20 secrets pour une gestion de projet réussie

Gérer des projets ça ne s'invente pas, d'autant plus si vous souhaitez être efficace et avez le goût du travail bien fait.

Dans cet article, je vous livre les 20 secrets pour améliorer son pilotage de projet.

Les 20 secrets d'une bonne gestion de projet

Si vous souhaitez gérer efficacement vos projets sans que cela vous prenne tout votre temps et sans subir de pression monstrueuse, je vous recommande d'appliquer ces 20 conseils :

1. Une communication régulière.
2. Faire preuve d'écoute active.
   
3. Rester flexible.
   
4. Maîtriser la gestion des risques.
   
5. Une planification minutieuse.
   
6. Respecter les délais et le budget.
   
7. Monter une équipe compétente et disponible.
   
8. Superviser régulièrement le projet.
   
9. Collaborer efficacement au sein de l'équipe projet.
   
10. Adopter l'amélioration continue.
    
11. Définir clairement les rôles et responsabilités de chacun.
    
12. Gérer la charge de travail pour éviter les coups de bourre.
    
13. La transparence avec les parties prenantes.
    
14. Savoir prioriser efficacement.
    
15. Chercher à apprendre et faire preuve d'empirisme.
    
16. Impliquer les parties prenantes dès le démarrage.
    
17. Une gestion du temps millimétrée.
    
18. Utiliser les bons outils au bon moment.
    
19. Mettre en place des boucles de feedback.
    
20. Faire preuve d'empathie.
    

1 ) Une communication régulière

La communication est l'un des éléments les plus importants (et l'un des moins maîtrisés) en gestion de projet. C'est même un facteur clé de réussite de votre projet.

Afin de collaborer efficacement, les membres de votre équipe projet doivent être informés régulièrement de l'avancement du projet, de sa planification, et des rôles et responsabilités de chacun.

Mais ce n'est pas tout. Les informer sans attendre des modifications du périmètre de projet ou des difficultés techniques et opérationnelles rencontrées est aussi indispensable. 

De la même manière, les différentes parties prenantes du projet doit être tenues informés de la progression du projet, de manière transparente. Cacher des choses sous le tapis est rarement productif. ça finit toujours par se savoir !

Cela se fait via les différents comités de pilotage du projet, et les rapports d'avancement que le chef de projet génère à intervalles réguliers.

2 ) Faire preuve d'écoute active

Si vous souhaitez être crédible et efficace dans ce métier, pas le choix : vous devez faire preuve d'écoute active. 

Cela vous permettra de nouer des liens avec votre équipe, de mieux comprendre ce sur quoi les membres de l'équipe travaillent, leurs préoccupations et leurs idées. Prendre en compte leurs commentaires et avis vous permet d'améliorer grandement le planning, la gestion des risques et le plan de projet.

Au démarrage du projet, vous devez également prêter l'oreille à ce que peuvent vous dire les différentes parties prenantes. Cela vous permet d'identifier leurs besoins, attentes, exigences et contraintes, afin de les prendre en compte dans la préparation du projet.

Les interviews et ateliers thématiques que vous mènerez vont vous permettre de produire une charte de projet, et de valider la phase d'initialisation et de cadrage du projet.

3 ) Rester flexible

Vous avez beau essayer de tout prévoir, tout planifier, tout anticiper, il y a toujours un imprévu qui se glisse dans la vie du projet. C'est comme ça, c'est la vie. 

Mais plutôt que de le subir, soyez flexible, faites preuve d'agilité. Traitez cet aléa comme une opportunité et adaptez-vous à cette nouvelle situation. 

Vous trouverez une nouvelle manière de faire les choses et d'atteindre vos objectifs projet, quitte à retravailler le plan de management du projet, le planning ou le périmètre.

4 ) Maîtriser la gestion des risques

La gestion des risques revient à anticiper les difficultés que vous pourriez rencontrer et de tout faire pour éviter qu'elles se produisent.

Cette activité se découpe en 3 temps :

1. Identifier les risques.
   Il s'agit d'identifier tout ce qui pourrait mal se passer sur votre projet, et de lister l'ensemble de ces éléments dans le registre des risques.
   
2. Catégoriser les risques.
   Chacun de ces risques est ensuite catégorisé. On estime alors sa probabilité de survenance, ainsi que son impact s'il devait se produire.
   
3. Traiter les risques.
   Enfin, des plans d'action sont mis en place pour éviter que ces risques ne se produisent, en commençant par les risques les plus impactants et qui ont le plus de chances de survenir.
   

5 ) Une planification minutieuse

Pour garder votre projet sur les rails, une planification de projet rigoureuse est essentielle.

Concrètement, celle-ci s'effectue en plusieurs étapes :

1. Structurer le projet en plusieurs petits bouts.
   Afin d'en faciliter la gestion et la planification, un projet est découpé en plusieurs phases, activités et tâches grâce à la technique WBS.
   
2. Positionner des jalons.
   Des jalons (ou étapes clés) clairement définis aident l'équipe projet à rester sur la bonne voie, à savoir où elle en est et ce qui lui reste à faire. Un peu comme des étapes au tour de France.
   
3. Estimer la durée de réalisation de chaque tâche.
   Afin de les cadencer dans le temps, chaque tâche doit avoir une date de début et de fin, et une durée clairement définies.
   
4. Définir les dépendances entre tâches.
   Certaines tâches ne peuvent pas démarrer tant que d'autres ne sont pas terminées. C'est ce qu'on appelle une dépendance. Il est crucial de les identifier, car celles-ci influent sur le calendrier projet.
   
5. Affecter les tâches à des collaborateurs.
   Chaque tâche doit avoir un responsable, en charge de sa réalisation. Cette personne peut faire appel à plusieurs contributeurs pour l'assister, mais elle garde cependant la maîtrise de cette tâche. Aidez-vous d'une matrice RACI pour visualiser les responsabilités de chaque acteur projet.
   
6. Réaliser le planning détaillé.
   Il est maintenant temps de créer votre planning détaillé ou diagramme de Gantt, en tenant compte des dates de début et de fin de chaque activité, des dépendances entre tâches, ainsi que des disponibilités des ressources. La méthode de la chaîne critique peut également vous aider pour cela.
   

6 ) Respecter les délais et le budget

Réussir un projet, c'est avant tout faire le travail demandé dans les délais impartis et avec le budget alloué au projet. Le chef de projet doit donc faire en sorte de respecter les échéances projet, ainsi que son budget. 

Afin d'éviter tout dérapage, je vous recommande de mettre en place un tableau de bord, qui vous permettra de surveiller les coûts et la progression du projet au jour le jour, et de prendre les mesures correctives nécessaires sans attendre.

7 ) Monter une équipe compétente et disponible

Pour livrer un travail de qualité, il faut des personnes compétentes. Je ne vous apprend rien.

Mais ces collaborateurs doivent aussi être suffisamment disponibles pour réaliser à 100% le travail, sans le bâcler.

En tant que chef de projet, vous devez donc vous assurer que les membres de l'équipe possèdent bien les compétences et qualités requises pour faire les tâches qui leur ont été affectées.

Au besoin, vous pouvez demander des formations, ou décider de renforcer la compétence en faisant appel à un profil plus expérimenté, si vous jugez que l'activité concernée est trop critique ou trop risquée.

8 ) Superviser régulièrement le projet

"Une fois le projet planifié, on peut passer au suivant. Chacun sait ce qu'il a à faire."

Erreur !

Il peut se passer mille et une choses sur votre projet qui peuvent remettre en cause le planning ou le plan d'action prévu.

Vous devez donc évaluer et superviser régulièrement vos projets, afin de vous assurer de leur taux de progression, de la consommation de charges et du budget.

Cela vous permet non seulement de tenir informés les parties prenantes grâce à des rapports d'avancement, mais également de réagir rapidement face à des dérives constatées.

9 ) Collaborer efficacement au sein de l'équipe projet

Un projet réussi, c'est avant un travail collectif, mené par l'ensemble de l'équipe dans le but d'atteindre des objectifs communs. 

Vous pouvez réunir les meilleurs experts du domaine, si ils n'arrivent pas à s'entendre ni à travailler ensemble, je peux vous garantir que vous n'aurez aucune chance d'aller au bout du projet.

il est donc indispensable d'assurer une collaboration efficace entre tous les membres de l'équipe projet. Vous pouvez pour cela encourager le partage des connaissances, des idées et des compétences.

Je vous recommande également de créer un espace de travail partagé, dans lequel tous les documents projet seront accessibles. Cela permet de créer de la transparence et de la confiance dans l'équipe, deux conditions indispensables à la collaboration.

Sollicitez également l'avis de vos collaborateurs régulièrement, et notamment lors de la phase de préparation du projet. Vous montrerez ainsi l'exemple en matière de collaboration.

10 ) Adopter l'amélioration continue

L'amélioration continue, c'est ce qui fait que l'on cherche à apprendre et progresser tous les jours, et de projet en projet. 

Ce n'est pas pour rien d'ailleurs qu'on retrouve ce concept dans toutes les méthodologies de gestion de projet dignes de ce nom. Il s'agit du terreau nécessaire pour atteindre l'excellence opérationnelle.

Concrètement, l'amélioration continue se déploie autour de 2 axes :

1. Tirer des leçons des expériences passées.
   Les précédents projets ont donné lieu à des bilans projet et des retours d'expérience. Consultez-les, afin de tirer des leçons pour votre projet actuel et d'éviter de reproduire les erreurs du passé.
   
2. Identifier des axes de progrès pour les expériences futures.
   Demandez-vous régulièrement dans votre projet s'il y a moyen de faire mieux quelque chose. Cherchez toujours à développer et parfaire vos compétences et connaissances en gestion de projet, et à être plus performant.
   

11 ) Définir clairement les rôles et responsabilités de chacun

Pour être efficace et atteindre vos objectifs, assurez-vous que chaque membre de l'équipe sait exactement ce qu'on attend de lui, quelles sont ses responsabilités, ses limites et ses objectifs. 

Faites en sorte que les rôles et responsabilités des uns et des autres soient connus de tous. Insistez également sur qui sera impacté si untel prend du retard sur son travail, ce qui facilitera la communication entre les membres de l'équipe.

Les responsabilités et rôles de chaque acteur projet doivent ainsi être parfaitement définis. Pour vous aider, vous pouvez vous appuyer sur une matrice RACI ou l'une de ses nombreuses alternatives.

12 ) Gérer la charge de travail pour éviter les surcharges

Assurez-vous que chaque membre de l'équipe a une charge de travail équitable et réalisable, et que cette charge est réaliste par rapport au travail à mener et aux disponibilités de cette personne.

Optimisez également votre planning projet afin d'éviter la surcharge de travail ainsi que le sous-emploi. En effet, la dernière chose que vous souhaitez est d'avoir un membre de l'équipe qui se tourne les pouces pendant qu'un autre est en train de creuser sa tombe direction burnout.

Les techniques de lissage et de nivellement de planning peuvent vous être utiles.

13 ) Être transparent avec les parties prenantes

Un chef de projet se doit d'être transparent avec les parties prenantes clés du projet, afin de créer la cohésion et de leur donner confiance dans sa capacité à mener le projet à bien.

Concrètement, soyez transparent sur la progression du projet, le travail réalisé et celui en cours, les risques identifiés, les difficultés rencontrées en cours de route, ainsi que les décisions prises.

Faites en sorte que chaque acteur projet comprenne les enjeux du projet, ainsi que les principales avancées. Profitez-en pour donner une estimation de fin de projet, en terme de délais et de budget.

Je vous conseille pour cela de mettre en place un espace documentaire partagé et d'y inviter les différentes parties prenantes, afin que tout le monde puisse avoir le même niveau d'information.

14 ) Savoir prioriser efficacement

Un bon chef de projet s'assure que les tâches les plus importantes et les plus urgentes sont traitées en priorité, afin d'apporter le plus de valeur et de garantir l'avancement du projet.

Également, il y a des situations qui nécessitent des arbitrages et des priorisations, notamment lorsque des ressources sont partagées entre plusieurs projets, ou qu'un chef de projet est amené à piloter plusieurs projets en parallèle.

Savoir prioriser efficacement dans ces cas-là vous permettra d'être efficace, et de maximiser la valeur que vous apportez à l'entreprise.

15 ) Chercher à apprendre et faire preuve d'empirisme

D'après le dictionnaire Larousse, l'empirisme est l'art de se reposer exclusivement sur l'expérience, les données et les faits, en excluant les systèmes a priori. 

Et ça tombe bien car c'est précisément ce que l'on fait en gestion de projet.

Au fur et à mesure d'un projet, on a pu valider les hypothèses que l'on avait, on recueille des données et du feedback. Tout ça nous permet d'adapter le planning et le plan d'action en conséquence et de gagner en efficacité.

16 ) Impliquer les parties prenantes dès le début du projet

La réussite d'un projet tient dans l'implication et l’engagement des parties prenantes. Si les utilisateurs finaux ou le client sont aux abonnés absents, il y a de grandes chances que le projet parte en vrille.

Je vous recommande donc d'engager et d'impliquer dès que possible les parties prenantes dans le projet. Cela passe notamment par des interviews pour mieux définir attentes et besoins, et par des ateliers de travail thématiques.

17 ) Une gestion du temps millimétrée

La gestion du temps s'applique aussi bien au chef de projet qu'à son équipe. Tout doit être millimétrée, suivi et mesuré, afin de s'assurer que chaque tâche est réalisée dans les délais impartis, et que le projet est livré à temps.

18 ) Utiliser les bons outils au bon moment

Excel, c'est bien, c'est facile à utiliser (quoi que... c'est relatif hein), mais ce n'est pas forcément l'outil le plus adapté pour gérer un projet.

Faire une bonne gestion de projet, c'est avant tout utiliser le bon outil ou la bonne technologie au bon moment.

Utilisez des logiciels et applications pour faciliter la communication et la collaboration au sein de l'équipe, améliorer le suivi des tâches, et générer des tableaux de bord d'avancement projet.

Je vous recommande d'adopter pour cela des outils spécialisés tels que :

• Yookkan.
  
• ClickUp.
  
• Monday.
  
• Teamgantt.

19 ) Mettre en place des boucles de feedback

Instaurez une culture du feedback constructif au sein de l'équipe, et mettez en place des boucles de rétroaction constructives. 

Vous ne le savez peut-être pas, mais les feedbacks donnent à ceux qui les reçoivent des retours constructifs, ce qui les aide à mieux comprendre les besoins du projet, mieux comprendre vos attentes et à s'améliorer.

Ne lésinez pas sur les feedbacks avec votre équipe projet, et encouragez-les également à vous en faire, qu'ils soient positifs ou négatifs. Tant qu'ils sont constructifs, on les accepte.

Et oui, le feedback, c'est dans les deux sens !

20 ) Faire preuve d'empathie

L'empathie permet de se mettre à place de ses interlocuteurs. C'est un atout pour mieux comprendre les besoins et attentes de chacun des collaborateurs de l'équipe projet. ça permet également de créer du lien, et de les aider au moment le plus opportun.

Mais cela permet aussi de se mettre dans les bottes des parties prenantes, et de mieux comprendre quelles sont leurs attentes et besoins.

Quels livres pour s'améliorer en gestion de projet ?

Si vous souhaitez approfondir ces bonnes pratiques et aller un cran plus loin, je vous recommande chaudement la lecture d'un des 13 livres listés dans cet article. 

Tous ces livres vont vous permettre d'approfondir vos connaissances et vos compétences en matière de pilotage de projet.