Certaines idées reçues ont la vie dure, et la gestion de projet n'y fait pas exception. Ces idées préconçues sont largement fausses mais perdurent encore dans les équipes et organisations.
Dans cet article, je vais tordre le coup aux 9 mythes les plus tenaces du moment.
9 mythes du management de projets à éradiquer dès aujourd'hui
La gestion de projets est un domaine très largement répandu, et qui s'applique à de nombreux secteurs : Ressources Humaines, Finance, Recherche & Développement, Informatique, Développement de logiciels, Bâtiment, etc...
La durée des projets peut s'étaler de quelques jours à plusieurs années en fonction de la complexité du projet. Les méthodologies de gestion de projet sont nombreuses et ne cesse d'évoluer au fil du temps.
Aujourd'hui, la majorité des entreprises ont adopté le mode projet, et vous avez probablement déjà travaillé dans une équipe projet ou piloté un projet.
Seulement, certains mythes infondés ont la vie dure et empêche les organisations et les collaborateurs d'être efficient en gestion de projet.
En effet, selon 4PM, la plupart des entreprises voient 70% de leurs projets échouer. Autrement dit, pour 7 projets sur 10, les objectifs ne sont pas atteints dans les échéances fixées ou pour le budget alloué.
C'est énorme ! Et ces idées reçues en sont principalement la cause.
1 ) Plus il y a de membres dans l'équipe, plus on va vite
Il y a une croyance qui circule qui laisse penser que plus il y a de membres dans l'équipe, plus vite le projet sera traité et meilleure sera la qualité.
Et bien laissez-moi vous dire que c'est archi-faux ! C'est même souvent le contraire : plus il y a de membres dans l'équipe, moins on va vite.
Pourquoi ? Pour plusieurs raisons :
- La complexification de la communication.
A chaque fois qu'on ajoute un nouveau membre dans l'équipe, le nombre d'interactions entre les différents membres de l'équipe augmente de manière exponentielle. La communication et la collaboration deviennent de plus en plus difficile à mesure que la taille de l'équipe augmente. - La nécessité de faire monter en compétences les nouveaux arrivants.
A chaque nouvel arrivant, il y a une phase de montée en charge. En effet, il doit prendre en compte le contexte du projet, les tâches qui lui sont affectées, découvrir les autres membres de l'équipe, ... Ajouter une personne à l'équipe en cours de route revient à diminuer temporairement la productivité de l'équipe, le temps que cette personne soit formée et opérationnelle. - Le risque accru de conflits et de tensions.
Plus il y a de personnes, plus il y a de chances d'assister à des conflits et des tensions. Il suffit de voir les guerres internes qui peuvent régner entre services dans une organisation pour s'en convaincre. Il en est de même au sein d'une équipe. Conserver une petite équipe, c'est éviter des tensions inutiles.
Gardez en tête que neuf femmes enceintes ne feront pas un bébé en un mois.
Mais alors, quelle est la taille idéale d'une équipe projet ?
Si l'on en croit Olivier Devillard, auteur du livre "La dynamique des équipes", la taille optimum d'une équipe se situe entre 6 et 9 personnes.On retient généralement le nombre magique 7.
Au-delà , les interactions sont tout simplement trop complexes pour être gérées de manière efficace. Il convient alors de scinder l'équipe en deux, et de coordonner ces deux équipes entre elles.
2 ) Les méthodologies de gestion de projet sont rigides
On voit souvent les méthodologies de gestion de projets comme des cadres rigides qui ne font que complexifier les échanges et produire inutilement des tonnes de documents.
Cette fausse croyance provient d'une méconnaissance des méthodologies de gestion de projets.
Il ne s'agit pas de méthodes à appliquer de manière rigide pas à pas, aveuglément. Il faut au contraire les voir comme des référentiels d'outils et de bonnes pratiques adaptables, en fonction de la complexité du projet et de son contexte, de la taille de l'équipe projet ainsi que de l'organisation.
C'est par exemple le cas de la méthodologie Prince2 qui donne un cadre flexible de management de projets.
C'est au chef de projet de déterminer quelle est la méthodologie la plus adaptée au projet, en tenant compte à la fois de l'équipe, du contexte du projet, de sa complexité, de ses enjeux et objectifs, et de son expérience.
3 ) Il faut recruter les meilleurs experts pour atteindre les objectifs fixés
Alors non, ce n'est pas parce qu'on recrute les meilleurs experts et qu'on les réunit ensemble dans une même équipe qu'on a une équipe de super-héros.
Plutôt contre-intuitif, n'est-ce pas ? Laissez-moi vous expliquer pourquoi.
Les compétences et l'expérience c'est une chose, mais une équipe projet doit travailler ensemble en mode collaboratif pour espérer atteindre les objectifs fixés. Et cette capacité à travailler en équipe et à collaborer est trop souvent oubliée lors de la constitution d'une équipe projet.
En effet, si vos meilleurs experts n'arrivent pas à travailler ensemble, cela va générer conflits, tensions et frustrations et l'équipe n'avancera pas.
4 ) Le chef de projet ne sert à rien
Demandez à des ingénieurs ce qu'ils pensent du métier de chef de projet, ils vous répondront unanimement que le chef de projet ne sert à rien et qu'il passe son temps en réunion ou à remplir des fichiers Excel nébuleux plutôt qu'à véritablement travailler.
Cette idée a la vie dure. Elle provient le plus souvent d'un désir d'autonomie et de liberté des membres de l'équipe, qui s'imaginent qu'ils pourront s'auto-organiser afin de mener le projet à bien dans les temps.
Mais c'est oublier que le chef de projet ne fait pas que mettre à jour un planning et animer des réunions de suivi.
Le chef de projet est un facilitateur qui communique de façon régulière avec l'ensemble des parties prenantes du projet, ce qui inclus : l'équipe projet, la direction, les autres équipes internes, les clients, ...
Il fédère également l'équipe autour d'un objectif commun, s'assure de la cohésion de l'équipe et de la collaboration.
Mais il participe également à la résolution de problématiques complexes et trouve les solutions les plus adaptées pour l'équipe et le projet.
5 ) Les méthodes agiles sont réservées aux projets ayant des objectifs flous ou ambigus
Peu importe la méthodologie choisie, se lancer sans attendre sur un projet flou ou ambigu n'est jamais une bonne idée.
Avant toute chose, il est nécessaire de clarifier quels sont les objectifs et les enjeux du projet. Si on ne sait pas exactement où l'on souhaite aller, il est impossible de réussir l'objectif, tout comme il est impossible de préparer le projet.
Les méthodes agiles ce n'est pas magique. Ce n'est pas parce qu'on adopte l'agilité que soudainement, d'un coup de baguette magique, le flou s'efface et l'ambiguïté s'envole.
L'agilité permet de gérer un projet dans un contexte fortement évolutif. Les besoins peuvent évoluer dans le temps, le client peut demander de nouvelles fonctionnalités à développer dans un logiciel, mais l'objectif du projet quant à lui reste le même.
Que vous utilisiez les méthodes agiles ou les méthodes traditionnelles de gestion de projet, il est indispensable de clarifier quels sont les objectifs et les enjeux du projet.
6 ) L'agilité est plus efficace que les méthodes traditionnelles prédictives
Cette idée reçue est bombardée par les aficionados de l'agilité à tort et à travers.
On met souvent en avant le fait que les méthodes prédictives de gestion de projet sont inefficaces car basées sur des estimations et des hypothèses qui ne vont pas forcément se vérifier sur le terrain.
Cette idée s‘appuie principalement sur le rapport Chaos du Standish Group (Source) qui nous dit entre autre que seul un tiers des projets prédictifs atteignent leurs objectifs et peuvent être considérés comme des réussites.
Mais c'est oublier un peu vite que le même constat est fait pour les projets agiles. En effet, le rapport du cabinet Evans Data (Source) indique lui aussi que seuls un tiers des projets agiles atteignent leurs objectifs.
Comment expliquer cela ?
Le choix de la méthodologie de gestion de projets n'est pas le seul paramètre à influencer la réussite d'un projet.
Il faut également tenir compte de l'équipe projet, des compétences-clés, du choix du chef de projet, de la clarté des objectifs et enjeux, du contexte du projet, de la qualité de la relation entre les parties prenantes du projet (membres de l'équipe projet, chef de projet, client, ...)
Alors l'agilité est-elle meilleure que les méthodes prédictives ? Oui. Et non. Tout dépend du projet.
Pour développer un logiciel, choisir les méthodes agiles est pertinent et permettra effectivement d'améliorer l'efficacité de l'équipe. Mais pour construire un bâtiment de zéro, les méthodes prédictives sont plus adaptées.
7 ) Tout le monde peut être chef de projet
On va tordre le cou à cette idée reçue : non, tout le monde ne peut pas devenir chef de projet du jour au lendemain, sur simple décision.
C'est pourtant ce que font bon nombre d'entreprises, en déléguant la gestion d'un projet à un collaborateur n'ayant pas les connaissances et l'expertise nécessaire pour piloter efficacement et durablement un projet.
Pour être un chef de projet efficace, il est nécessaire de se former aux outils et techniques de gestion et pilotage de projets et développer des qualités et compétences spécifiques pour s'épanouir dans ce job.
Si je vous dis que tout le monde peut être un cuisinier 3 étoiles ou un expert informatique, vous serez tous d'accord pour me dire que ce n'est pas possible. Alors pourquoi persister à croire que la gestion de projets est différente ?
L'application de cette idée reçue en entreprise explique pourquoi les projets subissent de nombreux retards ou sont des échecs. On ne va pas se mentir, le choix du chef de projet conditionne grandement la réussite ou l'échec du projet.
8 ) Il faut être en réunion pour communiquer efficacement
Selon Salary.com, 47% des salariés considèrent les réunions comme la première cause de perte de temps au travail. (Source)
Ne me faites pas dire ce que je n'ai pas dit : les réunions peuvent être utiles. Mais nous sommes trop prompts à en organiser. 3 clics et hop, invitation envoyée. Et encore deux heures de perdue pour l'équipe.
En tant que chef de projet, demandez-vous si la prochaine réunion à organiser est réellement utile. N'y a t-il pas d'autres moyens de communiquer l'information ? Mail, messagerie instantanée, note de synthèse, ce ne sont pas les moyens qui manquent.
Si vous jugez qu'une réunion est indispensable, gardez en tête les bonnes pratiques de l'organisation des réunions :
- Préparer la réunion en amont pour qu'elle soit courte et efficace.
- N'inviter que les personnes nécessaires pour limiter le nombre de participants. Pas besoin d'inviter toute l'équipe projet à un comité de suivi projet ou un comité de pilotage.
- Limiter la durée des réunions à moins de 30 minutes si cela vous est possible.
9 ) Raccourcir les délais permet de gagner en efficacité
Cette fausse croyance est particulièrement tenace.
Non, ce n'est pas parce qu'on raccourcit les échéances du projet que l'équipe projet sera plus efficace. Réduire les délais implique généralement de faire des coupes dans le travail à réaliser, ou de sacrifier la qualité.
Ce n'est jamais une bonne idée.
Les échéances doivent être réalistes et tenir compte aussi bien de la charge de travail à réaliser que du budget et des disponibilités des ressources de l'équipe projet.
L'inverse est valable également : allonger les délais pour être sûr de tenir les échéances et de livrer à temps n'est pas non plus une bonne idée. L'équipe projet aura alors tendance à étaler le travail dans le temps et prendre plus de temps que nécessaire pour réaliser le travail. Au final les échéances seront tenues mais pas le budget alloué au projet, qui sera allègrement dépassé.
Planifier et piloter un projet, finalement c'est tout un art.
En résumé
Si vous souhaitez améliorer votre maîtrise du management de projets, vous devez oublier les 9 fausses croyances les plus répandues :
- Plus il y a de membre dans l'équipe, plus on va vite
- Les méthodologies de gestion de projets sont rigides
- Il faut recruter les meilleurs experts pour atteindre les objectifs fixés
- Le chef de projet ne sert à rien
- Les méthodes agiles sont réservées aux projets ayant des objectifs flous ou ambigus
- L'agilité est plus efficace que les méthodes traditionnelles prédictives
- Tout le monde peut être chef de projet
- Il faut être en réunion pour communiquer efficacement
- Raccourcir les délais permet de gagner en efficacité
Voyez-vous d'autres idées reçues, mythes et fausses croyances répandus en entreprise dont il serait nécessaire de se débarrasser ?
