Comment réduire l’incertitude en gestion de projet ?

9 février 2024 - minutes de lecture

9 février 2024

L'incertitude fait peur en entreprise. Et ça se comprend : personne n'a envie de se faire mettre au placard ou de perdre son job du jour au lendemain. 

On aime tous avoir notre petit confort, nos petites habitudes. ça aide à garder un contrôle relatif sur les choses. C'est précisément pour ça que les projets font peur : car ils sont par nature incertains.

Dans cet article, je vous explique quels sont les différents types d'incertitude que vous pouvez rencontrer, et je vous livre des conseils tirés de mon expérience pour mieux gérer et réduire l'incertitude dans vos projets.

Pourquoi l'incertitude est indissociable de la gestion de projet ?

Un projet est par nature incertain, et l'incertitude est donc indissociable de la gestion de projet. C'est un élément dont il faut tenir compte en tant que chef de projet, pour plusieurs raisons :

  • Chaque projet est unique, répond à un besoin précis et à des objectifs spécifiques.
    Il est donc impossible de prédire avec certitude comment les choses se dérouleront à l'avance et ce qui pourrait arriver en cours de route.
  • Les projets sont souvent complexes.
    Ils impliquent des dizaines de parties prenantes, obligent plusieurs sociétés à collaborer entre elles malgré des processus différents, et ont des tâches interdépendantes. La gestion de ces interactions crée de l'incertitude.
  • Les projets sont soumis à des facteurs externes.
    Ils sont souvent soumis à des facteurs externes comme des conditions économiques, les changements politiques, l'évolution du marché ou les évolutions technologiques. Tous ces facteurs externes peuvent entraîner des changements inattendus sur un projet.
  • Les ressources et moyens sont limités.
    Les projets ont généralement des contraintes de temps, de budget et de ressources. La gestion de ces contraintes peut être source d'incertitude car il peut être difficile de savoir si les ressources seront suffisantes pour atteindre les objectifs fixés.
  • Les projets sont par nature exposés aux risques.
    Les projets sont intrinsèquement exposés à un éventail de risques, qu'ils soient liés à la technologie, au marché, à la réglementation, etc. Ces risques peuvent entraîner des retards, des dépassements de coûts ou des changements de trajectoire imprévus, d'où l'importance de mettre en place une bonne gestion des risques.
  • Le contexte peut évoluer.
    Le contexte dans lequel le projet est lancé peut évoluer au fil du temps, ce qui peut entraîner des ajustements constants dans la façon de réaliser le projet.
  • Les interactions humaines implique une part d'incertitude.
    Les projets impliquent souvent une collaboration entre différentes personnes, chacune ayant ses propres compétences, expériences et perspectives. La dynamique humaine peut être complexe et entraîner des variations dans la réalisation des tâches, et donc de l'incertitude. Collaborer et se coordonner n'est jamais facile.
Pour aller + loin : Dans cet article, je vous explique quelles sont les différences entre un risque projet et une incertitude.

4 types d'incertitude en gestion de projet

En gestion de projet, il existe différents niveaux d'incertitudes, du moins élevé au plus élevé.

Arnoud de Meyer, Christoph H. Loch et Michael T. Pich en ont d'ailleurs relevé 4 dans leur article "Managing project uncertainty : From variation to chaos".

Les voici :

  1. La variation.
    La variation est un type d’incertitude en gestion de projet qui résulte d'un ensemble de petites influences qu’il est difficile de planifier. Il est cependant possible d’estimer une échelle de valeurs pour prédire l’impact en coût ou en temps de cette incertitude.

    Par exemple, la maladie d’un membre de l’équipe projet ou le mauvais temps sur un chantier sont de la catégorie des variations car il est difficile de prévoir avec certitude ces événements. Cependant, vous pouvez estimer un nombre de jours supplémentaires à prévoir au cas où ils arrivent, et donc les anticiper.
  2. L'incertitude prévisible.
    Ce type d’incertitude correspond à des événements qui sont déjà apparus dans d’autres projets ou que l’on sait qu’ils peuvent apparaître. Ils sont généralement gérer avec une méthode de gestion des risques.

    Il s'agit concrètement de tous les événements (ou risques) potentiels pouvant survenir dans le futur, qu'ils soient d'ordre opérationnels, organisationnels ou stratégiques.
  3. L'incertitude imprévisible.
    Le troisième type d’incertitude en gestion de projet est l’incertitude imprévisible. Il s’agit d’incertitudes impossibles à identifier car jamais arrivées auparavant; ou d’incertitudes dont la probabilité est si faible qu’elles ne sont pas prises en compte dans le management des risques.

    On peut par exemple y retrouver une pandémie mondiale, la chute d'un astéroïde, les tremblements de terre dans une zone non sismique, etc...
  4. Le chaos.
    Le chaos est une incertitude extrême et se distingue de l’incertitude imprévisible par le manque d’hypothèses et de buts stables dans le projet en général. Les projets avec des incertitudes imprévisibles peuvent parfois sembler chaotiques, mais ils restent stables du point de vue des objectifs et des hypothèses clés du projet.

    Il s’agit le plus souvent de projets de Recherche & Développement et d’innovation. Dans ces projets, les revues de projet ne consistent pas à faire le point sur l’avancée des tâches, mais plutôt à repenser le projet et redéfinir des hypothèses à partir des informations récentes découvertes. Souvent le résultat final du projet sera très différent du résultat envisagé initialement.

Ne gérez pas l'inconnu et l'imprévisible comme vous gérez le connu et le prévisible. 

Doug DeCarlo - Extreme Project Management

Je vous conseille d'ailleurs la lecture de ce livre (en anglais) qui est une bible expliquant comment évoluer dans un contexte chaotique et réussir malgré tout à délivrer un projet malgré les nombreuses incertitudes qui règnent.

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04/18/2024 03:04 pm GMT

Ces notions se rapprochent de 4 zones qui composent la matrice de Stacey, un outil graphique permettant de déterminer la complexité d'un projet, en fonction du degré d'incertitude du projet et du niveau d'accord sur le problème entre parties prenantes.

Exemple de matrice de Stacey

Comment gérer et réduire l'incertitude sur vos projets ?

Au début d'un projet, l'incertitude est à son maximum.

En effet, il y a plus d'inconnus dans l'équation que d'éléments connus. Cette incertitude se réduit ensuite au fur et à mesure de l'avancement du projet et de l'apprentissage de l'équipe. C'est ce qu'on appelle le cône d'incertitude.

Voici quelques conseils pour vous aider à réduire l'incertitude et à la maîtriser, afin de transformer votre projet en succès :

  1. Avoir une vision claire de ce que l'on cherche à accomplir.
  2. Identifier, gérer et suivre les risques du projet.
  3. Accepter que chaque projet comporte de l'incertitude.
  4. S'adapter et faire preuve d'agilité face aux évolutions et aux changements.
  5. Préparer plusieurs scénarios afin d'anticiper de potentielles difficultés.
  6. Maîtriser ses émotions, même en situation de crise.
  7. Rester pragmatique et efficace.
  8. Garder confiance dans sa capacité à délivrer le projet.
  9. Tester rapidement et valider les hypothèses.
  10. Ne pas perdre trop de temps sur le cas d'affaire ni sur le planning détaillé.
  11. Ne pas négliger les leçons apprises par l'expérience et les précédents bilans projet.
  12. Choisir une méthodologie adaptée au niveau d'incertitude du projet.
  13. Communiquer efficacement entre les parties prenantes.

1 ) Avoir une vision claire du projet

Cadrer le projet, c'est la base. C'est par là que tout projet doit commencer, même les plus complexes, même ceux qui ont l'incertitude la plus élevée.

Alors bien sûr, plus l'incertitude est grande, plus le projet est soumis aux changements. 

Mais vous devez quand même cadrer le projet, notamment concernant les éléments suivants :

  • Le problème que l'on cherche à résoudre.
    Il s'agit de la raison d'être du projet, et de ce qu'on cherche à résoudre ou améliorer.
  • Les objectifs à atteindre.
    Il s'agit du but à long-terme du projet, de sa vision. C'est la ligne d'arrivée que l'équipe doit chercher à atteindre.
  • Les résultats espérés.
    Il s'agit des retombées économiques, sociales, etc que l'on espère obtenir à court, moyen et long-terme une fois le projet accompli.

Cette vision doit être la plus claire possible et être connue de tous les acteurs projet.

2 ) Identifier, suivre et gérer les risques

Pour réduire l'incertitude de vos projets, il est indispensable de conduire une politique de gestion des risques efficace.

Vous devez donc vous laisser le temps nécessaire pour identifier les risques, les analyser et les catégoriser, y répondre, puis les suivre pour vous assurer que les plans d'action sont suivis d'effets.

Vous allez utiliser pour cela un registre des risques, qui répertorie les différents risques organisationnels, opérationnels et stratégiques du projet. Et pour chacun d'entre eux, vous y notez :

  • La probabilité de survenance.
    Il s'agit du pourcentage de chance qu'un risque se produise. Si vous débutez en gestion des risques, une catégorisation de Faible à Élevée est très bien pour commencer.
  • Les impacts pour le projet.
    Il s'agit ici des impacts positifs et négatifs pour votre projet si le risque venait à apparaître. Si vous êtes en capacité de le chiffrer en €, c'est encore mieux.
  • La réponse à apporter.
    Il existe différents types de réponses aux risques, qu'ils soient positifs ou négatifs. Vous pouvez l'accepter, le transférer, l'exploiter, l'atténuer, etc...
  • Le plan d'action à mettre en place.
    Une fois la stratégie adoptée, vous devez mettre en place des plans d'atténuation des risques pour limiter leur apparition ou leurs impacts, ou des plans de contingence pour prévoir comment réagir s'ils devaient se produire.

3 ) Accepter l'incertitude plutôt que de la combattre

L'incertitude est une partie inhérente à la gestion de projet. Un projet est par nature incertain : ça fait partie de ses caractéristiques principales.

Plutôt que de chercher à combattre à tout prix l'incertitude et de tout prévoir, vous devriez plutôt l'accepter.

Déjà parce qu'il est impossible de tout anticiper. Mais aussi parce que vous allez vous épuiser et y passer un temps monstrueux, sans être certain que cet investissement en temps soit suivi d'effet.

Bien qu’un plan de gestion des risques contribue à réduire considérablement l’incertitude, vous ne pourrez jamais protéger totalement vos projets des imprévus.

C’est pourquoi vous devez apprendre à composer avec l’incertitude et à y faire face efficacement.

Aujourd'hui, c'est illusoire de voir la planification ou le calendrier d’un projet comme gravés dans le marbre.

Le monde change à chaque instant (on parle d'ailleurs de monde VUCA). Les organisations évoluent, les marchés fluctuent, les clients sont toujours susceptibles de changer d’avis et de modifier le cahier des charges du projet du jour au lendemain.

N'ayez pas peur du changement.

4 ) S'adapter et faire preuve d'agilité

Face à une évolution du marché, du contexte, du périmètre projet, vous devez faire preuve d'agilité. 

Soyons clairs, ça ne veut pas dire de dire oui à tout, ni de subir tous les événements imprévus. Faire preuve de flexibilité et d'agilité, ce n'est pas travailler dans le chaos, et advienne que pourra.

Avant de changer de cap, cela s'étudie en terme de risques, d'impacts, de charge de travail. Et on met à jour le plan projet en fonction.

Il vaut mieux changer de route en cours de route pour le bien du projet, plutôt que de s'entêter à vouloir suivre coûte que coûte le plan initial, même s'il nous emmène droit dans un mur.

5 ) Anticiper les difficultés en préparant plusieurs scénarios

Si vous discutez avec votre équipe projet, vous vous rendrez compte qu'ils ont une assez bonne vision de ce qui pourrait mal tourner du côté technique et opérationnel.

Il peut être intéressant de préparer plusieurs scénarios et plans d'action. Vous pourrez ainsi les dégainer face aux difficultés et activer le plan concerné.

Un peu comme le professeur dans La casa de Papel, qui a toujours un coup d'avance, et qui s'adapte au retournement de situations avec les plans préparés "au cas où".

La gestion des imprévus, c'est exactement ça.

6 ) Maîtriser ses émotions même en situation de crise

Oui, l'incertitude n'est absolument pas confortable. On a sans cesse l'impression d'avoir ses fesses sur un siège éjectable, notamment lorsqu'on se trouve en zone d'incertitude imprévisible ou en zone de chaos.

ça peut vite prendre aux tripes. Encore plus lorsqu'on fait face à une situation de crise.

Mais même dans cette situation, je vous invite vraiment à garder votre sang froid, et à maîtriser vos émotions.

Attention, je ne vous dis pas de refouler vos émotions ou de les enterrer bien profondément. Au contraire. Laissez-les s'exprimer. Mais ne vous faites pas driver par elles.

Sous le coup de l'émotion, on prend rarement les meilleures décisions.

Les meilleures décisions sont prises la tête froide, en toute objectivité, en analysant des données factuelles.

7 ) Rester pragmatique et efficace

Quand on évolue dans une zone d'incertitude, le mieux est d'être pragmatique. 

Concrètement, cela signifie :

  • D'éliminer ce qui est inutile.
    Si après réflexion, une tâche est devenue inutile, alors pourquoi la garder dans le plan de projet ? Éliminez la, vous gagnerez ainsi du temps et de l'argent, et vous éliminerez une part d'incertitude.
  • De regarder ce que disent les datas.
    Les données ne mentent jamais. Quand vous êtes dans le flou, faites des hypothèses, puis cherchez à les valider et collectez des données. Que l'hypothèse soit vérifiée ou non, ces datas vous mettront sur le bon chemin.
  • De faire appel à votre intuition.
    Parfois, notre intuition nous dit de faire le bon choix, mais on n'a aucune donnée permettant de l'appuyer. Plutôt que de perdre 3 semaines à essayer de le justifier, suivez votre instinct sans attendre, et voyez ce qu'il se passe.
  • De tenir compte de l'apprentissage de l'équipe.
    Vous apprenez constamment de nouvelles choses, tout au long du projet. Et ces nouveaux éléments peuvent vous permettre de lever des incertitudes et d'avancer plus vite pour le reste du projet.

8 ) Garder confiance dans sa capacité à délivrer le projet

Même dans les moments les plus délicats ou critiques, vous devez garder confiance en vous-même et dans votre équipe. Et rester optimiste.

Si vous gardez en tête la vision du projet et les objectifs à accomplir, si vous gardez confiance dans votre capacité à délivrer le projet, malgré les obstacles, croyez-moi, vous trouverez une manière d'y arriver.

Le chemin pour atteindre la destination ne sera sûrement pas celui que vous aviez imaginé, mais l'important, c'est d'atteindre les objectifs et de transformer le projet en succès.

9 ) Tester rapidement et valider les hypothèses

Plus l'incertitude est grande, plus vous devez tester rapidement des choses. C'est d'ailleurs le fondement des méthodes agiles.

Vous avez plusieurs manières d'y arriver :

  • Découpez votre projet en sous-projet.
    Faites en sorte d'avoir des sous-projets de 3 mois maximum. Ceux-ci évoluent ensuite au sein d'un programme composé de vos différents projets.
  • Faites un MVP.
    Le MVP, ou Minimum Viable Product, consiste à proposer le produit minimum que sont en droit d'attendre les utilisateurs. Ce produit sera ensuite amélioré au fil du temps.
  • Livrez des versions successives du produit.
    C'est l'approche incrémentale adoptée par les méthodes agiles telles que Scrum. Toutes les 1 à 4 semaines, l'équipe projet montre au client une nouvelle version du produit, avec les dernières fonctionnalités développées. Le produit est ainsi construit de façon itérative selon les retours clients.
  • Organisez un POC.
    Le POC, ou Proof Of Concept, est un test grandeur nature sur un périmètre réduit, afin de valider le bon fonctionnement d'une solution. Par exemple en informatique, avant de déployer un logiciel sur les ordinateurs de 500 personnes, on le fait pour 10 personnes, on analyse ce qu'il se passe et on corrige les bugs avant déploiement généralisé.

Toutes ces approches ont un point commun : rapprocher le plus possible le feedback utilisateur des actions réalisées.

Que le feedback soit positif ou négatif, vous apprendrez quelque chose dans tous les cas, ce qui vous rapprochera de la bonne voie à suivre.

Il vaut mieux faire quelque chose, puis se rendre compte au bout d'un mois que ça ne correspond pas du tout à ce qui est attendu, plutôt que de travailler pendant 2 ans sur un produit, et de ce rendre compte au final que ça ne fonctionnera pas.

10 ) Ne pas perdre de temps sur le business case ou  le planning détaillé

Le business case et le planning détaillé sont deux éléments importants en gestion de projet, à ne surtout pas bâcler.

Mais dans le cas d'un projet avec beaucoup d'incertitude, c'est différent.

Le projet est soumis à des changements et évolutions constantes, notamment dans les zones d'incertitude imprévisible et de chaos.

Dans ce cas, il est inutile de perdre du temps sur ces éléments, puisqu'ils peuvent être caduques du jour au lendemain.

Je l'ai compris à la dure sur un projet, au début de ma carrière, quand je me suis retrouvé à travailler sur la version 69 de mon planning, et qu'à peine fini, il n'était déjà plus bon.

11 ) Considérer les leçons apprises par l'expérience et les bilans projet

On l'oublie souvent, mais les précédents projet que l'on a pu gérer ou que d'autres ont piloté, sont des ressources précieuses qui peuvent nous aider à éclaircir les zones d'incertitudes. 

Je vous conseille donc de consulter régulièrement tout au long du projet les précédents bilans projet, retours d'expérience projet et autres leçons apprises par l'expérience.

Tous ces éléments peuvent vous indiquer comment telle incertitude a été traitée dans le passé.

Cela vous évitera de refaire les mêmes erreurs et d'être plus efficace.

12 ) Choisir une méthodologie adaptée au niveau d'incertitude

Il existe des dizaines de méthodologies en gestion de projet, et toutes ne sont pas adaptées pour la gestion de projets complexes et incertains.

Les méthodes dites prédictives se prêtent plutôt bien aux deux premières catégories d'incertitude : la variation et l'incertitude prévisible.

Les méthodes agiles se prêtent plutôt bien aux projets d'incertitude imprévisible. Scrum est d'ailleurs le framework le plus connu.

Pour des projets qui évoluent dans la zone de chaos, je vous recommande d'adopter des méthodes comme extreme project management. A défaut, une méthode agile pourrait faire l'affaire.

Dans tous les cas, la maturité de l'équipe projet joue un grand rôle dans la réussite du projet, indépendamment de la méthode choisie.

13 ) Communiquer efficacement dans l'équipe projet et avec les parties prenantes clés

Enfin, la clé pour gérer des projets incertains est de communiquer, communiquer et encore communiquer.

Vous devez communiquer et collaborer quasi au quotidien avec les parties prenantes de votre projet, encore plus du fait de la forte incertitude qui peut régner sur votre projet.

C'est d'ailleurs l'un des principes forts de l'agilité et de Scrum, que l'on retrouve dans 2 des 4 valeurs du manifeste agile :

  • Les individus et leurs interactions, de préférence aux processus et aux outils.
  • La collaboration avec les clients, de préférence aux négociations contractuelles.

Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant.

J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous.

Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, PSPO1, Lean Six Sigma Black Belt.


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