Nous gérons tous des projets dans nos vies personnelles et professionnelles. Toi, moi, vous, nous, eux, on est tous des chefs de projet en devenir.

Sans même le savoir !

ça t’étonne ? Moi pas.

Allez je te balance quelques exemples : déménagement, préparation d’un mariage, préparation des supers vacances au soleil, travaux à la maison, mise en place d’un nouvel outil de travail, mise en place d’un blog (fallait bien que je le case quelque part), travail à réaliser pour un client, etc…

TOUT est projet !

Que tu le veuilles ou non il s’agit de projets. Alors ok, les thématiques n’ont rien à voir, mais il y a bien quelques points communs :

  • Un objectif à atteindre
  • Des contraintes en budget, en délais
  • Des contraintes de ressources (disponibilités, matériel à disposition, etc…)

On gère tout ça un peu intuitivement, bien plus à l’arrache en mode bordel, à l’instinct et selon la force du vent.

Rarement en mode projet.

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Le mode projet ? Qu’est-ce que c’est que cette bête sauvage ?

Le mode projet… On dirait une réplique tout droit sortie des Power Rangers.

Quand tu passes en mode projet, tu enfiles ta casquette de chef de projet, pour préparer, anticiper et planifier les choses. Et faire en sorte que ça se déroule bien derrière.

Imagine, tu veux faire construire ta maison. Tu te vois arriver sur le chantier dire au maçon : “oui voilà, le salon on pourrait le mettre là, j’imagine les choses un peu comme ça”. Et le laisser commencer à travailler avec des indications à ce point imprécises ? Puis lui dire 2 heures plus tard que “non il n’a rien compris à ta vision des choses”. Vraiment nul ce mec, incapable de comprendre ce qu’on lui dit…

Non, on est d’accord. Avant d’entamer la construction on fait appel à un architecte, on fait un plan de la maison, avec tout un tas d’annotations dessus pour que ce soit clair pour tout le monde, et on planifie les interventions.

L’électricien intervient une fois les murs en place. ça paraît évident, non ?

Le mode projet, c’est ça : passer en mode architecte, et préparer, anticiper, planifier, communiquer et coordonner.

Un projet ? Pour quoi faire ?

Pourquoi cadrer les choses alors qu’on a réussi à avancer jusqu’à maintenant ?

Pourquoi utiliser des briquets, des cubes d’allumage pour barbecue alors qu’on sait faire du feu avec 2 bout de bois depuis des millénaires ? ça a toujours marché, pourquoi changer ?

Pour une raison simple : gagner en temps et en efficacité.

On définit un objectif à atteindre (le but du projet), on définit une stratégie pour atteindre l’objectif, et on se lance. Voilà le but premier d’un projet.

Quels sont les avantages du mode projet ?

Le mode projet ça te permet de structurer tes idées, et de stresser la stratégie qui va bien pour atteindre l’objectif souhaité.

Les détracteurs me diront qu’on peut aussi atteindre l’objectif sans passer par le mode projet. Certes, mais à quel prix ?

Avantage #1 : Anticiper les problèmes

Travailler en mode projet, c’est parfait pour réfléchir aux merdes qui pourraient surgir en cours de route, les anticiper et faire en sorte qu’elles ne se produisent pas.

Avantage #2 : Réfléchir avant d’agir

Avant de foncer tête baissée dans la mêlée, on se pose et on réfléchit un minimum à sa stratégie.

Alors oui il y a toujours un écart entre la stratégie théorique et la réalité, on adapte le plan en cours de route, mais mieux vaut un plan qui s’adapte que pas de plan du tout.

Si tu cherches à faire un Paris – Beijing en voiture à l’aveuglette, tu finiras par arriver à destination. Mais en effectuant combien de détours ? En te paumant combien de fois ?

C’est plus intelligent de consulter un atlas routier en amont, et de regarder quels pays tu dois traverser et ce que ça nécessite en terme de démarches. Non ?

Avantage #3 : Tester avant de déployer à grande échelle

Le troisième avantage, c’est de pouvoir faire un test sur un périmètre réduit avant de déployer à grande échelle pour tout le monde.

Par exemple dans le monde des jeux vidéo, on fait souvent des beta : on donne la possibilité à un nombre restreint de joueurs de tester le jeu avant sa sortie finale. On découvre ainsi pas mal de bugs qui sont corrigés avant la sortie officielle du titre.

Avantage #4 : Corriger avant qu’il soit trop tard

Si tu vois le mur t’arriver en pleine face, tu as le temps de corriger ta trajectoire pour l’éviter. ça c’est la promesse du mode projet.

Et puis tu as la méthode bordel : quand tu as la tête bien encastrée dans le mur, que tu saignes bien et que tu as le crâne fêlé, et que le mur ne cède pas, alors tu le longes jusqu’à trouver une ouverture pour le contourner.

Je te laisse juger de quelle méthode est la plus efficace…

Le mode projet, comment ça marche ?

Je t’ai convaincu ?

Bon, maintenant que j’ai dit ça, j’ai tout dit et rien dit. C’est bien beau le concept théorique, mais la mise en pratique, ça donne quoi ?

La clé de la réussite d’un projet, c’est sa préparation.

Je l’admets, travailler en mode projet va demander un temps de préparation non négligeable. Mais une bonne préparation fait qu’un plan se déroule généralement sans accroc.

Bien sûr, un projet n’aboutira à rien sans quelqu’un pour le gérer : le chef de projet, qui va piloter tout ça et s’assurer que tout roule comme sur des roulettes.

Il est accompagné de sa task force préférée, son équipe projet, composé d’acteurs internes (tes supers collègues), comme d’acteurs externes (les supers experts, prestataires de l’extrême).

Et comme un projet est structuré, pour bien démarrer il te faudra quelques trucs en main, tout comme avant de faire la vidange de ta voiture tu vas acheter un kit vidange, et vérifier ta revue technique pour être certain de bien faire.

La fiche projet

Les papiers d’identité du projet. Pour cadrer les choses pas le choix, il faut écrire ça noir sur blanc.

  • Quel est l’objectif du projet ?
  • Quel est sa raison d’être ?
  • Quelle est la stratégie retenue ?

Le planning

Élément indispensable du projet.

Avoir une stratégie c’est bien.

La décliner en actions véritables, en tâches à réaliser c’est mieux.

Le planning indique qui doit faire quoi, comment, quand, et après ou avant qui.

Le résultat

Le projet se termine quand tu es en capacité de fournir un résultat, un livrable, et que tu as atteint l’objectif annoncé au départ.

Pour reprendre l’exemple de notre architecte, le résultat, le livrable principal du projet, c’est la maison terminée, qui respecte les plans dessinés, et qui est prête pour l’emménagement.

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Conclusion

Quand tu travailles à l’aveuglette en mode “à l’arrache” (comme quasi partout en fait), le temps que tu passes sur le projet est “invisible” pour la direction. Personne ne sait dire combien de temps on a passé sur telle tâche. On en a passé, c’est tout.

On gère les merdes au jour le jour, on éteint les feux quand ils surviennent, on passe notre temps à réagir aux choses.

Et c’est tout.

Personne n’anticipe, personne ne se demande s’il y aurait un intérêt à mettre un dispositif anti-feu quelque part pour les empêcher de survenir.

Le mode projet, c’est un peu ça : pouvoir voir le mur qui t’arrive à 200km à l’heure en plein dans la tronche, et pouvoir le voir de suffisamment loin pour rectifier ta trajectoire et l’éviter.

Alors, si on te propose de travailler en mode projet, tu as tout intérêt à dire oui.

Thibault

​A propos de l'auteur

Chef de projet IT depuis 2008, j'ai travaillé sur des projets à plusieurs millions d'euros. J'ai décidé de dépoussiérer la gestion de projet. Exit les méthodologies complexes, exit les outils lents, lourds, complexes à utiliser. Mon objectif ? Te donner les clés pour piloter tes projets avec efficacité.

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