15 conseils importants pour devenir un meilleur chef de projet

Thibault Baheux

23 décembre 2022 - minutes de lecture

Un chef de projet, c'est quelqu'un qui se voit confier la charge et la réalisation d'un projet. 

Un bon chef de projet, c'est quelqu'un qui cherche constamment à s'améliorer, à être plus efficace, et à délivrer un travail de haute qualité.

Il ne suffit pas d'avoir développé les bonnes qualités et compétences pour être un chef de projet efficace et réussir tous ses projets.

Dans cet article, je vous donne 15 conseils à appliquer dès maintenant pour devenir un meilleur chef de projet. C'est cadeau !

15 astuces pour être un chef de projet performant

Voici 15 conseils à appliquer dès maintenant afin de devenir un meilleur chef de projet et d'être plus efficace dans vos missions au quotidien :

  1. Déléguer efficacement, et s'appuyer sur ses collaborateurs.
  2. Utiliser les bons outils et méthodologies de gestion de projet.
  3. Communiquer, communiquer, communiquer.
  4. Anticiper les risques, difficultés et imprévus.
  5. Se former continuellement au management de projet.
  6. Pratiquer l'amélioration continue quotidiennement.
  7. Poser des questions, beaucoup de questions.
  8. Ne plus faire de planning optimiste et irréaliste.
  9. Identifier les parties prenantes du projet et leurs intérêts.
  10. Se construire un tableau de bord efficace.
  11. Toujours respecter ses engagements.
  12. Créer un climat de confiance et d'autonomie dans l'équipe projet.
  13. Développer son sens de la médiation et de la négociation.
  14. Se mettre à la place des autres.
  15. Savoir arrêter un projet au bon moment.

1 ) Déléguer efficacement

Vous avez dû remarquer sur vos derniers projets que vous avez une tendance naturelle à prendre des tâches à votre compte. Et vous vous retrouvez vite surchargé de travail, à devoir faire des journées à rallonge pour tenir le planning.

Apprenez à déléguer à votre équipe projet. Certaines tâches n'ont aucune valeur ajoutée à être effectuée par un chef de projet.

Je vous donne un exemple.

Les différents experts techniques vous envoient chacun sa liste de prérequis pour pouvoir déployer l'infrastructure requise dans le projet. Vous compilez les informations, les remettez en forme, vous essayez d'identifier pour chaque prérequis les impacts si ceux-ci ne sont pas respectés, vous déterminez une date au plus tard à laquelle ces prérequis devront être respectés, ...

Mais est-ce vraiment à vous de le faire ? Pourquoi ne pas préparer un tableau de suivi des prérequis avec les colonnes importantes, et laisser les experts techniques le remplir à tour de rôle ?

Déléguer, c'est compliqué, je sais. La peur que les choses soient mal faites, ou pas faites dans les temps, le fait de devoir faire confiance, tout ça n'est pas naturel.

Pour vous aider, j'ai rédigé un livre sur l'art de déléguer : Délégation Efficace. Il vous aidera à faire sauter vos blocages et vous donnera plusieurs conseils et astuces afin de déléguer efficacement des tâches à votre équipe projet.

Délégation Efficace - Activez le pouvoir du collectif

2 ) Utiliser les outils et méthodologies adaptés à la situation

Il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projet, classées en deux grandes catégories :

  • Les méthodologies prédictives, ou traditionnelles.
    Il s'agit des plus connues et utilisées. Le principe est simple : un projet est séquentiel, se déroule en phases successives, qui s'enchaînent et ne peuvent être réalisées en même temps.
  • Les méthodologies agiles, ou itératives.
    Le projet est organisé en cycles de développement courts, afin de livrer des incréments d'un produit.

Il existe également de nombreuses techniques, pratiques et outils pouvant servir dans le management de projet, chacun ayant son utilité.

Lorsque vous pilotez votre projet, vous devez choisir les techniques et outils les plus adaptés à la conduite du projet.

Par exemple :

  • Je souhaite construire une maison, avec des étapes bien identifiées, et en commençant par les fondations. Je choisis alors une méthodologie de gestion de projet en cascade, et j'utilise au quotidien un diagramme de gantt, un planning détaillé ainsi qu'un tableau de suivi des tâches.
  • Je souhaite développer un nouvel outil informatique. Le développement étant évolutif en fonction du retour des utilisateurs sur chaque brique livrée, une méthode agile telle que Scrum est plus adaptée.
  • Je pilote un projet de 2 mois relativement simple, avec des acteurs ayant une expérience minime en gestion de projet. Je préfère le tableau de suivi des tâches, couplé à un macro-planning ou un diagramme de Gantt simplifié. J'évite l'utilisation d'outils complexes qui pourrait faire peur.

3 ) Communiquer tout le temps, à tout moment

La communication, c'est la compétence principale du chef de projet, et c'est également le facteur-clé de réussite d'un projet le plus important.

Bien communiquer est un art. Il faut savoir dire les choses avec tact, de manière concise et sans ambiguïté, pour bien se faire comprendre. Le choix des mots est important. Tout comme le choix des tournures de phrase.

A l'oral, vous devez être sûr de vous faire comprendre et d'avoir été clair pour tous. Vous devez également vous assurer de n'offenser personne, notamment lorsque le contexte est compliqué ou que vous êtes en situation de crise.

A l'écrit, vous rédigez de nombreux compte-rendus, mails, et autres messages. Même constat : vous devez être clair et concis.

Aujourd’hui, je pense que je m'en sors plutôt bien dans ce domaine. Mais ce n'était pas gagné d'avance. Je suis parti du geek un peu autiste sur les bords, réservé et ayant du mal à communiquer avec les autres pour arriver à un poste de chef de projet.

Ce qui s'est passé ? J'ai beaucoup lu, sur la psychologie humaine, les différents types de personnalité et la manière de bien communiquer avec l'un ou l'autre. Mais je me suis également formé à la rhétorique. Et j'ai expérimenté et pratiqué, au fil de mes projets.

Voici 5 ressources qui peuvent vous aider à vous améliorer en communication :

12 leçons de rhétorique pour prendre le pouvoir

Pourquoi on ne se comprend pas ? Mieux communiquer avec la méthode des 4 couleurs

Les mots sont comme des fenêtres

Communication assertive

Neuro-communication

4 ) Anticiper les risques, difficultés et imprévus

Si vous souhaitez vraiment devenir un chef de projet efficace et arrêter de réagir en mode urgence et d'enchaîner les situations de crise, ce point est pour vous !

La clé d'un bon pilotage de projet, c'est la préparation et l'anticipation. Avant de vous lancer tête baissée dans la réalisation des tâches techniques, prenez du temps pour réfléchir à votre projet, et posez-vous les questions suivantes :

  • Le plan projet imaginé est-il le plus adapté et le plus efficace ?
  • Comporte t-il des risques ? Si oui, quels sont-ils, quels sont les impacts s'ils survenaient et comment faire pour éviter qu'ils se produisent ?
  • Y a t-il des points d'attention sur votre projet ?
  • Avez-vous identifié de possibles difficultés techniques et organisationnelles qui pourraient arriver en cours de projet ?
  • Quels sont les plans B à Z, permettant de répondre aux risques et difficultés identifiés ?

La gestion des risques est souvent bâclée, ou est faite en début de projet, puis oubliée. C'est un tord.

Les risques doivent être revus, suivis et pilotés tout au long du projet.

C'est le seul moyen d'anticiper et de prévoir les imprévus. Et croyez-moi, faire une bonne gestion de risques, c'est bon pour votre niveau de stress et vos rides. 😉

5 ) Se former régulièrement à la gestion de projet

Tout comme les experts techniques doivent se former régulièrement dans leur domaine, le chef de projet doit se former à la gestion de projet de manière régulière. Même s'il s'agit d'un chef de projet expérimenté.

Cela vous permet de mettre en perspective vos pratiques actuelles, de découvrir de nouveaux outils parfois plus adaptés, ou d'approfondir un point qui vous fait défaut en ce moment.

Vous avez de nombreuses manières de le faire :

  • Lecture de livres.
    Je vous recommande d'ailleurs mon top livre sur la gestion de projet ainsi que celui sur les méthodes agiles.
  • Formations en ligne.
    Personnellement, je vais chercher des cours spécifiques d'experts anglophones sur des plateformes comme Udemy, ou Coursera.
  • Formations physique.
    Plus galère à trouver, en fonction de là où vous habitez. Les sujets sont également moins variés.
  • Vidéos Youtube.
    Vous trouverez des cours complet de plusieurs heures, ainsi que des vidéos thématiques, comme la chaîne Scrum Life sur l'agilité et la méthode Scrum.
  • etc...

Un conseil : n'attendez pas que votre employeur fasse le premier pas. Formez-vous vous-même, prenez sur votre temps libre pour améliorer vos compétences en pilotage de risque ou pour aller chercher une certification de gestion de projet.

Cela vous permettra d'augmenter votre employabilité, de prétendre à une augmentation de salaire, et également d'être plus efficace au quotidien.

6 ) Développer une culture d'amélioration continue

L'amélioration continue est au cœur de n'importe quelle méthodologie de gestion de projet.

Le principe est simple : un processus d'amélioration continue permet de capitaliser à la fin de chaque projet sur les expériences passées, bonnes ou mauvaises, et d'identifier des axes de progrès pour les projets suivants.

Cela peut prendre de nombreuses formes :

  • Réalisation d'un bilan projet.
    Lors de la phase de clôture du projet, le chef de projet rédige un bilan projet, détaille ce qui s'est passé en cours de projet, explique les écarts au périmètre projet, et identifie les axes de progrès.
  • Mise en place d'une réunion de retour d'expérience projet.
    Cette réunion de retour d'expérience (on dit aussi REX ou RETEX) permet de partager avec d'autres personnes les enseignements d'un projet ainsi que les axes d'amélioration identifiés. Elle se clôture sur la mise en place d'un plan d'action d'amélioration continue.
  • Conduite de rétrospective.
    La rétrospective est l'équivalent du bilan projet et du RETEX projet dans les méthodes agiles, au niveau d'un sprint. L'équipe se réunit à la fin de chaque sprint pour évaluer ses pratiques et s'améliorer.
  • Partage de bonnes pratiques.
    Un axe de progrès peut très bien être de renforcer de bonnes pratiques ou de les essaimer au sein de l'organisation. Prêcher la bonne parole auprès des autres équipes, c'est aussi ça l'amélioration continue.

Même si votre organisation est réticente à la mise en place d'un processus d'amélioration continue, n'attendez pas leur feu vert pour le faire.

Mettez-le au moins en place à votre niveau, concernant vos pratiques de pilotage de vos projets. Si possible, déployez-le à l'échelle de votre projet.

Vous verrez que la meilleure manière de convaincre les autres est d'agir et de montrer des résultats. Soyez ainsi l'acteur du changement dans votre entreprise.

7 ) Poser autant de questions que possible

Pour être un bon chef de projet, il faut être curieux et poser de nombreuses questions, à l'ensemble des acteurs projet.

Poser des questions aide à mieux comprendre quels sont les besoins du client, quelles sont les attentes des parties prenantes, ce que vont réaliser techniquement les experts, ...

Plus vous en saurez sur le projet et son contexte, meilleur vous serez dans la conduite de ce projet.

  • Poser des questions au client.
    Pour comprendre quels sont ses besoins et attentes, et quelles sont les contraintes devant être prises en compte dans le pilotage du projet.
  • Poser des questions au sponsor projet.
    Pour comprendre ce que le sponsor du projet attend en terme de bénéfices, quel rôle il va jouer et comment il voit les choses se dérouler.
  • Poser des questions aux parties prenantes.
    Pour comprendre quels sont leurs intérêts dans ce projet, leurs attentes, ainsi que leurs craintes. Cela vous aidera notamment dans la nécessaire conduite du changement.
  • Poser des questions aux experts techniques.
    Pour mieux comprendre ce qu'ils doivent réaliser, quelles sont les difficultés techniques rencontrées ainsi que pour mieux comprendre leur langage.

8 ) Faire des plannings réalistes

On a tous tendance à être trop optimiste dans nos plannings. Le résultat ?

Les plannings ne sont pas respectés et glissent dans le temps, les clients sont mécontents, et les équipes se démotivent.

Pour éviter cela, je vous invite à utiliser l'une des deux méthodes d'estimation suivante :

  • La méthode des 3 points.
    Elle consiste à estimer trois points sur vos tâches projet : la durée optimiste, la durée pessimiste, et la durée réaliste. La moyenne des trois nous donne la durée probable de réalisation, à inscrire dans notre planning.
  • La méthode PERT.
    Il s'agit du même principe que la méthode des 3 points, sauf que l'on va ajouter des pondérations et donner plus d'importance à la durée pessimiste, pour anticiper les imprévus. La moyenne sera alors plus grande que celle de la méthode des 3 points, la tâche aura alors une durée légèrement plus longue dans le planning.

Celles-ci vous permettent de déterminer des dates au plus tôt, au plus tard et probables pour toutes vos tâches, ce qui devrait vous permettre d'avoir des plannings plus réalistes, et de passer moins de temps dans la mise à jour de ceux-ci.

Je vous conseille également d'intégrer quelques zones tampon dans vos plannings, afin d'absorber les éventuels retards sur des tâches importantes, sans remettre en cause le reste du planning.

Pour aller + loin : Découvrez dans cet article les méthodes d'estimation les plus courantes pour estimer correctement vos tâches projet.

9 ) Identifier les parties prenantes

Sans parties prenantes, un projet ne peut pas exister. C'est un terme qui regroupe toutes les personnes et organisation impactés de près ou de loin par le projet.

L'une de vos tâches est d'identifier qui sont les parties prenantes impliquées dans votre projet, mais surtout de comprendre :

  • Jusqu'où s'impliquent-elles ?
  • Comment sont-elles impactées par le projet ?
  • Quels sont les intérêts de chaque parties prenantes ?

En utilisant une matrice de type pouvoir-intérêt, vous pouvez identifier quelles sont les parties prenantes clé du projet, et qui aurait intérêt à faire capoter le projet.

Cette information est utile pour mieux communiquer, remonter les informations attendues par chacune des parties prenantes, et trouver qui mettre dans votre poche, sur qui vous appuyer, et de qui vous méfier.

10 ) Se construire un tableau de bord efficace

On ne peut pas piloter un projet en gardant le nez sans son planning détaillé, sa liste de tâches ou son diagramme de Gantt. Vous perdez la vision d'ensemble en agissant ainsi vous pilotez "à vue" le projet et vous avez probablement la tête dans le guidon.

Ces outils sont utiles pour suivre l'avancée des tâches opérationnelles, mais vous devez avoir un tableau de bord projet, vous permettant d'un coup d’œil de savoir où en est votre projet.

La construction d'un tableau de bord est libre, et les indicateurs y figurant dépendent de chaque projet. Toutefois, j'aime avoir les indicateurs suivants à portée de main :

  • Taux d'avancement du projet.
  • Avance ou retard dans le planning + Projection de la date de fin du projet.
  • Charges initiales estimées + Charges consommées + Prévision des charges totales à la fin du projet.
  • Budget initial estimé + Budget consommé + Budget prévisionnel à la fin du projet.
  • Nombre de risques avérés.
  • Moral et motivation de l'équipe projet.

Vous êtes bien sûr libre d'ajouter tous les indicateurs que vous souhaitez, et d'utiliser l'outil et la mise en page qui vous sied le mieux.

Voici toutefois quelques ressources pour vous aider dans la construction d'un tableau de bord projet :

L'essentiel du tableau de bord

11 ) Toujours respecter ses engagements

Face à une situation tendue, un client insistant ou en comité de pilotage, on a tôt fait de s'engager sur quelque chose, parfois même sans s'en rendre compte.

"Oui, pas de souci, je vous fournis la documentation d'architecture technique ce soir sans faute."

Le lendemain matin, rien. Le client n'a rien reçu, vous avez oublié de lui envoyer le document, ou celui-ci n'est pas finalisé.

Dommage, vous n'avez pas tenu votre engagement. Votre crédibilité en prend un coup et le niveau de confiance du client vous concernant diminue.

Pour éviter ce genre de désagrément, prêtez attention à ce que vous dites, et faites attention sur ce sur quoi vous vous engagez.

Ne vous engagez que sur quelque chose que vous êtes sûr de tenir, et tenez absolument tous les engagements pris.

Ainsi, lorsque vous prendrez un engagement, votre client et votre direction auront totalement confiance en vous, ils seront rassurés, et vous serez serein et vous éviterez tout un tas de relances inutiles.

12 ) Créer un climat de confiance et d'autonomie

Gérer un projet, ce n'est pas que faire un planning ou dire aux autres quoi faire. Cela implique également de gérer une équipe projet au quotidien. 

Ainsi, le chef de projet agit au même titre qu'un responsable d'équipe, le pouvoir hiérarchique en moins. Il est ce qu'on appelle un manager transversal.

Il ne suffit pas de réunir les meilleurs experts pour que le projet soit une réussite. Il faut réussir à les faire travailler ensemble, à les motiver au quotidien et à les faire croire en leur réussite.

Pour cela, il est nécessaire de créer un climat de confiance et d'autonomie au sein de l'équipe projet.

Voici quelques conseils rapides pour y arriver :

  • Incluez-vous dans l'équipe.
    Il n'y a pas d'un côté et de l'autre le chef de projet.
  • Écoutez ce qu'ils ont à vous dire, sans juger.
    Parfois, les membres de l'équipe vont vous remonter des problématiques, des craintes ou des risques. La forme n 'est pas forcément là dans leur manière de communiquer, mais ça n'enlève rien à l'importance de ce qu'ils vous disent.
  • Tenez compte des ressentis.
    Si c'est ressenti, c'est que c'est vrai, au moins pour eux. Tenez compte des ressentis et émotions de l'équipe dans votre management au quotidien.
  • Ne cherchez pas de coupable.
    Vous rencontrerez plus d'une difficulté sur vos projets. Ne cherchez pas de qui c'est la faute, cherchez plutôt ensemble une solution à la problématique.
  • Lâchez-leur la bride.
    Ne soyez pas sur le dos de votre équipe constamment pour savoir où ils en sont et s'ils tiennent le planning. Laissez-les plutôt vous remonter les infos au moment qui est le plus approprié pour eux. En bref, laissez-les travailler.

Pour aller plus loin, je vous conseille la lecture de ce livre.

Management 3.0 - Leading agile developers, developing agile leaders

13 ) Développer son sens de la médiation et la négociation

Tôt ou tard, vous serez amené à faire face à une situation de crise ou un conflit avec un client.

Dans ces moments-là, il ne faut surtout pas vous énerver ou hausser la voix, sinon votre interlocuteur se braquera et ne vous écoutera plus.

Préférez agir en tant que médiateur pour calmer le jeu, écouter ce que la partie adverse a à vous dire, puis exposez-lui les faits de manière calme et raisonnée. C'est le meilleur moyen de rouvrir le dialogue qui a u être rompu, et d'éviter que les choses s'enveniment.

Parfois, vous serez aussi amené à négocier, qu'il s'agisse de négocier des ressources, des budgets, des délais, ou des changements au périmètre du projet. Connaître les techniques de négociation de base peut véritablement vous aider à être un meilleur chef de projet.

Voici quelques ressources qui vous aideront à développer vos compétences de médiation et de négociation :

ne coupez jamais la poire en deux

Négociation complexe

Vaincre les objections des clients

14 ) Se mettre à la place de ses interlocuteurs

Se mettre à place de ses interlocuteurs est primordial pour bien comprendre votre client, les utilisateurs métiers, les experts techniques et de manière générale toutes les parties prenantes d'un projet.

Vous pouvez ainsi anticiper certaines réactions et prévoir les arguments qui vont bien pour votre prochain comité de pilotage.

Mais surtout, cela vous permet d'adopter la vision du client, et de comprendre qu'un aspect anodin de votre projet (pour vous) peut en fait être bien plus important que prévu et avoir des conséquences dramatiques (pour le client).

Prendre la place de l'autre permet de fluidifier aussi la communication entre vous, et de manière générale le client se sentira compris et en confiance avec vous à la tête du projet.

15 ) Savoir arrêter un projet au bon moment

Parfois, un projet ne peut pas aller au bout et doit être arrêté en avance de phase pour sauver les meubles.

Annuler un projet est une chose compliquée à réaliser. C'est assez traumatisant pour l'équipe projet et le chef de projet. C'est un aveu d'échec.

Pourtant, c'est parfois bénéfique, notamment dans les situations suivantes :

  • Le projet coûte trop cher ou ne sera jamais rentable.
  • Le marché ou les besoins ont évolué et le projet n'a pus de raison d'être.
  • Le projet est bloqué ou à l'arrêt.
  • Le projet est devenu hors de contrôle.
  • Les parties prenantes sont aux abonnés absentes.

Vous devez donc vous apprendre à identifier les signaux avant-coureur d'un projet qui part en vrille, et rester vigilant au quotidien.

Si vous faites face à une situation conflictuelle et que vous pensez que l'annulation d'un projet est la meilleure solution, n'attendez pas d'épuiser vos cartouches et remontez-le à votre direction ainsi qu'au comité de pilotage du projet.

Pour aller + loin : Dans cet article, je vous explique en détail quand savoir quand annuler un projet, et surtout comment le faire de la bonne manière.

Les erreurs courantes à éviter en gestion de projet

Enfin, pour être un bon chef de projet, vous devez également apprendre à identifier et éviter les erreurs les plus courantes en gestion de projet. 

Voici les 5 erreurs que vous devez absolument éviter de reproduire :

  1. Considérer les estimations comme des prédictions.
    Les estimations de durée sont ce qu'elles sont : des estimations. Cela peut vous aider dans votre prise de décision ou dans la réalisation de votre planning, mais il ne s'agit pas de prédictions.

    Les estimations peuvent évoluer au cours du projet, à la hausse comme à la baisse.
  2. Oublier de vendre votre projet.
    Quand vous prenez le pilotage d'un projet, vous devez le vendre en interne afin de constituer votre équipe projet. Au quotidien, vous devez croire au projet et être optimiste quant à la capacité de l'équipe à aller au bout. Question de motivation pour l'équipe projet.
  3. Rester dans votre coin.
    C'est la pire chose à faire : rester dans sa tour d'ivoire, comme Saroumane. Travailler en mode projet, c'est avant tout collaborer et travailler en équipe. Allez au devant des experts techniques, passez du temps avec eux.

    Si possible, octroyez-vous un coin de l'open space pour vous réunir en tant qu'équipe projet.
  4. Se précipiter pour agir sans réfléchir.
    C'est le meilleur moyen de foncer à toute vitesse vers un mur et de se le prendre en pleine face sans comprendre ce qui nous est arrivé.

    Prenez le temps d'analyser la situation, les différents chemins possibles qui s'offrent à vous, et ce qui pourraient se passer pour chacun de vos choix. Finalement, faire de la gestion de projet c'est un peu comme jouer à une partie d'échecs.
  5. Dire oui à tout et accepter des écarts au périmètre projet.
    En acceptant des écarts au périmètre, vous rajoutez du travail à réaliser sans repousser les délais.

    C'est désastreux, et c'est cela pourrait vous mener jusqu'à une dérive des objectifs, en passant par une surcharge de travail pour l'équipe projet, un budget qui explose et n'est plus sous contrôle, ou des délais qui se rallongent et un planning projet non tenu.

Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant.

J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous.

Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, Lean Six Sigma Green Belt.


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