30 erreurs à ne pas faire en tant que chef de projet débutant

Thibault Baheux

5 février 2023 - minutes de lecture

Gérer un projet demande de nombreuses qualités, et ne s'improvise pas. 

D'ailleurs, gérer son premier projet est souvent une découverte pour les chefs de projet junior, qui se rende compte qu'un projet ce n'est pas seulement un planning à gérer. C'est aussi suivre le budget, piloter les risques, prendre des décisions, motiver, vendre, collaborer, négocier, ...

Dans cet article, je vous explique les 30 erreurs les plus courantes que font les chefs de projet débutants, et ce que vous pouvez faire pour les éviter. C'est parti !

Les 30 erreurs du chef de projet débutant

Voici les 30 erreurs les plus courantes qu'un chef de projet puisse faire, qu'il soit débutant ou expérimenté.

  1. Sous-estimer l'importance de la communication et des mots employés.
  2. Négliger le travail collaboratif et l'esprit d'équipe.
  3. Déborder d'optimisme et imaginer que tout va bien se passer dans le meilleur des mondes.
  4. Zapper ou bâcler la gestion des risques.
  5. Oublier de vendre son projet en interne.
  6. Rester dans son coin.
  7. Ne pas prendre le temps d'analyser les parties prenantes et leurs intérêts.
  8. Perdre la vision d'ensemble du projet, et rester le nez dans le planning détaillé.
  9. Considérer les estimations comme des prédictions.
  10. Prendre le plan projet comme acquis.
  11. Ne pas avoir de tableau de bord.
  12. Utiliser des outils et méthodologies de gestion de projet non adaptés.
  13. Se précipiter pour agir sans réfléchir.
  14. Dire oui à tout, quitte à accepter un écart important au périmètre projet.
  15. Ne pas poser assez de questions.
  16. Ne pas se réserver du temps pour piloter le projet.
  17. Ne pas maintenir la documentation et les livrables projet à jour.
  18. Ne pas assez déléguer.
  19. Prendre des engagements sans les tenir.
  20. Mal définir les rôles et responsabilités des acteurs projet.
  21. Procrastiner ou être perfectionniste.
  22. Ne pas assez communiquer.
  23. Sous-estimer l'importance de l'aspect humain.
  24. Ne pas préparer ses réunions.
  25. Ne pas remonter des alertes et des risques sur les instances de pilotage.
  26. Faire des plannings ultra détaillés mais trop éloignés dans le temps.
  27. Ne pas demander de l'aide.
  28. Oublier de rédiger de compte-rendu.
  29. Ne pas faire signer de PV de recette / livraison.
  30. Ne pas tenir compte des dépendances entre tâches projet.

1 ) Sous-estimer l'importance des mots et de la communication

La communication est l'aspect le plus important d'un projet, et souvent aussi celui qui est le moins bien réussi.

La communication, c'est l'art de dialoguer avec les autres, d'exposer clairement des faits ou un point de vue, de comprendre et de se faire comprendre.

Il y a mille et une choses qui peuvent mal tourner lorsque deux personnes communiquent mais ne se comprennent pas. Et sur un projet, ça peut vite dégénérer vers une situation dramatique.

On a tous en tête cette image, qui décrit parfaitement les problèmes d'une communication non maîtrisée, et les impacts pour le projet.

Mon conseil

  • Ce qui est évident pour vous ne l'est pas forcément pour les autres.
    Prenez le temps d'expliquer le fond de vos propos.
  • Reformuler toujours les propos de votre interlocuteur pour être sûr d'avoir bien compris.
    Cette technique permet de s'assurer que l'on a bien compris le message, sans zone d'ombre.
  • Soyez le plus factuel et précis possible, tout en étant le plus concis possible.
    Plus vous bombarderez d'informations, plus vos interlocuteurs auront du mal à vous suivre.
  • Si vous ne vous êtes pas compris avec votre interlocuteur, partez toujours du principe que vous vous êtes mal exprimés ou que vous avez mal interprété.
    Mettre l'autre en porte-à-faux ne ferait que jeter de l'huile sur le feu et de raviver les tensions existantes entre vous.

2 ) Négliger la collaboration et l'esprit d'équipe

En gestion de projet, il est impossible d'aller au bout d'un projet tout seul. Essayez et vous verrez. Atteindre les objectifs d'un projet, c'est avant tout un travail d'équipe.

Pourtant, je vois régulièrement des chefs de projet junior se lancer tête baissée dans la réalisation du projet, parce qu'ils en ont les compétences techniques, sans se poser la question de s'il faut le faire de cette façon.

J'en vois également beaucoup qui dressent une liste de tâches à réaliser, et les affectent aux experts pour action, sans plus d'explication.

Dans les deux cas, c'est une erreur. Il n'y a aucune collaboration, aucun esprit d'équipe possible.

Et ça, c'est synonyme d'un projet qui va partir en vrille, tôt ou tard.

Mon conseil

  • Appuyez-vous sur l'expertise des acteurs projet.
    On ne peut pas faire tout seul, particulièrement en gestion de projet. Allez chercher les compétences là où elles se trouvent : chez les experts.

    Ne leur donnez pas juste des tâches à accomplir, travaillez plutôt en équipe, main dans la main.
  • Organisez des points projet réguliers.
    Ces réunions servent à l'équipe projet à se synchroniser, à partager des informations ou encore à évoquer les difficultés opérationnelles rencontrées.

    Faites de même avec le commanditaire ou le client du projet, planifiez de façon régulière comités projet et comités de pilotage projet.
  • Travaillez de concert avec les parties prenantes du projet.
    Vous êtes tous dans la même galère, vous cherchez tous à atteindre les mêmes objectifs. Allez à la rencontre des acteurs projet, nouez des relations, et travaillez ensemble sur le projet.

3 ) Être trop optimiste

Faire preuve d'optimisme sur un projet, c'est bien. Cela veut dire que vous croyez en la réussite de ce projet. Mais un excès d'optimisme peut vraiment vous mettre dans la panade.

Lorsqu'on déborde d'optimisme, on a tous une fâcheuse tendance à :

  • Sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation des tâches projet.
  • Créer des plannings ambitieux et intenables.
  • Mettre des œillères quant aux risques et difficultés opérationnelles.

Le problème, c'est qu'on sous-estime ce qui pourrait mal tourner sur un projet. On sous-estime le facteur technique, le facteur technologique, ainsi que le facteur humain. Il y a mille et une choses qui pourraient mal tourner sur un projet.

Annoncer une échéance tenable à un client, "si tout se passe bien", ce n'est pas pro. Car au moindre pépin, votre planning saute, et vous prenez du retard. Votre crédibilité en prend donc un coup.

Mon conseil

  • Ajouter +20% à toutes vos estimations.
    Même lorsqu'on sait qu'un contexte projet est compliqué, on a tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser les tâches projet. On pêche par excès de confiance.

    Ajoutez de base +20% à vos estimations, même si dans vos calculs, vous avez déjà intégré une marge de manœuvre.
  • Réfléchissez à ce qui pourrait mal tourner.
    Faites l'exercice d'identifier toutes les difficultés techniques, opérationnelles et organisationnelles que vous pourriez rencontrer en cours de projet. A ce stade, ne vous préoccupez pas de la probabilité de survenance.

    Cet exercice est là pour vous faire prendre conscience qu'il ne faut pas sous-estimer les risques projet, même si "vous le sentez bien".
  • Analysez les chiffres et les indicateurs de performance du projet.
    Les faits, rien que les faits. Consultez sur une base régulière vos indicateurs projet, afin de vous assurer que celui-ci est sous contrôle, et que tout est dans les cordes.
  • Appliquez la méthode Amazon.
    Essayez d'annoncer une échéance au client que vous êtes sûr de tenir. Si possible, essayez même de livrer la veille.

4 ) Passer trop vite sur la gestion des risques

"Pourquoi se concentrer sur ce qui pourrait mal tourner, alors que le projet a à peine démarré ? On part déjà du principe que l'on va être défaitiste..."

Voici ce qu'un client m'a dit une fois lorsqu'on a évoqué ensemble le pilotage des risques de son projet. Sur le coup, je me suis dit qu'il avait raison. Mais après réflexion... Non.

Gérer des risques, ça implique de se forcer à imaginer un projet catastrophe sur lequel on rencontre toutes les merdes possibles et inimaginables.

Alors oui, on imagine tout ce qui pourrait mal se passer. Mais cela permet de contrebalancer la vision bisounours du "tout va bien se passer dans le meilleur des mondes" que certains peuvent avoir.

Mais cela permet également d'anticiper les difficultés et de prévoir des plans B, C, D, etc si jamais ça devait arriver. On n'est pour ainsi dire jamais pris au dépourvu.

Identifier et gérer des risques permet également d'agir de manière proactive en avance de phase sur certains éléments-clés du projet, et ainsi faire en sorte que le projet soit un succès.

Mon conseil

  • Demandez-vous ce qui pourrait mal se passer.
    Il y a toujours des difficultés que vous pourriez rencontrer sur un projet. Identifiez-les, même si elles semblent sous contrôle ou "qu'il n'y a pas de sujet".
  • Réfléchissez aux impacts que chaque risque aurait pour vous, le client et votre projet.
    Quels seraient les impacts pour voter projet ? explosion du budget, retards, blocage, modification du périmètre, charge de travail plus importante, échéance à décaler, ...

    Passez ensuite à l'analyse quantitative des impacts. Si l'impact est un retard sur le projet, à combien de jours l'estimez-vous, par exemple ?
  • Identifiez la probabilité de survenance de chaque risque.
    Pour chaque risque, demandez-vous si vous avez de bonnes chances de le voir arriver en cours de projet ou si c'est plutôt rare.

    Ne faites pas cet exercice seul. Faites-le en groupe, afin d'éviter autant que possible les biais de raisonnement ou l'excès d'optimisme.
  • Suivez et gérez vos risques tout au long de votre projet.
    La gestion de risques, ce n'est pas qu'un truc à faire au début d'un projet. C'est une action de pilotage projet à réaliser tout le long du cycle de vie du projet.

    De nouveaux risques peuvent apparaître, la probabilité de survenance ou encore les impacts peuvent évoluer au cours du projet. Modifiez vos plans d'action en conséquence.

5 ) Oublier de vendre son projet

Vendre le projet en interne est nécessaire tout au long du cycle de vie du projet, du début jusqu'à la fin. 

Pourquoi ? Car cela permet de lever les objections internes, d'expliquer aux acteurs projet pourquoi ce projet existe et ce que l'on cherche à accomplir, pour motiver les équipes, ...

Ne pas vendre son projet, c'est s'exposer à des critiques, des objections et des leviers de bouclier interne, que l'on aurait pu facilement éviter. C'est perdre l'opportunité de se mettre des acteurs-clés dans sa poche.

Mon conseil

  • Vendez le projet aux managers opérationnels ainsi qu'aux membres pressentis de l'équipe projet.
    Dès que vous prenez le pilotage d'un projet, cherchez à vendre le projet, son but, les résultats qu'il va prodiguer à tous ceux qui vont vous permettre d'atteindre les objectifs projet.
  • Prenez le temps d'expliquer le pourquoi du projet.
    Comment motiver son équipe projet si l'on est incapable de leur expliquer la raison d'être du projet ? Approfondissez les objectifs à atteindre, le contexte projet, les risques identifiés, ...
  • Montrez que vous croyez dans le projet, même en situation conflictuelle.
    Le chef de projet est un éternel optimiste, qui doit croire en la réussite de son projet. Face à l'adversité, certains membres de l'équipe peuvent se décourager. Continuez à vendre le projet dans cette situation, afin de garder leur motivation intacte.

6 ) S'isoler et rester dans son coin

Un chef de projet a besoin de communiquer avec l'ensemble des parties prenantes au quotidien, pour connaître l'état d'avancement précis de son projet.

S'isoler dans sa tour d'ivoire, rester dans son coin et le nez dans ses fichiers Excel, c'est la meilleure manière de ne pas suivre son projet, et de piloter à vue.

Mon conseil

  • Sortez de votre bureau et partez à la rencontre de l'équipe projet.
    Sans aller leur demander 30 fois par jour où ils en sont, vous pouvez chercher à comprendre ce que votre équipe réalise, quelles sont les difficultés rencontrées, ...
  • Faites en sorte de parler avec toutes les parties prenantes au moins 1 fois par semaine.
    Discuter avec les utilisateurs finaux, les clients et les principales personnes impactées par votre projet est primordial, aussi bien pour vous assurer que le besoin est toujours d'actualité que pour nouer des relations de confiance.

7 ) Ne pas analyser les parties prenantes du projet et leurs intérêts

Parmi tous ceux qui interagissent avec votre projet, il y a un point commun qui est sous-estimé par les chefs de projet : chacun a son propre intérêt dans ce projet, qui peut différer de l'objectif fixé.

Certains souhaitent voir le projet réussir pour apporter une qualité de travail supplémentaire à leurs équipes, alors que d'autres souhaitent le voir échouer car cela pourrait nuire à leur plan de carrière.

Plus vous sous-estimerez l'importance d'analyser les différentes parties prenantes de votre projet, plus vous aurez de chances de rencontrer des points de blocage, ou d'avoir des clients et utilisateurs insatisfaits du projet et du travail réalisé.

Alors autant tout faire pour se les mettre dans la poche !

Classifiez vos parties prenantes selon une matrice Pouvoir - Intérêt

Mon conseil

  • Classifiez vos parties prenantes selon leur pouvoir et leur intérêt dans le projet.
    Le pouvoir est le niveau d'influence que quelqu'un peut avoir afin de changer la portée du projet, voire de le stopper.

    L'intérêt est l'engagement que porte la personne dans le projet, et ce qu'elle attend en terme de résultats.
  • Identifiez ce que chacun aurait à gagner dans le projet, même s'il ne le dit pas ouvertement.
    Derrière des sourires de façade peuvent se cacher des intérêts purement personnels, pouvant aller à l'encontre des objectifs du projet.
  • Identifiez vos alliés et ralliez-les à votre cause.
    C'est toujours plus simple de travailler avec des personnes impliquées et motivées qui souhaitent la même chose que vous.
Pour aller + loin : Je vous explique dans cet article comment identifier et gérer les parties prenantes de votre projet grâce au registre des parties prenantes.

8 ) Garder le nez dans le planning détaillé

Un planning c'est bien. Mais passer toute la journée dessus, le modifier pour la 18ème fois, et piloter tout son projet à partir d'un planning, ça n'a aucun sens.

En vous concentrant beaucoup trop sur les tâches opérationnelles et leur enchaînement, vous perdez la vision d'ensemble de votre projet.

Le risque, c'est que vous vous retrouviez à devoir faire une tâche parce qu'elle est notée sur le planning, alors qu'avec les derniers retournements de situation, celle-ci n'a plus aucun sens.

Et ça, vous ne pouvez vous en apercevoir qu'en remontant la tête et en arrêtant de scruter votre superbe planning Excel toute la journée.

Mon conseil

  • Utilisez un macro-planning, ou planning "vue hélicoptère".
    Ce planning beaucoup moins détaillé vous permet de voir sur le moyen long terme comment vos phases projet s'enchaînent entre elles, et quand sont planifiés vos jalons projet.
  • Pilotez votre projet avec un tableau de bord spécifique, plutôt que votre diagramme de Gantt ou votre planning détaillé.
    Votre planning détaillé permet à l'équipe projet de suivre avec précision les tâches opérationnelles. Votre tableau de bord est votre outil de pilotage projet quotidien. Vous devriez vous en créer un si ce n'est pas encore fait.

9 ) Prendre les estimations pour des prédictions

Par nature, les estimations sont imparfaites. On ne peut prédire avec 100% de précision comment va se dérouler une tâche dans le futur, et ce d'autant plus que la tâche est éloignée dans le temps.

Si on était bon en prédiction, on aurait vu venir les crises financières, on aurait vu venir le covid. Et en fait... bah non. On n'a rien vu venir. ça nous est tombé sur la face, comme ça. Sans prévenir.

Vos estimations ne sont pas des prédictions. Elles ne sont pas arrêtés. Elles peuvent évoluer dans le temps, en même temps que le contexte projet et le périmètre évolue.

Prenez les estimations pour ce qu'elles sont : des données imparfaites mais permettant de donner une tendance au projet, avec plus ou moins de précisions.

Mon conseil

  • Ajoutez systématiquement +20% à vos estimations.
    On fait tous des estimations trop optimiste. Surtout les experts. Pour contrer ce biais et avoir des estimations un peu + réalistes, ajoutez +20% à chaque fois.
  • N'estimez pas les tâches à + de 3 mois.
    3 mois, c'est trop lointain. Il peut se passer tellement de choses sur votre projet qui pourraient remettre en cause vos estimations que cela ne vaut pas le coup de se projeter si loin dans le temps.

    En plus, nous sommes tous mauvais pour estimer des choses éloignées dans le temps, ou ayant des ordres de grandeur dépassant ce qu'on peut imaginer.
  • Faites comprendre à vos interlocuteurs qu'une estimation n'est pas une prédiction.
    C'est votre rôle en tant que chef de projet. Insister lourdement sur le fait que les estimations que vous fournissez ne sont pas un engagement ferme et définitif.

10 ) Considérer le plan projet comme acquis

Faire un plan projet, c'est top! ça permet d'anticiper les imprévus pouvant survenir en cours de route, et de donner des étapes à suivre les yeux fermés (enfin presque!) lors de la mise en œuvre du projet. 

Mais un projet, ça peut évoluer en cours de route. Le périmètre projet peut être modifié, le contexte économique et social peut également faire un virage à 180 degrés. 

Et dans ce cas, vaut-il mieux suivre un plan projet de 43 pages hyper précis et détaillé, mais inadapté à la situation actuelle, ou s'adapter au changement ?

Je crois que vous connaissez tous la réponse. C'est ce qu'on appelle l'agilité. 😉

Mon conseil

  • Adaptez-vous au changement lorsqu'il survient.
    Si votre plan projet n'est plus adapté, changez-le. Votre objectif n'est pas de suivre un document à la lettre parce que c'est écrit, mais de réussir votre projet et d'atteindre les objectifs fixés.
  • Gardez l'esprit critique concernant le plan projet.
    Avant d'appliquer bêtement le plan projet, demandez-vous toujours s'il n'existe pas une meilleure manière de faire que ce qui est écrit.

    Le plan imaginé il y a plusieurs mois n'est peut-être pas le plus efficace aujourd’hui, avec ce que vous avez appris entre temps.
  • Ne perdez pas de temps à détailler ce qui sera fait dans 6 mois.
    De manière générale, j'évite de détailler tout ce qui a plus de 3 mois. Ces éléments sont trop sujet à changement, et y consacrer plus de temps que nécessaire serait du temps de perdu.

11 ) Ne pas avoir de tableau de bord

Un tableau de bord est un endroit à vous pouvez consulter d'un clic de souris tous les indicateurs de performance (ou KPI) de votre projet, afin de connaître précisément son état d'avancement.

Il peut s'agir d'un fichier Excel, d'un outil custom maison, ou encore d'une fonctionnalité intégrée dans un logiciel de gestion de projet.

Dans tous les cas, si vous n'avez aucun tableau de bord à disposition, vous êtes mort.

Vous devriez savoir à tout moment pour votre projet :

  • Le pourcentage d'avancement du projet.
  • La charge de travail initiale vs la charge de travail consommée.
  • Le budget initial vs le budget consommé.
  • Les prochaines dates et jalons clés du projet.
  • Les estimations d'échéance de fin de projet.
  • Les projections à fin de projet de ces différents éléments.
  • Le retour sur investissement estimé à fin de projet.
  • Et de manière générale, tous les écarts survenus au cours du projet.

Mon conseil

  • Faire simple est mieux que de ne rien faire.
    Dégainez Excel, et faites-vous une vue synthétique de votre projet. On s'en fiche si c'est imparfait, ou si vous devez tout saisir à la main. Fait vaut mieux que parfait.
  • Soyez critique envers le choix de vos indicateurs.
    Il vaut mieux suivre peu d'indicateurs mais qu'ils soient efficaces et cohérents plutôt que d'en avoir une tripotée et de ne rien en faire.

    Demandez-vous ce que vous cherchez à obtenir comme information, et ce qu'elle vous apporte dans votre pilotage de projet.
  • Dotez-vous d'un outil spécialisé de gestion de projet.
    Une fois que vous vous êtes rodé et que vous comprenez mieux les indicateurs dont vous avez besoin, passez au niveau supérieur en investissant dans une application de management de projet.

12 ) Utiliser des outils et méthodologies non adaptés

Comment pouvez-vous piloter efficacement votre projet si vous ne disposez ni des bons outils ni de la bonne méthodologie ? 

A continuer ainsi, vous allez non seulement perdre du temps, mais aussi vous cramer les ailes et complètement démotiver votre équipe projet. Et une équipe projet démotivée, c'est une équipe qui laisse tomber, et qui part ailleurs.

Bien qu'on ait tendance à choisir des méthodologies que l'on connaît, ce n'est pas le plus efficace. A chaque début de projet, vous devriez vous demander quelles sont les méthodes de gestion de projet les plus adaptées.

Mon conseil

  • Adoptez les méthodologies agiles.
    Dès que vous souhaitez créer un produit ou service, ou que vous évoluez dans un contexte hautement incertain et évolutif, je vous recommande d'adopter une méthode agile, et plus particulièrement Scrum.
  • N'enterrez pas trop vite les méthodologies de gestion de projet classiques.
    Ces méthodes sont les plus connues et se prêtent très bien à des projets séquentiels, tels que la construction d'une maison.
  • Adaptez-vous à la taille, la cadence et la complexité de votre projet.
    Même en choisissant une méthodologie particulière, vous devrez nécessairement l'adapter à la taille et la complexité de votre projet. On ne gère pas de la même manière un projet de 4 semaines et un projet de 4 ans.

13 ) Se précipiter pour agir sans réfléchir

Foncer tête baissée dans la réalisation de votre projet sans prendre le temps de se poser et de réfléchir un minimum à la meilleure manière d'atteindre vos objectifs, c'est la pire erreur que vous pouvez faire !

Un projet est organisé en plusieurs étapes :

  1. L'initialisation du projet.
  2. La préparation.
  3. La mise en œuvre.
  4. La clôture.

Et ce n'est pas pour rien ! Se préparer avant d'agir permet d'identifier le plan d'action le plus efficace et le moins risqué pour une situation donnée.

Mon conseil

  • Étudiez toutes les pistes qui s'offrent à vous.
    Posez-vous au démarrage d'un projet, et analysez tous les plans d'action possibles. Hiérarchisez-les ensuite selon leur coût, le niveau de risques associés, et leur efficacité.
  • Trouvez un compromis entre le scénario le plus efficace et le moins risqué.
    Parfois, le scénario le plus efficace est aussi le plus coûteux et le plus long à mettre en place. Trouvez un compromis entre coûts, efficacité, et les risques associés.
  • Planifiez des ateliers de travail avec l'équipe projet.
    Réalisez ce travail en groupe, sollicitez l'intelligence et l'expertise de vos coéquipiers, pour aboutir à une solution viable pour votre projet.

14 ) Dire oui à tout

Si vous n'apprenez pas à dire non, vous vous ferez mangez !

Le client souhaite ajouter des tâches dans le périmètre projet ? "Avec plaisir monsieur le client, sans problème, sans surcoût, et sans délai supplémentaire".

Vous le voyez venir, le problème ?

En disant oui à tout, vous vous rajoutez du travail, vous mettez le projet et sa rentabilité en danger, vous acceptez de l'ingérence dans votre projet. Et ça, c'est tout sauf bon.

Dans les pires cas de figure, ça peut vous mener jusqu'à une dérive totale des objectifs, ou carrément l'arrêt prématuré ou l'annulation du projet.

Mon conseil

  • Apprenez à dire non.
    Vous devez dire non, pour votre propre bien, celui de votre équipe, celui du projet, et celui de votre client. Je vous livre mes conseils pour oser dire non dans cet article.
  • Mettez en place un processus de gestion des demandes de changement.
    Le client a peut-être une très bonne raison de vouloir modifier le périmètre du projet. Mais cela s'étudie avant de dire oui. Il faut regarder quels sont les impacts en terme de charge de travail, de budget, et de délais. Et ça se fait via des demandes de changement.

15 ) Ne pas poser assez de questions

S'il y a bien quelque chose que vous devriez faire en tant que chef de projet, c'est poser des questions. Tout le temps. A absolument tout le monde. Et c'est d'autant plus le cas au démarrage du projet.

Plus vous poserez de questions, plus votre cadrage projet sera efficace. Moins vous poserez de questions, plus il y aura de zones d'ombre et de flou sur votre projet.

Mon conseil

  • Posez autant de questions que possible au commanditaire du projet pour réaliser la note de cadrage.
    Vous pouvez notamment utiliser la méthode QQOQCCP ou encore la méthode des 5 pourquoi pour creuser un sujet particulier. Voici une liste de 66 questions que vous pouvez poser lors de la phase de cadrage de votre projet.
  • Sollicitez régulièrement les parties prenantes pour mieux comprendre leurs besoins et attentes à différents stades du projet.
    Communiquez avec les parties prenantes tout au long du projet, afin de savoir comment leurs attentes évoluent au fil du temps.
  • Posez des questions aux membres de l'équipe projet, pour savoir quel est leur état d'esprit, et s'ils rencontrent des difficultés.
    Poser des questions vous permet également de mieux connaître les membres de votre équipe projet, de mieux comprendre leur métier et les difficultés qu'ils peuvent rencontrer au quotidien.

16 ) Ne pas réserver de créneaux dans son agenda pour piloter le projet

Il y a fort à parier que vous allez gérer plusieurs projets en parallèle. 

Vous enchaînerez les réunions les unes après les autres, certaines planifiées de longue date, d'autres programmées au dernier moment suite à la rencontre d'un imprévu sur un projet.

A la fin de la journée, vous vous demanderez comment le temps a pu passer si vite, et vous ferez l'amer constat que vous n'avez pas pu travailler sur ce que vous aviez prévu à la base. 

Pffff, encore des heures supp' ce soir...

Je sais, ça ne vend pas du rêve. Pourtant, ça a été ma vie de chef de projet pendant plusieurs années. Toujours à courir à droite à gauche pour des réunions de dernière minute, en essayant de faire mon job sans finir à 21 heures chaque soir.

Mon conseil

  • Planifiez des créneaux d'indisponibilité dans votre agenda, réservés pour vos tâches de chef de projet.
    Réservez-vous 2 heures dans votre agenda Outlook, et quoi qu'il se passe, refusez des réunions pendant ce laps de temps. Ce temps réservé est consacré à vos tâches de pilotage projet. Faites-en bon usage.
  • Soyez intransigeant.
    Certains ne prennent plus la peine de regarder les agendas avant de planifier une réunion. ça tombe sur l'un de vos créneaux d'indisponibilité ? C'est dommage. Soyez intransigeant, et reportez la réunion.
  • Fixez-vous des limites.
    Enfin, fixez-vous des limites. Si vous faites du sport le midi, ou si vous souhaitez être chez vous avant 19h, posez ces limites et ne les transgressez jamais, peu importe la situation. Votre bien-être prévaut sur votre projet.

17 ) Ne pas maintenir la documentation et les livrables à jour

Vous allez produire un certain nombre de documentation lors de votre pilotage projet. Sur de gros projets, c'est d'ailleurs assez impressionnant. 

L'une de vos tâches en tant que chef de projet est de maintenir tous ces documents à jour : planning, plan de charge, issue log, plan d'action, note de cadrage, ...

ça représente du temps et de l'énergie de maintenir tout ça, et c'est précisément pour ça que beaucoup abandonne et stocke toutes ces informations dans un coin de leur tête.

Et ça, c'est mauvais pour deux raisons :

  1. Vous vous créez de la charge mentale.
    Vous ne décrochez jamais, parce qu'il faut se rappeler de ce détail précis pour le lendemain, par exemple.
  2. Vous ne maîtrisez pas votre projet.
    Vous êtes dans l'incapacité de suivre précisément l'avancement de votre projet, alors que votre objectif est de savoir à tout moment où vous en êtes.

Mon conseil

  • Prenez le temps nécessaire pour mettre à jour vos documents projet.
    Vous serez ainsi en mesure à tout moment de donner un état d'avancement précis de votre projet.
  • Stockez tous ces documents au même endroit.
    Cela facilite la maintenance de la documentation.
  • Versionnez les documents projet.
    A chaque modification, créez une nouvelle version du document et archivez l'ancienne jusqu'à la fin du projet.

18 ) Ne pas assez déléguer

On ne délègue pas assez. Vous allez me dire que pourtant, un chef de projet ne peut rien faire tout seul et est obligé de faire confiance aux autres pour faire avancer le projet.

Certes. Mais il y a clairement des tâches que vous gardez à votre compte et que vous pourriez déléguer. Notamment des tâches opérationnelles.

Ce n'est pas votre cœur de métier, mais vous les gardez parce que c'est ce que vous faisiez avant, que vous avez une expertise, que vous irez plus vite, que sais-je encore... Ce sont les "excuses" classiques.

Mais ce n'est pas justifiable. Vous devez vous concentrer sur une seule chose : le pilotage de votre projet. Tout le reste est accessoire et peut donc être délégué.

Délégation Efficace - Activez le pouvoir du collectif

Mon conseil

  • Commandez mon livre "Délégation Efficace".
    Trêve de plaisanterie, si vous souhaitez apprendre à déléguer efficacement tâches et missions, c'est LE livre qu'il vous faut.
  • Acceptez de ne pas avoir le contrôle sur tout.
    Déléguer, c'est accepter de perdre du contrôle et de le donner à d'autres. C'est perturbant au début, notamment lorsqu'on avait l'habitude de faire des tâches opérationnelles avant. Mais c'est nécessaire.
  • Déléguez un résultat, pas la manière d'y arriver.
    Lorsqu'on délègue une tâche, on souhaite obtenir un résultat précis. Peu importe la manière dont on s'y prend.

    En gestion de projet, déléguez les actions opérationnelles à réaliser, et laissez vos experts décider de la meilleure manière d'y arriver.

19 ) Prendre des engagements sans les tenir

"Pas de problème, je vous envoie ça sans faute d'ici ce soir".

Qui n'a jamais pris d'engagement de ce type en pleine réunion, afin de rassurer le client et de montrer que le projet avance ?

Le problème, c'est qu'on s'engage parfois sur des choses sans même s'en rendre compte. Et derrière, il faut les tenir, les engagements pris ! Pas si simple.

ça m'est longtemps arrivé, et après coup j'avais envie de me mettre des baffes... Je me créais moi-même une surcharge de travail. Je prenais des engagements pour le jour même alors que le client était ok pour avoir ces informations dans la semaine.

Je voulais bien faire... Mais ça se retournait systématiquement contre moi.

Et je pense que je ne suis pas le seul dans cette situation.

La prochaine fois, ayez conscience que tous les engagements pris et non-tenus impactent votre crédibilité et la confiance que le client met en vous.

Mon conseil

  • Ne prenez que les engagements que vous êtes sûr de tenir.
    Vous serez ainsi vu comme une personne de confiance, qui fait tout ce qu'elle dit. C'est le meilleur moyen d'évoluer rapidement.
  • Dites "je reviens vers vous à ce sujet" plutôt que "je vous dit ça sans faute d'ici ce soir".
    Tout est dans la formulation. Votre engagement est de revenir vers le client quand vous aurez l'info, sans vous mettre de deadline parfois impossible à respecter.
  • C'est ok d'être évasif sur certaines réponses, ou de ne pas savoir.
    Parfois, le client souhaitera avoir un engagement ferme et définitif de votre part. Si vous n'avez pas toutes les informations à disposition, ne vous engagez pas en terrain inconnu. Restez évasif sur let sujet, en indiquant que vous revenez vers lui à une date ultérieure.

20 ) Mal définir les rôles et responsabilités

Dans une équipe projet, chacun a un rôle précis à jouer. Plus le projet est complexe, plus il y a d'acteurs (internes et externes à votre entreprise), plus il y a de rôles et de responsabilités à gérer sur votre projet.

Si ces rôles ne sont pas correctement définis au démarrage du projet, vous allez sans cesse patauger dans la semoule pour trouver qui doit faire quoi quand, qui est responsable de quoi.

Pire, certaines personnes peuvent même se retrouver à faire la même tâche que le collègue d'à côté, sans le savoir.

Pour éviter ce genre de désagrément, vous devez définir les rôles et responsabilités de chacun.

Mon conseil

  • Utiliser une matrice RACI ou l'une de ses alternatives.
    La matrice RACI (ou ses alternatives) est un outil permettant de définir pour chaque phase du projet ou même chaque tâche qui est responsable, qui approuve, qui est consulté et qui est informé.
  • Faites un annuaire projet, listant les fonctions et coordonnées de chaque acteur projet.
    Indiquez dans votre annuaire projet les rôles projet de chaque interlocuteur. Par exemple : chef de projet, expert technique client, ingénieur réseau, ...
  • Attribuez chaque tâche à une seule personne.
    Chaque tâche devrait avoir un seul responsable. Il peut cependant y avoir plusieurs contributeurs, afin de travailler en groupe sur le sujet.

    Mais si vous multipliez les responsables, vous faites du travail en doublon et vous perdez en efficacité.

21 ) Procrastiner ou être perfectionniste

La procrastination, c'est l'art de remettre les choses au lendemain. pas besoin d'un bac+5 pour se rendre compte que cette pratique (fort répandue, malheureusement) va à l'encontre de la gestion de projet.

Procrastiner, ça veut dire travailler dans le rush au dernier moment, et donc accepter de perdre en efficacité et en qualité. Ce n'est pas acceptable sur un projet.

Être perfectionniste et vouloir faire le meilleur travail possible, c'est bien. Mais jusqu'à un certain point.

Faire de la sur-qualité sur votre projet a un double coût, à la fois financier et à la fois sur les échéances projet.

Mon conseil

  • Ne remettez jamais les choses au lendemain.
    Vous avez beaucoup à faire rien que dans le pilotage de votre projet. Ne décalez pas vos tâches à un autre jour, sauf en cas d'absolue nécessité.
  • Remplissez les attentes de qualité de votre client.
    Ni plus ni moins. C'est extrêmement important de découvrir ses attentes lors de l'initialisation du projet, pour éviter les surprises tardives.
  • Si vous souhaitez faire de la sur-qualité, assurez-vous avant de ne pas impacter le reste du projet.
    Cela ne doit impacter ni le budget ni les échéances. Cela se fait généralement si vous avez pris de l'avance et que vous souhaitez augmenter la valeur délivrée au client.

22 ) Ne pas assez communiquer

La communication, c'est la clé de tout en gestion de projet. Aussi bien la communication orale qu'écrite.

En effet, un chef de projet se doit de rester en contact au quotidien avec l'ensemble des parties prenantes du projet

Cela inclus son équipe projet, le sponsor du projet, le client ou le commanditaire, les utilisateurs finaux, les référents métiers, les managers opérationnels, etc...

Mais vous devrez aussi rédiger des comptes-rendus de réunions, des rapports d'avancement projet, des notes de synthèse, tout un tas de mails, etc...

Si vous ne communiquez pas, ou pas assez, le risque est grand et ça peut aller jusqu'à l'échec du projet, en passant par des incompréhensions, des situations de conflits, de l'inefficacité parce qu'on ne s'est pas compris, etc...

Mon conseil

  • Faites un effort sur votre communication écrite.
    Soignez les tournures de phrase, la grammaire et l'orthographe. Cela permettra d'asseoir votre crédibilité et de donner envie aux autres à vous faire confiance.

    Les fautes flagrantes démontrent un manque de rigueur de votre part, et c'est absolument à éviter.
  • Apprenez la psychologie humaine et son fonctionnement.
    Je vous invite à creuser les neurosciences, et tout ce qui touche au management d'équipe. Vous y découvrirez de nombreuses techniques de communication que vous pouvez reprendre à votre compte.
  • Creusez la méthode DISC ou MBTI pour apprendre à mieux communiquer en fonction du profil de votre interlocuteur.
    Ces méthodes classifient les êtres humains en grands groupes, et proposent d'adapter sa communication à chaque profil.

    Par exemple, je suis plutôt analytique et introverti. Si vous faites de grandes geste en parlant rapidement avec moi, je vous le dis tout de suite : c'est mort. ça ne matche pas. Ce n'est pas la bonne manière de communiquer avec moi.

23 ) Sous-estimer l'importance de l'aspect humain

Nous sommes tous en quête de satisfaction, de reconnaissance, de sens et d'interactions. C'est humain. Et vous ne pourrez pas en faire abstraction.

Si vous sous-estimez cet aspect, vous aurez du mal à vous faire respecter de l'équipe projet et à les manager au quotidien.

Et vous savez tout comme moi que remplacer l'équipe ne marchera qu'un temps avant de rencontrer les mêmes problématiques.

Sans l'équipe, votre projet ne peut être mené à bien. Sans l'équipe, vous n'êtes rien.

Mon conseil

  • Donnez du sens à votre projet.
    Si vous n'expliquez pas les raisons d'être du projet, comment voulez-vous que votre équipe soit motivée ?

    Pareil pour les tâches projet, expliquez toujours le pourquoi il est nécessaire de faire cette chose.
  • Remerciez l'équipe projet, peu importe l'issue du projet.
    Que le projet soit une réussite ou non, prenez le temps de remercier l'équipe projet pour leur engagement, leur implication et le travail accompli.

    Faites également preuve de reconnaissance au quotidien, afin de maintenir un haut niveau de motivation dans l'équipe.
  • Créez une ambiance chaleureuse au travail.
    Personne ne souhaite travailler dans une ambiance délétère. Maintenez une bonne ambiance et une bonne entente dans l'équipe, afin de souder l'équipe.

24 ) Ne pas préparer ses réunions

Une réunion, ça ne s'improvise pas. Et encore moins les réunions projet.

Qu'il s'agisse d'un atelier de travail, d'un comité projet, d'un comité de pilotage projet ou encore d'une réunion de crise, vous ne pouvez pas arriver les mains dans les poches. Vous devez préparer vos réunions en amont.

Sinon, ça va fighter à coup sûr avec le commanditaire projet. Vous pouvez vous retrouver avec une crise à gérer ou un conflit sur les bras. Ou carrément vous faire sortir du projet.

Mon conseil

  • Utilisez votre tableau de bord et vos rapports d’avancement projet pour préparer vos réunions.
    Ne réinventez pas la roue. Vous disposez déjà de la plupart des informations dans ces documents : réutilisez-les.

    Vous pouvez également sonder votre équipe pour faire le point sur l'opérationnel, notamment pour préparer le comité projet.
  • Soyez prêts 1 ou 2 jours en amont.
    Ce n'est pas toujours possible, mais anticipez tout ce qui peut l'être. Être prêt 1 ou 2 jours avant la réunion me permet d'ajuster mon discours, et également d'échanger avec le sponsor projet pour affiner la présentation.
  • Discutez avec le sponsor projet, le directeur projet ou votre direction avant d'animer le comité de pilotage.
    Ces discussions vous permettront d'affiner le discours et de caler qui dit quoi lors des réunions.

    Si vous devez évoquer des sujets sensibles, ceux-ci seront déjà connus des acteurs internes, ce ne sera donc pas une découverte en live.

25 ) Ne pas remonter les alertes

En tant que chef de projet, votre devoir est de remonter les alertes sur votre projet au comité de pilotage, ainsi qu'à votre direction.

Dans certaines situations, vous serez dans l'incapacité de prendre des décisions à votre niveau. Car cela impacte le projet niveau stratégique. Dans ces cas-là, seul le comité de pilotage projet peut trancher et arbitrer.

Ne pas les remonter, c'est laisser aller le projet droit dans le mur. Et ça on pourra vous le reprocher ensuite.

Mon conseil

  • Remontez systématiquement les alertes, risques et difficultés rencontrées.
    Toute difficulté, tout imprévu, tout risque avéré doit être remonté au comité de pilotage du projet, soit pour information, soit pour prise de décisions.
  • Ne prenez pas de décisions stratégiques.
    Un chef de projet a l'autonomie et l'autorité nécessaire pour prendre des décisions d'ordre opérationnel sur son projet. Mais dès qu'il s'agit d'une décision stratégique, il doit passer la main au COPIL (comité de pilotage projet).

26 ) Détailler le planning pour les 6 prochains mois

Un planning détaillé, c'est franchement top! Vous pouvez voir le détail des tâches opérationnelles à réaliser, voir comment ces tâches s'enchaînent entre elles, voir les dépendances, etc...

C'est un indispensable. Mais pas sur l'ensemble du projet. A horizon 6 mois, l'incertitude augmente. Il peut se passer tellement de choses d'ici là que ce que vous prévoyez aujourd'hui ne sera peut-être plus du tout d'actualité demain.

Si vous voulez éviter de refaire l'intégralité de votre planning détaillé chaque semaine, évitez de planifier de façon détaillée les 6 prochains mois.

Mon conseil

  • Réalisez un planning détaillé pour les 3 prochains mois maximum.
    Au-delà de trois mois, il y a trop de flou, trop d'inconnus et il vaut mieux se cantonner à une planification macro. Vous n'êtes pas devin, et ce serait dommage de travailler pour rien.
  • Challengez le plan d'action.
    Il y a fort à parier que vous allez apprendre des prochaines semaines sur votre projet. Cet apprentissage peut vous permettre de revoir totalement votre plan d'action des 6 prochains mois. Restez ouvert à ces opportunités.
  • Suivez les demandes de changement et évolutions.
    Le périmètre de votre projet peut varier au cours du temps. Tenez-vous informé de ces changements pour les prendre en compte dans votre planning.

27 ) Ne pas demander de l'aide

On ne peut pas tout savoir. D'autant plus lorsqu'on est chef de projet débutant. Et c'est totalement ok.

Il y a tellement de cas particuliers que l'on peut rencontrer que l'on ne sait pas tout le temps comment réagir.

Restez dans son coin sans demander de l'aide, en essayant de régler soi-même le problème sans savoir par quel bout le prendre, c'est ne aberration.

Non seulement vous perdrez du temps, vous vous épuiserez, mais en plus vous remettrez vos compétences en question et vous vous dévaloriserez.

Ce serait mieux d'éviter ça.

Mon conseil

  • Osez demander de l'aide.
    Vous avez le devoir de demander de l'aide lorsque vous êtes bloqué dans une situation. Si vous n'avez pas la solution, quelqu'un peut l'avoir. Cela vous évitera bien du stress.
  • Trouvez-vous un mentor.
    Si personne n'est disponible pour assurer ce rôle en interne, allez le chercher sur le net. Profitez de l'expérience de cette personne pour grandir vous-même.

28 ) Ne pas rédiger de compte-rendu

On a parfois du mal à voir l'utilité d'un compte-rendu. Après tout, on était tous à la réunion, on sait tous ce qui s'est dit ou qui doit faire quoi.

Oui, mais voilà... Parfois, les gens n'écoutent pas. Parfois ils changent d'avis. Parfois ils vous mettent en porte-à-faux ou arrivent à vous faire douter de vous.

Le compte-rendu permet d'éviter tout ça. Il retranscrit la teneur des échanges, les décisions prises et le plan d'action à dérouler suite à la réunion.

ça m'est arrivé d'oublier de faire 1 compte-rendu sur un projet. Un seul. Dommage, le point de friction avec le client les mois suivant se concentrait sur ce qui avait été dit sur cette réunion. Et je n'avais aucun moyen de prouver au client qu'il revenait sur sa décision. Rien n'était écrit.

J'ai perdu un temps précieux. J'ai mis toute mon énergie dans de vaines discussions. Et j'ai failli y laisser ma santé. Tout ça pour quoi ? Pour un simple compte-rendu oublié.

Mon conseil

  • Prenez des notes durant vos réunions.
    Pas si simple à faire, surtout lorsqu'on présente un sujet. Personnellement, je prends mes notes sur une carte mentale, que je mets ensuite au propre avant de l'envoyer aux clients.
  • Priorisez toujours la rédaction des comptes-rendus aux autres tâches.
    En sortant de la réunion, votre seule et unique priorité est d'envoyer votre compte-rendu avant tout le reste. Profitez du fait que tout est encore chaud dans votre tête, vous gagnerez ainsi du temps.
  • Inscrivez une mention indiquant que sans retour d'ici 5 jours ouvrés, le compte-rendu sera réputé validé.
    Cela vous évitera des échanges stériles 6 mois plus tard, du style "oui mais je n'ai rien validé, votre compte-rendu n'est pas valide".

29 ) Ne pas faire signer de procès-verbal

Lorsqu'on livre quelque chose à un client dans le cadre d'un projet, on doit lui faire signer un procès-verbal. C'est un peu comme la signature sur remise d'un recommandé.

Ce document atteste que la livraison est conforme.

Si vous ne le faites pas, cela vous posera plusieurs problèmes :

  • Un client qui peut décider à tout moment que le livrable ne lui convient plus.
    Et ça peut durer longtemps, le bal infernal des allers-retours. Et en plus, ça génère de la charge de travail supplémentaire et une frustration chez l'équipe projet.
  • Un projet qui ne se termine pas.
    A  cause des interminables allers-retours, le projet s'allonge, ne se termine pas. Et vous prenez toujours plus de retard.
  • Une facturation en attente.
    Le projet n'étant pas terminé, vous ne pouvez pas facturer les sommes restantes, et vous vous faites relancer tous les jours en interne.

Alors que si vous aviez fait signer un procès-verbal dès le début, et que le client aurait attesté que tout était en conformité, vous n'en seriez pas là.

Mon conseil

  • Adressez un PV pour chaque livraison.
    A chaque fois que vous livrez quelque chose au commanditaire projet, vous devez vous assurer qu'un procès-verbal est bien envoyé pour signature.
  • Incluez un champ pour les éventuelles réserves.
    Si les livrables ne correspondent pas à 100% aux attentes client, il sera ainsi en capacité d'inscrire ses éventuelles réserves directement sur le PV
  • Indiquez que sans réponse sous 15 jours, le PV sera réputé validé.
    Parfois, certains clients ne répondent pas ou refusent de signer. Rappelez-leur que sans retour de leur part, le procès-verbal sera considéré comme validé au bout de 15 jours calendaires.

30 ) Ne pas tenir compte des dépendances

Les dépendances projet sont autant de contraintes dont il faut tenir compte. Certaines tâches ne peuvent pas démarrer tant que d'autres ne sont pas terminées, par exemple.

C'est ce qu'on appelle une dépendance Fin à Début, et c'est celle que l'on connaît le mieux et que l'on rencontre le plus souvent. Mais il en existe d'autres.

Si vous n'en tenez pas compte, vous vous retrouverez rapidement bloqué, car tel ou tel sujet n'est pas terminé. Le risque, c'est que votre projet prenne du retard, ou que certaines tâches soient réalisées à l'arrache, pour débloquer la situation.

Avant de vous lancer tête baissée, prenez le temps d'analyser les dépendances qui existent entre vos tâches, et mettez à jour en conséquence vos plannings et diagrammes de Gantt.

exemple de diagramme de Gantt

Les dépendances sont représentées par des flèches sur ce diagramme de Gantt

Mon conseil

  • Réalisez un diagramme de Gantt représentant les dépendances.
    Un planning ou un calendrier projet ne permettent pas de visualiser les dépendances entre tâches : seul le diagramme de Gantt permet cela.
  • Échangez avec les experts pour identifier toutes les dépendances.
    Vous ne pourrez pas identifier toutes les dépendances seul. Pour cela, faites appel à des experts et aux membres de votre équipe projet. C'est avant tout un travail d'équipe.

Comment être un meilleur chef de projet ?

Voici 5 conseils supplémentaires pour vous améliorer en tant que chef de projet :

  1. Déléguer efficacement.
    Un chef de projet ne peut pas tout faire tout seul. Il doit s'appuyer sur une équipe projet. Et pour qu'elle soit efficace et motivée sur le long terme, le meilleur moyen d'y arriver est de déléguer.
  2. Utiliser les outils et méthodologies adaptés à la situation.
    Il existe des dizaines de méthodologies projet, chacune adaptée à une situation précise. Ne faites pas de l'agilité pour faire de l'agilité, faites-le parce que c'est réellement adapté à votre projet.
  3. Communiquer tout le temps, à tout moment.
    La clé d'un projet réussi, c'est la communication. Avec l'équipe projet, le sponsor projet, le client, les utilisateurs finaux, les parties prenantes, ... Que ce soit à l'oral ou à l'écrit, vous passerez vos journées à communiquer.
  4. Anticiper les risques, difficultés et imprévus.
    Anticiper les risques et difficultés est le meilleur moyen d'éviter les situations de crise sur un projet. Cela permet d'être proactif plutôt que de réagir aux imprévus survenant sur votre projet.
  5. Développer une culture d'amélioration continue.
    L'amélioration continue, c'est l'art d'identifier des axes de progrès afin de s'améliorer continuellement et d'atteindre l'excellence opérationnelle.
Pour aller + loin : Consultez cet article pour découvrir 15 autres conseils afin de devenir un meilleur chef de projet.

Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant.

J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous.

Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, Lean Six Sigma Green Belt.


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