10 règles à respecter pour mener à bien votre projet transverse

Les projets transverses sont d'une importance capitale en entreprise. Ils impactent en règle générale l'ensemble des équipes et collaborateurs de l'entreprise.

C'est ce qui fait que mener à bien et réussir un projet transverse peut être un véritable défi professionnel: conflits d'intérêt, divergences de point de vue, difficultés à embarquer l'entreprise dans le changement...

Découvrez dans cet article les 10 points fondamentaux à respecter si vous souhaitez accomplir votre projet transverse.

Qu'est-ce qu'un projet transverse ?

Un projet transverse est un projet stratégique qui va changer en profondeur la vie professionnelle de l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise. Il s'agit généralement de projets visant à décloisonner les services et les compétences, tels que des projets de transformation d'entreprise.

Les projets transverses sont donc des projets d'envergure, le plus souvent commandités par la direction générale.

Ils sont également complexes par nature puisqu'ils touchent l'ensemble des métiers de l'entreprise. Le pilote du projet se heurtera donc systématiquement à des résistances au changement, à des tensions, des incompréhensions, des conflits d'intérêts, des divergences de point de vue, des problématiques de priorisation, etc...

Mieux vaut donc mettre toutes les chances de votre côté pour mener à bien votre projet transversal. Comment ? En suivant les 10 règles fondamentales que voici.

10 règles à respecter pour mener à bien votre projet transversal

Pour mener à bien votre projet transverse, vous devrez vous assurer de respecter ces 10 points-clés :

1. Identifier qui est le sponsor interne de votre projet
   
2. Définir et clarifier les enjeux et les objectifs du projet, et faire en sorte qu'ils soient compris par tous
   
3. Confier la conduite du projet à un chef de projet neutre, afin d'éviter tout conflit d'intérêt
   
4. Identifier, piloter et suivre les risques inhérents au projet. Vous devrez faire en sorte de réduire à la fois le risque de survenance des risques, et les impacts de ceux-ci si jamais ils survenaient
   
5. Constituer une équipe transverse de super-héros
   
6. Susciter l'adhésion de l'ensemble de l'équipe projet
   
7. Renforcer la communication entre les parties prenantes, notamment en contextualisant le projet et en expliquant son importance
   
8. Obtenir l'adhésion du plus grand nombre aux objectifs du projet
   
9. Conduire et accompagner le changement, afin de faire taire la résistance au changement
   
10. Réaliser un bilan projet et le partager avec l'ensemble de l'entreprise
    

1 ) Identifier le sponsor interne du projet

Chaque projet doit avoir son sponsor en interne. Celui-ci peut être le commanditaire du projet comme une personne nommée par celle-ci.

Le sponsor interne du projet est la personne qui incarne le projet dans l'entreprise. Elle arbitre les décisions chaque fois que nécessaire, donne les orientations, s'assure que les moyens sont bien engagés pour la réussite du projet, et œuvre en interne afin d'obtenir l'adhésion du plus grand nombre.

Cette première règle est d'une importance capitale ! En effet, si vous n'avez aucun sponsor en interne, le projet est voué à l'échec. Je vous le dis d'expérience.

J'ai vu des projets de transformation de la culture managériale échouer par manque de sponsoring interne. le directeur général avait décrété une orientation, puis a passé le relais aux ressources humaines, avec un seul mot d'ordre : "Débrouillez-vous, ça doit fonctionner dans 6 mois".

Sans personne pour contextualiser le projet, expliquer ses tenants et aboutissants, la résistance interne des managers a été tellement forte qu'au final le projet a accouché d'une souris. Autant dire que rien n'a changé.

2 ) Définir et clarifier les objectifs et les enjeux du projet

Un projet transverse est un projet complexe par essence, qui va impacter tous les métiers de l'entreprise, les méthodes de travail, les processus, la culture interne, etc... On peut donc s'attendre à ce que la résistance au changement soit élevée.

Les enjeux et objectifs du projet doivent être clairs pour l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise, et compris par tous.

On sous-estime souvent cette étape, aussi bien pour les projets transverses que classiques. Et pourtant la réussite de votre projet en découle directement.

Prenez par exemple un projet de transformation digitale du processus de facturation d'une entreprise. Il existe mille et un produits pour numériser cette fonction, et de nombreuses manière de faire.

Numériser un processus est un objectif bien trop flou : il est nécessaire de le définir de manière plus précise. Pour cela, vous pouvez :

•  Vous demander quels problématiques vous cherchez à résoudre ?
  
• Comment souhaitez-vous que les équipes travaillent post-projet ?
  
• Penser aux impacts que ces changements auront dans votre entreprise, sur la culture interne, les talents que vous attirerez, vos clients, vos fournisseurs et partenaires, etc...
  
• Vous pouvez également vous inspirer des user story agile pour préciser votre objectif : "en tant que" ..., "je souhaite" ... "afin de" ...

3 ) Confier la conduite du projet à un chef de projet neutre

Il peut être tentant de nommer un chef de projet qui appartient au service interne le plus impacté par les changements souhaités afin de piloter le projet.

ça a tout l'air d'être un choix judicieux. Après tout, cette personne sait de quoi elle parle, puisqu'elle le pratique au quotidien. Elle a tout intérêt à ce que le projet réussisse pour que son quotidien professionnel soit amélioré.

Oui mais voilà : c'est une erreur que vous aurez bien du mal à rattraper.

Cette personne est directement concernée par le projet. Elle aura donc tendance à faire des choix qui seront bénéfiques pour elle et son service, au détriment des autres.

Pire, imaginons qu'elle n'adhère pas au projet, qu'elle n'a aucune envie de changement. Elle pourrait très bien torpiller le projet de l'intérieur. Ou encore régler ses comptes avec d'autres services de la société, sous couvert de management transversal.

Vous l'avez compris, le choix du leader projet est déterminant pour l'accomplissement du projet. Votre choix devra ainsi se porter sur une personne neutre et disposant de l'expérience nécessaire pour piloter ce projet.

Vous pourrez soit vous tourner en interne vers un profil qui n'est pas impacté par les changements induits par le projet, soit vous tourner vers un consultant AMOA externe pour vous accompagner tout le long de ce projet d'envergure. C'est d'ailleurs souvent le second choix qui est fait dans le cadre des projets de transformation d'entreprise ou de transformation digitale.

4 ) Identifier et piloter les risques

Tout projet comporte des risques, certains étant plus susceptibles que d'autres de se produire.

Le but du jeu, lorsqu'on pilote un projet, est d'identifier l'ensemble des risques pouvant survenir sur le cycle de vie du projet, de les suivre et de mener toutes les actions nécessaires afin de réduire l'impact de ces risques voire de les annuler si cela est possible.

J'ai mis au point un document de registre des risques pour vous assister dans l'identification et le pilotage de vos risques.

Par exemple, sur un projet de construction d'un nouvel immeuble, vous identifierez probablement le risque suivant : "Livraison des matériaux retardée".

Est-ce qu'il y a de grandes chances que ce risque survienne ? Je ne peux répondre à votre place, cela dépend du contexte, des stocks de vos fournisseurs, des conditions acheminement de ces produits, ...

Par contre, je peux dire avec certitude que l'impact sera fort sur le projet. Sans matériaux livrés, pas de construction possible. Le planning est décalé, les échéances ne seront pas tenues, le projet prend du retard, retard qui peut en plus vous coûter cher !

Vous aurez donc tout intérêt à trouver un moyen de vous assurer que ça ne se produise pas, ou alors à rechercher un plan B au cas où.

5 ) Constituer une équipe projet efficace

Pour que votre projet transverse soit mené à bien, vous devez réunir une dream team d'exception.

Comment faire ?

Commencez par identifier :

• Les compétences nécessaires pour réaliser l'ensemble des tâches du projet
  
• Le temps estimé pour réaliser la charge de travail pour chaque profil identifié
  
• L'expérience souhaitée pour chacun de ces profils
  

Afin de vous aider dans votre tâche, j'ai mis en place une matrice de compétences, que vous pouvez télécharger gratuitement et vous en servir comme modèle.

J'attire toutefois votre attention sur un point important : si vous avez le choix entre plusieurs experts, privilégiez toujours celui qui vous semble le plus apte à travailler en équipe, car il sera amené à travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe projet. 

Vous voulez éviter les divas, expertes dans leur domaine mais qui font tout dans leur coin et ne partagent rien avec personne. Cela engendrera inévitablement des tensions dans l'équipe, et ça rejaillira sur le projet puissance 1 000.

6 ) Susciter l'adhésion de l'équipe projet

L'équipe projet va être amenée à travailler à la mise en œuvre du projet. Si elle ne croit pas aux objectifs ou à la réussite du projet, alors vous avez un sacré problème sur les bras.

En effet, sans adhésion au projet, les membres de l'équipe projet ne se sentiront pas engagés. Ils ne donneront pas 100% de leur énergie ou leur capacité. Ils ne seront ni impliqués, ni motivés.

Et ça, vu la portée du projet transverse, ce n'est pas tolérable.

Vous pouvez toujours essayer de sortir de l'équipe ceux qui ne croient pas au projet, mais si vous n'arrivez pas à engager le remplaçant, le problème se reproduira, et votre projet sera un échec.

Pour éviter cela, vous devez donc nécessairement fédérer l'équipe projet.

Il vous faudra expliquer les tenants et aboutissants du projet, et répondre à la question "Pourquoi ?" afin de donner du sens aux tâches confiées. C'est un début mais ce n'est pas suffisant : vous devrez faire preuve d'objectivité, de transparence, et appliquer toutes les techniques de management transversal afin de créer une cohésion d'équipe et la mettre dans votre poche.

7 ) Renforcer la communication entre les parties prenantes

Votre projet transverse impacte absolument tout le monde dans votre société. Alors pourquoi vouloir garder secret l'avancement du projet ?

Au contraire, si vous souhaitez que votre projet soit une réussite, vous devez absolument renforcer la communication entre les parties prenantes.

Autrement dit, vous devez communiquer, et pas seulement avec l'équipe projet.

Organisez des tables rondes, animez des comités de pilotage réguliers avec les membres du comité de direction, montrez l'avancement à vos collaborateurs, organisez une démonstration des nouveaux outils qui seront mis en place pour l'ensemble des utilisateurs finaux de ces outils, ...

A vous de voir quelle est la meilleure manière de communiquer en fonction des objectifs du projet et des personnes concernées par le changement.

Et n'oubliez pas de communiquer vers les parties prenantes externes : fournisseurs, partenaires, clients, etc... 

8 ) Obtenir l'adhésion du plus grand nombre

Il ne suffit pas de décréter "qu'à compter d'aujourd'hui on fait comme ça et pas autrement" pour que ce soit accepté. Les habitudes ont la vie dure. Et si les gens ne comprennent pas pourquoi ce changement a lieu, ils vont le combattre de toutes leur force. C'est ce qu'on appelle la résistance au changement.

L'humain est ainsi fait.

Vous êtes comme ça. Moi aussi. Nous sommes tous câblés de la même manière : nous acceptons volontiers les changements qui nous arrangent ou apportent du positif, mais refusons catégoriquement ceux pour lesquels nous n'avons à priori aucun intérêt.

Qui n'a jamais râlé car l'interface web du site de sa banque a changé et que c'est moins pratique qu'avant ?Qui n'a jamais râlé suite aux mises à jour Windows et MacOS et leur lot de nouveautés (menus qui changent, modification de l'interface, etc).

Je plaide coupable, et je suis sûr que vous aussi.

Justement, pour éviter cette résistance au changement, il est nécessaire d'obtenir l'adhésion du plus grand nombre. Comment ?

• Demandez au sponsor d'expliquer quelle est la raison d'être du projet. En bref, demandez-lui de répondre à la question Pourquoi. Faites en sorte que ce message soit lu ou entendu de tous.
  
• Expliquez ce qui va changer, sans rien cacher. En faisant preuve d'objectivité et de transparence, vous gagnerez la confiance des parties prenantes. Ne vous lancez pas d'embellissement marketing à outrance car à long terme cela ne fera qu'augmenter la résistance.
  
• Organisez des ateliers de travail et des tables rondes, afin de recueillir les avis et les propositions de tout le monde. Qui sait ? Vous pourriez bien être surpris et tomber sur une idée en or.
  
• Planifiez des démonstrations des outils. Et profitez-en pour recueillir les retours des utilisateurs. Ceux-ci vous permettront d'améliorer le produit tout en identifiant des points de blocage sur lesquels vous pourrez travailler dans votre accompagnement au changement.
  

9 ) Conduire et accompagner le changement

Maintenant que vous avez identifié les objectifs du projet, que vous avez suscité l'adhésion de tous et que vous avez identifié de possibles points de blocage, il est temps de piloter le changement.

L'objectif est simple, mais la mise en œuvre complexe.

Si vous avez suivi mes conseils précédents, vous devriez avoir en votre possession une liste de doléances, d'axes d'amélioration et de points de blocage.

Utilisez ces informations afin de réaliser un accompagnement au changement de qualité.

Voici quelques idées pour vous aider dans votre accompagnement au changement :

• Prévoir des formations internes sur l'utilisation des nouveaux outils. Il peut s'agir aussi bien de formations en présentiel que d'un accès à un espace de formation numérique de type MOOC.
  
• Mise en place d'un espace documentaire de référence. Nouveaux processus, procédures, modèles, ... Ajoutez-y tous les documents que vous jugez nécessaire.
  
• Animation des sessions de questions/réponses, pour répondre aux questions et aux craintes des employés. Rassurez-les mais ne leur vendez pas de salade.
  
• Envoi de campagne email, pour mettre en avant les bénéfices et nouvelles fonctionnalités liés au projet. L'idée est de créer de l'adhésion, encore une fois afin de diminuer la résistance au changement.
  

Pour vous donner un cas concret, j'ai piloté un projet de transformation numérique en 2019 pour faire passer l'entreprise vers des outils plus modernes : de Windows XP à Windows 10, d'Office 2003 à Office 365, de vieux ordinateurs fixes fonctionnant une fois sur deux à des ordinateurs portables dernier cri avec mise en place du télétravail.

Les enjeux étaient énormes, la résistance tout autant. Certains craignaient d'être remplacé à terme par l'informatique, d'autre craignaient de ne pas être à la hauteur et donc craignaient pour leur poste. D'autres, au contraire, refusait le changement par principe quand d'autres encore n'avaient aucune envie de modifier leurs habitudes : "15 ans qu'on fait ça comme ça, ça marche bien, je vois pas pourquoi ça changerait".

Pour répondre à toutes ces objections, nous avons organisé des ateliers de travail sur la mise à jour des processus internes, nous avons organisé des séances de découverte des nouveaux outils avant mise en production, nous avons fait en sorte de migrer toutes les données des utilisateurs et de les perturber le moins possible (ce qui a engendré de nombreux défis techniques).

Et enfin, nous avons organisé des formations en présentiel sur des cas concrets métiers, en plus de leur offrir pendant un an un accès à un portail en ligne contenant des centaines de vidéos sur l'utilisation des outils Office365, pour tous les niveaux.

J'ai aussi fait en sorte d'étaler les migrations dans le temps plutôt que de migrer tout le monde d'un coup. Cela a permis à l'équipe de traiter rapidement les problématiques techniques, de répondre aux interrogations sur le tas, et de nous assurer que tout fonctionnait bien pour tout le monde.

Contre toute attente, et au grand étonnement des directeurs, ce projet a été un véritable succès !

10 ) Réaliser un bilan projet et le partager

Enfin, lorsque votre projet arrive sur la fin, n'oubliez pas de renseigner votre bilan projet.

Ce document est indispensable pour faire un point sur le projet dans son ensemble. Il permet notamment de répondre aux questions suivantes :

• Les objectifs du projet sont-ils atteints ?
  
• Les exigences (qualité, coûts, délais) sont-elles toutes respectées ?
  
• Quelles ont été les difficultés rencontrées en chemin ?
  
• Les parties prenantes ont-elles adhéré au projet ?
  
• Y a t-il des points à reprendre ou à améliorer pour les prochains projets ?
  
• Le projet est-il une réussite ?

Vu l'importance du projet, n'hésitez pas à le partager avec l'ensemble des parties prenantes, et à demander leur avis.