Nous gérons tous des projets dans nos vies personnelles et professionnelles. Vous, moi, nous, eux, on est tous des chefs de projet en devenir.
Sans même le savoir ! ça vous étonne ? Moi pas.
Allez je vous balance quelques exemples : déménagement, préparation d'un mariage, préparation des supers vacances au soleil, travaux à la maison, mise en place d'un nouvel outil de travail, mise en place d'un blog (fallait bien que je le case quelque part), travail à réaliser pour un client, etc...
TOUT est projet !
Que vous le vouliez ou non il s'agit de projets. Alors ok, les thématiques n'ont rien à voir, mais il y a bien quelques points communs :
- Un objectif à atteindre
- Des enjeux forts
- Des contraintes en terme de budget, de délais
On gère tout ça un peu intuitivement, bien plus à l'arrache en mode bordel, à l'instinct et selon la force du vent.
Mais rarement en mode projet.
Le mode projet ? Qu'est-ce que c'est ?
Le mode projet... On dirait une réplique tout droit sortie des Power Rangers.
Quand vous passez en mode projet, vous enfilez votre casquette de chef de projet, pour préparer, anticiper et planifier les choses. Et faire en sorte que ça se déroule bien derrière.
Imaginez, vous voulez faire construire votre maison. Vous vous voyez arriver sur le chantier dire au maçon : "oui voilà, le salon on pourrait le mettre là, j'imagine les choses un peu comme ça".
Et le laisser commencer à travailler avec des indications à ce point imprécises ? Puis lui dire 2 heures plus tard que "non il n'a rien compris à votre vision des choses, cet incompétent".
Vraiment nul ce mec, incapable de comprendre ce qu'on lui dit...
Non, on est d'accord. Avant d'entamer la construction on fait appel à un architecte, on fait un plan de la maison, avec tout un tas d'annotations dessus pour que ce soit clair pour tout le monde, et on planifie les interventions.
L'électricien intervient une fois les murs en place. ça paraît évident, non ?
Le mode projet, c'est ça : passer en mode architecte, et préparer, anticiper, planifier, communiquer et coordonner.
Un projet ? Pour quoi faire ?
Pourquoi cadrer les choses alors qu'on a réussi à avancer jusqu'à maintenant ?
Pourquoi utiliser des briquets, des cubes d'allumage pour barbecue alors qu'on sait faire du feu avec 2 bout de bois depuis des millénaires ? ça a toujours marché, pourquoi changer ?
Pour une raison simple : gagner en temps et en efficacité.
On définit un objectif à atteindre (le but du projet), on définit une stratégie pour atteindre l'objectif, et on se lance. Voilà le but premier d'un projet.
Quels sont les avantages du mode projet ?
Le mode projet ça vous permet de structurer vos idées, et de dresser la stratégie qui va bien pour atteindre l'objectif souhaité.
Les détracteurs me diront qu'on peut aussi atteindre l'objectif sans passer par le mode projet. Certes, mais à quel prix ?
Avantage n°1 : Anticiper les problèmes
Travailler en mode projet, c'est parfait pour réfléchir aux merdes qui pourraient surgir en cours de route, les anticiper et faire en sorte qu'elles ne se produisent pas.
Avantage n°2 : Réfléchir avant d'agir
Avant de foncer tête baissée dans la mêlée, on se pose et on réfléchit un minimum à sa stratégie.
Alors oui il y a toujours un écart entre la stratégie théorique et la réalité, on adapte le plan en cours de route, mais mieux vaut un plan qui s'adapte que pas de plan du tout.
Si vous cherchez à faire un Paris - Beijing en voiture à l'aveuglette, vous finirez bien (un jour) par arriver à destination. Mais en effectuant combien de détours ? En vous paumant combien de fois ?
C'est plus intelligent de consulter un atlas routier en amont, et de regarder quels pays vous devez traverser et ce que ça nécessite en terme de démarches. Non ?
Avantage n°3 : Tester avant de déployer à grande échelle
Le troisième avantage, c'est de pouvoir faire un test sur un périmètre réduit avant de déployer à grande échelle pour tout le monde.
Par exemple dans le monde des jeux vidéo, on fait souvent des beta : on donne la possibilité à un nombre restreint de joueurs de tester le jeu avant sa sortie finale. On découvre ainsi pas mal de bugs qui sont corrigés avant la sortie officielle du titre.
Avantage n°4 : Corriger avant qu'il ne soit trop tard
Si vous voyez le mur vous arriver en pleine face, vous avez le temps de corriger votre trajectoire pour l'éviter. ça c'est la promesse du mode projet.
Et puis vous avez la méthode bordel : quand vous avez la tête bien encastrée dans le mur, que vous saignez bien et que vous avez le crâne fêlé, et que le mur ne cède pas, alors vous le longez jusqu'à trouver une ouverture pour le contourner.
Je vous laisse juger de quelle méthode est la plus efficace...
Le mode projet, comment ça marche ?
Je vous ai convaincu ?
Bon, maintenant que j'ai dit ça, j'ai tout dit et rien dit. C'est bien beau le concept théorique, mais la mise en pratique, ça donne quoi ?
La clé de la réussite d'un projet, c'est sa préparation.
Je l'admets, travailler en mode projet va demander un temps de préparation non négligeable. Mais une bonne préparation fait qu'un plan se déroule généralement sans accroc.
Ou en tout cas sans accroc insurmontable.
Bien sûr, un projet n'aboutira à rien sans quelqu'un pour le gérer : le chef de projet, qui va piloter tout ça et s'assurer que tout roule comme sur des roulettes.
Il est accompagné de sa task force préférée, son équipe projet, composé d'acteurs internes (vos supers collègues), comme d'acteurs externes (les supers experts, prestataires de l'extrême).
Et comme un projet est structuré, pour bien démarrer il vous faudra quelques trucs en main, tout comme avant de faire la vidange de votre voiture vous allez acheter un kit vidange, et vérifier votre revue technique pour être certain de bien faire.
1 ) La fiche projet
Les papiers d'identité du projet. Pour cadrer les choses pas le choix, il faut écrire ça noir sur blanc.
- Quel est l'objectif du projet ?
- Quelle est sa raison d'être ?
- Quelle est la stratégie retenue ?
2 ) Le planning
Élément indispensable du projet.
Avoir une stratégie c'est bien.
La décliner en actions véritables, en tâches à réaliser c'est mieux.
Le planning indique qui doit faire quoi, comment, quand, et après ou avant qui.
3 ) Le résultat
Pour reprendre l'exemple de notre architecte, le résultat, le livrable principal du projet, c'est la maison terminée, qui respecte les plans dessinés, et qui est prête pour l'emménagement.
Conclusion
Quand vous travaillez à l'aveuglette en mode "à l'arrache" (comme quasi partout en fait), le temps que vous passez sur le projet est "invisible" pour la direction. Personne ne sait dire combien de temps on a passé sur telle tâche. On en a passé, c'est tout.
On gère les merdes au jour le jour, on éteint les feux quand ils surviennent, on passe notre temps à réagir aux choses.
Et c'est tout.
Personne n'anticipe, personne ne se demande s'il y aurait un intérêt à mettre un dispositif anti-feu quelque part pour les empêcher de survenir.
Le mode projet, c'est un peu ça : pouvoir voir le mur qui vous arrive à 200km à l'heure en plein dans la tronche, et pouvoir le voir de suffisamment loin pour rectifier votre trajectoire et l'éviter.
Alors, si on vous propose de travailler en mode projet, vous avez tout intérêt à dire oui.
