de projets ?
La gestion de projet est importante car elle apporte un cadre méthodologique spécifique pour gérer les projets. L'entreprise dispose ainsi d'un ensemble d'outils, techniques, processus et méthodes afin d'assurer la réussite du projet, son leadership, la motivation des équipes et l'identification des risques.
Elle permet de cadrer correctement le projet, en définissant des objectifs précis, ainsi que des critères de réussite objectifs. Les collaborateurs peuvent adopter une méthodologie éprouvée afin d'atteindre les résultats souhaités, dans les délais et le budget impartis.
Une gestion de projet bien menée permet également de minimiser les risques, d'optimiser les coûts, de planifier intelligemment les ressources et de se coordonner et collaborer tous ensemble en équipe, tout en garantissant la qualité des livrables finaux et la satisfaction des parties prenantes.
La gestion de projets permet également de faire émerger une culture de la transversalité et de l'amélioration continue, et d'abattre les silos qui peuvent exister entre directions et services dans l'entreprise.
Elle permet également la mise en place de tableaux de bord et d'indicateurs clés de performance (KPI) afin de suivre précisément la progression du projet et les aléas rencontrés. La prise de décision est ainsi plus rapide et on peut corriger le tir avant que le projet ne parte en sucette.
En résumé, la gestion de projets permet de :
- Cadrer le projet, et définir précisément les objectifs à atteindre et le périmètre du travail à réaliser.
Un projet doit forcément avoir une date de début et de fin, ainsi qu'une raison d'être connue et comprise de tous. Le cadrage du projet consiste justement a rendre tangible l'ensemble de ces éléments, afin de fédérer les parties prenantes autour d'un objectif commun. - Apporter une méthodologie éprouvée pour organiser le travail à faire afin d'atteindre les objectifs visés.
Les collaborateurs ont à leur disposition outils, techniques et méthodes pour organiser et piloter le travail à réaliser. Par exemple, la matrice RACI permet de définir précisément les rôles et responsabilités de chacun, et le diagramme de Gantt permet d'avoir une vision détaillée de la planification du projet. - Gérer le changement et d'anticiper les risques et les imprévus.
Un projet contient forcément une dose d'incertitude. Le management de projets permet justement de "lever" cette incertitude, notamment via le processus de gestion de risques, qui consiste à identifier dès le démarrage du projet ce qui pourrait mal se passer afin de faire en sorte d'éviter que cela se produise. - Mettre en place des processus de validation des livrables et des demandes de changement.
Les livrables du projet sont analysés et validés conformément au processus mis en place dans la gestion de projets. De la même manière, si l'on souhaite apporter des modifications au périmètre du projet, il est nécessaire d'analyser ces changements en terme de coûts, délais, risques et impacts avant de les accepter. - Améliorer la communication au quotidien et de faciliter le travail des collaborateurs.
Un projet ne peut être mené qu'en équipe, et la gestion de projets permet justement de faciliter la communication avec l'ensemble des parties prenantes. Elle pose aussi un cadre de travail et un environnement dans lequel on favorise la collaboration et l'entraide, afin d'atteindre un objectif commun. - Atteindre l'excellence opérationnelle, grâce à l'amélioration continue.
On peut toujours mieux faire. Et c'est précisément ce que l'on fait grâce à la gestion de projets. On va continuellement chercher à identifier des axes de progrès, dans le projet actuel mais également pour de futurs projets. Les outils tels que le bilan projet et le RETEX sont parfaits pour cela. - Réussir les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Un projet s'ancre généralement dans la stratégie de l'entreprise. Réussir les objectifs fixés pour le projet, c'est avancer dans l'atteinte des objectifs stratégiques de l'entreprise. La gestion de projets permet donc de mettre en place la stratégie de l'organisation.
Vaut-il mieux utiliser la gestion de projets dans les petites ou grosses entreprises ?
Vous travaillez dans une PME et vous vous dites que les processus de gestion de projets sont trop lourds pour être mis en place ? Erreur !
La gestion de projet dans les petites entreprises, au même titre que dans les grandes entreprises, est essentielle pour bien orchestrer la réalisation des objectifs et achever les travaux dans les délais et les budgets impartis.
En effet, les méthodologies de gestion de projet sont flexibles et adaptables, aussi bien au contexte de votre entreprise qu'aux caractéristiques de votre projet. Ainsi, même dans une grande entreprise, on ne gère pas de la même manière un projet de quelques semaines et un projet s'étalant sur 10 ans.
Pour développer son entreprise, innover, se créer de nouvelles opportunités et gagner de nouvelles parts de marché, vous devez nécessairement adopter la gestion de projet. Sans elle, vous risquez de vous noyer sous le nombre de projets et de tâches à réaliser, et vos belles ambitions ne se concrétiseront pas.
De la même manière, la gestion de projets peut également servir à titre personnel, par exemple pour la construction d'une maison, un déménagement, un long voyage à l'étranger, etc.
Comment mettre en place la gestion de projets en entreprise ?
Je vous ai convaincu et vous souhaitez mettre en place un processus de gestion de projet efficace dans votre organisation ? Voici un plan à dérouler en 6 étapes :
- Choisir une méthodologie adaptée à vos besoins.
Chaque méthodologie a ses avantages et inconvénients. Et certaines sont plus adaptées à des situations spécifiques que d'autres. Pour vous y retrouver dans la jungle des méthodologies et choisir celle qui vous convient le mieux, j'ai rédigé ce guide. - Utiliser un outil spécialisé en gestion de projets.
Excel est pratique, mais n'est pas vraiment adapté à la gestion de projet. Je vous recommande d'utiliser un outil tel que Yookkan, Teamgantt, Monday ou encore ClickUp. - Identifier vos projets stratégiques et critiques.
Vous ne pouvez pas tout gérer en même temps. Pas le choix, vous devez prioriser, soit en fonction de vos objectifs stratégiques, soit en fonction de la valeur apportée et des bénéfices attendus. - Instaurer une culture de la collaboration, de la communication et du feedback.
Modifiez la culture interne de l'entreprise afin de donner envie aux collaborateurs de travailler ensemble et de communiquer inter-services. Plus vous y arriverez, plus vous aurez de facilités à piloter efficacement vos projets. - Favoriser le management transversal et casser les silos de l'entreprise.
Le management transversal consiste à gérer une équipe pluri-disciplinaire constituée de personnes arrivant de plusieurs services et directions. Ces équipes sont constituées de manière temporaire, et spécifiquement pour répondre aux besoins du projet. - Former vos collaborateurs au management de projet.
Enfin, prenez le temps de former vos collaborateurs (ceux désignés chefs de projet comme les autres). En effet, la gestion de projet ne s'invente pas, et il existe de nombreux cas spécifiques et techniques avancées à connaître.
Le plus simple ? Invitez vos collaborateurs à consulter le site "Réussir Ses Projets", qui dispose d'une base de connaissances de plusieurs centaines d'articles en accès gratuit.
