Gérer son équipe projet, c'est un défi au quotidien. On doit suivre ce qu'ils font, les difficultés qu'ils rencontrent, les motiver dans la réalisation du projet, gérer les tensions, etc.
Gérer une équipe projet, c'est avant tout gérer l'humain. Et ça, c'est complexe.
Dans cet article, je vous explique comment mieux manager votre équipe projet grâce à la méthode PODC : Planifier, Organiser, Diriger, et Contrôler.
Qu'est-ce que la méthode PODC ?
La méthode PODC est un ensemble de principes et de techniques de gestion qui visent à optimiser les performances d'une organisation selon quatre principes : Planifier, Organiser, Diriger, Contrôler.
Cette technique permet d'appliquer un processus d'amélioration continue, qui permet au chef de projet de gérer son équipe de façon plus efficiente.
La méthode PODC
Ces 4 rôles peuvent être incarnés par un chef de projet ou un manager dans une journée de travail. Voyons ces rôles un peu plus en détail.
- La planification.
Elle consiste à définir les objectifs de l'entreprise ou du projet et à déterminer les moyens nécessaires pour les atteindre. Elle permet de fixer des orientations à long terme et de déterminer les actions à court terme à mettre en place. - L'organisation.
Elle vise à structurer la société et l'équipe projet de manière à optimiser son fonctionnement. Elle consiste notamment à définir les rôles et les responsabilités de chacun (Matrice RACI), à organiser les tâches et à mettre en place des procédures et des processus de travail efficaces. - La direction.
Elle a pour objectif de mobiliser les équipes et de les orienter vers la réalisation des objectifs fixés. Elle implique notamment de communiquer clairement, de motiver les équipes et de les encadrer. - Le contrôle.
Il permet de mesurer la performance du projet ou de l'organisation et de corriger les éventuels écarts par rapport aux objectifs fixés. Il consiste notamment à évaluer les résultats obtenus, à identifier les causes des écarts et à mettre en place des actions correctives si nécessaire.
La méthode PODC est largement utilisée dans les entreprises pour améliorer leur efficacité et leur productivité.
Elle permet de structurer la gestion de l'entreprise de manière à assurer une cohérence entre les différentes fonctions et à garantir une orientation vers les objectifs à long terme.
Avantages de la méthode PODC
- Une meilleure planification.
En utilisant cette méthode, les entreprises sont en mesure de planifier leurs projets de manière plus efficace et de fixer des objectifs plus clairs, ce qui leur permet de mieux orienter leurs activités. - Une organisation plus structurée.
Elle permet également de structurer l'entreprise de manière à optimiser son fonctionnement. Cela implique notamment de définir les rôles et les responsabilités de chacun, d'organiser les tâches et de mettre en place des méthodes de travail et des processus efficaces. - Une culture plus orientée vers les résultats.
La méthode PODC permet aux équipes d'être orientées résultats. Elle contribue au changement de culture nécessaire pour la mise en place du mode projet ou du mode produit. - Un contrôle plus rigoureux.
Elle permet enfin de mesurer la performance des projets de l'organisation, et de corriger les éventuels écarts constatés par rapport aux objectifs fixés. La méthode PODC pousse également les collaborateurs à s'auto-évaluer, et à porter plus de responsabilités. - Une amélioration de la productivité.
En utilisant cette méthode, les équipes sont en mesure d'optimiser leur fonctionnement et de mettre en place un processus d'amélioration continue, leur permettant d'augmenter leur performance et leur productivité, tout en conciliant les objectifs personnels et professionnels.
Limites de la méthode PODC
- Une rigidité potentielle.
L'un des risques de cette méthode est de tomber dans une approche trop rigide et hiérarchique, ce qui peut freiner l'innovation et la créativité des équipes, et créer des difficultés sur des projets. - Des coûts et des délais élevés.
La mise en place de la méthode PODC peut nécessiter des ressources importantes en termes de temps et d'argent, notamment pour la mise en place de systèmes de planification, de contrôle et de reporting. Le changement de culture qui doit s'opérer au sein des équipes va également prendre du temps pour se mettre en place, et demandera une bonne dose d'énergie au quotidien. - Un manque de flexibilité.
Cette méthode peut parfois limiter la capacité des entreprises à s'adapter rapidement aux changements de l'environnement économique ou à répondre à des situations d'urgence, notamment au début. Avec le temps, ce défaut se gomme avec la mise en place de la responsabilisation et de l'auto-organisation des équipes. - Une complexité de mise en œuvre.
La méthode PODC peut être complexe à mettre en place, notamment dans les entreprises qui n'ont pas l'habitude de travailler en mode projet. Je vous recommande d'y aller par étape et de passer par des phases transitoires. Plus d'infos dans les tableaux ci-dessous.
Comment appliquer la méthode PODC à la gestion de projet ?
La méthode PODC se prête particulièrement bien à la gestion de projet. En effet, le gestionnaire de projet doit tout faire pour atteindre les objectifs de son projet, et pour cela il est amené à gérer de manière transversale (non hiérarchique) une équipe projet.
On retrouve donc les 4 composantes du PODC :
- P comme Planifier.
Le chef de projet prépare et planifie le projet. Il liste les tâches, les échéances, les dépendances afin de créer un plan de management de projet, un rétroplanning et un diagramme de Gantt. - O comme Organiser.
Il définit ensuite quelles sont les ressources qui sont attribuées au projet, qui fait quoi et quel est le rôle de chacun, grâce à la matrice de responsabilité RACI. - D comme Diriger.
Lors de la phase d'exécution du projet, il s'assure ensuite que son équipe reste motivée et concentrée sur l'atteinte des objectifs projet. Il fait preuve de leadership, communique régulièrement avec les parties prenantes, et fait le nécessaire pour que le projet soit une réussite. - C comme Contrôler.
Enfin, le chef de projet supervise le projet quotidiennement, et s'assure grâce à ses KPI et son tableau de bord que le projet est sur les rails. Il vérifie le travail effectué et contrôle la qualité des livrables avant de les fournir au client.
En utilisant la méthode PODC pour gérer votre projet, vous pouvez vous assurer que chaque étape est bien planifiée, organisée, dirigée et contrôlée. Vous pouvez ainsi minimiser les risques d'échec et maximiser les chances de succès de votre projet.
Comment utiliser la méthode PODC selon son style de management ?
Cette méthode s'adapte aussi bien aux managers hiérarchiques qu'aux gestionnaires de projet, qui pratiquent le management transversal de l'équipe projet.
On distingue trois modes de management :
- Le management traditionnel.
Il s'agit du management classique Top - Down que l'on a tous rencontré au moins une fois en entreprise, et qui nous vient tout droit du Fordisme. - Le management renouvelé.
Il s'agit des nouvelles formes de management, comme le management 3.0, le management persuasif ou encore le management participatif. - Le management de transition.
Il s'agit de l'étape intermédiaire, permettant de passer d'un management traditionnel à un management renouvelé.
Caractéristiques | Management traditionnel | Transition | Management renouvelé |
|---|---|---|---|
Planification | Conçu par les dirigeants. Vise à orienter les efforts de tous vers la réalisation des objectifs stratégiques de l'organisation. | Processus qui comporte une dimension politique. Chargé de subjectivité et de valeur, pour faire bouger la culture corporative. | Vision consensuelle de l'objectif final. Mobiliser l'adhésion de tous afin de rendre l'organisation proactive et créative. |
Organisation | Système formel organisant le travail des employés par des processus dictés par les dirigeants. Le salarié est perçu comme un outil, une ressource manipulable et devant fournir un rendement maximal. | Le travail est perçu comme une source de motivation pour les employés. Les salariés assument certaines responsabilités qui étaient du ressort de la direction auparavant. | Le travail est une vocation pour les collaborateurs, et une source de création de valeur ajoutée pour le client. On redonne aux employés le contrôle sur leur propre travail : mode projet, mode produit, télétravail, flexibilité, etc... |
Direction | La position hiérarchique est déterminée par la structure formelle de l'organisation (organigramme hiérarchique). Le dirigeant est vu comme un chef qui formule des ordres clairs et sait se faire obéir. | Le style de leadership est propre à chaque dirigeant et dépend du contexte. Le dirigeant est vu comme un leader : l'autorité formelle n'est pas le seul levier dont il peut se servir pour motiver ses collaborateurs. | Le dirigeant accompagne et conseille son équipe. Il est vu comme un coach qui offre un soutien dynamique et personnalisé, afin d'aider ses coéquipiers à identifier eux-mêmes la solution aux problèmes rencontrés. Le dirigeant est un servant leader. |
Contrôle | Le contrôle est un processus formel par lequel le dirigeant évalue la performance de ses subordonnés. Il permet de vérifier que tout se passe conformément aux ordres données. | Le contrôle est un processus comportant une dimension politique,e t est adapté en fonction du contexte. | Le contrôle est un processus critique qui incite les employés à se questionner la pertinence des objectifs et des normes de l'organisation, et à s'auto-évaluer. Il est centré sur le processus de création de valeur ajoutée pour le client, et devient une activité d'apprentissage. |
1 ) Planifier, selon les trois modes de management
Caractéristiques | Management traditionnel | Transition | Management renouvelé |
|---|---|---|---|
Quoi ? (Conception) | Plan d'action formel, détaillé, et peu ouvert aux changements. | La planification tient compte de l'entreprise, de l'environnement, de la mission et des méthodes de travail adoptées. | La planification vise à former une vision consensuelle de l'objectif final du projet ou de l'organisation. |
Pourquoi ? (Finalité) | Orienter les efforts de tous les membres de l'équipe vers la réalisation des objectifs. | S'assurer que les orientations et les moyens utilisés sont cohérents et adaptés aux objectifs et au contexte. | Susciter l'adhésion de tous afin de rendre l'organsiation proactive et créative. |
Qui ? (Responsables) | Les dirigeants selon la hiérarchie Top - Down : - Planification stratégique (dirigeants d'entreprise) - Planification fonctionnelle (Directeurs de service) - Planification opérationnelle (Gestionnaire d'équipe) | Les intervenants et leurs contributions varient selon le contexte. | Tous les membres de l'organisation. |
Comment ? (Processus) | La planification est réalisée du sommet vers la base (Top Down). Le processus est autocratique et directif. La démarche est formelle : analyse formelle, plans détaillés, mise en œuvre, contrôle. | Le processus de planification est formel et vise à être utile, objectif et rationnel. Plusieurs options sont considérées : - Analyse vs Intuition - Formalisation vs Exploration - Standardisation vs Imagination - Plans formels vs Visions | La planification est réalisée de la base vcrs le sommet (Bottom - Up). Le processus est participatif et consultatif. La démarche se fait par essais et erreurs en mobilisant l'intuition, la créativité, l'apprentissage et l'esprit critique de tous. |
2 ) Organiser, selon les trois modes de management
Caractéristiques | Management traditionnel | Transition | Management renouvelé |
|---|---|---|---|
Quoi ? (Conception) | Programme formel d'actions. Conçu par les dirigeants. Vise à orienter les efforts de tous vers la réalisation des objectifs. | Le travail est perçu comme une source de motivation pour les employés. Les salariés assument certaines responsabilités qui étaient du ressort de la direction auparavant. | Le travail est une vocation pour les collaborateurs, et une source de création de valeur ajoutée pour le client. On redonne aux employés le contrôle sur leur propre travail : mode projet, mode produit, télétravail, flexibilité, etc... |
Pourquoi ? (Finalité) | Déterminer la meilleure façon d'organiser le travail des employés et de les former pour maximiser leur productivité. | Intégrer la dimension socio-affective de l'organisation du travail (dynamiques de groupe, relations informelles, etc) pour maximiser le rendement et la productivité de l'organisation. | Favoriser l'innovation, l'expérimentation, l'apprentissage collectif et la flexibilité. Offrir au client un produit / service à haute valeur ajoutée. |
Qui ? (Responsables) | Les dirigeants conçoivent le travail, les employés exécutent. Le travail est divisé de façon verticale. | Remise en cause partielle de la séparation entre la conception du travail et l'exécution. | Le travail est conçu par tous les membres du projet, du processus, de l'équipe ou du département concerné. |
Comment ? (Processus) | Sélection des employés au meilleur diplôme / à celui qui se vend le mieux. Rémunération au rendement. | Tient compte des facteurs d'ambiance et de motivation qui affectent l'efficacité des salariés. Tient compte de la satisfaction socio-affective et émotionnelle. Enrichissement des tâches, et notion de sens au travail. | Nouvelles formes d'organisation du travail : équipes auto-organisées, méthodes agiles, principes d'autonomie et de responsabilisation, flexibilité et partage des responsabilités. |
3 ) Diriger, selon les trois modes de management
Caractéristiques | Management traditionnel | Transition | Management renouvelé |
|---|---|---|---|
Quoi ? (Conception) | La position hiérarchique est déterminée par la structure formelle de l'organisation (organigramme hiérarchique). Le dirigeant est vu comme un chef qui formule des ordres clairs et sait se faire obéir. | Le style de leadership est propre à chaque dirigeant et dépend du contexte. Le dirigeant est vu comme un leader : l'autorité formelle n'est pas le seul levier dont il peut se servir pour motiver ses collaborateurs. | Le dirigeant accompagne et conseille son équipe. Il est vu comme un coach qui offre un soutien dynamique et personnalisé, afin d'aider ses coéquipiers à identifier eux-mêmes la solution aux problèmes rencontrés. Le dirigeant est un servant leader. |
Pourquoi ? (Finalité) | L'exercice de l'autorité permet au dirigeant de transmettre des directives à leurs subordonnés pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise. | L'exercice du leadership permet au dirigeant d'influencer le travail des employés afin de concilier leurs objectifs personnels à ceux de l'organisation. | Le soutien offert par les dirigeants aux collaborateurs favorise le plein développement de leur potentiel et la pleine satisfaction des clients. |
Qui ? (Responsables) | Le pouvoir que détient un dirigeant dépend de sa position dans la hiérarchie. Les employés doivent respecter et obéir à leur supérieur. | Les dirigeants détiennent l'autorité formelle et ont la capacité d'influence sur les salariés. Les rapports entre dirigeant et employés varient selon le contexte. | L'autorité formelle est remplacée par l'autorité de compétences. Les équipes forment une unité de travail. Le dirigeant devient une ressource à disposition de l'équipe, un servant leader, qui doit créer un milieu de travail humain agréable. |
Comment ? (Processus) | La direction s'exerce du sommet vers la base (Top - Down). Le respect de la hiérarchie reflète la répartition de l'autorité formelle. | La direction dépend du contexte : personnalité et valeurs du dirigeant et des collaborateurs, situation et type d'organisation, etc... | La direction formelle fait place à la responsabilisation, l'auto-direction, l'auto-contrôle, le dialogue et l'écoute, le partage, la transparence, la confiance, l'initiative, la créativité, le droit à l'erreur, etc... |
4 ) Contrôler, selon les trois modes de management
Caractéristiques | Management traditionnel | Transition | Management renouvelé |
|---|---|---|---|
Quoi ? (Conception) | Le contrôle est un processus formel par lequel le dirigeant évalue la performance de ses subordonnés. Il permet de vérifier que tout se passe conformément aux ordres données. | Le contrôle est un processus comportant une dimension politique,e t est adapté en fonction du contexte. | Le contrôle est un processus critique qui incite les employés à se questionner la pertinence des objectifs et des normes de l'organisation, et à s'auto-évaluer. Il est centré sur le processus de création de valeur ajoutée pour le client, et devient une activité d'apprentissage. |
Pourquoi ? (Finalité) | Permet aux dirigeants d'identifier les écarts par rapport aux objectifs. Vise à éliminer ces écarts en apportant les correctifs nécessaires. | Le processus et les outils de contrôle sont adaptés aux spécificités du contexte dans lequel évolue le projet ou l'organisation : environnement externe, méthode de travail, aspects qualitatifs non mesurables. | Le contrôle a pour objectif de faciliter la diffusion de l'information. La circulation fluide d'informations permet d'offrir plus rapidement des produits personnalisés qui répondent aux besoins des clients. Le contrôle se fait dans une logique d'innovation. |
Qui ? (Responsables) | Les dirigeants sont responsables du contrôle. Ils surveillent l'activité des subordonnés et s'assurent qu'ils respectent les plans, normes, processus et directives. | Les dirigeants gardent la place centrale du contrôle, pais peuvent l'effectuer à posteriori plutôt qu'à fortiori. Ils exercent toujours une influence importante sur les salariés. | Les collaborateurs sont responsables du processus de contrôle mais aussi de définir les indicateurs et les normes les plus utiles et adaptés. La responsabilité du contrôle s'inscrit dans une logique de transparence et d'auto-contrôle. |
Comment ? (Processus) | Le contrôle s'exerce de manière formelle du sommet vers la base de l'organisation (Top - Down). | Le processus de contrôle est une démarche formelle, rationnelle et objective. On contrôle parce que c'est directement utile. | Le contrôle s'exerce de la base au sommet de l'organisation (Bottom - Up)., selon un mode participatif et consultatif. On fait appel aux principes d'auto-contrôle, d'auto-discipline, d'auto-organisation, d'esprit critique et d'innovation. |
