Pour bien réussir en gestion de projet, il faut déjà comprendre ce qu'est un projet et quelles sont les 5 phases découpant un projet.
Mais ça mes jeunes padawan, ce n'est que le début. La partie immergée de l'iceberg. Le nappage d'un mystère au chocolat.
Nous on veut atteindre le cœur crémeux caché sous la glace. Sous le nappage.
On ne veut pas s'arrêter à la forme. On traite des sujets de fond.
Pour devenir un bon chef de projet, il faut comprendre les 6 composantes d'un projet. C'est le cœur du projet. Peu importe la méthode que vous choisirez pour gérer votre projet, ces 6 composantes s'appliqueront toujours.
C'est la substantifique moelle, comme dirait un bon pote. Dédicace à toi François 😉
La règle des 6P
Peu importe la méthode projet que vous choisissez, vous devez intégrer ces 6 composantes dans votre quotidien.
1 ) P comme Planification
Sans surprise un projet réussi est un projet planifié. Et un bon chef de projet est un chef de projet qui planifie.
Un projet c'est ensemble de tâches, parfois tellement complexe qu'il est impossible de l'aborder et d'en venir à bout en une seule étape.
Un peu comme cette pizza gigantesque.
Alors il faut le découper en parts plus petites, que l'on va pouvoir manger en une seule fois et digérer sans s'exploser la panse. Et c'est comme ça qu'on découpe projet en tâches.
Et là vous me dites : "ouuiiiiii, c'est bien beau tout ça, mais les jalons, oùkisson ?"
Les jalons c'est les étapes clés d'un projet, pour vérifier qu'il est toujours sur les rails. C'est un point de contrôle, un passage obligé, qui déclenche souvent une facturation partielle. Un peu comme une étape sur le tour de France.
Si on revient à notre pizza gigantesque, le projet est de manger la pizza dans un délai imparti (seul ou à plusieurs). On va alors poser 3 jalons :
- Manger un quart de la pizza
- Manger la moitié de la pizza
- Manger trois quart de la pizza
Et on va couper chaque quart de la pizza en 5 parts : Ces 5 parts ce sont les tâches associées à chaque jalon.
Reste alors à établir le plan d'action détaillé en indiquant qui a quelle part, et d'ici à quand il doit la manger. En sachant qu'il faut manger toutes les parts du Jalon 1 pour pouvoir commencer à manger celles du jalon 2.
2 ) P comme Préparation
La préparation c'est la clé d'un projet réussi.
C'est à ce moment que l'on réfléchit à la stratégie envisageable : on développe des hypothèses, on creuse, on teste, on apprend, on corrige, on arrive à un plan qui tient la route.
On choisit son équipe projet selon les compétences nécessaires au bon déroulement du projet (et aussi selon leurs disponibilités il faut le dire).
Là vous me dites : "oui ok c'est bien beau ça le yakafokon faut tester, mais komenkonfé" ?
Une fois que vous avez retenu une stratégie prometteuse pour mener à bien votre projet :
- Vous définissez un périmètre réduit sur lequel vous pourrez conduire un test grandeur nature.
- Vous déroulez votre plan d'action et vous notez ce qui a bien marché et ce qui a lamentablement merdé
- Vous observez le résultat : est-ce que ça correspond à ce à quoi vous vous attendiez ?
- Enfin, vous effectuez un test de retour arrière, pour valider la procédure de retour en arrière au cas où il y ait un incident qui vous empêche de continuer.
- Et vous consignez tout ça dans un rapport de test.
Par exemple, j'ai déployé récemment Office 365, une suite de logiciels made in Microsoft.
Avant de le mettre à disposition de tous les utilisateurs, j'en ai choisi une dizaine, un panel réduit, afin de les basculer sur ces applications, et de voir comment la migration s'est passé, et comment eux se comportait face aux nouveaux usages amenés par ces applications.
ça m'a permis d'adapter mon plan, d'ajouter des points de contrôle, de corriger quelques bugs qui étaient passés à la trappe, pour ensuite le déployer chez tout le monde.
3 ) P comme Priorité
Traiter des tâches pour avancer sur son projet, c'est bien. Les traiter par ordre d'importance ou de priorité c'est plus intelligent.
Certaines tâches doivent absolument être terminées pour que d'autres puissent démarrer. La priorité ici est assez évidente. Et la sélection de tâches au petit bonheur la chance, comme si vous pêchiez la truite en espérant décrocher le gros lot, ça ne fonctionne pas.
Il faut un minimum de méthode. Pour éliminer le superflu. Et ne garder que l'essentiel. Tout ce qui est détails, fignolage, etc ça viendra dans un second temps.Voilà ce que je vous propose :
- Dressez la liste des tâches à réaliser.
- Pour chacune de ces tâches, essayez de voir s'il est nécessaire d'en accomplir d'autres avant. Et commencez bien sûr par celles-ci.
- Pour les tâches qui n'ont pas de dépendances, demandez-vous à partir de quand il est plus pertinent de les traiter ? Personnellement tout ce qui est design, point de détails, fignolage etc j'ai tendance à les laisser pour la fin.
Si je vous dis MVP, ça vous parle ?
Non ce n'est pas un slogan d'un parti politique ou d'une association de défense. C'est un sigle qui veut dire "Minimum Viable Product". Produit Minimum Viable en français.
L'idée derrière c'est de sortir le plus rapidement possible une première version de votre projet, qui est palpable afin de vérifier si cela correspond bien au besoin initial. Puis on le met à jour, on peaufine la bête, on ajoute des couleurs, on fait du design par ci par là , etc...
Et on améliore régulièrement le produit jusqu'à arriver au résultat final.
Cette manière de faire permet d'isoler le superflu et de ne se concentrer que sur les points indispensables afin de sortir la version minimale d'un produit.
4 ) P comme Pratique
Faire une stratégie c'est bien. La tester sur un périmètre réduit c'est encore mieux.
Mais il y a toujours un gap entre la théorie et la pratique. L'exécution d'un plan a toujours son lot d'imprévus.
Pas le choix il faut y faire face, trouver une solution et adapter le plan en conséquence.
On apprend et on s'améliore. Par touches successives.
Laissez-moi vous raconter la fabuleuse histoire d'une stratégie militaire de génie qui n'a pas résisté à la pratique.
Suite à la Première Guerre Mondiale et à l'invasion des allemands, la France s'est dit : plus jamais !
Alors nos "experts" militaires et nos généraux ont planché sur le sujet, ils ont réfléchi à toute sorte de stratégie pour faire en sorte que ça n'arrive plus jamais. Et une brillante idée en est sorti : "Et si on construisait un mur de défense, pour les empêcher de passer ?"
Alors ni une ni deux, hop hop hop on s'est dépêché de construire cette ligne de défense, cette fameuse ligne Maginot le long de la frontière France - Allemagne.
Et on a attendu les allemands de pied ferme. Allemands qui ne tardèrent pas à arriver avec la Seconde Guerre Mondiale.
Sauf qu'en pratique et bien... cette ligne Maginot elle n'a servi à rien : elle défendait la frontière directe avec l'Allemagne. Il a donc suffit aux allemands de contourner la ligne en passant par la frontière belge, et paf !
Sandwich à l'allemande pour les français. Le reste de l'histoire on la connaît.
Voilà l'exemple parfait d'une stratégie qui peut sembler intelligente mais qui ne résiste pas à la mise en pratique.
Entre théorie et pratique il y a toujours un gap. Toujours !
5 ) P comme Patience
Cette fois partons dans les années 60 aux USA. Plus particulièrement chez la NASA, qui s'est fixé comme objectif de poser un pied sur la Lune avant les années 70.
ça a été un projet de plusieurs années, avec une montagne de tâches à faire, des pressions dans tous les sens, un tas d'imprévus et d'urgences à traiter, des fusées qui ont explosé sur le pas de tir ou en vol, des morts aussi.
Mais ça ne les a pas empêché de continuer malgré tout ça. Et ils y sont arrivés. En 1969.
Bon, sauf si vous écoutez les complotistes. Mais là n'est pas le sujet. (Et non la Terre n'est pas plate).
Vous savez pourquoi Cortex (de Minus et Cortex) n'arrive jamais à contrôler le monde ?
Parce qu'il cherche à tout contrôler justement.
S'il avait compris que certains événements sont hors de contrôle, hors de sa portée, il aurait pu relativiser, s'éviter une fièvre de cerveau, et peut-être même réussir son objectif.
Peut-être seulement. Minus n'est pas le plus compétent pour appliquer des plans ...
Vous devez toujours garder en tête votre objectif, même s'il est lointain. Et si vous n'arrivez pas à le visualiser, gardez en tête l'objectif du jalon à atteindre. Avant de passer au suivant.
Avancez, un pas après l'autre.
6 ) P comme Persévérance
Gérer un projet ça peut être un long fleuve tranquille au pays des bisounours, où tout se passe dans le meilleur des mondes possibles.
Mais ça c'est rare. Tellement rare que je le classe au rayon utopie pour grands naïfs.
Plus généralement un projet a son lot de merdes à traiter.
Moins souvent, mais ça arrive, on a l'impression d'être dans un tunnel sombre, sans voir la lumière au bout.
Je ne vais pas vous mentir, gérer un projet ça peut générer du stress, de la pression, de l'angoisse, notamment quand ça se passe mal et que vous enchaînez situation de crise après situation de crise.
On peut se sentir seul face à l'adversité. On peut avoir envie de baisser les bras ou de se demander pourquoi on a choisi ce métier ingrat.
La vérité c'est que ça finit toujours par s'améliorer.
J'ai vécu cette situation pendant 1 an et demi de ma vie, et me ressasser encore et encore ces questions. Dans les pires moments je doutais de moi et de mes capacités.
Mais je me suis accroché. Je n'ai rien lâché. Un jour après l'autre. Et ça a fini par payer. La situation s'est amélioré.
Et s'il y a bien quelque chose que j'ai appris, c'est d'être persévérant et résilient. De toujours garder l'objectif en tête, et de se rappeler pourquoi on fait ce job quand plus rien ne va.
ça et prendre de la distance avec son job, pour éviter des impacts négatifs sur sa vie personnelle.
Ce qu'il faut retenir
Il y a 6 composantes clés d'un projet : les 6P.
Les comprendre et les adopter dans votre manière de travailler, ça va vous permettre de :
- Découper efficacement votre projet.
- Vous préparer convenablement et anticiper les imprévus.
- Fixer des priorités.
- Adapter votre plan par la mise en pratique.
- Faire preuve de patience et de garder votre objectif en vue.
- Persévérer, notamment quand vous avez l'impression d'être seul au monde.
D'ailleurs, pour l'anecdote, ces règles de gestion de projet sont dérivées du jeu vidéo à succès Minecraft.
Que pensez-vous de ces 6P ? Est-ce que vous en voyez d'autres à ajouter à la liste ?
