15 compétences indispensables pour devenir un bon chef de projet

Gérer efficacement un projet de A à Z nécessitent d’avoir et de développer des compétences spéficiques dans de nombreux domaines.

Vous êtes chef de projet ? Vous souhaitez le devenir ? Vous gérez des projets sans avoir de titre officiel ? Découvrez dans cet article les 15 compétences les plus importantes pour devenir un chef de projet efficace et compétent.

15 compétences-clés à développer pour un chef de projet

Gérer un projet, ce n’est pas que faire un planning, et envoyer la dernière version du calendrier projet aux différents intervenants. C’est bien plus que ça.

Gérer un projet, c’est gérer le planning, mais également la communication, les parties prenantes, les risques, l’accompagnement au changement, l’équipe projet, etc… Mais aussi superviser le projet, animer les réunions projet comme les comités de pilotage, résoudre des problèmes, arbitrer des décisions, etc.

Pour cela, un chef de projet doit développer 15 compétences-clés pour être efficace dans son poste :

Leadership
Communication
Organisation
Résolution de problèmes
Négociation
Prise de décision
Adaptation au changement
Force de proposition
Innovation
Capacité d’analyse et de synthèse
Savoir engager et motiver une équipe
Avoir l’esprit critique
Gestion du budget
Identification et anticipation des risques
Gestion et communication de crise

1 ) Leadership

Le leadership, c’est l’art d’inspirer les autres, de les pousser à se surpasser, à grandir et développer de nouvelles compétences tout en donnant confiance en vous.

Il existe plusieurs styles de leadership, dont voici les plus connus :

Le servant leadership.
Il s’agit d’une nouvelle vision du leadership profondément humaine, arrivée avec les méthodes agiles. Le concept est de vous tenir au service de votre équipe, et d’enlever les obstacles se dressant sur leur chemin pour viser l’efficience.
Le leadership participatif.
On parle aussi parfois de leadership démocratique. Il s’agit d’encourager toute l’équipe à participer, à s’exprimer, et à collaborer pour prendre une décision collective. On le retrouve souvent dans les organisations horizontales et dans l’holacratie.
Le leadership autocratique.
Le leader prend les décisions, sans forcément consulter l’équipe, afin d’éviter que les collaborateurs se dispersent et se démotivent. Ils sont ainsi focus sur un seul sujet. Ce style leadership est utile lors de situations de crise pour prendre des décisions rapides, mais il a tendance à disparaître dans les autres situations.
Le leadership transformationnel.
Ce type de leadership se concentre sur l’aspect transformation. Tout est mis en oeuvre pour amener un changement inspirant ou important dans l’équipe ou l’organisation. Il est particulièrement utile dans les projets de transformation en profondeur d’entreprise. On parle parfois de leadership par l’exemple.
Le leadership permissif.
Il s’agit de faire confiance par défaut, et de redonner autonomie, prises d’initiative et responsabilités à l’équipe. Ce type de leadership est particulièrement utile pour encourager l’agilité et la créativité au sein d’une équipe.

Pour aller + loin : Découvrez dans cet article comment faire preuve de leadership en tant que chef de projet.

2 ) Communication

La communication est la clé de voûte de la gestion de projet. Peu importe ce que vous souhaitez accomplir, peu importe le secteur d’activité, peu importe votre équipe projet, votre organisation ou votre expérience, vous n’arriverez à rien sans communication.

Un chef de projet doit maîtriser la communication aussi bien orale qu’écrite, et cela pour plusieurs raisons :

Communiquer avec l’ensemble des acteurs projet.
Entre parler et se faire comprendre, il y a un monde. Pour éviter toute incompréhension, ce qui engendrerait des retards inévitables sur le projet, il est nécessaire de savoir s’exprimer de manière claire, précise et concise. C’est vrai à l’oral, mais c’est encore plus vrai à l’écrit, où l’on peut vite mal interpréter le message de l’expéditeur.
Comprendre les besoins et attentes du client.
L’écoute active fait partie intégrante des compétences de communication. C’est ce qui vous permet de vous mettre dans la peau du client et de réellement comprendre ce dont il a besoin, et ce qu’il vous explique. Vos compétences de communication vous permettent également de reformuler clairement le besoin du client, et d’échanger avec lui grâce aux bonnes questions afin de lever toutes les zones de flou du projet.
Rapporter l’état d’avancement du projet.
Lors des comités projet et comités de pilotage, le chef de projet anime ces réunions et présente l’état d’avancement du projet aux parties prenantes concernées, via ses principaux indicateurs de performance.
Rédiger mails et comptes-rendus.
Tous vos échanges doivent être tracés dans des comptes-rendus, sans exception. Ces documents décrivent de manière succincte l’objet de la réunion, la teneur des discussions, les décisions prises ainsi que les actions à réaliser. Ils doivent archi clairs, sans aucune ambiguïté possible, ce qui demande de savoir communiquer correctement et clairement.
Apaiser les tensions et éviter les conflits.
Bien communiquer permet également d’éviter des incompréhensions, qui mènent inévitablement à des tensions ou des conflits.

La communication est la clé de voûte de la gestion de projet.

3 ) Organisation

Un chef de projet se doit d’être organisé et rigoureux s’il souhaite mener à bien son projet sans se noyer sous la tonne de choses à réaliser. Il n’y a pas de place pour l’improvisation, les enjeux sont trop grands.

Il procède ainsi de manière méthodique, et s’appuie sur des outils éprouvés de pilotage projet :

Liste de tâches.
Il peut s’appuyer pour cela sur des techniques de découpage de projet en tâches, comme WBS ou encore la méthode du cuistot. Ces techniques permettent de partir des objectifs du projet, puis de découper celui-ci en différentes phases, d’estimer les jalons (étapes-clés) du projet, et enfin de lister les tâches opérationnelles à réaliser pour atteindre les objectifs fixés.
Plannings et diagramme de Gantt.
Ces outils de planification, de pilotage et de suivi de projet permettent au chef de projet d’avoir une vision haute du projet et de pouvoir le micro-manager au niveau opérationnel si besoin.
Techniques de gestion du temps.
Il existe de nombreuses techniques de gestion du temps à connaître, permettant ainsi au chef de projet d’être plus efficace et de faire gagner du temps à son équipe.

Il évite également de remettre au lendemain ce qu’il peut faire maintenant, et anticipe autant que possible les actions à réaliser dans le cadre du projet.

4 ) Résolution de problèmes

Les imprévus, difficultés opérationnelles et organisationnelles, incidents techniques, tout ça arrive tôt ou tard sur un projet. La question n’est pas de savoir si ça va arriver, mais quand. Et le chef de projet doit s’y préparer.

Pour cela, il intègre dans son arsenal des techniques de résolution de problèmes, afin de diagnostiquer le problème rencontré, d’identifier la cause racine puis de la corriger afin de continuer à avancer.

Il peut notamment se baser sur des méthodes telles que QQOQCP ou encore la méthode des 5 pourquoi.

5 ) Négociation

Savoir négocier est un véritable atout pour un chef de projet, qui peut le sortir d’un mauvais pas.

C’est quelque chose que vous pourrez utiliser tout au long du cycle de vie du projet.

Voici quelques situations dans lesquelles vous pourriez vous retrouver :

Négocier pour constituer son équipe projet.
Lorsque vous constituez votre équipe projet, vous pouvez vite vous retrouver en négociation avec les managers opérationnels, qui ont leur propres objectifs, qui ne s’accordent pas avec ceux de votre projet. Les experts que vous aviez identifié ne sont pas forcément disponibles, il est nécessaire de négocier et de faire des arbitrages.
Négocier pour modifier ou restreindre le périmètre projet.
Suite à une demande de changement, le client peut lourdement insister pour intégrer un nouveau sujet à traiter dans le cadre du projet. Vous rentrez alors en phase de négociation, pour par exemple accepter de réaliser cette action non-prévue au détriment d’autre chose.
Négocier pour une rallonge budgétaire.
Si vous arrivez à court de budget, vous pouvez demander une rallonge budgétaire afin de finir votre projet. Il vous faudra alors argumenter votre demande, vous justifier et vraisemblablement faire quelques compromis.
Négocier pour repousser l’échéance finale du projet.
Parfois, même avec la meilleure volonté du monde, on ne peut pas finir le projet dans les temps et il faut dans ce cas le décaler. Cela nécessite de maîtriser l’art de la négociation pour se mettre d’accord avec le client et trouver un terrain d’entente.
Négocier pour trouver un compromis en situation de crise.
Pendant une crise, l’objectif est de trouver un accord et une situation permettant d’en sortir. Savoir négocier est un atout dans ce cas-là, et vous permet d’apaiser rapidement les tensions et de vous éviter tout un tas de réunions de crise chronophages.

6 ) Prise de décision

Gérer un projet, c’est savoir prendre des décisions sur l’instant pour le bien du projet.

Paf! Un imprévu survient sur le projet, qui remet en cause le plan d’action que vous aviez imaginé. Vous devez donc trouver une nouvelle parade pour continuer le projet, en évitant d’exploser les délais et le budget.

Vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre d’avoir tous les chiffres à votre disposition. Toute capacité à prendre des initiatives et à prendre des décisions rapides bénéficiera directement à votre projet.

7 ) Adaptation au changement

Un projet, c’est un changement. C’est une suite d’action permettant d’aller d’une situation A à une situation B plus favorable.

Dans les méthodes traditionnelles de gestion de projet, le périmètre était figé une fois défini. Concrètement, cela signifie que si de nouveaux besoins émergeaient entre le démarrage du projet et sa réalisation, ceux-ci ne pouvaient pas être intégrés en cours de route.

Ce qui n’est pas forcément pratique, notamment dans le cas où le marché évolue constamment.

C’est là que l’agilité entre en jeu. Être agile, cela veut dire être en capacité de s’adapter au changement, plutôt que de le refuser en bloc.

Être agile, c’est également valable dans le pilotage pur du projet. Parfois, on se rend compte en cours de projet qu’il existe une meilleure manière de faire les choses : pivoter est la meilleure manière de faire.

Mais être agile permet également de faire face aux imprévus, de s’y attendre et de s’y adapter.

8 ) Force de proposition

Un chef de projet qui est force de proposition refuse d’être bloqué, et refuse le statu quo. Il va constamment chercher une manière de débloquer la situation et de pouvoir livrer le projet, coûte que coûte.

Typiquement, lorsqu’il remonte une problématique au comité de pilotage projet, il propose généralement plusieurs solutions et laisse le choix au COPIL d’arbitrer en faveur de la meilleure solution.

C’est une compétence particulièrement appréciée des directeurs, des clients et des décideurs et financiers.

9 ) Innovation

L’innovation, c’est la capacité à tenter quelque chose de nouveau dans un secteur particulier.

Par exemple, avoir un parcours client entièrement digitalisé dans un secteur où la règle est de faire venir X fois le client à l’agence avant de contractualiser est innovant. ça peut même disrupter le marché.

La capacité d’innovation du chef de projet, couplé au fait d’être force de proposition est un combo très recherché.

10 ) Capacité d’analyse et de synthèse

Le chef de projet doit avoir une très bonne capacité d’analyse pour garder une vision d’ensemble, et en même temps savoir restituer des informations complexes de manière précise mais synthétique.

Plus facile à dire qu’à faire, n’est-ce pas ? Cela s’apprend, ne vous en faites pas.

Avoir un esprit de synthèse vous permet d’aller à l’essentiel, aussi bien dans vos comptes-rendus que dans vos conversations.

Avoir une capacité d’analyse permet d’évaluer la situation dans son ensemble, de diagnostiquer un problème, d’obtenir une vision haute ainsi que détaillée d’un projet, d’assurer le bon pilotage de celui-ci, ou encore de comprendre des mécanismes complexes interdépendants.

11 ) Savoir engager et motiver une équipe

Gérer un projet, c’est aussi gérer une équipe de plusieurs collaborateurs, réunis pour l’occasion.

Mais il ne suffit pas de dire aux gens quoi faire pour qu’ils le fassent correctement. Vous pourrez essayer tant que vous voulez, ça ne marche pas sur le long-terme.

Il ne suffit pas non plus de réunir plusieurs personnes dans la même pièce et de les forcer à travailler ensemble pour appeler ça une équipe. Il faut quelque chose de plus.

Le chef de projet agit donc comme un manager transversal, et doit à ce titre engager, fédérer et motiver son équipe projet. Pour cela, il « vend » son projet en interne, explique la raison d’être de celui-ci, et quels sont les résultats que l’on souhaite obtenir une fois le projet terminé.

C’est la clé de la collaboration et du succès.

Pour cela, il s’appuie sur les techniques de management, éprouvées par les responsables d’équipe.

12 ) Avoir l’esprit critique

Faire preuve d’esprit critique, c’est savoir prendre de la hauteur sur son comportement, la manière de travailler ou encore les solutions mises en place pour répondre au projet, et se demander s’il n’y a pas moyen de faire mieux.

L’esprit critique est la condition nécessaire pour se remettre continuellement en question en vue de s’améliorer. C’est ce qu’on appelle l’amélioration continue.

Ce concept est aujourd’hui présent dans toute méthodologie de gestion de projet qui se respecte, et est même au cœur des méthodes agiles.

13 ) Gestion du budget

Le chef de projet doit être à l’aise avec les chiffres, savoir calculer un budget, suivre la consommation de celui-ci de manière fine, et faire les ajustements nécessaires si besoin.

Cela consiste également à suivre les charges du projet, le temps passé versus ce qu’il reste à faire.

Une bonne gestion des charges et du budget permet de s’assurer de la viabilité du projet, et que son retour sur investissement reste positif. En effet, si un projet coûte plus d’argent qu’il n’en rapporte, il n’est pas sain, et ça vaut peut-être le coup de l’arrêter de manière prématurée.

Je vous rassure, pas besoin d’apprendre la comptabilité pour cela. Mais cela nécessite d’avoir un bon tableau de bord, afin de suivre les indicateurs de bonne santé financière du projet au quotidien.

Cette compétence est aujourd’hui activement recherchée et généralement sous-estimée par les chefs de projet. Prenez donc le temps de la développer.

14 ) Identification et anticipation des risques

Tout projet comporte des risques, et savoir les identifier avant qu’ils ne surviennent est un véritable atout. Cela permet d’anticiper les impacts de ces risques, et de mettre en place les plans d’action nécessaires pour éviter que le pire se produise.

C’est ce qu’on appelle la gestion des risques en gestion de projet. Et c’est quelque chose de sous-estimé et de souvent bâclé. Pourtant, c’est primordial, car cela peut vous éviter tout un tas d’embûches au cours de votre projet.

En identifiant et en anticipant les risques projet, vous pouvez parfois également identifier des opportunités à saisir, pour aller plus vite, pour gagner de l’argent, etc.

15 ) Gestion et communication de crise

Savoir quoi faire et quoi dire lorsqu’une crise pointe le bout de son nez est utile et recherché.

Lorsqu’une crise survient, chaque minute compte. Et le temps c’est de l’argent. Ce n’est pas le temps de la réflexion, mais de l’action.

Imaginez une banque qui se retrouve sans système informatique, et qui est dans l’incapacité d’ouvrir ses agences physiques, ou même d’accéder aux comptes de ses clients. Plus la situation dure, plus ça s’empire.

Il faut savoir dans ce cas prendre des décisions rapides et appliquer des rustines, des solutions de contournement permettant de rendre le service. Une fois la crise passée, vous aurez le loisir d’étudier le pourquoi du comment cette situation s’est produite et voir ce qu’on peut mettre en place pour corriger définitivement le problème.

Comment développer ses compétences en gestion de projet ?

15 compétences, ça commence à faire… ça peut même sembler inatteignable pour certains. Mais je vous rassure, vous n’avez pas besoin de toutes les maîtriser maintenant sur le bout des doigts. Vous pouvez les acquérir dans le temps.

Encore mieux, vous en possédez peut-être déjà certaines sans même le savoir, grâce à vos précédentes expériences et ce qu’on appelle les compétences transversales.

Si vous souhaitez développer vos compétences en gestion de projet, je vous recommande ces ressources.

Livres de gestion de projet

On sous-estime le pouvoir et les connaissances enfermés dans les livres. Et dans le domaine de la gestion de projet, on est particulièrement gâté.

Il existe des dizaines de livres sur le sujet en français, et des centaines si on rajoute l’anglais. D’ailleurs, si vous souhaitez vous former sur des techniques avancées, allez directement voir du côté des livres en anglais.

Pour vous faciliter la vie, j’ai réuni pour vous dans ces articles les meilleurs livres en français et en anglais sur la gestion de projets :

Outils de management de projets

Excel est parfait pour démarrer en gestion de projets, mais vous atteindrez vite les limites du logiciel, notamment lorsque vous souhaiterez créer un planning complexe ou un diagramme de Gantt.

Il existe maintenant des dizaines d’outils en ligne spécialisés en gestion de projet, qui remplace avantageusement Excel et qui sont bien plus efficaces et permettent de gérer tous les aspects d’un projet.

Personnellement, je vous recommande l’utilisation de ces trois logiciels :

Monday.com.
Il s’agit du leader des applications de management de projets. Cet outil est particulièrement apprécié des débutants, et permet une personnalisation complète de son interface. Il s’adapte parfaitement à vos processus, et est agréable à utiliser visuellement. Vous pouvez le tester gratuitement en cliquant ici !
ClickUp.
Clickup est égalemetn un outil agréable visuellement, épuré mais hautement personnalisable. Il permet de gérer tous les aspects d’un projet, et propose également de nombreuses fonctionnalités agiles. Vous pouvez le tester gratuitement en cliquant ici !
Asana.
Asana est moins complet que les deux précédents outils, mais s’adapte parfaitement aux petits et moyens projets. C’est un outil particulièrement recommandé pour les chefs de projet junior, et qui est plébiscité parmis les parties prenantes du projet. Vous pouvez le tester gratuitement en cliquant ici !

Initiation à la gestion de projet

Je vous invite également à suivre ces formations gratuites en gestion de projet, ainsi qu’à parcourir les centaines d’articles du site, pour parfaire vos compétences en gestion de projet.

Je propose également de temps à autre quelques places en formation, coaching et accompagnement en gestion de projet, pour les plus motivés, désireux de se former et d’avancer rapidement dans la maîtrise des techniques et outils de management de projets.

Si vous êtes intéressé, c’est par ici !

Quelle est la première compétence-clé du chef de projet ?

La première compétence-clé d’un chef de projet est sa capacité à communiquer. Gérer un projet, c’est travailler en équipe et de manière collaborative pour atteindre un objectif commun que l’on ne pourrait pas atteindre seul, ce qui implique de communiquer, comprendre les autres et se faire comprendre.

Si vous ne devez retenir qu’une seule compétence à acquérir parmi les 15 de cet article, ce serait sans aucun doute le fait de mieux communiquer, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.

Quel profil technique pour le chef de projet ?

Un chef de projet doit aujourd’hui être plus qu’un planificateur ou un coordinateur. Il doit, en plus de maîtriser les techniques de planification et de gestion de projet, posséder une connaissance du secteur d’activité ou des spécificités métiers dans le domaine dans lequel il exerce.

Par exemple, je gère des projets informatiques complexes, soit de renouvellement du parc informatique, soit de migration d’un système d’information vers des datacenters, cloud privés et cloud public.

Cela implique que je connaisse un minimum le fonctionnement des systèmes d’information, des serveurs et réseaux informatiques, ou encore du cloud.

Sans ça, je serais dans l’incapacité de discuter avec les experts techniques de mon équipe projet. Je ne saurais pas de quoi je parle. Et je ne serais pas en mesure d’assurer un pilotage projet de qualité. Le projet aurait toutes les chances d’être géré « au doigt mouillé ».

Mais, bonne nouvelle, pas besoin d’être un expert non plus. Il suffit juste d’en savoir assez pour éviter de se faire influencer ou balader, pour se faire comprendre des autres et comprendre ce qu’ils nous disent, et pouvoir prendre des décisions rapides.

Quelles sont les qualités requises pour avoir un bon relationnel ?

Un chef de projet doit développer et posséder de nombreuses qualités pour s’épanouir dans son poste, notamment des qualités relationnelles. Ces qualités sont indispensables à la création d’une cohésion d’équipe.

Cela passe notamment par les qualités suivantes :

Être un bon communiquant.
Un chef de projet doit aussi bien communiquer à l’oral qu’à l’écrit. Il doit savoir s’exprimer clairement, de manière engageante et de manière concise à la fois.
Faire preuve de transparence.
Piloter un projet nécessite d’être transparent sur l’état d’avancement du projet et les difficultés rencontrées, aussi bien avec l’équipe projet qu’avec les autres parties prenantes.
Vendre le projet.
Pour constituer son équipe puis la mobiliser, le chef de projet doit également vendre le projet en interne, et expliquer en quoi celui-ci va être bénéfique.
Fédérer l’équipe projet.
Il doit également savoir organiser et motiver l’équipe projet, autour d’un but commun, créer un sentiment d’appartenance et une ambiance de travail agréable.

Pour aller + loin : Découvrez dans cet article les 23 qualités qu’un chef de projet doit avoir.

Thibault Baheux

Tour à tour chef de projet puis manager d'équipe depuis 2008, je suis aujourd'hui directeur de projet indépendant. J'ai décidé via ce site de démocratiser la gestion de projets et de la rendre accessible à tous. Mes certifications : Prince2 Foundation, CompTIA Project+ certified, PSM1, PSPO1, Lean Six Sigma Black Belt.